Création rapide et facile de dossiers

Le SISA a été conçu pour permettre aux utilisateurs de créer des dossiers de la manière qui correspond le mieux à leur façon de travailler. Les utilisateurs qui offrent un ou deux services à de nombreux clients peuvent trouver plus pratique d'effectuer leur travail en allant d'abord à l'écran ayant trait au service et d'identifier ensuite les clients qui reçoivent le service en question (mise en lien des clients avec le service). Quant aux utilisateurs qui offrent une variété de services à chaque client, ils peuvent trouver plus facile d'aller à l'écran ayant trait au client et d'enregistrer tous les services offerts à ce client (mise en lien des services avec le client). L'ordre choisi quant à la façon de procéder est une question de préférence et n'a aucune incidence sur les données elles-mêmes.

Nous avons, dans le cadre de la formation, donné généralement des instructions pour initier le travail du point de vue du service, donc dans la fonction elle-même, mais ces instructions peuvent facilement être adaptées pour les personnes qui débutent dans l'écran sur le client. Les organisations qui gèrent un grand nombre de dossiers pourront se rendre compte que le SISA fonctionne plus rapidement lorsqu'elles accèdent directement les fonctions plutôt qu'à partir d'un autre écran.

Mise en lien des clients avec un type de service

Lorsque Janine choisit l'écran Biens et Services à partir du menu Accueil, la première chose qu'elle voit est une liste de dossiers de biens et services pour tous les clients qui ont reçus un bien ou un service.

Liste de l'écran Biens et services

Elle apprend qu'il n'est pas nécessaire de fermer la fonction pour ajouter une nouvelle entrée d'information pour un client différent. Cette méthode est utile lorsqu'une personne veut consulter tous les dossiers de biens et services ou veut ajouter une nouvelle entrée pour un certain nombre de clients différents, un après l'autre. Ce type d'écran donne fréquemment accès directement à d'autres écrans pertinents, grâce au bouton Plus. Par exemple, l'écran Biens et services mène aux écrans sur les produits des banques alimentaires, les clients (permet seulement de modifier un dossier de client, mais pas d'en ajouter), les réservations, l'alimentation et les questionnaires.

Si vous offrez une variété de types de services à un même client, par exemple, des services d'une banque alimentaire et des services de placement en logement, vous devez sortir vers l'écran Accueil à chaque fois.

Mise en lien des services avec un client

Afin de mettre en lien des services avec un client, Janine doit choisir un client. Si le client n'a pas de dossier, elle doit d'abord en créer un. Elle peut alors utiliser le bouton Plus pour accéder à la plupart des fonctions offertes dans le SISA. Lorsqu'elle accède à une fonction à partir de l'écran Client, seuls les dossiers de ce client s'afficheront dans la liste et, si elle ajoute un dossier, il sera associé à ce client.

L'écran Clients avec le bouton Plus sélectionné et Liens rapides en surbrillance.

Janine note que le fait de partir de l'écran Clients lui permet d'ajouter des clients au besoin et d'accéder à plus de renseignements pour un client donné.

Création de dossiers au moyen de l'écran Réception

En examinant les divers boutons, Janine prend conscience du fait qu'elle fera la plus grande partie de son travail à partir de l'écran Réception. L'écran Réception est un peu différent des autres écrans parce qu'il lui permet d'accomplir diverses tâches rapidement.

Certaines caractéristiques sont particulières aux refuges :

  • Enregistrer un client à son arrivée au refuge ou à sa sortie
  • Ajouter des détails au sujet du séjour d'un client
  • Attribuer le séjour d'un client à un programme particulier
  • Réserver des lits

Certaines caractéristiques sont communes à de nombreux fournisseurs de services :

  • Ajouter un nouveau client à la liste Clients
  • Enregistrer des biens et services
  • Exclure des clients pour une période de temps donné
  • Refuser des clients lorsque vous ne pouvez pas offrir un service dans l'immédiat
  • Gérer un cas

Liste à l'écran Réception

À l'écran Réception, Janine doit choisir le nom d'un client (ou anonyme) avant de pouvoir accéder à une fonction. Lorsqu'elle sélectionne le bouton Biens et services, le nom du client apparaît dans le champ client et l'écran est prêt pour la modification.

Conseil pratique
L'écran Réception est le seul écran qui affiche le nom des clients qui ne peuvent plus recevoir de services. (Pour en savoir plus sur la manière d'exclure des clients, consultez le module Exclusion, refus et réservations de la formation Éléments essentiels).


Références

Bouton Plus
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