Numéro d'assurance sociale - Code de bonnes pratiques Section 6 - Responsabilités des employés de Service Canada

Les employés et consultants de Service Canada jouent un rôle fondamental dans la protection de l'intégrité, des renseignements personnels et de la sécurité du numéro d'assurance sociale (NAS). Étant donné le caractère hautement confidentiel du NAS et des renseignements sur l'identité des clients figurant dans le Registre d'assurance sociale (le Registre) et dans les dossiers des programmes, les employés doivent être extrêmement prudents quant à la collecte, à l'archivage, à l'utilisation et à la communication de ces importants renseignements personnels.

Il incombe aux employés de Service Canada d'authentifier l'identité de la personne de façon précise et sûre. Ils jouent un rôle important dans la prévention de la fraude en s'assurant que le client obtienne une prestation ou un service adaptés à son besoin. Il leur incombe également de veiller à l'intégrité des renseignements dans le Registre.

6.1 Exactitude, confidentialité et sécurité – Principales responsabilités des employés et consultants Note de bas de page 1

1. Tous les employés et consultants de Service Canada doivent rigoureusement protéger la vie privée et la sécurité des renseignements personnels des clients.

  • Dans le cadre de leurs fonctions, les employés et consultants doivent protéger le NAS et les autres renseignements relatifs à l'identité contre l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés, conformément à la loi et aux politiques.
  • Pour avoir accès ou demander l'accès aux renseignements du Registre, un employé doit détenir une autorisation, avoir un besoin précis relié à ses fonctions et doit suivre les procédures en vigueur.
  • Pour divulguer des renseignements relatifs au NAS, l'employé doit détenir une autorisation, doit être tenu de le faire dans le cadre de ses fonctions, et doit respecter la loi, les politiques et les procédures.
  • Lorsqu'il divulgue des renseignements relatifs au NAS à une personne ou à son représentant légal, l'employé doit s'assurer que la personne qui reçoit les renseignements est bien le détenteur du NAS ou son représentant légal.
  • Lorsqu'il communique des renseignements à un autre employé de Service Canada, l'employé doit s'assurer que la personne qui reçoit l'information y est autorisée dans le cadre de ses fonctions.
  • Les employés doivent adresser les demandes de renseignements relatifs au NAS aux partenaires autorisés du Bureau de l’immatriculation aux assurances sociales à Bathurst au Nouveau-Brunswick. Seuls les employés de Bathurst sont autorisés à communiquer les renseignements du NAS aux partenaires.

Pour plus d'information, veuillez consulter l'annexe 8 : Liste des choses à faire et à ne pas faire à l'intention des employés de Service Canada : protection des renseignements personnels et de la sécurité du NAS .

2. Les employés de Service Canada doivent appliquer toutes les politiques et les procédures de Service Canada à la lettre afin d'établir et d'authentifier l'identité d'une personne de façon précise et sécuritaire.

  • Une identification précise et sécuritaire est essentielle pour prévenir les fraudes et s'assurer que le client reçoit une prestation ou un service adapté à ses besoins.
  • Les employés qui immatriculent des demandeurs de NAS doivent suivre le Programme de preuves d'identité, le Processus d'examen des demandes de NAS (PEDN) et toutes les autres politiques et procédures connexes.
  • Les employés qui utilisent le NAS pour authentifier l'identité doivent vérifier les renseignements d'identité figurant dans le Registre et suivre la Politique de gestion de l'identité de Service Canada, y compris le Programme de preuves d'identité.
  • Les employés doivent examiner minutieusement le dossier du Registre pour confirmer la validité du NAS et s'assurer qu'aucune annotation ou condition pouvant affecter son utilisation n'y figure.

3. Les employés de Service Canada doivent veiller à ce que le contenu du Registre soit exact et protégé contre les utilisations frauduleuses. Ils doivent également prendre les mesures appropriées à l'égard du Registre.

