Financement : Fonds d'intégration pour les personnes handicapées – Préparez votre demande

4. Préparez votre demande

La demande comporte quatre parties :

Veuillez lire cette section attentivement avant de présenter votre demande de financement. Indiquer vos réponses sur le gabarit du formulaire de demande et joindre seulement les documents demandés.

Tous les documents requis doivent être joints, sinon votre demande sera considérée comme incomplète. Vous êtes tenus de présenter votre demande en une seule trousse de demande complète.

Si vous avez besoin d’espace supplémentaire pour répondre à n’importe quelle question, veuillez utiliser l’espace fourni à l’annexe A de la Demande de financement.

Veuillez prendre note : Tous les éléments marqués d’un astérisque (*) dans la demande de financement sont obligatoires, sauf indication contraire.

Documents supplémentaires exigés

Les documents supplémentaires devant être présentés avec votre demande de financement sont indiqués ci-dessous.

  • La documentation à l’appui des partenaires du projet (lettres de support, confirmation de de support financier ou en nature de d’autres sources {financement obligatoire provenant d’autres sources se chiffrant à au moins 20%}, liste des employeurs potentiels pour les activités « subventions salariales »)

Notez bien : Une preuve d’assurance de couverture d’indemnisation des accidentés du travail ou d’assurance responsabilité Note de bas de page 1 sera requise au moment de négocier une entente.

Marche à suivre pour remplir votre demande de financement

Partie 1 – Organisme

Section 1A – Identification de l'organisme

EDSC utilise les renseignements que vous indiquez dans cette section pour établir l’identité de votre organisme.

Question 1 – Nom légal

Veuillez indiquer le nom légal de votre organisme. Il s’agit du nom associé à votre inscription auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Il doit correspondre exactement au nom que votre organisme indiqué lors de l’inscription auprès de l’ARC. S’il y a une différence entre les deux noms, le Ministère sera dans l’impossibilité de valider votre demande. Il peut aussi s’agir du nom qui figure sur les chèques de financement.

Question 2 – Nom commercial (usuel) [s’il diffère du nom légal]

Veuillez indiquer le nom commercial (ou usuel) de votre organisme s’il est différent du nom légal.

Question 3 – Numéro d’entreprise ou d’enregistrement

Veuillez indiquer votre numéro d’entreprise de l’ARC de 15 caractères ou, dans le cas d’organismes de bienfaisance enregistrés et d’organismes sans but lucratif, votre numéro d’enregistrement.

Exemple : 123456789 AB 1234

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web de l’ARC .

Question 4 – Type d’organisme

Votre réponse à cette question doit être l’une des suivantes :

  • Organisme sans but lucratif
  • Organisme privé (c.-à-d. à but lucratif)
  • Organisme public

Question 5 – Catégorie d’organisme

Veuillez sélectionner la catégorie appropriée parmi les suivantes :

Organisme sans but lucratif

  • Groupes autochtones sans but lucratif
  • Associations de travailleurs ou d’employeurs
  • Organismes non gouvernementaux internationaux
  • Organismes communautaires locaux, bénévoles, de bienfaisance
  • Organismes non gouvernementaux axés sur l’emploi
  • Organismes non gouvernementaux nationaux
  • Conseils de bande sans but lucratif
  • Organismes non gouvernementaux provinciaux
  • Conseils sectoriels
  • Syndicats

Organisme du secteur privé

  • Banques
  • Entreprise, société constituée ou non en corporation
  • Universités et collèges privés
  • Conseil de bande corporatif (à profit)
  • Secteur international
  • Conseils privés de bande

Organisme du secteur public

  • Collèges communautaires publics et écoles professionnelles
  • Établissement public conférant des diplômes universitaires
  • Établissement public conférant des diplômes collégiaux
  • Organismes gouvernementaux internationaux
  • Administrations et organismes provinciaux
  • Gouvernement territorial
  • Administrations et organismes municipaux
  • Contributions aux provinces ou territoires
  • Santé publique
  • Commission scolaire/Autre institution scolaire non classée ailleurs

Question 6 – En affaire depuis

Veuillez indiquer l’année d’établissement de votre organisme.

Questions 7 à 11 – Adresse de l’organisme

Veuillez indiquer l’adresse de votre organisme.

Seules les activités de projet se déroulant au Canada seront admissibles au financement.

Questions 12 et 13 – Numéros de téléphone et de télécopieur

Veuillez indiquer le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur de l’organisme.

Question 14 – Adresse courriel

Veuillez indiquer l’adresse courriel de l’organisme.

Questions 15 à 19 – Adresse postale

Veuillez indiquer l’adresse postale si elle est différente de l’adresse de votre organisme.

Questions 20 et 21 – Numéros de téléphone et de télécopieur

Veuillez indiquer le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur s’ils sont différents de ceux de votre organisme.

Question 22 – Mandat de l’organisme

Veuillez indiquer l’objet premier de votre organisme, dont votre mission, votre mandat et vos objectifs.

Section 1B – Personne-ressource de l'organisme

Veuillez indiquer qui est la personne-ressource principale de votre organisme avec qui nous pourrons communiquer au sujet de ce projet. Il pourrait s’agir d’un coordonnateur ou d’un gestionnaire de projet, d’un directeur général ou d’une autre personne. Habituellement, la personne responsable du projet est indiquée ici.

