Guide du demandeur : Mesures spéciales temporaires pour COVID-19

De : Emploi et Développement social Canada

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Introduction

Le Travail partagé est un programme d'ajustement destiné à aider les employeurs et les employés à éviter les mises à pied à la suite d'une diminution temporaire du niveau d'activité normale de l'entreprise qui est indépendante de la volonté de l'employeur. Cette mesure permet de fournir un soutien de revenu aux employés admissibles aux prestations d'assurance-emploi qui réduisent temporairement leur semaine de travail pendant la période de redressement de l'entreprise.

Le programme Travail partagé repose sur un accord tripartite entre l'employeur, les employés et Service Canada. Les employés qui participent à un accord de Travail partagé doivent accepter de réduire leurs heures de travail et partager le travail disponible sur une période de temps définie.

Le Travail partagé vise à éviter les mises à pied et à faire en sorte que les employés participants reviennent à des heures de travail normales au plus tard à la fin de l'accord.

Il est important de comprendre les critères d'admissibilité et les modalités du programme de Travail partagé avant de présenter une demande. Veuillez lire tous les renseignements fournis dans ce document et en discuter avec vos employés.

L'employeur et les employés (et le syndicat, s'il y a lieu) doivent accepter de conclure un accord de Travail partagé et présenter une demande ensemble.

Critères d'admissibilité

Employeurs admissibles

Pour être admissibles à un accord de Travail partagé, l'employeur doit :

  • être une société ouvert; ou
    • une société ouverte est une entreprise à but lucratif dont les actions ou les actifs sont détenus par le grand public. Les employeurs du secteur public, y compris les entreprises publiques, comme les sociétés d'État, ne sont pas admissibles au Travail partagé.
  • être une entreprise privée, un organisme à but non lucratif; ou
    • pour qu'on organisme sans but lucratif soit un employeur admissible, la pénurie de travail doit être liée à une diminution du niveau normal d'activités de l'entreprise et\ou à une diminution des revenus en raison de la COVID-19. On entend par « activités de l'entreprise » la vente de biens ou de services dans le but de réaliser des profits. Une diminution des revenus peut permettre l'admissibilité au programme de Travail partagé, dans le cadre de la COVID-19. Par exemple :
      • subventions;
      • dons;
      • abonnements.
  • être une entreprise publique gouvernementale (EPG);
    • les EPG peuvent accéder au programme, comme par exemple, les sociétés publiques, les entreprises d'État, les universités, les groupes de transport public et les autres employeurs qui sont techniquement des sociétés publiques, mais qui fonctionnent comme des entités à but lucratif et/ou qui ne dépendent pas uniquement des fonds publics pour fonctionner et être compétitifs sur le marché. Par exemple :
      • la Société des loteries et des jeux de l'Ontario (OLG);
      • les universités et collèges publics;
      • les groupes de transport public.
  • être une entreprise en activité toute l'année au Canada depuis au moins 1 an;
  • démontrer que la pénurie de travail est temporaire et hors de leur contrôle, et qu'il ne s'agit pas d'un ralentissement cyclique ou récurrent; et avoir un minimum de 2 employés dans l'unité de Travail partagé.

À noter: Une franchise sera considérée comme une entreprise autonome.

Employeurs inadmissibles

  • Travailleurs indépendants.
  • Les employeurs, dont l'entreprise connaît une diminution de ses activités en raison d'un conflit de travail.
    • Un conflit de travail comprend :
      • les ralentissements de travail;
      • les grèves;
      • les lock-outs; et
      • les cessations de travail.

Les entreprises qui connaissent une diminution des activités liées à un conflit de travail touchant une unité, une division, une succursale ou une filiale de cette même entreprise sont également inadmissibles. De plus, une demande de Travail partagé ne peut être approuvée lorsque la diminution du travail est uniquement attribuable à un conflit de travail touchant l'un des principaux fournisseurs ou clients de l'entreprise.

  • Les employeurs, dont l'entreprise connaît une diminution de ses activités en raison d'une pénurie de travail saisonnière ou de toute autre période de ralentissement cyclique. Le programme de Travail partagé n'est pas une solution aux situations préexistantes qui surviennent régulièrement.
  • Les employeurs, dont l'entreprise connaît une diminution de ses activités en raison d'une augmentation de son effectif.
    • Par exemple, en septembre, une entreprise engage 50 nouveaux employés, doublant ainsi son effectif. Une pénurie de travail survient en décembre et il y a du travail seulement pour la moitié des 100 employés. Dans un tel cas, un effectif de 100 employés n'est pas nécessaire pour maintenir le niveau normal d'activités de l'entreprise. Les employés supplémentaires engagés en septembre ne pourraient pas participer au Travail partagé, puisqu'on ne peut considérer qu'ils font partie du personnel de base.
  • Les employeurs qui exercent leurs activités uniquement dans le but d'administrer des programmes et des activités de nature purement gouvernementale. Par exemple:
    • la ville d'Ottawa;
    • l'Agence du Revenu du Canada (ARC);
    • la Banque du Canada.
  • Propriétaire légalement responsable de l'entreprise et qui détient un pouvoir de décision important.

Employés admissibles

Les employés visés par un accord de Travail partagé doivent :

  • faire partie du « personnel de base  »;
    • (c'est-à-dire des employés permanents travaillant toute l'année à temps plein ou à temps partiel qui doivent accomplir les tâches quotidiennes liées aux activités normales de l'entreprise).
  • accepter de réduire leurs heures normales de travail;
    • la réduction doit être du même pourcentage pour tous les employés de l'unité de Travail partagé, afin de partager équitablement le travail disponible.
  • être admissibles à l'assurance-emploi.

Bien que les membres de l'unité de Travail partagé doivent être admissibles à des prestations d'assurance-emploi, l'admissibilité ne peut être déterminée avant que les membres n'aient fait une demande de prestations. Tous les membres d'une unité de Travail partagé sont considérés comme admissibles à des prestations à moins qu'un employé ne reçoive une indication contraire d'un agent d'assurance-emploi. Les employés ne sont pas tenus de divulguer à leur employeur leur admissibilité ou leur inadmissibilité aux prestations d'assurance-emploi.

Les employés temporaires (c'est-à-dire embauchés pour une période déterminée ou travaillant à contrat) sont seulement admissibles s'ils ne sont pas embauchés sur une base saisonnière et s'ils ont travaillé des heures semblables à celles des employés permanents à temps plein ou à temps partiel au cours des 12 mois précédents.

Les employés faisant partie du personnel de base qui ont été mis à pied avant la date d'entrée en vigueur de l'accord peuvent participer au Travail partagé.

Un accord de Travail partagé doit viser au moins 2 employés.

Dans le cadre de la COVID-19, les employés considérés comme essentiels à la relance et à la viabilité de l'entreprise peuvent désormais être considérés comme étant admissibles pour participer au Travail partagé. Les employés désormais admissibles incluent :

  • les techniciens responsables de la conception des produits;
  • les employés impliqués dans le développement de produits;
  • les directeurs des ventes ou du marketing responsables de la relance;
  • la haute direction responsable de la relance; et
  • les actionnaires qui ont un rôle dans le redressement/investissement.

Remarque : les employés qui sont des actionnaires (plus de 40 %) de l'entreprise et qui détiennent un pouvoir de décision important quant à la direction de l'entreprise ne peuvent pas participer au programme de TP.

