Numéro d'assurance sociale - Code de bonnes pratiques Section 5 - Responsabilités de Service Canada et de ses partenaires

En vertu de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social , la Commission de l'assurance-emploi du Canada est mandatée pour attribuer les numéros d'assurance sociale (NAS), tenir le Registre de l'assurance sociale (le Registre), divulguer les renseignements relatifs au NAS pour identifier les personnes et utiliser efficacement le NAS.

Service Canada, en collaboration étroite avec Emploi et Développement social Canada (EDSC), gère l'utilisation du NAS à l'échelle du gouvernement pour le compte de la Commission. Service Canada est responsable :

  • de l'élaboration des politiques et des lignes directrices opérationnelles
  • de la gestion de l'immatriculation des demandeurs de NAS et la tenue du Registre
  • du traitement des demandes d'accès aux renseignements relatifs au NAS
  • de la conception et la mise en œuvre de mesures d'enquête et de contrôle visant à détecter et empêcher les utilisations frauduleuses du NAS
  • de l'élaboration des stratégies de communication avec le monde des affaires et le grand public
  • de l'examen des dispositions légales concernant le NAS, afin d'assurer que des dispositions adaptées entourent la gestion du NAS. Le Secrétariat du Conseil du Trésor et Service Canada, au nom de la Commission, ont tous deux la responsabilité de l'application de la politique d'utilisation du NAS.

Service Canada collabore avec un large éventail d'organismes dans l'exécution du programme de NAS. Dans la présente section, les partenaires de Service Canada en matière de NAS sont le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux ayant signé des ententes formelles qui leur donnent accès aux renseignements du Registre.

5.1 Principales responsabilités de Service Canada et de ses partenaires

Pour avoir accès aux renseignements du Registre, Service Canada et ses partenaires doivent protéger le NAS contre la fraude et le vol, et s'assurer que l'information figurant dans le Registre est exacte, complète et en sécurité. Pour ce faire, ils doivent assumer les responsabilités clés suivantes :

1. Service Canada et ses partenaires doivent restreindre l'accès au Registre et aux renseignements personnels ainsi que leur communication aux personnes autorisées ou ayant une raison légitime d'y accéder.

  • L'accès des programmes aux renseignements figurant dans le Registre est rigoureusement régi par des ententes officielles qui précisent :
    • les renseignements auxquels on peut accéder et que l'on peut communiquer
    • les raisons pour lesquelles on peut accéder à l'information et la personne autorisée à le faire
    • les politiques et les procédures qui en spécifient les modalités
    • le cadre dans lequel le programme peut utiliser le NAS.
  • Sans entente officielle, l'accès aux renseignements du Registre est interdit.
  • En vertu de l'entente, les employés de Service Canada et ceux du partenaire peuvent uniquement avoir accès à des renseignements du Registre ou les communiquer :
    • s'ils y sont autorisés
    • s'ils ont besoin de connaître l'information pour exercer leurs fonctions
    • et s'ils suivent les procédures.
  • Le respect des conditions de l'entente est contrôlé et peut faire l'objet d'un audit.
  • Tous les renseignements que Service Canada et ses partenaires mettent en commun doivent être transmis au moyen d'une transmission sécuritaire, comme le précise Service Canada.

2. Service Canada et ses partenaires doivent faire des efforts raisonnables pour protéger les renseignements personnels en leur possession contre le vol, l'accès non autorisé ou la communication frauduleuse.

  • Service Canada et ses partenaires doivent respecter toutes les dispositions légales et les politiques du gouvernement du Canada en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels , la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale du Conseil du Trésor et la Politique d'utilisation des réseaux électroniques du Conseil du Trésor.
  • En outre, Service Canada et ses partenaires doivent se conformer aux politiques, aux procédures et aux pratiques de sécurité et de protection des renseignements relatifs au NAS, comme le précisent les ententes d'accès aux renseignements relatifs au NAS et les politiques de gestion de l'identité.
  • Service Canada et ses partenaires devraient vérifier que les employés sont bien au courant des politiques et des procédures, qu'ils ont effectué la formation requise et qu'ils ont été soumis à une vérification de sécurité au niveau approprié.

Pour plus de conseils et de renseignements, veuillez consulter l'annexe 8 : Liste des choses à faire et à ne pas faire à l'intention des employés de Service Canada: protection des renseignements personnels et de la sécurité du NAS .

3. Service Canada et ses partenaires doivent vérifier avec exactitude l'identité des personnes.

  • L'identification précise et sécurisée des personnes est un élément essentiel pour s'assurer que les bonnes prestations sont versées aux bonnes personnes et pour prévenir la fraude.
  • Service Canada et ses partenaires doivent suivre les politiques de gestion de l'identité de Service Canada pour vérifier l'identité d'un client, notamment :
    • accepter uniquement les documents d'identité approuvés par Service Canada.
    • examiner minutieusement le dossier de NAS d'un client et prendre les mesures nécessaires si le dossier comporte une annotation ou une condition (voir la question 6 dans la section 5.2. Questions et réponses sur le NAS, Service Canada et ses partenaires pour obtenir des précisions).

4. Service Canada et ses partenaires doivent préserver l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements personnels figurant dans le Registre.