  • Les employés doivent scrupuleusement comparer les renseignements du Registre avec ceux fournis par le client pour vérifier leur concordance.
  • Les employés qui relèvent une différence, une erreur ou une inexactitude dans le dossier de NAS d'une personne doivent faire rectifier l'information.
  • Lorsque le dossier de NAS d'un client comporte une condition qui requiert une attention particulière, les employés doivent prendre les mesures appropriées, comme par exemple le référer aux Services nationaux d'enquêtes ou au Bureau de l’immatriculation aux assurances sociales.

Remarque: Lorsqu'un agent contractuel embauché par Service Canada ou un de ses partenaires a accès au NAS et aux autres renseignements personnels, il a les mêmes responsabilités que Service Canada, ses partenaires ou leurs employés. Les agents contractuels doivent satisfaire à la condition de nécessité d'accès, détenir une habilitation de sécurité adaptée et appliquer les pratiques énumérées dans le présent Code.

6.2 Questions et réponses à propos du NAS et des employés

1. Quels renseignements figurent dans le dossier de NAS d'une personne?

Le dossier de NAS renferme des renseignements élémentaires sur l’identité, recueillis au moment de la demande de numéro d’assurance sociale ou de la mise à jour d’un dossier de NAS. Ces renseignements, que l’on retrouve dans la base de données électronique appelée Registre de l’assurance sociale (le Registre), comprennent le NAS attribué à une personne, le nom (prénom et nom de famille), la date de naissance, et autres renseignements fournis au moment de la demande, y compris le genre, les noms complets des parents à la naissance et leur lieu de naissance. Le dossier de NAS peut comporter les noms figurant sur le dernier document principal fourni (s’il y a lieu) et tout autre nom de famille utilisé par le détenteur du NAS. Au besoin, le dossier peut comporter des conditions particulières concernant le NAS. Il indique aussi les NAS inactifs et les NAS liés. Le dossier d’un NAS peut être en attente si la demande est en cours de traitement ou si une situation justifie une annotation dans le dossier de NAS.

2. Quelles lois régissent l'accès des employés aux renseignements du NAS et leur utilisation?

Tous les employés du gouvernement fédéral devraient s'en tenir aux Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui décrit la collecte, la conservation, l'utilisation et la communication des renseignements personnels. En raison de la nature très personnelle des renseignements relatifs au NAS, certaines politiques intègrent des restrictions supplémentaires et donnent certaines responsabilités en matière de communication au Bureau de l’immatriculation aux assurances sociales à Bathurst au Nouveau-Brunswick. Les anciens employés devraient également obéir au Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique.

3. Comment l'accès des employés est-il contrôlé?

Tous les accès et les transactions sont enregistrés par code d'utilisateur du Registre de l'employé. Les gestionnaires reçoivent tous les mois un rapport qui permet de contrôler les utilisations et ils peuvent demander une piste d'audit détaillée pour tout employé. Les mesures disciplinaires en cas de non-respect des règles sont le blâme verbal et écrit, la suspension, la rétrogradation, voire le licenciement. Les dispositions légales d'Emploi et Développement social Canada comprennent un Code sur la protection des renseignements personnels avec des sanctions précises en cas d'accès non autorisé ou frauduleux, d'utilisation ou de communication de renseignements personnels. La peine maximale est une amende de 10 000 $ et/ou une peine de prison de six mois.

4. Est-ce que les employés qui travaillent avec les NAS ont droit d'accéder au Registre pour vérifier ou mettre à jour des renseignements vous concernant ou concernant un membre de votre famille ou un ami?