Employés inadmissibles

  • Travailleurs autonomes;
  • Employés saisonniers et étudiants embauchés pour la saison estivale ou dans le cadre d'un stage coopératif;
  • Employés embauchés de façon ponctuelle ou sur appel, ou par le biais d'une agence de placement temporaire;
  • Actionnaires salariés qui détiennent plus de 40 % des actions avec droit de vote; et
    • Une personne qui contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote d'une société n'est pas admissible à l'assurance emploi selon la Loi sur l'Assurance-emploi. Tout employé dans cette position n'est donc pas admissible à participer au Travail partagé.
  • Employés responsables de la direction de l'entreprise et qui détiennent un pouvoir de décision important.

Unité de Travail partagé

Une unité de Travail partagé est un groupe d'employés faisant partie du personnel de base qui a accepté de participer au programme de Travail partagé et de réduire leurs heures normales de travail. Un accord de Travail partagé peut viser plus d'une unité de Travail partagé. Certains employeurs peuvent avoir des accords de Travail partagé qui comprennent plusieurs unités de Travail partagé, répertoriés dans plusieurs Annexe A (EMP5101) distinctes, avec des descriptions de postes différentes ou provenant de différents services. 

L'unité inclut généralement tous les employés possédant la même description de travail ou tous les employés qui exécutent des tâches similaires. Si les employés ont des tâches différentes, mais que ces tâches sont interdépendantes (c'est-à-dire une baisse des activités de l'entreprise affecte 1 poste en particulier, ce qui affecte ensuite les postes liés), ils pourraient former une unité de Travail partagé dans la mesure où tous les employés peuvent réduire leurs heures de travail de la même façon. De plus, dans l'éventualité où une entreprise a un faible nombre d'employés, il est acceptable d'avoir 1 seule unité de Travail partagé comportant des employés exécutant des tâches différentes.

Il doit y avoir au moins 2 employés dans une unité de Travail partagé.

Partage équitable du travail

Tous les membres d'une unité de Travail partagé doivent accepter de réduire leurs heures normales de travail et de partager le travail disponible. Si le travail augmente au cours de la période visée par l'accord de Travail partagé, les heures supplémentaires doivent être réparties à parts égales entre tous les membres de l'unité. Par exemple, un groupe d'opérateurs de machine et un groupe de commis à l'expédition/à la réception peuvent faire partie de la même unité de Travail partagé seulement si les deux groupes peuvent réduire leur horaire de travail dans une proportion égale (c'est-à-dire le même pourcentage de réduction). En règle générale, il est plus facile de réduire de façon équitable les heures de travail des employés qui exécutent des tâches différentes s'ils font partie d'unités de travail distinctes.

Les employés ne peuvent se porter volontaires pour participer au Travail partagé alors que d'autres employés qui possèdent la même description de tâches refusent d'y participer et maintiennent des heures de travail normales. Les membres d'une unité de Travail partagé qui ne sont pas admissibles aux prestations d'assurance-emploi ou qui, pour des raisons personnelles, refusent d'en recevoir sont quand même tenus de réduire leurs heures de travail dans une proportion égale.

Il peut également y avoir des employés qui ne sont pas admissibles aux prestations d'assurance-emploi et qui devrait être inclus dans l'unité de Travail partagé. Les heures de travail de ces employés doivent être réduites du même pourcentage que celles des employés de l'unité de Travail partagé qui reçoivent des prestations de Travail partagé. Si, par la suite, les employés qui n'étaient pas admissibles aux prestations d'assurance-emploi accumulent suffisamment d'heures pour être admissibles aux prestations d'assurance-emploi, ils peuvent être ajoutés à l'unité de Travail partagé pour le reste de la durée de l'accord.

Dans un milieu de travail syndiqué, il doit y avoir une réduction égale des heures et un partage de tout le travail disponible entre les membres de l'unité de Travail partagé indépendamment de toute clause d'ancienneté d'une convention collective.

Représentant de l'employeur

L'employeur doit désigner un représentant de l'employeur qui a le pouvoir de signer pour l'entreprise. La personne choisie comme représentant de l'employeur doit être autorisée par l'employeur à faire rapport à l'Agence du revenu du Canada (ARC) au nom de l'entreprise. Cette personne ne doit pas faire partie de l'unité WS en raison de ses responsabilités liées à l'accord. Il est important que les employeurs lisent attentivement le Guide des responsabilités de l'employeur, car il contient des renseignements utiles sur vos responsabilités à l'égard de vos employés et vos obligations concernant la gestion de votre accord de Travail partagé.

Représentant de l'employé/représentant syndical

Les membres de chaque unité de Travail partagé doivent autoriser un employé qui les représentera dans l'accord. Le représentant des employés doit être un membre de l'unité de Travail partagé. Cependant, dans le cadre des mesures spéciales établies en réponse à la COVID-19, une flexibilité supplémentaire est prévue pour permettre aux représentants des employés de ne pas faire partie de l'unité de Travail partagé. Les responsables de paie et/ou les conseillers/administrateurs des ressources humaines sont des exemples de personnes qui peuvent représenter les employés et valider l'exactitude de l'unité de Travail partagé. Dans un lieu de travail syndiqué, le représentant autorisé des employés peut être un membre du syndicat et être désigné par celui-ci. Cette personne sera désignée sous le nom de représentant syndical.

Le représentant des employés et/ou le représentant syndical agissent en tant que délégué et porte-parole de tous les employés d'une unité de Travail partagé. Ces représentants travaillent avec l'employeur durant le processus de demande de Travail partagé et est responsable de la communication des besoins et de la transmission à l'employeur de toute question ou préoccupation des participants au Travail partagé. Le représentant des employés veillera également à ce que les employés sachent à quoi s'attendre lorsqu'ils participent à un accord de Travail partagé et leur fournira une copie de l'accord signé (p.ex. nom dactylographié) et de l'annexe des employés. Dans le cadre des assouplissements liés à la COVID-19, les signatures manuscrites ne sont plus nécessaires, et les noms dactylographiés dans le formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) ainsi que l'accord peuvent être considérés et acceptés comme des signatures électroniques. Pour l'accord de Travail partagé, les signataires de l'employeur, du représentant des employés ou du représentant syndical des employés sous la forme d'un courriel incluant toutes les parties sont aussi acceptés afin de procéder à l'accord. En signant le formulaire de demande (EMP5100) ainsi que l'accord de TP, le représentant des employés accepte, au nom des employés qu'il représente, de se conformer à ce qui est stipulé dans ces 2 documents.

Réduction prévue du travail

Les accords de Travail partagé doivent prévoir une réduction de l'activité de l'horaire de travail régulier des employés entre un minimum de 10 % (soit 4 heures sur une semaine de 40 heures) et un maximum de 60 % (soit 24 heures sur une semaine de 40 heures). Au cours d'une semaine donnée, la réduction du travail peut varier en fonction du travail disponible, en autant que la réduction du travail se situe entre 10 % et 60 % du temps de travail normal des employés, en moyenne, pendant la durée de l'accord.

Le pourcentage proposé de réduction des heures de travail, indiqué dans la case 35 du formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) peut être calculé sur la base du pourcentage de licenciements prévus au sein de la ou des unités de Travail partagé. Ce pourcentage est déterminé en divisant le nombre d'employés qui seront mis à pied si l'accord de Travail partagé n'est pas approuvé (indiqué dans la case 29 de la demande), et le nombre d'employés qui participeront au Travail partagé (indiqué dans la case 31 de la demande), multiplié par 100. La formule est la suivante : case 29 de l'accord de Travail partagé / case 31 x 100.

