Tenue de registres

Titre officiel : Renseignements sur les Normes du travail - Feuillet d'information 14 Tenue de registres, partie III du Code canadien du travail (Normes du travail)

Source législative
L'article 24 du Règlement du Canada sur les normes du travail précise les registres exigés à tenir et à conserver pour l'inspection de l'inspecteur en vertu du Code canadien du travail .
Responsabilité de l'employeur
Les employeurs doivent conserver le livre de paie et autres registres du travail pendant au moins trois ans. Les employeurs doivent également afficher un aperçu des exigences et préavis du Code conformément à la Loi, avec une indication où on peut obtenir de plus amples renseignements auprès du Programme du travail.

1. Quels registres faut-il tenir pour identifier l'employé?

Les registres doivent comprendre les renseignements suivants : le nom, l'adresse, le numéro d'assurance sociale; la catégorie d'emploi et le sexe de l'employé. Si l'employé a moins de 17 ans, l'âge de celui-ci doit être inscrit. Il est aussi nécessaire d'indiquer les dates d'entrée en fonction et de départ.

2. Quels renseignements faut-il consigner dans les registres en ce qui a trait aux modalités de paiement du salaire de l'employé?

Vous devez indiquer le salaire et le mode de calcul, c'est à dire à l'heure, à la semaine, au mois ou d'une autre façon. Quand un autre mode de calcul est utilisé, il faut fournir une explication claire de cette méthode. De plus, la date ainsi que les détails de tout changement apporté au salaire doivent être inscrits.

3. Quel genre de renseignements faut-il conserver concernant les gains effectifs de l'employé?

Il faut consigner notamment : le montant versé chaque jour de paie; les sommes versées pour les heures supplémentaires; les indemnités de congé annuel, de jour férié, de congé de décès, de cessation d'emploi, y compris l'indemnité tenant lieu de préavis, et de départ. Chaque chèque de paie doit comprendre un bulletin montrant la période de rémunération; le nombre d'heures rémunérées; le taux du salaire; les détails des retenues sur le salaire; et le montant net reçu par l'employé.

4. De quelle façon les bulletins de paie doivent-être fournis?

Les bulletins de paie peuvent être fournis sous forme de papier ou électronique. Si l'employeur choisit de fournir le bulletin de paie électroniquement, il doit satisfaire aux exigences suivantes :

  • L'employeur doit informer chaque employé où les bulletins de paie électronique sont stockés, comme une adresse de site Web;
  • Le bulletin de paie doit être lisible et imprimable seulement par l'employé;
  • Le bulletin de paie doit demeurer accessible par l'employé par des moyens électroniques pendant une période de trois ans de la première date où le bulletin de paie est rendu disponible à l'employé;
  • L'employeur doit fournir à l'employé l'accès privé à un ordinateur et à une imprimante.

5. Comment faut-il consigner les heures de travail?

Il faut indiquer les heures de travail fournies chaque jour, à moins que l'employé ne soit exclu parce qu'il occupe un poste de directeur tel que prévu par le Code. S'il est nécessaire de calculer la moyenne des heures de travail, il faut afficher un avis à ce sujet au moins trente jours avant la prise d'effet ainsi que la période de calcul de la moyenne; la date de début du calcul de la moyenne; le détail des réductions apportées à la duré normale du travail; le nombre d'heures supplémentaires, s'il y a lieu. Lorsque l'horaire de travail est modifié, il faut des copies de l'avis et de l'horaire et indiquer les dates de scrutin et d'affichage.

6. Comment faut-il consigner les périodes d'absence du travail?

Pour les périodes de congé accordées à l'employé, il faut conserver des registres pertinents. Ces registres comprennent notamment les renseignements suivants : les dates du début et de la fin des congés annuels; les jours fériés; les congés de décès; les dates du début et de la fin du congé de maternité, du congé parental ou encore de la réaffectation ou du congé liés à la maternité; les congés de maladie et les absences en cas d'accident ou de maladie professionnels.

