Échange de données

À quelques exceptions près, tous les fournisseurs de services qui utilisent le SISA doivent signer une entente sur la transmission de données. Ainsi, tous les trois mois, un dossier d’exportation de données sera envoyé à l’équipe du Système d’information national sur l’itinérance (SINI) à partir du SISA. Ce dossier contient des données à caractère non nominatif sur les clients, des renseignements sur les séjours, les refus, les facteurs contributifs et le logement. Toutes les données exportées, de même que les données envoyées par ceux qui n’utilisent pas le SISA, sont fusionnées dans la base de données du SINI.

Saviez-vous ?
Le partage de données est une partie importante du SINI. En vérifiant l’intégrité de vos données et en exportant régulièrement vos données à l’équipe du SINI, vous contribuez à fournir au Secrétariat des partenariats de lutte contre l’itinérance des renseignements qui permettent de brosser un portrait des questions relatives à l’itinérance dans l’ensemble du Canada. Ces données peuvent être analysées et communiquées à des décideurs politiques et à des chercheurs dans le but de maximiser les répercussions des interventions.

Exportations automatiques

Il est parfois difficile pour les fournisseurs de services de trouver le temps d’effectuer les vérifications d’intégrité et d’exporter leurs données à l’équipe du SINI. Heureusement, le SISA 3.8 vous permet d’exporter vos données automatiquement. Lorsque vous vous inscrivez, vous devez préciser la méthode d’exportation que vous préférez – automatique ou manuelle – dans l’écran Activation du menu Affaires juridiques. Si vous choisissez la méthode automatique, vous recevrez un rappel vers la fin de chaque trimestre vous avisant que vos rapports seront exportés bientôt vers le SINI. Vous aurez alors 30 jours pour effectuer vos vérifications d’intégrité, puis vos données seront exportées, sans que vous n’ayez à le faire ou à vous inquiéter de ne pas respecter l’échéance.

Si vous choisissez d’exporter vos données manuellement, vous recevrez également un rappel à la fin de chaque trimestre vous avisant que vous devez exporter vos données dans les 30 jours. Au-delà de ce délai, vous recevrez des rappels quotidiens et vous aurez de plus en plus de difficulté à fermer la fenêtre de rappel jusqu’à ce que vous ayez exporté vos données.

Comment accéder à l’outil d’exportation des données

Si vous exportez vos données manuellement et souhaitez accéder à l’outil sans utiliser de rappel, sélectionnez le bouton Échange de données à partir du menu Administration.

Vous aurez accès à l’écran suivant :

Vous verrez les trois onglets suivants :

Onglet Exportation

Les outils que vous retrouvez à cet onglet vous permettent de créer des dossiers contenant des renseignements non nominatifs et de les exporter au SINI ou à un coordonnateur de données. Il est à noter que les ententes d’échange de données conclues entre un fournisseur de services et un coordonnateur de données sont la responsabilité des parties intéressées.

Onglet Importation

Les fonctions de cet onglet permettent aux fournisseurs de services de recevoir des changements applicables aux options des menus déroulants envoyés par l’équipe du SINI ou par un coordonnateur de données. Vous pouvez également recevoir des tableaux personnalisés d’un coordonnateur. Cela permet d’assurer l’uniformité des données dans l’ensemble des organisations. Les valeurs des menus déroulant et les tableaux personnalisés que vous avez créés vous-même ne seront pas touchés par les importations.

Onglet Soutien

Vous utiliserez ces fonctions lorsque vous collaborerez avec le Bureau de soutien du SISA pour régler un problème.

Étape par étape : Exporter des données vers le SINI

  1. À partir du menu Administration, choisissez Échange de données.
  2. À l’onglet Exportation, choisissez FS au National.
  3. L’écran Visualisation du contenu de fichiers s’ouvrira et vous y verrez un aperçu des données incluses dans le dossier d’exportation. Dans cet écran, vous verrez exactement ce que l’équipe du SINI verra lorsqu’elle recevra le dossier d’exportation. Écran Visualisation du contenu de fichiers

    Saviez-vous ?
    L’identificateur du client est créé lorsque le prénom et le nom de famille d’un client sont convertis en une série de caractères encryptés. Cette série de caractères ne peut être déchiffrée pour connaître le nom du client. Ainsi, l’identificateur du client est une indication que chaque client est unique, ce qui permet aux analystes de connaître le nombre exact de clients tout en protégeant l’identité des clients.

  4. Sélectionnez le bouton du Crochet bleu.
  5. Lorsque l’exportation sera terminée, une boîte apparaîtra pour vous confirmer que l’opération a été effectuée avec succès. Sélectionnez OK.

Apprentissage
Démonstration de la marche à suivre pour exporter des données vers l’équipe du SINI.

Exporter des données vers l’équipe du SINI

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