Par exemple, si l'employeur indique que 5 mises à pied auront lieu si le Travail partagé n'est pas approuvé (case 29 sur 10 employés pour participer au Travail partagé (case 31, le pourcentage de réduction des heures de travail serait de 50 % (5/10 X 100). Si les employés avaient l'habitude de travailler 5 jours par semaine et une semaine de travail de 40 heures, l'employeur indiquerait que les employés travailleraient maintenant 20 heures ou 2,5 jours par semaine tout en participant au Travail partagé, dans la case 35 de la demande.

Durée de l'accord, prolongation et dates de début et de fin

Durée : La durée d'un accord doit être basée sur la durée prévue du manque de travail (nombre de semaines de mises à pied prévus) et le temps nécessaire pour revenir à des horaires de travail normaux. Toutefois, en raison de la COVID-19, les employeurs qui demandent un accord initial de Travail partagé, qui était auparavant d'une durée de 26 semaines, reçoivent automatiquement jusqu'à 76 semaines, même s'ils s'attendent à ce que leurs employés reprennent leurs heures de travail normales plus tôt. Les employeurs peuvent mettre fin à leur accord de Travail partagé à tout moment sans pénalité.

Prolongations : Si vous participiez déjà à un accord de Travail partagé et que vous souhaitez bénéficier de la totalité des 76 semaines, vous pouvez bénéficier d'une prolongation de 38 ou 50 semaines pour un total de 76 semaines, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez. Pour demander une prolongation, vous devez remplir les sections obligatoires pour une demande de modification dans le formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) et l'envoyer par voie électronique à l'adresse électronique régionale appropriée indiquée ci-dessous, en fonction du lieu d'implantation de votre entreprise :

Provinces de l'Atlantique : esdc.tp-atl-ws-tp.edsc@servicecanada.gc.ca

Québec : qc-dpmtds-lmsdpb-tp-ws-gd@servicecanada.gc.ca

Ontario : esdc.on.ws-tp.on.edsc@servicecanada.gc.ca

Ouest canadien et territoires : edsc.wt.ws-tp.esdc@servicecanada.gc.ca

Les employeurs qui ont déjà bénéficié d'une prolongation (jusqu'à 76 semaines) au titre de l'une des autres mesures temporaires spéciales (sylviculture ou acier et aluminium) et qui connaissent maintenant de nouvelles réductions de l'activité commerciale en raison de la COVID-19, peuvent bénéficier de 76 semaines supplémentaires au titre de la COVID-19. Par exemple, un employeur ayant actuellement accès à des mesures spéciales pour l'acier et l'aluminium ou pour la sylviculture pourrait purger la période maximale de 76 semaines de l'accord déjà approuvé, puis demander un nouvel accord dans le cadre de la COVID-19 pour un maximum de 76 semaines.

Veuillez consulter l'annexe A pour une liste complète des industries associées au secteur de l'acier et de l'aluminium.

Notez que les demandes d'antidatage (rétroactivité) ne sont pas possibles dans le cadre du programme de Travail partagé.

Plan de redressement et Annexe A

Un plan de redressement n'est plus nécessaire selon les mesures spéciales COVID-19. Les employeurs peuvent maintenant simplement répondre à la question suivante qui se trouve dans la case 26 de la demande de Travail partagé : Quelles mesures votre entreprise prendra-t-elle pendant la durée de l'accord? Par exemple :

  • marketing;
  • publicité;
  • mesures de réduction des coûts;
  • développement de produits;
  • incitations aux clients;
  • autres.

Toutefois, le formulaire de l'annexe A (EMP5101), qui comprend une liste des participants au Travail partagé et une répartition par unité, reste obligatoire pour toutes les demandes de Travail partagé.

Le formulaire de l'annexe A (EMP5101) énumère tous les employés qui participent à un accord de Travail partagé, par exemple, les membres de l'unité de Travail partagé. Le formulaire de l'annexe A (EMP5101) doit également être signé par le représentant des employés (dans un lieu de travail non syndiqué) ou le représentant syndical (dans le cas d'un lieu de travail syndiqué). La signature de l'employé/représentant syndical indique que tous les employés de l'unité de Travail partagé acceptent de participer au Travail partagé et de réduire leurs heures de travail. Dans le cadre des assouplissements liés à la COVID-19, les signatures manuscrites ne sont plus nécessaires, et les noms dactylographiés dans le formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) ainsi que l'accord peuvent être considérés et acceptés comme des signatures électroniques.

Autres considérations

Prestations de Travail partagé

Les participants ne sont pas tenus de respecter une période d'attente pour les prestations de Travail partagé. Toutefois, comme ces prestations sont traitées par le système de paiement de l'assurance-emploi, il peut s'écouler quelques semaines après que l'employeur a présenté les 2 premiers rapports d'utilisation car l'AE émet les paiements toutes les 2 semaines (voir section F, sous-section iii pour de plus amples informations), avant que le premier chèque n'arrive. Il est important que l'employeur informe ses employés de ce retard dans la réception initiale des prestations de Travail partagé.

Les prestations payables sont basées sur le salaire hebdomadaire moyen normal de l'employé, tel qu'il est calculé au début de l'accord. Si les employés travaillent selon un horaire irrégulier, le salaire hebdomadaire moyen est calculé en faisant la moyenne des heures travaillées par semaine au cours de la dernière année précédant la demande.

Pendant l'accord de Travail partagé, l'employeur peut demander à un employé de travailler un jour de Travail partagé. L'employé est tenu de se présenter au travail dès qu'il est disponible.

Les gains perçus par un employé au cours d'une semaine ne sont pas déduits des prestations de Travail partagé. Si un participant au Travail partagé a des revenus provenant de sources autres que l'emploi de Travail partagé, un pourcentage de ces revenus sera déduit de toute prestation de Travail partagé payable la semaine où les revenus ont eu lieu. Les revenus sont déduits de la manière suivante :

  • si la rémunération reçue est inférieure au seuil de rémunération;
    • (par exemple, 90 % de la rémunération hebdomadaire assurable utilisée pour calculer la demande d'assurance-emploi), 50 % de la rémunération sera déduite de toute prestation de Travail partagé payable.
  • si les revenus perçus sont supérieurs au seuil de rémunération mais inférieurs à la rémunération hebdomadaire assurable;
    • 50 % des revenus jusqu'au seuil de rémunération seront déduits ainsi que 100 % des revenus au-delà du seuil de rémunération.
  • si les revenus perçus sont égaux ou supérieurs à la rémunération hebdomadaire assurable, aucune prestation ne sera versée.

L'employeur verse le salaire aux employés pour les heures travaillées, comme d'habitude. L'employeur remplit également le rapport d'utilisation, afin que l'assurance-emploi (AE) soit informée des heures de travail que les employés ont manquées. Les employés sont payés directement par l'AE pour le pourcentage de leur taux de prestations qui correspond au pourcentage d'heures de travail qu'ils ont manquées. Par exemple, si l'employé a manqué 50 % de ses heures hebdomadaires normales en raison du Travail partagé, il recevra 50 % de son taux de prestation de l'assurance-emploi. Leur taux de prestations ne serait pas équivalent à leur salaire normal, puisqu'il est généralement de 55 % de leur salaire hebdomadaire moyen jusqu'à un maximum de 573 dollars par semaine (pour 2020).