  • L'exactitude et l'exhaustivité des renseignements du Registre sont des éléments essentiels pour s'assurer que les bonnes prestations sont versées aux bonnes personnes et pour protéger tous les programmes qui ont recours au NAS contre la fraude.
  • Service Canada et ses partenaires doivent suivre les politiques de gestion de l'identité pour préserver l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements du Registre, notamment :
    • comparer dans le détail les renseignements figurant sur le Registre avec l'identité du client et les renseignements du programme afin de s'assurer qu'il n'y a pas de différences
    • corriger les renseignements figurant au dossier de NAS de la personne si une différence ou une erreur est relevée
    • prendre les mesures requises, comme par exemple les référer aux Services nationaux d'enquêtes ou au Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales si le dossier de NAS d'un client comporte une annotation ou une condition qui exige une attention particulière (voir la question 6 dans la section 5.2. Questions et réponses sur le NAS, Service Canada et ses partenaires pour obtenir des précisions).

5. Service Canada et ses partenaires doivent instaurer des pratiques de gestion et de contrôle du risque afin d'évaluer le respect des politiques et des principes de protection des renseignements personnels, de sécurité et d'intégrité des programmes.

  • Service Canada et ses partenaires doivent systématiquement recenser les zones de risque élevé afin de détecter et de prévenir la fraude, l'accès non autorisé ou la communication frauduleuse des renseignements du Registre.
  • Tout accès à des renseignements personnels doit être documenté afin de contrôler le respect des politiques et principes de protection des renseignements personnels, de sécurité et d'intégrité.
  • Service Canada et ses partenaires doivent régulièrement utiliser les pistes d'audit pour surveiller l'utilisation des renseignements, et détecter les accès aux renseignements personnels ou les modifications non autorisés.
  • Tout non-respect des politiques et principes doit être signalé à l'administration de Service Canada.

Pour plus de renseignements sur les responsabilités des employés, veuillez consulter la section 6 : Responsabilités des employés de Service Canada.

5.2 Questions et réponses sur le NAS, Service Canada et ses partenaires

1. Quelles dispositions légales et instances autorisent la communication des données du Registre aux partenaires?

La Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social gouverne la communication d'informations provenant du Registre. En vertu du paragraphe 28.2 (5) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social , la Commission de l'assurance-emploi du Canada ou son représentant peuvent autoriser la communication de renseignements aux partenaires.

Seuls les ministères et les organismes autorisés peuvent obtenir des renseignements provenant du Registre. La diffusion de tels renseignements dépend des dispositions légales du programme, telles que la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social , la politique du Conseil du Trésor et/ou une entente officielle.

2. Si je suis un partenaire autorisé, puis-je donner des renseignements du Registre à un autre partenaire autorisé?

Les renseignements du Registre ne peuvent pas être transmis à un autre organisme, même si l'organisme en question est un utilisateur autorisé. Ce dernier doit communiquer directement avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales afin d'obtenir les renseignements dont il a besoin. Le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales doit effectuer des vérifications afin de s'assurer que le demandeur détient une autorisation et que la demande remplit les conditions de l'entente concernant le type de renseignements à communiquer, et la raison de la demande de renseignements.

3. Comment un organisme partenaire peut-il obtenir des renseignements du Registre?

Les employés des partenaires de Service Canada autorisés à obtenir des renseignements du Registre, mais qui ne disposent pas d'un accès direct, doivent communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales pour obtenir les renseignements. L'organisme dont ils dépendent doit avoir conclu une entente qui les autorise à accéder aux renseignements du Registre, et le nom de l'employé doit figurer sur la liste du personnel qui est conservée au Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales. Des renseignements précis seront vérifiés pour s'assurer que le demandeur est bien un employé autorisé, que le motif de la demande est valable et qu'il satisfait aux conditions de l'entente.

4. Que doit faire un partenaire de Service Canada en cas de problèmes de non-conformité au présent Code et aux autres politiques connexes?

Le partenaire doit immédiatement communiquer avec le responsable compétent inscrit dans l'entente (s'il est inconnu, il doit communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada au 1-866-274-6627 ou au 1-506-548-7961 si l'appel est effectué de l'extérieur du Canada) pour déterminer les mesures qui s'imposent.

5. Que faire si les renseignements dans le Registre sont inexacts?

Si un partenaire de Service Canada sait qu'il y a une erreur dans le dossier de NAS d'un client, il doit contacter le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales au 1-866-274-6627. Les erreurs de saisie de données seront rectifiées immédiatement sans en avertir le client. S'il ne s'agit pas d'une erreur de saisie, le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales collaborera avec les partenaires pour informer le client de la manière de rectifier les données, notamment la documentation dont il aura besoin et les options de service disponibles.

6. Que faire si le dossier de NAS du client comporte une annotation ou une condition?

Il existe des directives précises que les partenaires de Service Canada doivent suivre lorsque le dossier de NAS d'un client comporte une annotation ou une condition. Tous les partenaires sont responsables de vérifier que des mesures adaptées soient prises. Les partenaires doivent consulter l'entente et les procédures connexes pour obtenir ces directives.

5.3 Engagements de Service Canada envers ses partenaires

Service Canada s'engage à améliorer et à conserver l'intégrité du NAS et du Registre ainsi qu'à coopérer avec ses partenaires pour atteindre ces objectifs.

Étant donné l'importance de la relation avec ses partenaires, Service Canada s'engage à :

  • coopérer avec les partenaires du Registre pour accroître l'intégrité et la fiabilité des données du Registre et assurer sa pérennité
  • établir et entretenir une structure de gouvernance et de responsabilité claire, consignée dans des ententes, et en charge d'examiner les modèles de financement, les exigences en matière de service et les protocoles de mise en commun des renseignements
  • entretenir une communication ouverte et transparente
  • fournir des conseils, des renseignements et des outils pour aider les partenaires à assumer leurs responsabilités relatives au NAS.
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