Les employés ne doivent en aucun cas accéder à leurs dossiers de NAS ou à celui d'un membre de leur famille, d'un ami ou d'un collègue, ni les mettre à jour. Ils peuvent seulement accéder aux renseignements relatifs au NAS, les demander, les utiliser ou les communiquer si cela fait partie des fonctions que l'on vous a assignées. Si la demande est justifiée, par exemple parce que vous voulez corriger votre date de naissance dans votre dossier de NAS, toutes les procédures et les politiques doivent être suivies. Ils ne doivent pas faire bénéficier d'un traitement préférentiel ni les membres de votre famille, ni vos amis, ni vos collègues, ce qui signifie que vous ne devez pas faire traiter votre demande en priorité. L'accès au Registre est contrôlé et la direction prendra des mesures disciplinaires aux employés s'ils enfreignent les règles établies par une loi, un code ou une politique. Pour plus d'informations, veuillez consulter l'annexe 8 : Liste des choses à faire et à ne pas faire à l'intention des employés de Service Canada : protection des renseignements personnels et de la sécurité du NAS.

5. Que doivent faire les employés si les renseignements dans le Registre étaient inexacts?

Si un employé trouve une erreur dans le dossier de NAS d'un client, il doit en informer Service Canada en téléphonant au 1-866-274-6627. Les erreurs de saisie de données peuvent être corrigées immédiatement. S'il ne s'agit pas d'une erreur de saisie, le Bureau de l’immatriculation aux assurances sociales indiquera au client comment rectifier les données et les documents requis pour ce faire.

6. Que devraient faire les employés si le dossier de NAS d'un client comportait une condition?

Les employés de Service Canada doivent suivre des directives précises et prendre les mesures appropriées si le dossier de NAS d'un client comporte une annotation ou une condition. Les employés doivent consulter les directives qui s'appliquent, les manuels de formation et les procédures concernant des directives particulières, ou communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada au 1-866-274-6627.

7. Quel est le rôle des enquêteurs des Services d'intégrité?

Les enquêteurs des Services d'intégrité (ESI) préviennent, détectent et empêchent l'utilisation abusive du NAS et protègent ainsi l'intégrité des fonds publics. Ils secondent également le Bureau de l’immatriculation aux assurances sociales dans l'administration et le contrôle du programme de NAS, dont le Registre lui-même. Chaque Centre Service Canada dispose de son propre soutien en matière d'intégrité, soit sur place, soit au sein d'un bureau principal.

8. De quels renseignements et outils les employés de Service Canada ont-ils besoin?

Les employés bénéficiant d'un accès direct au Registre trouveront toutes les politiques et les procédures nécessaires sur le site Web intranet du Registre. Le site Web contient des renseignements sur le Programme de preuves d'identité, les procédures de traitement du NAS, une formation sur Internet, ainsi que des références et des liens utiles.

9. Si les employés n'ont pas accès au Registre, comment peuvent-ils obtenir l'information?

Les employés qui ont l'autorisation d'obtenir des renseignements relatifs au NAS, mais qui n'ont pas d'accès direct au Registre, peuvent communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales. Afin que ce dernier communique l'information, les employés doivent être des utilisateurs autorisés et leurs noms doivent apparaître sur la liste des employés que possède le Bureau de l’immatriculation aux assurances sociales.

6.3 Engagements de Service Canada envers ses employés

Service Canada s'engage à donner à ses employés et consultants les moyens d'assumer leurs responsabilités relatives à la protection du NAS contre une utilisation abusive, la fraude et le vol et à s'assurer que le Registre est exact, exhaustif et sécurisé. Service Canada s'engage à :

  • veiller à ce que les employés aient les renseignements, les procédures, les conseils et les outils nécessaires à l'identification, à la validation des documents d'identité, à l'accès au Registre et à sa mise à jour ainsi qu'à la détection de la fraude
  • mettre au point du matériel didactique sur Internet afin d'aider les employés à comprendre et à assumer leurs responsabilités relatives au Registre
  • fournir aux employés un système de soutien global (comprenant des coordonnateurs locaux et régionaux de NAS, un centre d'appels spécialisé, des outils intranet et une communication régulière sur le sujet) afin de les informer des questions clés et des priorités, et de leur apporter des réponses aux questions concernant le NAS
  • vérifier que les employés et prestataires comprennent leurs obligations quant à la protection des renseignements, la sécurité et l'intégrité du NAS et des autres renseignements personnels.
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