Code de référence

Après la signature de l'accord de Travail partagé, l'agent de programme en charge de votre dossier vous enverra un avis pour les employés du Travail partagé qui comprendra un code de référence à utiliser par les employés participant à l'unité ou aux unités de Travail partagé afin de faire une demande de prestations en ligne. Ce code ne sera valable que pour la période indiquée sur l'avis.

Vous êtes tenu de communiquer ce code de référence aux employés participant au Travail partagé afin qu'ils puissent recevoir leurs prestations à temps et sans retard.

Lorsque les employés commencent leur processus de candidature en ligne, il leur sera demandé d'entrer le code de référence exactement comme il apparaît sur l'avis que vous avez reçu, sans espace ni tiret entre les caractères.

Les employeurs qui ont des employés dans plusieurs lieux de travail au Canada peuvent présenter 1 seule demande groupée. Toutefois, s'ils ont plusieurs représentants d'employeurs/employés dans différentes régions, les demandes doivent être soumises séparément (en fonction de chaque région) car les codes de référence sont spécifiques à chaque région. Par exemple, un employeur ayant des lieux de travail dans les régions de l'Atlantique et du Québec présentera 2 demandes et recevra 2 codes de référence.

Si un employeur envoie plusieurs demandes à différents centres de traitement, ces demandes seront traitées séparément.

Échelle des revenus hebdomadaires moyens par unité de Travail partagé sur le formulaire de demande

Si vous avez indiqué une échelle de revenus dans la case 26 de votre demande de Travail partagé (revenus hebdomadaires moyens par unité de Travail partagé de 900 $ à 1 500 $), un agent de projet de Service Canada précisera avec vous s'il n'y a que 1 seule unité avec des revenus hebdomadaires moyens différents ou s'il y a plusieurs unités de Travail partagé.

Dans le cas où il y a plusieurs unités de Travail partagé, l'agent de projet auquel vous êtes affecté vous demandera de soumettre un formulaire d'annexe A différent (EMP5101) pour chaque unité de Travail partagé. Il vous sera également demandé de leur envoyer un courriel énumérant toutes les unités de travail partagé qui participeront à l'accord, ainsi que le salaire hebdomadaire moyen par unité.

Par exemple,

  • Unité 1 : salaire hebdomadaire moyen de 900 $;
  • Unité 2 : salaire hebdomadaire moyen de 1 200 $;
  • Unité 3 : salaire hebdomadaire moyen de 1 500 $.

Imposition

Veuillez-vous assurer que tous les employés sont informés des répercussions fiscales suivantes pour la réception de prestations d'assurance-emploi :

L'impôt retenu sur les prestations d'assurance-emploi du programme de Travail partagé est établi à partir des renseignements fournis par le prestataire à la section « Impôt sur le revenu » de la demande d'assurance-emploi. Ce montant varie selon la province, à la situation fiscale personnelle et le taux de prestations du prestataire.

Les prestations d'assurance-emploi reçues par les participants au Travail partagé sont imposables. Toutefois, selon le montant des prestations hebdomadaires versées, les impôts ne sont pas toujours retenus à la source. Certains participants pourraient souhaiter faire augmenter leurs retenues d'impôt pour éviter d'avoir à payer un montant trop important d'impôt sur le revenu à la fin de l'année. Vous pouvez en faire la demande par téléphone en composant sans frais le 1-800-808-6352 (ATS : 1-800-529-3742). Pour un service plus rapide, assurez-vous de toujours nous fournir votre numéro d'assurance sociale (NAS).

Lorsque le participant produit sa déclaration de revenus, selon son revenu net, on pourrait lui demander de rembourser une partie des prestations d'assurance-emploi reçues. En effet, les participants dont le revenu annuel net dépasse un certain seuil doivent rembourser un pourcentage des prestations régulières d'assurance-emploi reçues au cours de l'année d'imposition.

Par exemple, si votre revenu net de toutes sources pour 2019 dépasse 66 375 $, vous devrez rembourser 30 % du montant le moins élevé :

  • votre revenu net supérieur à 66 375 $; ou
  • le total des prestations régulières, y compris les prestations régulières de pêche, versées au cours de l'année d'imposition.

Des exemptions s'appliquent en certaines circonstances. Vous trouverez de plus amples renseignements sur le remboursement de prestations au moment de payer l'impôt sur le revenu sur le site suivant : Assurance-emploi et remboursement des prestations au moment de la déclaration d'impôt — Année 2019.

Avantages sociaux des employés

L'employeur doit maintenir tous les avantages sociaux des employés pendant toute la durée de l'accord. Par exemple :

  • l'assurance maladie ou dentaire;
  • les prestations de retraite;
  • les vacances;
  • les prestations d'invalidité collective.

Cependant, les employés devraient être avisés que les avantages sociaux (y compris tout paiement ultérieur de prestations) peuvent être réduits si leur calcul repose sur le salaire ou les heures de travail. De plus, l'employeur demeure responsable de la rémunération pour les jours fériés qui tombent dans la période de Travail partagé, car ils ne sont pas couverts par les prestations d'assurance-emploi.

Effectifs de l'entreprise

Les entreprises ne sont pas autorisées à augmenter leurs effectifs pendant un accord de travail partagé, mais elles peuvent remplacer les employés de base qui choisissent de partir. Les grandes entreprises qui ont plusieurs départements en activité peuvent augmenter leur personnel, selon les besoins, pour les départements qui ne participent pas au Travail partagé.

Note : Un employeur peut embaucher des étudiants du programme postsecondaire d'enseignement coopératif/de stages (Co-op) tout en participant à un accord de Travail partagé. Toutefois, les étudiants embauchés pour l'été ou pour une période de coopération ne peuvent pas participer à un accord de Travail partagé. Les heures de travail de ces étudiants du programme postsecondaire d'enseignement coopératif/de stages (Co-op) devraient être les mêmes que celles des employés qui participent à l'unité de Travail partagé, afin d'assurer un partage équitable du travail disponible.

Étant donné que la réduction de l'activité commerciale sert de contexte pour être éligible à participer au Travail partagé et que l'objectif est d'éviter les mises à pied, on s'attend également à ce que tout travail supplémentaire soit d'abord offert aux membres existants de l'unité de Travail partagé, et non aux étudiants en coopération.

Demande subséquente d'un accord de Travail partagé

Dans des circonstances normales, les employeurs doivent observer une période d'attente obligatoire avant d'être autorisés à commencer un nouvel accord de Travail partagé visant les mêmes employés qu'un accord de Travail partagé antérieur. La période d'attente correspond à la durée (nombre de semaines) de l'accord précédent, pour un maximum de 38 semaines. Remarque : Si l'accord précédent a été signé pour 26 semaines, mais s'est terminé après 20 semaines, la période d'attente serait de 20 semaines.