Veuillez noter que l’individu qui est inscrit comme étant la personne contacte pour votre organisme doit être disponible pour répondre à des questions ou demandes d’information additionnelles suite à l’envoi de votre demande.

Question 23 – Nom

Veuillez indiquer le nom de la personne-ressource principale de votre organisme pour EDSC pour le projet.

Question 24 – Titre du poste

Veuillez indiquer le titre du poste de la personne-ressource de l’organisme mentionnée à la question 23.

Exemple : Directeur général

Question 25 – Langue de communication préférée

Veuillez indiquer la langue préférée pour les communications écrites ou parlées de la personne-ressource principale de votre organisme :

  • EN désigne l’anglais
  • FR désigne le français

Question 26 – Adresse de la personne-ressource de l’organisme

Veuillez indiquer si l’adresse de la personne-ressource de l’organisme est la même que celle de l’organisme ou la même que l’adresse postale de l’organisme donnée à la section 1A. Si cette adresse est différente, veuillez l’indiquer dans l’encadré.

Questions 27 à 31 – Adresse de la personne-ressource

Si vous avez sélectionné « différente » à la question 26, veuillez indiquer l’adresse de la personne-ressource de l’organisme ici.

Questions 32 et 33 – Numéros de téléphone et de télécopieur

Veuillez indiquer le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur de la personne-ressource de l’organisme.

Question 34 – Adresse courriel

Veuillez indiquer l’adresse courriel de la personne-ressource de l’organisme.

Section 1C – Capacité organisationnelle

EDSC/SC utilise les renseignements indiqués dans cette section pour évaluer la capacité de l’organisme de gérer un projet.

Question 35 – Combien d’employés votre organisme compte-t-il actuellement?

Veuillez indiquer le nombre de personnes employées par votre organisme. Il faut inscrire un nombre entier.

Question 36 – Votre organisme a-t-il fait l’objet d’importantes transformations au cours des deux dernières années?

Il peut notamment s’agir d’un changement parmi les cadres supérieurs au sein du conseil d’administration ou de la direction, d’une réduction, d’une augmentation ou d’un roulement important de personnel, d’une fusion avec un autre organisme, d’une association qui a pris fin avec un autre organisme, ou encore d’un changement dans le mandat ou dans les activités principales.

Si vous répondez « Oui » à cette question, veuillez donner une description de ces changements.

Question 37Veuillez décrire l’expérience et l’expertise dont dispose votre organisme pour mener les activités du projet proposé. S’il y a lieu, veuillez inclure toute expérience antérieure avec EDSC ainsi que les résultats des projets.*

Veuillez fournir une description de l’expérience et de l’expertise acquises par votre organisme en matière de gestion de projets. Ces renseignements aideront EDSC à évaluer la mesure dans lequel votre organisme est apte à entreprendre les activités de projet proposées et à atteindre les résultats voulus. Il serait en outre pertinent de souligner les réalisations antérieures de votre organisme en plus de décrire l’expertise dont elle dispose, de même que les activités ou les projets qu’elle mène à l’heure actuelle.

S’il vous plaît, inclure une description de :

  • l’expérience antérieure dans l’exécution de projets destinés aux personnes handicapées et financés par EDSC/SC et d’autres ministères fédéraux, gouvernements provinciaux ou territoriaux ou administrations municipales (y compris le ministère, l’agent responsable du projet, le nom du projet, la durée du projet, le financement, les cibles proposées et les résultats); et
  • les projets FI menés antérieurement

Question 38 – Est-ce que votre organisme doit des sommes au gouvernement du Canada?

Dans l’affirmative, veuillez indiquer les montants dus dans les espaces prévus à cette fin. Voir l’exemple ci-dessous.

Montant dû Nature du montant dû Ministère ou organisme auquel le montant est dû
10 000 $ Trop-payé Emploi et Développement social Canada

Si vous répondez « oui » à cette question, votre demande ne sera pas jugée inadmissible pour autant. Cependant, vous devez fournir des détails sur la nature du montant dû et sur les dispositions qui ont été prises en vue du remboursement.

Question 39 – Si une somme est due, une entente de paiement a-t-elle été conclue?

Veuillez indiquer si des dispositions ont été prises ou non en vue du remboursement.

Part 2 – Projet

Section 2A – Identification du projet

Question 40 – Titre du projet

Veuillez fournir un titre bref et descriptif pour le projet.

Questions 41 et 42 – Dates prévues de début et de fin du projet

Veuillez indiquer les dates prévues de début et de fin de votre projet.

Il est à noter que les activités ne peuvent pas débuter avant que votre projet ait été approuvé et qu’une entente ait été signée par le bénéficiaire de la contribution et par un représentant d’EDSC.

La réception d’une demande ne constitue pas en soi un engagement de la part d’EDSC. Vous devez attendre que l’aide financière soit approuvée et qu’une entente officielle soit signée par EDSC. EDSC vous avisera par écrit du résultat de l’évaluation de votre demande.

La durée maximale d’un projet FI est de trois ans.

