Gestion du changement

La transition d’un système de collecte d’information sur papier vers le SISA ou la conversion à partir d’un autre système électronique représente un changement important pour votre organisation. Il vous faudra apprendre à faire les choses différemment. Même si vous utilisiez déjà une version antérieure du SISA, vous aurez à gérer certains changements, surtout si vous décidez d’utiliser de nouvelles fonctions. Comme pour tous les changements, vous avez tout intérêt à calmer rapidement les préoccupations de chacun et à promouvoir clairement les avantages pour que la transition se fasse rapidement et efficacement dans un environnement positif et pour que vous obteniez les résultats escomptés.

Si votre organisation passe d’un système de collecte d’information sur papier au SISA, votre personnel devra s’habituer à saisir des données dans un ordinateur, ce qui représentera un important changement. Il se peut que vos employés souhaitent continuer d’utiliser des dossiers papier tant qu’ils ne se sentent pas à l’aise avec le système informatique. Est-ce que vous conserverez les deux façons de faire pendant la transition vers le SISA ? Pendant combien de temps ?

Si votre organisation utilisait un autre système informatique, vos utilisateurs auront besoin de temps pour s’adapter à ce nouveau système. Comment gérerez-vous cette transition ? Est-ce que vous formerez quelques personnes qui pourront ensuite vous aider à promouvoir le système ? Procéderez-vous à une formation en bloc ? Votre démarche dépendra de la taille et du type de votre organisation.

Enfin, si votre organisation utilisait déjà une version antérieure du SISA, vos utilisateurs devront s’habituer à la nouvelle version. Si vous commencez à utiliser de nouvelles fonctions, qui les utilisera et comment procéderez-vous ?

Vous pouvez aider vos employés à s’adapter à ce nouveau logiciel en mettant à leur disposition les outils dont ils ont besoin et en leur permettant d’acquérir les compétences nécessaires. Mettez au point un plan de formation au moyen du Centre de formation. Vous trouverez de plus amples renseignements sur la façon d’Adapter la formation sur le SISA aux besoins de votre organisation un peu plus loin dans le présent module.

Conseils pratiques
Des employés doués en informatique peuvent être nommés « super utilisateurs » de manière à vous aider, vous et votre personnel, pendant la mise en œuvre et advenant des problèmes techniques. Vous pouvez également télécharger la version formative du logiciel et l’installer sur un ordinateur autonome pour permettre à vos employés de s’exercer dans un environnement sans risque. Vous pouvez adopter cette démarche avant d’installer le SISA ou pour aider de nouveaux utilisateurs à se familiariser avec le système.

Promouvoir l'utilisation du SISA

Pour que la mise en œuvre du SISA soit une réussite, vous devez promouvoir activement les avantages de ce système auprès des personnes qui s’en serviront.

Voici quelques conseils qui vous aideront à promouvoir les avantages du SISA auprès de votre équipe.

Perdez moins de temps à remplir de la paperasse et passez plus de temps avec vos clients.

Procédez à une entrevue d'admission une seule fois, puis mettez à jour le dossier du client, au besoin.

Admettez rapidement des clients au moyen de l'fonction Admission rapide.

Alors que vous mettiez des heures à produire vos rapports chaque semaine, vous n'aurez besoin que de quelques clics dans le SISA pour faire le même travail automatiquement.

Mettez en place un environnement de travail sans papier.

Finis les cartables et les notes écrites à la main. Les employés ont accès aux renseignements dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Le SISA est doté d'une nouvelle fonction appelée Gestion des cas qui permet aux travailleurs sociaux de consigner des séances et de saisir des renseignements dans le système.

Vous pouvez protéger les renseignements dans le SISA et en limiter l'accès aux seules personnes qui en ont besoin.

Améliorer votre planification.

Utilisez les rapports du SISA pour connaître les besoins immédiats de vos clients. Analysez les données que vous recueillez afin de prédire les besoins d'une année à l'autre.

Faites partie de la solution.

Les données conservées dans le SISA permettent aux collectivités de planifier à long terme et de mieux répondre aux besoins locaux. Le SISA vous permet également de recueillir des statistiques sur l'itinérance et des données sur les gens qui fréquentent les refuges. De cette façon, on peut avoir une idée précise de la portée et de la nature de l'itinérance au Canada.

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