Toutefois, dans les circonstances qui entourent la COVID-19, la période d'attente obligatoire entre les accords de Travail partagé est supprimée. Les employeurs admissibles peuvent faire une demande immédiate pour le temps restant jusqu'à la durée maximale établie de 76 semaines. Les employeurs qui ont déjà bénéficié d'une prolongation (jusqu'à 76 semaines) dans le cadre de toute autre mesure temporaire spéciale et qui connaissent maintenant de nouvelles réductions de l'activité commerciale en raison de la COVID-19, peuvent accéder à 76 semaines sans avoir à respecter une période d'attente obligatoire. Par exemple, un employeur qui bénéficie actuellement de mesures spéciales dans le cadre de l'acier et de l'aluminium ou de la foresterie pourrait servir la période maximale de 76 semaines déjà approuvée, puis participer à une autre période de 76 semaines dans le cadre des mesures temporaires spéciale de la COVID-19 sans avoir à attendre entre 2 accords.

Les employeurs peuvent en tout temps soumettre une demande pour conclure un nouvel accord de Travail partagé visant un groupe différent d'employés faisant partie du personnel de base; il n'y a aucune période d'attente obligatoire. Les employeurs doivent montrer que le manque de travail est provoqué par de nouvelles circonstances non prévues et indépendantes de leur volonté.

Activités de formation

Des activités de développement des compétences, qu'il s'agisse d'une formation au travail ou des cours hors site, peuvent être organisées au cours de la période d'un accord de TP. Au début des activités de formation, des dispositions doivent être prises entre l'employeur et les employés pour garantir que les activités de formation seront menées à terme en cas de reprise imprévue des activités de l'entreprise. En cas de retour partiel ou total à la normale des activités, et si la reprise peut être retardée en raison de la participation continue des employés aux activités de formation, l'employeur peut demander aux employés de reprendre le travail.

Les coûts salariaux des employés participant à la formation durant les jours ou les heures normales de travail ne sont pas couverts par l'accord de TP. Les employés peuvent prendre part à la formation hors des jours ou des heures de travail prévus à l'accord de TP (soit durant les jours ou les heures manqués en raison de la participation au programme de TP) et ces jours ou ces heures sont payés par l'intermédiaire de l'accord de TP.

L'employeur ne peut pas réduire spécifiquement ou intentionnellement les heures de travail prévues des employés d'une unité de Travail partagé afin de permettre aux employés de participer à une formation. Les jours/heures de travail des employés d'une unité de Travail partagé doivent être réduits uniquement sur la base de la réduction démontrée de l'activité commerciale et de la réduction prévue de l'activité professionnelle.

Pendant le Travail partagé, les employés peuvent toujours avoir droit à une aide supplémentaire pour la formation professionnelle les jours où ils ne travaillent pas, grâce à d'autres sources de financement fédérales, provinciales ou territoriales (par exemple, les accords de développement de la main-d'œuvre).

Contrôle des accords

Tous les accords de Travail partagé font l'objet d'un contrôle par Service Canada au moins 1 fois par entente.

Le contrôle vise à mesurer l'atteinte des objectifs du Travail partagé et à s'assurer que l'accord de Travail partagé est mis en œuvre comme convenu par toutes les parties. Le contrôle augmente les probabilités de réussite de l'accord, car il permet d'offrir un soutien à l'employeur et donne l'occasion d'apporter les ajustements nécessaires.

L'agent de programme de Service Canada communiquera avec l'employeur et le représentant des employés directement. Il est important que les représentants des employeurs et des employés soient informés que les éléments suivants seront requis pour le suivi :

  • les listes de paie;
  • les feuilles de temps; et
  • les Rapports d'utilisation.

Au cours de l’accord de Travail partagé, l’employeur doit régulièrement faire rapport des heures totales travaillées et des heures manquées à cause du Travail partagé en remplissant chaque semaine le Rapport d’utilisation. Si les heures travaillées sont à 0, l’employer doit indiquer les jours non disponibles ou journées manqués dues à la maladie. La soumission du Rapport d’utilisation est nécessaire au paiement des prestations liées au Travail partagé et sert de méthode principale de contrôle des accords de Travail partagé. Veuillez consulter la section F, paragraphe iii du présent guide pour de plus amples renseignements quant au Rapport d’utilisation hebdomadaire.

Il y aura un examen des Rapports d'utilisation (au moins les 4 dernières semaines précédant la date du contrôle) pour s'assurer que le taux d'utilisation est conforme aux exigences du programme (c'est-à-dire entre 10 % et 60 %). Un échantillon d'au moins 4 semaines des listes de paie (la même période que celle utilisée dans l'examen des rapports d'utilisation) sera également nécessaire pour garantir la tenue d'un registre précis des activités de travail en cours de l'unité de TP. Service Canada veillera également à ce que le travail soit partagé équitablement, que tous les avantages sociaux des employés sont maintenus, et vérifiera s'il y a des mises à pied ou d'autres problèmes potentiels.

Présentation d'une demande de Travail partagé

Il est essentiel que le formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) soit entièrement et précisément rempli, et signé électroniquement par un représentant de l'employeur (ayant le pouvoir de conclure un accord légal) et un représentant des employés et/ou du syndicat. Dans le cadre de la COVID-19, les fonctionnaires de Service Canada accepteront que les noms soient dactylographiés dans le formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) pour remplacer les signatures manuscrites.

Un agent de projet de Service Canada communiquera avec les employeurs qui soumettent des demandes de Travail partagé incomplètes pour demander les renseignements manquants en vue d'un traitement ultérieur. Les agents de projet fourniront aux employeurs des avis par courriel et par téléphone et leur demanderont de communiquer avec l'agent de programme mentionné dans le courriel et la boîte vocale pour compléter l'évaluation de leur demande. L'employeur disposera de 5 jours ouvrables au maximum pour fournir les informations manquantes, sinon son dossier sera fermé et il lui sera demandé de soumettre une nouvelle demande, s'il est toujours intéressé.

Veuillez remettre à vos employés une copie de l'Annexe des employés avant de présenter une demande.

Les employeurs qui présentent une demande dans le cadre du programme de Travail partagé doivent remplir les documents suivants :

Les demandes complétées et le formulaire l'Annexe A – Unité de Travail partagé (EMP5101) doivent être soumis au moins 10 jours avant la date de début demandée. Afin de faire face au volume accru de demandes et de mieux soutenir tous les employeurs et employés, les demandes seront traitées en fonction de la date de début. Les demandes qui sont soumises plus de 10 jours ouvrables avant la date de début demandée seront traitées aussi efficacement que possible pour respecter la date de début demandée, mais le traitement peut dépasser 10 jours ouvrables.

Veuillez noter que les accords de Travail partagé ne peuvent débuter qu'un dimanche pour s'aligner sur le cycle de paiement de l'assurance-emploi, ce qui devrait être pris en compte dans la planification de la demande de Travail partagé.

Note : Si l'employeur n'a pas assez de place sur un formulaire de l'Annexe A – Unité de Travail partagé (EMP5101) il peut utiliser autant de formulaires que nécessaire. Si possible, les employeurs doivent soumettre un formulaire de l'Annexe A – Unité de Travail partagé (EMP5101) séparé par unité de Travail partagé.

Les employeurs sont priés de soumettre leurs demandes dûment remplies à 1 des adresses électroniques suivantes, en fonction de la région dans laquelle leur entreprise est située :

Provinces de l'Atlantique: esdc.tp-atl-ws-tp.edsc@servicecanada.gc.ca

Québec : qc-dpmtds-lmsdpb-tp-ws-gd@servicecanada.gc.ca

Ontario : esdc.on.ws-tp.on.edsc@servicecanada.gc.ca

Ouest canadien et territoires :edsc.wt.ws-tp.esdc@servicecanada.gc.ca

Service Canada accusera réception de la demande par courriel.