Section 2B – Description du projet

EDSC utilise les renseignements que vous indiquez dans cette section lors de l’évaluation visant à déterminer si le projet proposé est admissible au financement.

Question 43 – Objectifs du projet

Veuillez décrire les objectifs de votre projet.

Les objectifs du projet doivent, entre autres :

  • s’harmoniser avec les objectifs du programme de financement
  • faire part d’un ou de plusieurs résultats visés (p. ex. les participants obtiennent un emploi)
  • démontrer que ces résultats sont mesurables
  • désigner les bénéficiaires du projet (p. ex. les communautés de langue officielle en situation minoritaire); et
  • indiquer en quoi l’atteinte des objectifs du projet se traduira par la concrétisation des résultats escomptés

Objectifs du projet – Présenter un aperçu clair et mesurable des éléments suivants :

  • les objectifs, les buts et les étapes mesurables du projet
  • les résultats attendus, ce qui comprend une explication de la façon dont les activités du projet profiteront à la collectivité et aideront les participants à acquérir des compétences augmentant l’employabilité, à se trouver un emploi, à devenir travailleurs indépendants ou à poursuivre des études supérieures
  • le nombre cible de participants ainsi que le nombre visé de participants qui termineront le projet et atteindront les résultats énumérés ci-dessus; et
  • les autres résultats avantageux qu’apporteront les activités proposées

Question 44 – Activités de projet

Veuillez décrire les activités proposées dans le cadre du projet.

Les activités de projet constituent les étapes qui seront entreprises pour atteindre les objectifs du projet. Les activités doivent être précises, mesurables et réalistes; elles doivent en outre s’harmoniser avec les objectifs du projet et être décrites de façon à démontrer comment les résultats du projet seront atteints.

Votre projet doit être divisé en diverses étapes (jalons) qui démontrent de manière précise les progrès attendus et les plans établis pour vous permettre de réaliser le projet à temps et en respectant le budget.

Veuillez donner des détails sur la façon dont le projet sera mis en œuvre. Par exemple, y aura-t-il des ententes conclues avec des tiers, ou l’organisme s’occupera-t-elle de tous les aspects du projet?

Il doit y avoir un lien clair entre les activités de projet et les coûts indiqués dans le budget du projet. Les renseignements que vous fournissez ici auront une incidence importante sur l’évaluation de votre projet et sur la capacité de votre organisme de mener ce dernier à bien.

Activités proposées – composantes clés de la proposition, elles devraient être clairement définies. Cette section devrait inclure des informations sur les participants que vous comptez recruter.

Question 45 – Résultats escomptés du projet

Veuillez résumer les résultats escomptés de votre projet. Ces résultats doivent être clairement liés aux objectifs du projet. Ils doivent également être précis, concrets et mesurables.

Les résultats attendus devraient être décrits sous les indicateurs de performance du Fonds d’intégration :

  • le nombre ciblé de participants qui seront servis
  • le nombre ciblé de participants qui obtiendront un emploi
  • le nombre ciblé de participants qui retourneront ou qui restent aux études; et
  • le nombre ciblé de participants qui amélioreront leur employabilité (les participants seront considérés comme ayant amélioré leur employabilité s’ils ont : complété une ou plusieurs activités du FI; ou entamé leur participation à une activité du FI, mais ne l’ont pas tout à fait complété, car ils ont obtenu un emploi)

Exemple :

Ce projet servira 20 participants et de ces 20 participants :

  • 15 obtiendront un emploi
  • 3 retourneront aux études
  • 2 ne retourneront pas aux études et n’obtiendront pas un emploi
  • 20 amélioreront leur employabilité

En ce qui concerne les activités de sensibilisation des employeurs, auxquelles les participants n’assistent pas, voici des exemples de résultats attendus :

  • le nombre et l’ampleur (le nombre de participants) des activités prévues; et
  • la quantité et la nature de la documentation à préparer et à disséminer (y compris les lieux de distribution)
Section 2C – Détails sur le projet

Question 46 – Le projet comporte-t-il des indicateurs de mesure des résultats?

Veuillez décrire votre façon d’atteindre les résultats escomptés du projet et la façon dont vous assurerez un suivi à cet égard.

Mettre en place une stratégie claire pour mesurer les résultats constitue la meilleure façon de vous assurer que votre projet évolue de manière à permettre l’atteinte des résultats attendus. EDSC utilise les renseignements fournis à la présente section pour évaluer la qualité de votre demande et votre capacité de démontrer des résultats.

Décrire les progrès et les réalisations de chaque participant et comment la réussite générale du projet sera mesurée, vérifiée et rapportée durant et après le projet.

Question 47 – Le projet proposé cadre-t-il avec les autres activités de votre organisme?

Veuillez décrire en quoi le projet se rapporte au travail réalisé actuellement par votre organisme. Vous pouvez illustrer en quoi vos réalisations antérieures et vos activités ou projets en cours sont liés au projet proposé. Ces renseignements aident EDSC à déterminer la mesure dans laquelle votre organisme est en mesure d’entreprendre le projet proposé et d’atteindre les résultats escomptés.

Question 48 – Est-ce-que certaines activités du projet seront réalisées dans un endroit différent de celui où est situé votre organisme?