7. Quel type de documents ou d'avis faut-il conserver dans les dossiers?

Il faut conserver notamment les documents suivants : les documents indiquant les périodes de paie adoptées par l'employeur; toute entente écrite indiquant que l'employé renonce à son congé annuel ou accepte qu'il soit reporté; les documents relatifs à la substitution de jours fériés et aux scrutins s'y rapportant; tout avis relatif à la détermination de l'« année de service » aux fins des congés annuels; les avis relatifs au congé de maternité ou au congé parental. En cas de cessation d'emploi, l'employeur doit conserver une copie de l'avis de licenciement. Si un certificat médical a été demandé relativement à un congé de maladie ou à des questions liées à la maternité, l'employeur doit en garder une copie dans les dossiers. En ce qui concerne les maladies ou les accidents professionnels, il faut conserver des documents indiquant en détail les motifs de l'absence, la date prévue du retour au travail ou une copie de l'avis de l'employeur indiquant l'impossibilité de réintégrer l'employé et les motifs à l'appui, le cas échéant.

Voici la liste des renseignements à conserver dans les registres conformément au Règlement du Canada sur les normes du travail .

Renseignements à conserver :
Renseignements Règlement
Dates d'entrée en fonction et de départ de chaque employé 24.(1)
Nom, adresse, numéro d'assurance sociale, catégorie d'emploi, sexe, âge si l'employé a moins de 17 ans 24.(2)(a)
Salaire et mode de calcul (à l'heure/à la semaine/au mois/ou autre) et tout changement apporté au salaire 24.(2)(b)
Mode de calcul quand le salaire est calculé autrement 24.(2)(c)
Heures de travail quotidiennes (sauf si l'employé est exclu conformément au par. 167(2) ou soustrait à l'application des articles 169 et 171) 24.(2)(d)
Renseignements relatifs au Gains :
Renseignements Règlement
Montant versé chaque jour de paie 24.(2)(e)
Sommes versées pour heures supplémentaires
Sommes versées en indemnités de congé annuel
Sommes versées en indemnités de jour férié
Sommes versées en indemnités de congé de décès
Sommes versées tenant lieu de préavis
Sommes versées en indemnités de départ
Détail des sommes versées chaque jour de paie et des déductions effectuées 24.(2)(f)
Dates de début et de fin des congés annuels et l'année d'emploi visée 24.(2)(g)
Copie de toute entente écrite concernant la renonciation au congé annuel ou le report de celui-ci

[par. 14(1) du Règlement]
24.(2)(g.1)
Copie de tout avis concernant la détermination de l'« année de service »

[art. 183 du Code et par. 12 du Règlement]
24.(2)(g.2)
Dates de début et de fin du congé de maternité ou du congé parental et copie du préavis pour de telles demandes de congé 24.(2)(h)
Dates de début et de fin de toute modification des tâches ou réaffectation liées à la maternité et copie de tout préavis à ce sujet 24.(2)(h.1)
Jour férié ou autre jour de congé accordé, avis de substitution de jour férié, preuve de scrutin sur une telle substitution 24.(2)(i)
Renseignements à conserver en cas de calcul de la moyenne :
Renseignements Règlement
Avis affiché 24.(2)(j)
Périodes visées
Date de début du calcul de la moyenne
Détail des réductions apportées à la durée du travail
Nombre d'heures rémunérées au taux des heures supplémentaires, s'il y a lieu
Périodes de paie adoptées par l'employeur 24.(2)(k)
Copie de tout avis de licenciement prévu aux sections IX et X 24.(2)(l)
Copie de la demande de certificat médical présentée par écrit par l'employeur aux termes de la section XIII
Copie de tout certificat médical exigé aux termes des sections VII, XIII et XIII.1

(Note : Le caractère confidentiel de ces documents doit être respecté.)
24(2)(h)

24(2)(l)

24(4)(b)
Date de toute congé de décès accordé en vertu de la section VIII 24.(2)(m)
Copie de tout avis concernant la modification de l'horaire de travail, le scrutin et dates de l'affichage de l'avis 24.(2)(n)
Détail des motifs de l'absence de l'employé en cas d'accident ou de maladie professionnels 24.(4)(a)
Date du retour de l'employé au travail ou avis informant l'employé de l'impossibilité de le réintégrer et motifs à l'appui 24.(4)(c)
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