Les demandes de Travail partagé incomplètes peuvent retarder l'évaluation de votre demande par Service Canada.

Vous trouverez ci-dessous les instructions pour remplir le formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) ; les numéros de case indiqués correspondent au formulaire de demande.

Processus d'évaluation et d'approbation

Toutes les demandes sont soumises à un processus d'évaluation et d'approbation par Service Canada.

Évaluation de la demande

Les demandes seront évaluées à la fois en termes de critères d'éligibilité et d'évaluation.

L'agent de programme de Service Canada examinera la demande pour s'assurer qu'elle répond aux critères du programme et que tous les renseignements nécessaires ont été fournis. L'agent de programme de Service Canada examinera et validera également les déclarations faites par l'employeur. L'agent de programme effectuera une analyse des coûts (en comparant les coûts liés aux mises à pied temporaires et les coûts de l'accord de Travail partagé proposé) afin d'établir le rapport coûts-avantages de recommander ou non une demande de Travail partagé.

À titre d'information, l'analyse des coûts est déterminée en divisant le nombre d'employés mis à pied si l'accord de Travail partagé n'est pas approuvé (indiqué dans la case 29 de la demande), et le nombre d'employés à participer au Travail partagé (case 31 de la demande) multiplié par 100. La formule est la suivante : case 29 / case 31 x 100.

Afin de recommander la demande pour approbation, l'agent de programme doit conclure que le Travail partagé est le programme approprié pour faire face à la réduction du travail et qu'il y a une attente raisonnable (basée sur des mesures réalistes de l'employeur (case 25 de la demande)) que tous les membres de l'unité ou des unités de Travail partagé retournent à leurs heures de travail normales à la fin de l'accord.

Approbation

Le personnel de Service Canada vous informera de l'état de votre demande. Toutes les décisions concernant les demandes, qu'elles soient approuvées ou refusées, seront confirmées par courriel.

Les décisions découlant de l'évaluation des demandes sont définitives. Il n'existe aucun processus d'appel en cas de refus d'une demande de participation au programme de Travail partagé.

Lorsqu'une demande de Travail partagé est approuvée, l'accord doit être signé dans les 60 jours civils suivant la date d'approbation. Si l'accord n'est pas signé par toutes les parties dans les 60 jours civils, l'accord sera annulé. De plus, si l'accord signé n'est pas mis en vigueur dans les 60 jours civils suivant la date de début (indiquée à l'article 5b de l'accord), il sera résilié. Dans les 2 cas, si l'employeur souhaite encore participer au programme de Travail partagé, il devra soumettre une nouvelle demande.

Note : Dans le cadre de COVID-19, les entreprises peuvent temporairement fermer leurs portes pendant la durée de l'accord et n'ont pas besoin de l'approbation de Service Canada. Toutefois, les périodes de fermeture n'entraîneront pas une prolongation de la durée de l'accord de Travail partagé.

Pour soumettre une demande d'accord de Travail partagé, l'entreprise doit être en fonction. Si un employeur prévoit une fermeture à long terme (plus de 4 semaines), la demande ne sera pas approuvée.

Afin de mieux soutenir les employés pendant les périodes de fermeture mandatées par les provinces, les éléments suivants ne seront plus être autorisés pour les employeurs participant à des accords de Travail partagé pendant les mesures temporaires spéciales pour COVID-19 :

  • les périodes d'arrêt de travail dépassant une durée de 4 semaines consécutives; et
  • démarrage d'un accord lorsqu'il n'y a pas de travail disponible en période d'arrêt.

Pour les périodes d'arrêt prolongées au cours desquelles aucun travail n'est disponible pour les employés, les employeurs doivent envisager de mettre à pied des employés. Ces employés seraient également encouragés à demander d'autres prestations, comme la prestation canadienne d'urgence (PCU) ou les prestations régulières ou de maladie de l'assurance-emploi.

Lorsque du travail devient disponible et que la période de fermeture est terminée, les entreprises peuvent présenter une nouvelle demande de Travail partagé. Veuillez noter que les employeurs doivent soumettre leur demande 10 jours avant la date de début demandée.

Directives et renseignements supplémentaires pour les employeurs

Cette section contient de l'information utile aux employeurs pour le maintien de l'accord de Travail partagé, notamment :

  • des directives pour remplir les relevés d'emploi;
  • des directives pour remplir les Rapports d'utilisation; et
  • d'autres renseignements concernant les changements d'un accord de Travail partagé et les obligations de l'employeur.

Relevés d'emploi

Un relevé d'emploi doit être fourni pour chaque employé qui participera au Travail partagé. Le relevé d'emploi ne peut être délivré avant que l'employé n'ait terminé ses quarts de travail jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord. Les relevés d'emploi peuvent être transmis par voie électronique dans l'application Relevé d'emploi sur le Web (RE Web). Les employeurs qui ne l'ont pas déjà fait, devront d'abord s'inscrire à RE Web.

Pour simplifier la production des relevés d'emploi, vous pouvez faire coïncider le début de l'accord de Travail partagé avec la fin d'une période de paie. Tous les accords de Travail partagé débutent un dimanche.

Si vous avez des questions concernant la façon de remplir le relevé d'emploi, veuillez communiquer avec un conseiller en relevé d'emploi en composant le 1-800-367-5693 (ATS : 1-855-881-9874).

Feuille d'adhésion

Afin de traiter les prestations de Travail partagé pour chaque employé, les employeurs doivent remplir et soumettre à Service Canada la feuille d'adhésion contenant le nom de tous les employés participants et leur numéro d'assurance sociale.

Les employeurs sont encouragés à envoyer la feuille d'adhésion via la Passerelle de données.

La Passerelle de données est un outil de transmission de documents Web qui permet aux employeurs de communiquer de l'information sur leurs employés par voie électronique à Service Canada de façon sécuritaire et fiable. Le Guide de l'utilisateur pour la Passerelle de données contient des renseignements utiles qui vous aideront à soumettre vos Rapports d'utilisation hebdomadaires.

Voici les avantages d'utiliser la Passerelle :

  • vous pouvez soumettre vos Rapports d'utilisation par voie électronique en passant par un site Web de la Passerelle de données;
  • c'est rapide, commode et convivial; et
  • la technologie de chiffrement garantit que l'information est envoyée en toute sécurité.

Un numéro d'utilisateur et un mot de passe seront assignés à votre entreprise et vous devrez les utiliser pour accéder à la Passerelle. Ils vous seront communiqués par lettre, à l'entrée en vigueur de l'accord.

Pour toute question ou problème lié à l'obtention d'un numéro d'utilisateur et un mot de passe, les employeurs peuvent contacter le Centre de services aux employeurs (CSE) au 1-800-367-5693.

Cette lettre contiendra aussi un numéro sans frais où vous pourrez obtenir de l'aide et des conseils sur la façon d'obtenir un manuel d'instruction et tous les liens Web dont vous aurez besoin. La Passerelle de données ne doit être utilisée que pour soumettre la Feuille d'adhésion et les Rapports d'utilisation. Les documents requis par votre agent de programme doivent être envoyés directement à ce dernier.