Veuillez répondre par « oui » ou par « non ». Si vous répondez « oui », veuillez indiquer l’adresse principale en premier, puis chaque emplacement supplémentaire.

S’il y a plus de cinq emplacements, veuillez les indiquer à l’annexe A.

Question 49 – Votre projet est-il conçu pour servir des personnes appartenant à des communautés francophones ou anglophones en situation minoritaire? Si oui, veuillez donner une explication à cet effet et indiquer si des consultations seront tenues auprès de ces communautés.

EDSC s’engage à favoriser l’épanouissement des minorités francophones et anglophones du Canada en appuyant et en favorisant leur développement, ainsi qu’en assurant la promotion de la pleine reconnaissance et de l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne. Les communautés de langue officielle en situation minoritaire sont les communautés anglophones établies au Québec et les communautés francophones établies à l’extérieur du Québec.

Si le projet que vous proposez permet de solliciter la participation des communautés de langue officielle en situation minoritaire, vous devez répondre « Oui » à cette question et veiller à ce que cette disposition soit indiquée et décrite dans votre réponse fournie à la question 43 – Objectifs du projet.

Veuillez également indiquer le profil linguistique des bénéficiaires visés par le projet, documenter tout besoin particulier de la communauté de langue officielle en situation minoritaire en question et indiquer si les membres de cette communauté ont été consultés ou non. Les éléments budgétaires connexes peuvent être indiqués à la partie 3 de la demande.

Si vous répondez « non » à cette question, votre demande ne sera pas jugée inadmissible pour autant.

Question 50 – Est ce que d’autres organismes, réseaux ou partenaires participeront à la réalisation du projet?

Puisque le programme FI exige un soutien ou des partenaires, la réponse à cette question doit être « oui » (à moins que le demandeur soit un employeur qui finance des activités de subvention salariale). Veuillez décrire les autres groupes ou personnes qui participeront au projet, le rôle qu’ils y joueront, ainsi que l’expertise qu’ils y apporteront.

Cette information aidera EDSC à évaluer les ressources de base dont vous disposez pour réaliser votre projet, et dans quelle mesure les besoins ou lacunes en main-d’œuvre sont traités par les activités du projet.

Cette partie devrait préciser les détails concernant :

  • toute consultation qui peut être menée avec la communauté d’employeurs
  • les employeurs participants et les autres partenaires (c’est-à-dire, le nom, le type d’organisation, l’emplacement, l’expérience à traiter avec le groupe cible, etc.)
  • la description des postes proposés soulignant les rôles et les responsabilités des partenaires associés au projet; et
  • les relations entre les différents partenaires et le demandeur, y compris les contributions en espèces ou en nature, et les détails concernant la participation particulière et l’expérience pertinente (au besoin) que chaque partenaire va apporter au projet

Question 51 – Le projet proposé répond-il aux priorités du programme?

Veuillez répondre par « oui » ou par « non ». Si vous répondez « oui », veuillez indiquer tous les éléments qui s’appliquent. Les priorités du programme sont énumérées à la section « Processus d’examen » du présent Guide.

Question 52 – Votre projet comprend-il des activités énumérées dans le Règlement désignant les activités concrètes de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale (ACEE) établies en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, 2012?

N.B. : Le demandeur doit vérifier si ses activités proposées figurent dans la loi précitée. Veuillez consulter le site Web suivant pour accéder à la liste du Règlement désignant les activités concrètes.

Veuillez répondre par « oui » ou par « non ».

Si la réponse est non, aucune évaluation environnementale n’est requise.

Si la réponse est oui, en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, 2012, vous devrez alors soumettre votre description du projet électroniquement à l’ ACEE aux fins d’examen approfondi. L’ACEE déterminera si une évaluation environnementale est nécessaire en fonction de votre description du projet.

Important : Le financement d’EDSC dépendra d’une confirmation reçue par EDSC, selon le cas, que l’ACEE a déterminé qu’une évaluation environnementale n’est pas requise – ou – d’une copie de l’évaluation environnementale achevée accompagnée d’une confirmation que votre organisme est en mesure de répondre adéquatement aux conclusions de l’évaluation environnementale.

Partie 3 – Financement

Section 3A – Sources de financement prévues

Le programme de FI oblige les demandeurs de prendre en charge un minimum de 20 % (en financement ou en nature) du coût total du projet (ou d’inclure une forme quelconque d’innovation sociale) pour leur projet proposé auprès d’autres sources de financement. Chaque programme a une « limite de cumul », c’est-à-dire un montant maximal permis de financement combiné des gouvernements fédéral, provinciaux, territoriaux et des administrations municipales accordé pour une initiative ou pour un projet donné. Les sommes accordées pour la réalisation du projet ne peuvent excéder 100 p. 100 des dépenses admissibles.

EDSC utilise les renseignements fournis dans la présente section pour vérifier que votre demande de financement respecte la limite de cumul ou le critère de financement auprès d’autres sources.

On entend par « autres sources de financement » toute source de financement (y compris de votre organisme) autre que le programme pour lequel vous faites une demande de financement.

Question 53 – Nom de la source

Veuillez indiquer le nom de l’organisme qui versera des fonds ou des contributions en nature à ce projet. EDSC doit être le premier nom à figurer sur la liste, suivi des autres sources.

