Qu’en est-il de la sécurité des données?

Le fait de regrouper tous les renseignements sur vos clients en un seul endroit et de pouvoir y accéder facilement et efficacement facilite votre collecte de données et vous aide à améliorer les services que vous offrez à vos clients. Or, il faut prendre en considération certains enjeux bien réels au sujet de la sécurité des données. Le SISA vous permet de prendre différentes mesures pour régler certaines problématiques et vous avez aussi un rôle à jouer dans la protection des données. Vous trouverez ci-après certains éléments à prendre en considération lorsque vous mettez en place le SISA afin de garantir la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de vos clients.

Options offertes par le SISA

Gestion des mots de passe : Les mots de passe sont les clés qui donnent accès aux données. Chaque utilisateur qui ouvre une session dans le SISA doit utiliser une clé – un mot de passe. Plus le nombre d’utilisateurs est grand, plus il y a de risque de perdre les clés ou de se les faire voler. Votre personnel et vous pouvez minimiser les risques d’accès non autorisé à vos données en prenant les mesures suivantes :

  • utilisez différents mots de passe pour chaque application, logiciel ou système dans votre ordinateur – si l’un des mots de passe est compromis, ceci ne compromettra pas la sécurité des autres applications;
  • demandez à vos utilisateurs de changer de mot de passe régulièrement; vous pouvez définir la fréquence à partir de l’écran Propriétés par défaut du SISA;
  • choisissez des mots de passe qui seront difficiles à deviner mais dont vous vous souviendrez facilement – vous ne voulez pas avoir à les écrire.

Droits d’accès des utilisateurs : Le SISA vous permet de veiller à ce que les utilisateurs n’aient accès qu’aux données dont ils ont besoin dans le cadre de leur travail. Cette fonction est abordée en détail dans la section Configuration du SISA : Profile des utilisateurs.

Configurez vos chemins d’accès de manière sécuritaire : Le SISA vous permet de modifier l’endroit où vos sauvegardes, photos, signatures et documents sont conservés. Il est recommandé de configurer le logiciel de manière à ce qu’uniquement les utilisateurs du SISA  aient accès.

Sauvegardes régulières : En prenant l’habitude d’effectuer régulièrement des sauvegardes, vous risquez moins de perdre des données advenant un problème de système. Vous pouvez programmer des rappels de sauvegarde à partir de l’écran Propriétés par défaut du SISA. Vous pourriez conserver une copie de vos sauvegardes sur un support d’information amovible comme un CD, un DVD ou un clé USB que vous rangerez en lieu sûr (par exemple dans une armoire sous verrous ou un coffre-fort).

Autres mesures à prendre

Verrouillez votre ordinateur : Prenez l’habitude de verrouiller votre ordinateur ou tout poste ayant accès aux données du SISA lorsqu’il est laissé sans surveillance afin d’empêcher quiconque d’accéder aux dossiers des clients et à d’autres dossiers sans votre permission.

Mise à jour des autres logiciels : La plupart des entreprises qui offrent des logiciels, telles que Microsoft, produisent des mises à jour régulières. Celles-ci incluent généralement des mises à jour des composantes de sécurité afin de suivre l’évolution des avancées technologiques.

Sécurité du réseau sans fil : Si vous offrez à vos clients un accès à un réseau sans fil, il serait conseillé d’utiliser un réseau sans fil distinct pour le SISA. Vous pourrez éviter que des personnes non autorisées, comme des passants marchant dans la rue, n’accèdent au réseau en activant le système de sécurité WPA ou WEP de votre réseau sans fil. Comme chaque routeur sans fil fonctionne selon différents protocoles de sécurité, vous devez lire le manuel d’instruction de votre modèle.

Sécurité du réseau à distance : Si vous utilisez le SISA sur un vaste réseau au moyen d’une technologie d’accès à distance comme réseau privé virtuel (RPV) ou un terminal serveur, vous devez prendre en considération plusieurs facteurs. Consultez un expert en sécurité de réseau et assurez-vous de bien comprendre les répercussions sur la sécurité avant de mettre en place ce genre de système.

Lieu physique : Une saine gestion des mots de passe et de solides protocoles de chiffrement ne vous aideront en rien si vous vous faites voler votre ordinateur ou s’il est endommagé. Pensez à garder les serveurs et les ordinateurs derrière des portes verrouillées et n’oubliez pas qu’il est beaucoup plus facile de voler un ordinateur portable qu’un ordinateur de bureau.

Pratiques exemplaires pour les utilisateurs du SISA

Assurez-vous de sensibiliser votre personnel aux risques associés aux technologies de l’information en intégrant de saines pratiques en matière de sécurité des données dans le cadre de la mise en œuvre du SISA et de la formation. Mettez à la disposition de vos employés, les outils dont ils ont besoin pour minimiser les risques. Encouragez-les à prendre les habitudes suivantes afin de protéger la sécurité des données confidentielles, qu’il s’agisse des données du SISA ou non :

  • verrouillez votre ordinateur;
  • protégez votre mot de passe – ne l’inscrivez nulle part, ne le dites à personne et changez-le souvent;
  • assurez-vous qu’aucune personne non autorisée ne peut accéder aux données confidentielles.
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