Afin de protéger les renseignements personnels de vos employés, évitez l'envoi d'informations sensibles combinées. Par exemple, l'envoi d'une liste de numéro d'assurance sociale (NAS) sans aucune autre information sensible est acceptable si le rapport d'utilisation initial est envoyé dans un courriel séparé afin d'éviter la combinaison d'informations sensibles. N'envoyez pas de documents contenant un NAS par courriel ou par télécopieur.

Note : Le formulaire de l'annexe A (EMP5101) dûment rempli ne doit pas être envoyé via la passerelle de données.

Si des difficultés techniques surviennent lors de l'utilisation de la Passerelle de données, l'employeur peut envoyer par la poste une copie papier du Rapport d'utilisation ou de la Feuille d'adhésion au Centre opérationnel de paiement de l'assurance (COPA) de sa région, à 1 des adresses ci-dessous :

La région de l'Atlantique (messagerie)
COPA/Immeuble du gouvernement du Canada
1081 rue Main
Moncton NB  E1C 9G8

La région de l'Atlantique (poste)
COPA/Immeuble du gouvernement du Canada
C.P. 6044
Moncton NB  E1C 9G8

Québec (messagerie)
COPA
540 rue d'Avaugour
Boucherville QC  J4B 0G6

Québec (poste)
COPA
C.P. 60
Boucherville QC  J4B 5E6

Ontario (messagerie)
Service Canada
430 chemin Courtneypark Est
Mississauga ON  L5T 2S5

Ontario (messagerie)
Service Canada
430 chemin Courtneypark Est
Mississauga ON  L5T 2S5

Ontario (messagerie)
Service Canada
430 chemin Courtneypark Est
Mississauga ON  L5T 2S5

Ontario (poste)
Service Canada 3515
C.P. 2602
Mississauga ON  L4T 0B1

La région de l'Ouest (messagerie ou poste)
Service Canada — Travail partagé
555 rue Hasting Ouest bureau 400
Vancouver CB  V6B 1M1

Pour toute question ou problème lié à la passerelle de données, les employeurs peuvent contacter le Centre de services aux employeurs (CSE) :

Canada et États-Unis :
Sans frais : 1-800-367-5693
TTY : 1-855-881-9874
En dehors du Canada et des États-Unis : 506-546-7569 (appels à frais virés acceptés)
Heures d'ouverture : 7h00 à 20h00, heure de l'Est, du lundi au vendredi

Rapports d'utilisation

Pour déterminer le temps d'utilisation du Travail partagé et pour que Service Canada puisse déterminer les prestations payables aux employés, les employeurs qui concluent un accord de Travail partagé doivent remplir un Rapport d'utilisation chaque semaine. Il faut soumettre un Rapport d'utilisation en format Excel chaque semaine pendant toute la durée de l'accord, y compris les semaines où il n'y a eu aucun recours au Travail partagé (c'est-à-dire, lorsque les heures manquées sont de 0). Pour des instructions sur comment remplir votre Rapport d'utilisation, veuillez visiter la page web des RU.

Le Centre de services aux employeurs (CSE) enverra à l'agent de programme responsable du dossier les modèles de Rapports d'utilisation (RU) appropriés ci-dessous lorsqu'il les enregistrera sur la Passerelle de données. L'agent de programme acheminera ensuite le modèle de rapport approprié à l'employeur. S'ils sont déjà enregistrés sur la Passerelle de données et n'ont pas les modèles de Rapports d'utilisation, les employeurs doivent contacter le CSE.

Le Rapport d'utilisation doit être dûment rempli et soumis chaque semaine dès la première semaine de votre accord de Travail partagé puisque Service Canada en a besoin pour payer vos employés.

Détermination des heures hebdomadaires normales et des rémunérations hebdomadaires moyennes sur appel

Pendant un accord de Travail partagé, et pour chaque semaine, l'employeur est tenu (aux fins de l'assurance-emploi) de fournir les heures travaillées et les heures manquées. Si les employés ne travaillent pas du tout (0 heure), l'employeur est tenu de déclarer le montant de toute somme qui a pu être versée aux employés.

Si un employé est « sur appel », l'employeur ne doit déclarer les heures travaillées que si l'employé est appelé. Si le salarié est appelé, les heures travaillées pour l'appel sont ajoutées à la colonne Heures travaillées du Rapport d'utilisation (RU). Les heures travaillées réduisent le montant de la colonne Heures manquées.

Par exemple, en supposant que le salarié travaille 40 heures hebdomadaires normales :

Jour Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
Heures travaillées 8 8 s/o s/o 8 s/o s/o
Heures manquées dû au Travail partagé s/o s/o 8 8 s/o s/o s/o
Sur appel Non Non Oui Non Non Oui Non

Si l'employé n'a pas été appelé à travailler pendant aucune de ses périodes sur appel, la déclaration sur le rapport d'utilisation sera :

  • heures hebdomadaires normales : 40;
  • heures de travail : 24;
  • heures manquées : 16 (dont 8 heures manquées dans le cadre de l'accord de Travail partagé et 8 heures manquées compte tenu du fait que l'employé n'a pas été appelé au travail).

Si l'employé a été appelé pendant une période sur appel, les heures doivent être ajoutées aux heures travaillées et réduites des heures manquées. Si, dans cet exemple, l'employé est venu travailler pendant 4 heures, la déclaration sur le relevé d'heures sera :

  • heures hebdomadaires normales : 40;
  • heures de travail : 28;
  • heures manquées : 12.

Horaires de travail irréguliers

Les employés ayant un horaire de travail irrégulier peuvent passer par une période de postes rotatifs comprenant des journées ou des heures de travail plus longues suivies d'un plus grand nombre d'heures ou de jours de congé, plutôt que de travailler selon une semaine de travail classique comprenant 5 jours de travail avec 2 jours de congé dans une semaine ouvrable. Par exemple, la période de travail normale peut couvrir un total de 21 jours ouvrables, les employés travaillant 15 jours suivis de 6 jours de congé.

S'il est établi que les employés d'une entreprise ont eu des horaires de travail irréguliers au cours de l'année écoulée, l'employeur ne peut pas être tenu d'adapter leur horaire de travail pour s'assurer que les employés travaillent au moins une demi-heure par semaine.

Tous les employés sont tenus de travailler au moins 30 minutes par semaine pour rester éligibles aux prestations du programme. Normalement, une semaine est comptée comme une semaine de chômage aux fins du paiement des prestations de Travail partagé lorsqu'un employé a travaillé au moins 30 minutes au cours d'une semaine ouvrable (du dimanche au samedi). Dans le cas d'un horaire de travail irrégulier, en raison de la combinaison des heures/équipes/jours non travaillés en raison de la participation d'un employé au Travail partagé et des dates non travaillées en raison de l'horaire de travail irrégulier, il est probable qu'il y aura des semaines ouvrables au cours desquelles un employé ne travaillera pas au moins 30 minutes. Cependant, les employeurs doivent s'assurer que pendant toute la durée de l'accord, les employés qui ont des horaires de travail irréguliers bénéficient d'une réduction de leur temps de travail de 10 % à 60 % (en moyenne).

Il est important que les employeurs informent Service Canada lorsqu'ils demandent un horaire de travail irrégulier. L'agent responsable de votre dossier aidera à élaborer une formule de calcul de la moyenne ou du prorata des heures travaillées et des heures manquées sur le Rapport d'utilisation afin d'éviter les erreurs.