Question 54 – Type de source

Utilisez la liste suivante pour indiquer le type de partenaire de financement prévu.

  1. Société d’État
  2. Ministère ou organisme fédéral
  3. Gouvernements étrangers
  4. Organisme à but non lucratif
  5. Secteur privé
  6. Gouvernement provincial ou territorial
  7. Administration régionale ou municipale
  8. Promoteur/organisme/bénéficiaire de la contribution
  9. Organisme syndical
  10. Autre (veuillez préciser) (Si les employeurs contribuent, veuillez indiquer « employeur »)

Question 55 – Contributions en argent

Veuillez indiquer le montant de financement qui sera fourni.

Question 56 – Contributions en nature (valeur en argent)

Les contributions en nature sont des contributions non monétaires, à savoir des biens ou des services auxquels votre organisme a recours dans le cadre du projet. Elles peuvent provenir de votre organisme même, ou encore être fournies par un autre organisme ou par un partenaire auquel votre organisme ne demandera pas de remboursement. L’appui non financier peut comprendre de l’équipement, des services ou des installations fournis sous forme de dons et nécessaires à la réalisation du projet proposé, sans quoi il faudrait les acheter.

Pour être valides, les contributions en nature doivent aider à la réalisation du projet, et leur équivalent monétaire doit être estimé à sa juste valeur marchande.

Question 57 – Contributions confirmées en argent ou en nature

Les contributions en espèces ou en nature doivent être confirmées par écrit par la partie qui verse ces contributions. Veuillez cocher (x) si la confirmation a été obtenue.

Le cas échéant, et dans la mesure du possible, les contributions des partenaires doivent être confirmées par écrit avant la signature d’une entente de contribution.

Section 3B – Budget

EDSC utilise les renseignements fournis dans la présente section pour évaluer le coût global du projet proposé, ainsi que la nature générale des dépenses que les sources de financement prévues couvriront.

Vous trouverez à l’annexe B le modèle détaillé du budget* qui doit être intégré à la demande.

Question 58 – Catégories des coûts

Veuillez ventiler votre budget de projet selon le modèle détaillé du budget* joint à l’annexe B.

Les éléments clés à considérer dans l’élaboration du budget de projet sont :

  • les contributions d’autres sources
  • la durée du projet
  • les types d’emplois
  • les taux de salaire en vigueur; et
  • les types d’activités du projet

Veuillez noter que les demandeurs doivent détailler les contributions en espèces ou en nature provenant d’autres sources qui témoignent leur engagement envers le succès du projet.

Les coûts pour dépenses imprévues ne sont pas admissibles. Seules les dépenses prévisibles peuvent être négociées et incluses dans l’entente originale. Les dépenses imprévues doivent être négociées lorsqu’elles surviennent et l’entente de contribution doit être modifiée en conséquence.

Options de coûts pour FI

EDSC a élaboré une approche par laquelle les demandeurs aux activités suivantes sous le programme FI peuvent choisir une option d’établissement des coûts parmi les deux qui existent. EDSC a mis au point une approche selon laquelle les demandeurs d’ententes auprès d’un coordonnateur communautaire FI peuvent choisir l’une des deux options d’établissement des coûts. *Notez bien qui si votre organisme n’est pas un coordonnateur communautaire, vous ne serez pas admissible à ces tarifs forfaitaires.

Une de ces options comporte des taux de pourcentage fixes établis de manière à représenter les coûts réels d’exécution d’un projet ou d’exploitation d’une entreprise. Les bénéficiaires de contribution doivent conserver les reçus et les documents à l’appui qui justifient les dépenses à taux fixe, puisqu’elles pourraient être sujettes à une vérification; si tel est le cas, ils devront fournir les documents à l’appui justifiant les montants. Les deux options dont peuvent se prévaloir les demandeurs sont les suivantes :

1. Pourcentage fixe du Ministère : un pourcentage fixe qui est offert par le Ministère pour les coûts de projet (catégorie 3C dans la liste des coûts admissibles) et, s’il y a lieu, pour les coûts administratifs (catégorie 1A). EDSC offre aux demandeurs de projets les taux suivants :

  • 5 % pour les coûts de projet (catégorie 3C) : 5 % de catégorie 3A, salaire des employés et les coûts des participants (3B)
  • 5 % pour les coûts administratifs (catégorie 1A) : (5 % de la somme des coûts des catégories 3A, 3B et 3C); ou

2. Remboursement des coûts réels : le remboursement est basé sur les dépenses réelles engagées.

Le demandeur choisira une option d’établissement des coûts et présentera une proposition et une demande selon la méthode choisie. Il n’est pas possible de changer d’option d’établissement des coûts au cours d’une entente.

De plus, le choix d’une option d’établissement des coûts à pourcentage fixe exige l’utilisation du pourcentage fixe pour les coûts de la catégorie 3C et, si cela est pertinent, les coûts de la catégorie 1A. Autrement dit, les demandeurs ne peuvent choisir un pourcentage fixe pour les coûts de la catégorie 1A et demander un remboursement pour les coûts réels engagés pour les coûts de la catégorie 3C.