Si vous avez commis une erreur dans un Rapport d'utilisation déjà soumis à Service Canada, veuillez remplir et soumettre le Rapport d'utilisation modifié, en mettant à jour seulement les changements requis.

Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour obtenir des directives sur la façon de remplir le Rapport d'utilisation.

Si vous avez des questions à propos de la façon de remplir le Rapport d'utilisation, adressez-vous au Centre de services aux employeurs.

Canada et les États-Unis :
Sans frais : 1-800-367-5693
TTY : 1-855-881-9874
En dehors du Canada et des États-Unis : 506-546-7569 (appels à frais virés acceptés)
Heures d'ouverture : 7h00 à 20h00, heure de l'Est, du lundi au vendredi

Le Rapport d'utilisation peut être soumis par voie électronique, au moyen de la Passerelle de données.

Nous vous encourageons fortement à nous envoyer vos Rapports d'utilisation par la Passerelle de données puisque nous les recevrons en une heure, ce qui assurera un traitement plus rapide des prestations de vos employés.

L'employeur qui n'utilise pas la Passerelle peut envoyer par la poste une copie papier du Rapport d'utilisation ou de la feuille d'adhésion au Centre opérationnel de paiement de l'assurance (COPA) de sa région, à 1 des adresses ci-dessous :

La région de l'Atlantique (messagerie)
COPA/Immeuble du gouvernement du Canada
1081 rue Main
Moncton NB  E1C 9G8

La région de l'Atlantique (poste)
COPA/Immeuble du gouvernement du Canada
C.P. 6044
Moncton NB  E1C 9G8

Québec (messagerie)
COPA
540 rue d'Avaugour
Boucherville QC  J4B 0G6

Québec (poste)
COPA
C.P. 60
Boucherville QC  J4B 5E6

Ontario (messagerie)
Service Canada
430 chemin Courtneypark Est
Mississauga ON  L5T 2S5

Ontario (messagerie)
Service Canada
430 chemin Courtneypark Est
Mississauga ON  L5T 2S5

Ontario (messagerie)
Service Canada
430 chemin Courtneypark Est
Mississauga ON  L5T 2S5

Ontario (poste)
Service Canada 3515
C.P. 2602
Mississauga ON  L4T 0B1

La région de l'Ouest (messagerie ou poste)
Service Canada — Travail partagé
555 rue Hasting Ouest bureau 400
Vancouver CB  V6B 1M1

Modifications ou changements à un accord de Travail partagé

Les modifications suivantes exigent une autorisation préalable de Service Canada :

  • prolongation à l'accord;
  • mise à pied;
  • ajout, suppression ou remplacement d'employés dans une unité de Travail partagé.

Les employeurs qui souhaitent apporter des modifications à leur accord de Travail partagé doivent le faire en utilisant le formulaire de demande de Travail partagé (EMP5100) avec les informations nécessaires ainsi que le formulaire de l'Annexe A (EMP5101) si applicable dans l'éventualité où une demande de modification est nécessaire pour une unité de Travail partagé. Veuillez prévoir au moins 10 jours pour le traitement de votre demande. Il est essentiel que l'employeur et le représentant des employés signent électroniquement (en tapant leur nom) toutes ces demandes de modifications. Ces modifications ne peuvent être mises en œuvre avant d'avoir reçu l'approbation de Service Canada. L'agent avisera l'employeur une fois la demande approuvée. Veuillez-vous assurer que le changement est reflété dans votre rapport d'utilisation hebdomadaire sous la section "Commentaires".

Service Canada doit être informé par écrit dans les 3 jours si un membre de l'unité de Travail partagé quitte l'entreprise pour l'une des raisons suivantes :

  • démission;
  • licenciement;
  • congé;
  • maladie;
  • maternité.

Le nom et le NAS du ou des employés concernés, doit être envoyé à l'agent de programme de Travail partagé indiquant le dernier jour de travail de l'employé ou des employés et la raison du départ par courriel. Afin de protéger les renseignements personnels de vos employés, évitez l'envoi d'informations sensibles combinées. L'envoi d'un NAS sans aucune autre information sensible est acceptable si le nom de l'employé est envoyé dans un courriel séparé afin d'éviter la combinaison d'informations sensibles. Le courriel doit inclure les approbations électroniques du représentant de l'employeur ainsi que du représentant de l'employé. Veuillez-vous assurer que ces informations figurent dans votre rapport d'utilisation hebdomadaire sous la rubrique "Commentaires".

Veuillez consulter l'Annexe A pour obtenir la liste complète des industries associées au secteur concerné.

Obligations de l'employeur

Pendant la durée de l'accord, les employeurs doivent :

  • rendre l'information relative à l'accord de Travail partagé accessible à tous les employés et s'assurer que le représentant des employés distribue une copie de l'Annexe des employés à tous les membres de l'unité de Travail partagé;
  • faire rapport des heures totales travaillées, des heures de travail manquées à cause du Travail partagé et des heures de travail manquées pour toute autre raison, pour chaque employé, en remplissant le Rapport d'utilisation hebdomadaire et en le transmettant à Service Canada;
  • maintenir tous les avantages sociaux existants. Cependant, les avantages sociaux (y compris tout paiement ultérieur des prestations, par exemple les prestations d'invalidité) peuvent être réduits en raison de la participation à un accord de Travail partagé, si leur calcul repose sur les salaires ou les heures de travail;
  • informer les employés que leur participation au Travail partagé peut avoir une incidence sur les avantages sociaux comme les pensions, les indemnités de vacances et, dans certaines circonstances, les demandes ultérieures de prestations d'assurance-emploi, généralement parce qu'ils touchent un salaire brut (assurable) plus faible ou travaillent moins d'heures;
  • tenir un dossier complet pour chaque employé qui participe au Travail partagé au cours de l'accord, qui comprend les données et documents pertinents sur le salaire et toute autre rémunération versés chaque semaine;
  • sur demande, donner à Service Canada accès aux dossiers aux fins d'inspection et de vérification;
  • aviser Service Canada avant tout changement à l'accord;
  • tenir un calendrier de travail et faire le suivi des heures supplémentaires effectuées par les employés de l'unité de Travail partagé;
  • aviser Service Canada de façon continue de tout changement aux horaires de travail. Les dates précises et le nombre de employés concernés doivent être communiqués avant la mise en œuvre du changement; et
  • prévoir au moins une demi-heure de travail par semaine pour les employés pour qu'ils aient droit aux prestations d'assurance-emploi du programme de Travail partagé.

Annexe A : Liste des industries touchées dans le secteur de l'acier et de l'aluminium

Note : Les listes sont non-exhaustives.

Secteur de l'acier et de l'aluminium

Les industries directement touchées relèvent principalement de la première transformation des métaux et comprennent les sous-industries suivantes :

  • usines de fer et d'acier et fabrication de ferro-alliages;
  • fabrication de produits en acier à partir d'acier acheté;
  • production et transformation de l'alumine et de l'aluminium.

Les professions les plus répandues dans l'industrie de la première transformation des métaux sont :

  • soudeurs et opérateurs de machines connexes;
  • mécaniciens de chantier et mécaniciens industriels;
  • surveillants, traitement des minéraux et des métaux;
  • opérateurs de machines, traitement des minéraux et des métaux;
  • manœuvres dans la transformation des minéraux et des métaux.
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