Catégories de coûts

Les dépenses admissibles sont des frais engagés par le bénéficiaire de la contribution considérés nécessaires pour soutenir l’objectif du financement. La liste d’éléments ci-dessous consiste en des dépenses possibles si celles-ci sont reliées aux activités du projet et admissibles selon le programme.

1. Coûts administratifs

a) Coûts administratifs

Signifie coûts liés à :

  • Assurance (feu, vol, responsabilité)
  • Autres coûts de base (tel que : de l’eau là ou l’eau des services publics n’est pas sécuritaire à boire, reconnaissance des employés et des bénévoles)
  • Contrats (non spécifiques pour le soutien du projet) tenue de livre, service de conciergerie, technologie de l’information, sécurité, traduction, frais de formation, frais de consultant, contrat d’impression (ouvrage de grande taille)
  • Entretien de l’équipement informatique
  • Équipement et fournitures de bureau (tel que : plumes, crayons, papier, enveloppes, produits nettoyants, abonnements)
  • Frais bancaires
  • Frais téléphoniques de base (incluant les lignes de télécopieur)
  • Frais de poste et de messagerie
  • Frais juridiques
  • Frais de vérification
  • Frais mensuels d’accès à Internet
  • Location, location à bail (y compris des locaux appartenant au demandeur), réparations et améliorations locatives qui n’appuient pas spécifiquement le projet
  • Réparation et entretien de l’équipement (inclus frais du compteur de photocopies)
  • Salaire des employés de gestion et d’administration non affectés à la réalisation des projets, incluant les Charges sociales liées à l’emploi (CSLE), indemnités de congé et bénéfices
  • Services d’impression opérationnels obtenus à l’externe (cartes professionnelles, papier à en-tête, travail d’impression imprévu, mises à jour mineures et/ou impression de brochures organisationnelles, de programmes, etc.); et
  • Transport des employés et bénévoles (billets d’autobus, taxi et stationnement requis pour la livraison des activités du projet, mais qui ne font pas partie d’une demande de remboursement de voyage; ceci n’inclut PAS les frais de stationnement mensuel ou la passe d’autobus)

Notez bien : si vous utilisez les taux fixes ministériels indiquez le montant total calculé pour la catégorie 1A. Il n’est pas nécessaire d’indiquer les coûts détaillés, toutefois ces renseignements doivent être conservés aux fins de vérification.

2. Coûts d’immobilisation

a) Immobilisations

Tout actif/dépense nécessitant un accord de disposition dont le coût dépasse 1 000 $ (excluant la taxe de vente). Par exemple :

  • logiciel
  • mobilier; ou
  • ordinateur

Tout achat doit être autorisé par écrit par EDSC et être assorti d’un plan en vue de la cession du bien une fois le projet achevé. Il est également préférable de demander plus d’une estimation du prix d’achat des immobilisations.

3. Coûts directs

a) Salaires des employés

Signifie salaire, CSLE, impôt santé des employeurs et avantages versés aux employés affectés au projet (y compris les mentors et les instructeurs). CSLE signifie charges sociales liées à l’emploi et inclues les charges pour l’AE, la contribution au RPC/RRQ, l’indemnité de congé, etc. Avantages signifie les paiements qu’un employeur est requis d’effectuer selon les politiques de l’organisation ou une convention collective telle qu’une contribution au régime de pension du groupe.

b) Coûts des participants

Signifie salaire et charge sociale liés à l’emploi (CSLE) des participants; autres frais d’avantages sociaux prévus par les politiques de Ressources humaines de l’organisation et/ou les normes du travail provinciales/territoriales.

Coûts généraux pour les participants de projet :

  • Aide d’urgence (assistance financière fournie à un participant pour couvrir les frais d’hébergement, nourriture, lavage, frais d’appel téléphonique)
  • Attestation de participation et d’achèvement
  • Équipement, fournitures, livres et matériels d’évaluation utilisés par et/ou pour les participants
  • Frais de scolarité
  • Frais de subsistance
  • Frais supplémentaires en cas d’incapacité (telle que l’indemnité journalière supplémentaire pour les frais d’assistance fournis, etc.)
  • Honoraires professionnels liés aux participants – sous-traitance (évaluation professionnelle, évaluation des besoins, conférenciers, etc.)
  • Mise en place de technologie adaptée
  • Soins aux personnes à charge
  • Soutien en cas d’incapacité (soins auxiliaires, preneur de notes, interprète du langage des signes); et
  • Voyages, transport

c) Coûts de projet

Quand un taux fixe est utilisé, le coût des éléments n’a pas besoin d’être détaillé ou négocié. Toutefois, aux fins de vérification, il est important de garder à l’esprit les prochains exemples.

Signifie :

  • Accueil
  • Documents de référence (livre, périodiques, abonnements, etc., qui ne peuvent pas facilement être retracés pour l’usage des participants au projet)
  • Équipement et fournitures de bureau (tel que : plumes, crayons, papier, enveloppes, produits nettoyeur, abonnement)
  • Formation des employés en cas d’incapacité (telle que la formation du langage des signes)
  • Frais d’adhésion (professionnel ou organisationnel), frais d’affiliation, licences et permis d’exploitation
  • Frais de conférence (location de salle, conférencier, etc.)
  • Frais d’assistance à des conférences
  • Frais de projet importants liés aux types de dépenses suivantes (non standard/non de base et supérieur au montant habituel des coûts d’exploitation) :
    • Contrats (spécifiquement pour le soutien du projet), tenue de livre, service de nettoyage, technologie de l’information, service de réparation et d’entretien, sécurité, frais de vérification, frais juridique, traduction, formation)
    • Frais de poste (coût significatif associé aux activités du projet, qui augmente les coûts de poste anticipé au-delà des frais d’exploitation habituellement requis)
    • Frais d’impression (coût significatif associé aux activités du projet, qui augmente les coûts d’impression anticipés au-delà des frais d’exploitation habituellement requis)
    • Internet (conception de page web, etc.) et autres besoins en technologie d’information (coût significatif associé aux activités du projet, qui augmente les coûts d’internet anticipé au-delà des frais d’exploitation habituellement requis)
    • Téléphone (installation et coût supplémentaire relié au téléphone et/ou ligne de fax requise en surplus des besoins opérationnels journalier)
  • Honoraires professionnels liés à des activités de projet
  • Location d’équipement, location ou achat (incluant ordinateur, fax, machines, etc.)
  • Logiciel informatique (dont la valeur de la location est moindre que le montant identifié à l’entente de financement sous l’aliénation des actifs immobilisés ou sans option d’achat après la location)
  • Mobilier (dont la valeur de l’achat est moindre que le montant identifié dans l’entente de financement sous l’aliénation des actifs immobilisés)
  • Publicité (journaux, sites web, dépliants, etc.)
  • Services publics
  • Signalisation
  • Soutien aux personnes (versé aux bénéficiaires de contributions)
  • Soutien des employés en cas d’incapacité (obligation d’accommodement); et
  • Taxe sur les produits et services (TPS)/Taxe de vente harmonisée (TVH)/Taxe de vente provinciale (TVP)

d) Loyer

Cette catégorie comprend loyer, bail (y compris les locaux que possède le demandeur), réparations et améliorations de l’emplacement loué.

Notez bien : Pour chaque local loué, indiquez en détail, dans la section de budget détaillé, le coût par superficie en pieds carrés, par mois et pour la durée du projet. Indiquez également en détail tous les coûts connexes à la location (par ex. : sécurité, secrétaire, stationnement, etc.) dans cette section. Le loyer doit être égal à la juste valeur de marché.

e) Frais de déplacement

Signifie déplacements du personnel, des consultants et des bénévoles (les coûts peuvent inclure les frais de transport, taxi, kilométrage, l’indemnité journalière, hébergement, etc.), d’après les réclamations de coûts de voyage des employés/bénévoles.

Coûts non admissibles :

  • Dépenses associées aux activités de financement
  • Pénalités de l’ARC ou en ce qui a trait à la paye
  • Contraventions de stationnement
  • Contraventions ou pénalités
  • Coûts de divertissement
  • Dépréciation des actifs fixes
  • Frais d’adhésion de comités
  • Coûts d’investissement pour la construction d’un édifice (autre que pour des réparations mineures ou rénovations)
  • Achat de véhicules motorisés
  • Honoraires juridiques et montants adjugés par la cour pour un renvoi injustifié ou d’autres activités inappropriées ou illégales
  • Coûts d’adhésion à des clubs privés, etc. (clubs de golf, salles d’entraînement, etc.), sauf s’ils font déjà partie des avantages sociaux relatifs à l’emploi (non monétaires)
  • Bonis du personnel non négociés dans la convention collective
  • Achat de boissons alcoolisées
  • Achat de substances illégales; et
  • Cadeaux ou paiements de reconnaissance déraisonnables

Les coûts peuvent être basés sur des données historiques, mais ils doivent cependant refléter les taux des coûts semblables qui sont en vigueur dans le lieu géographique du projet. Selon la situation fiscale de votre organisation, vous pourriez avoir droit à un remboursement, par l’ARC, d’une partie de la TPS/TVH. Il est donc important de déclarer le taux de remboursement de votre organisation à EDSC lorsque vous présentez une demande de financement, de sorte qu’EDSC ne rembourse pas les mêmes coûts deux fois. Dans votre offre, le montant convenu pour un élément ne doit comprendre que la partie de la TPS/TVH que vous avez le droit de réclamer.

Contrats et contrats de sous-traitance

Veuillez indiquer clairement dans votre offre toute utilisation de fonds de contribution pouvant donner lieu à un contrat ou à un contrat de sous-traitance de 25 000 $ ou plus. Les bénéficiaires de la contribution doivent recevoir une approbation écrite de la part d’EDSC pour tous les contrats attribués et aussi pour la sous-traitance de parties du projet. Toute attribution de contrats et de contrats de sous-traitance de 25 000 $ et plus doit être précédée d’un processus concurrentiel comprenant au moins trois soumissions, sinon il faut fournir une justification écrite à EDSC expliquant la raison pour laquelle le contrat a été attribué à un fournisseur unique. Cette justification doit ensuite être approuvée par le représentant d’EDSC compétent. Veuillez noter que l’attribution de contrats et de contrats de sous-traitance à des entités liées n’est pas permise.

Pour toutes les catégories de coûts où les frais de déplacement sont demandés, les candidats doivent indiquer, dans la colonne modèle de budget détaillé, les personnes liées au projet qui devront voyager (participants, employés, professionnels – s’ils ne sont pas considérés dans les honoraires), les motifs du déplacement, la destination, la période, le mode de transport (y compris les jetons et les laissez-passer pour le transport en commun), les repas et l’hébergement, s’il y a lieu. Il faudrait aussi faire une estimation du kilométrage, le cas échéant. Les tarifs de voyage ne doivent pas dépasser ceux du Conseil national mixte.

Autres coûts liés aux participants

Une aide financière peut être fournie aux personnes par le bénéficiaire de la contribution pour couvrir la totalité ou une partie des frais de subsistance. Une aide peut aussi être fournie pour couvrir la totalité ou une partie des coûts différentiels liés à la participation, comme les frais de subsistance, les coûts des mesures de soutien et les coûts différentiels liés à l’invalidité, les coûts des soins d’une personne à charge et les coûts de transport et d’hébergement. Veuillez fournir une description du genre d’aide nécessaire et du nombre de personnes qui en bénéficieront. Indiquez comment ce genre d’aide est lié à chaque participant au projet.

Lorsque vous remplissez les questions 58-61 de la demande s’il vous plaît fournir les totaux budgétaires pour les catégories 1, 2 et 3.

Tout détail ou renseignement supplémentaires concernant le budget proposé qui ne cadre pas avec le modèle de budget* détaillé (Annexe B) peuvent être inclus sous la Question 64.

Questions 59 à 61 – Dépenses prévues en argent ou en nature d’EDSC ou autre

Veuillez fournir le montant total des dépenses prévues.

« Autre » comprend le financement provenant d’une source autre qu’EDSC.

Section 3C – Détails sur le budget

Question 62 – Entreprises ou personnes affiliées

Veuillez cocher tous les énoncés qui s’appliquent à votre utilisation prévue du financement d’EDSC.

Dans le cadre des projets, les bénéficiaires qui reçoivent des contributions peuvent devoir acheter, auprès d’entrepreneurs, divers biens ou services nécessaires à la réalisation du projet. Certains bénéficiaires des contributions peuvent également faire appel à des tiers (c.­à­d. des fournisseurs externes) pour réaliser une partie des activités du projet et aider les bénéficiaires qui reçoivent des contributions à atteindre les objectifs du projet.

On entend par « personnes ou entreprises associées » :

  • un agent, un directeur ou un employé de votre organisme
  • un membre de la famille immédiate d’un agent, d’un directeur ou d’un employé de votre organisme
  • une entreprise dans laquelle un agent, un directeur ou un employé de votre organisme, ou un membre de la famille immédiate de cette personne, ont des intérêts financiers; et
  • une entreprise qui est liée, associée ou affiliée à votre organisme

Question 63 – Immobilisations : Est-ce-que des immobilisations font partie des dépenses prévues par le financement d’EDSC? Veuillez indiquer « oui » ou « non ».

Expliquez de quelle façon votre projet profitera de l’achat de biens en immobilisations. Un plan d’élimination des biens immobilisés doit également être inclus.

Un bien immobilisé est un bien ou un actif composé dont la valeur d’achat est de plus de 1 000 $ (avant taxes), qui n’est pas physiquement incorporé dans un autre produit et qui demeure fonctionnel à la fin du projet.

Un actif composé est un ensemble d’éléments d’actif uniques qui forme une unité fonctionnelle identifiable dont toutes les composantes sont requises pour que l’actif soit fonctionnel. Les actifs composés sont traités comme un seul bien immobilisé si le coût total de tous les éléments est de 1 000 $ (avant taxes) ou plus.

Par exemple, un ordinateur personnel composé d’un disque dur, d’un écran, d’un clavier, d’une souris et de câbles est un actif composé. Quatre chaises d’une valeur de 300 $ chacune ne forment pas un actif composé, puisque chaque chaise est fonctionnelle par elle-même et qu’une seule chaise ne dépasse pas le seuil fixé à 1 000 $ (avant taxes).

Dépenses en immobilisations

Tout achat d’un bien dont le coût dépasse 1 000 $ (avant taxes) doit être autorisé par écrit par EDSC et la demande doit être assortie d’un plan en vue de la cession du bien une fois le projet achevé. Il est également préférable de demander plus d’une estimation du prix d’achat des immobilisations.

Question 64 – Autres renseignements sur le budget

Partie 4 – Déclaration

Veuillez vous assurer que votre demande est signée par un représentant officiel et autorisé de votre organisme. Les personnes possédant un pouvoir de signature sont normalement des membres exécutifs du comité de directeurs (président, vice-­président, secrétaire ou trésorier) et des employés de l’organisme (président-­directeur général, directeur général, chef des finances ou chef des ressources humaines).

La demande de financement doit être signée conformément aux lois, aux règlements et aux autres documents témoignant de la constitution de l’organisme. Par exemple, le président et l’agent principal des finances pourraient devoir signer tous les documents à envoyer.

Annexe A

Veuillez utiliser cette section pour répondre aux questions des sections précédentes de la demande. Veuillez également préciser la question ou la section pour laquelle vous voulez donner plus de détails.

Annexe B

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