Programme de Travail partagé - Guide des responsabilités de l'employeur

De : Emploi et Développement social Canada

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A. Introduction

Veuillez lire attentivement ce guide, car il contient des renseignements utiles sur vos responsabilités à l'égard de vos employés et vos obligations concernant la gestion de votre accord de Travail partagé. Les renseignements contenus dans ce guide vous aideront également à remplir les formulaires requis, tels que :

B. Obligations de l'employeur

Tout au long de la période visée par l'accord, vous devez :

  • rendre l'information relative à l'accord de Travail partagé accessible à tous les employés et vous assurer que le représentant des employés distribue une copie du Guide de l'employé à tous les membres de l'unité de Travail partagé;
  • transmettre à Service Canada un Rapport d'utilisation hebdomadaire faisant état du nombre total des heures travaillées et des heures manquées par les employés en raison de leur participation au Programme de Travail partagé;
  • informer les employés que les prestations telles que les pensions, les indemnités de vacances et, dans certaines circonstances, les demandes ultérieures des prestations d'assurance-emploi peuvent être modifiées par la participation au Programme de Travail partagé, généralement parce que les employés touchent un salaire brut plus faible (assurable) et/ou effectuent moins d'heures de travail;
  • rendre ces documents disponibles, sur demande, à Service Canada aux fins d'inspection et de vérification;
  • établir un rapport sur les progrès du plan de redressement;
  • aviser Service Canada avant d'apporter toute modification à l'accord, y compris les changements d'horaire de travail;
  • maintenir un calendrier des travaux et effectuer le suivi des heures supplémentaires effectuées par les employés de l'unité de Travail partagé;
  • tenir des dossiers appropriés pour chaque employé participant au Programme de Travail partagé au cours de l'accord, y compris les salaires et toute autre rémunération versée aux employés chaque semaine;
  • planifier au moins une demi-heure de travail par semaine pour les salariés afin qu'ils se qualifient pour les prestations d'assurance-emploi pour le Travail partagé; et
  • maintenir tous les avantages sociaux existants. Cependant, les avantages sociaux (y compris tout paiement ultérieur de prestations, par exemple les prestations d'invalidité) peuvent être réduits en raison de la participation à un accord de Travail partagé si leur calcul repose sur le salaire ou les heures de travail.

C. Modifications ou changements à un accord de Travail partagé

Les modifications suivantes exigent une autorisation préalable de Service Canada :

  • prolongation de la durée de votre accord de Travail partagé;
  • mise à pied d'employés participant à votre accord de Travail partagé;
  • ajout, suppression ou remplacement d'employés dans une unité de Travail partagé;
  • période de fermeture touchant une unité de Travail partagé; et
  • changement de représentant de l'employeur ou des employés.

Ces modifications ne peuvent être mises en œuvre avant que Service Canada n'ait donné son approbation. Une fois l'approbation reçue, veuillez vous assurer que la modification est notée dans votre Rapport d'utilisation hebdomadaire, dans la section « commentaires ».

Si vous souhaitez modifier un accord de Travail partagé, vous devez remplir le formulaire de demande de participation à une entente de Travail partagé (EMP 5100) en fournissant les renseignements requis, et en cochant la case appropriée de modification au haut de la page. Il est important que l'employeur et le représentant des employés (ou du syndicat) signent tous les deux toute demande de modification.

Vous devez informer Service Canada par écrit, dans un délai de trois jours, lorsque des employés d'une unité de Travail partagé quittent l'entreprise pour l'une des raisons suivantes : démission, congédiement, absence autorisée, maladie ou maternité. Une lettre doit être envoyée à l'agent de programme responsable du Travail partagé indiquant le nom et le numéro d'assurance sociale de l'employé ou des employés touchés, la dernière journée de travail de l'employé ou des employés, et la raison du départ. La lettre doit être signée par le représentant de l'employeur et le représentant des employés. Veuillez vous assurer que ces renseignements sont notés sur votre Rapport d'utilisation hebdomadaire, dans la section « commentaires ».

D. Contrôle des accords

Veuillez noter que tous les accords de Travail partagé font l'objet d'un contrôle au moins une fois, par Service Canada

Le contrôle vise à mesurer l'atteinte des objectifs du Programme de Travail partagé et à s'assurer que l'accord de Travail partagé est mis en œuvre comme convenu par toutes les parties. Le contrôle augmente les probabilités de réussite de l'accord, car il permet d'offrir un soutien à l'employeur et donne l'occasion d'apporter les ajustements nécessaires.

L'agent de programme de Service Canada communiquera avec l'employeur et le représentant des employés directement. Vous pourriez avoir à fournir des feuilles de paye. Certains employeurs peuvent faire l'objet d'un contrôle sur place, c'est-à-dire une visite des bureaux de l'employeur par les agents de Service Canada.

Au cours de l'accord de Travail partagé, vous devez régulièrement faire rapport des heures totales travaillées, des heures manquées en raison du Travail partagé et des heures manquées pour toute autre raison pour chaque membre de l'unité de Travail partagé, en remplissant chaque semaine le Rapport d'utilisation.

E. Relevés d'emploi

Vous devez émettre un relevé d'emploi pour chaque employé de l'unité de Travail partagé. Service Canada utilise les relevés d'emploi afin de déterminer si les employés qui subissent un arrêt de rémunération sont admissibles à l'assurance-emploi. Le relevé d'emploi ne peut être produit avant que l'employé n'ait terminé ses quarts de travail avant l'entrée en vigueur de l'accord.

Vous pouvez transmettre les relevés d'emploi par le biais du service en ligne Relevé d'emploi sur le Web (RE Web). Si vous ne l'avez pas déjà fait, vous devrez d'abord vous inscrire à RE Web.

Pour simplifier la production des relevés d'emploi, vous pouvez faire coïncider le début de l'accord de Travail partagé avec la fin d'une période de paie. Tous les accords de Travail partagé commencent un dimanche.

Renseignements additionnels

Point 11 : Indiquer le dernier jour de travail avant la date de début de l'accord de Travail partagé. Par exemple, si votre accord débute un dimanche et que vos employés travaillent du lundi au vendredi, la dernière journée de travail des employés sera le vendredi avant la semaine où commence l'accord de Travail partagé.

Point 16 : Le motif de la production du relevé est « H » – Travail partagé. Si vous avez des questions concernant la façon de remplir le relevé d'emploi, veuillez communiquer avec un conseiller en relevés d'emploi en composant le 1-800-367-5693 (ATS : 1-855-881-9874.)

F. Feuille d'adhésion

Pour que Service Canada puisse traiter les prestations de Travail partagé pour chaque employé, vous devez remplir et transmettre à Service Canada une Feuille d'Adhésion contenant le nom de tous les employés participants et leur numéro d'assurance sociale.

La feuille d'adhésion peut être envoyée par messagerie ou par le biais de la Passerelle de données. La Passerelle de données est un outil qui permet aux employeurs de communiquer de l'information à Service Canada par voie électronique de façon sécuritaire et fiable.

Un numéro d'utilisateur et un mot de passe seront assignés à votre entreprise, et vous devrez les utiliser pour accéder à la Passerelle. Ils vous seront communiqués par lettre, à l'entrée en vigueur de l'accord.

Cette lettre contiendra aussi un numéro sans frais que vous pourrez utiliser pour obtenir de l'aide et des conseils sur la façon de vous procurer un manuel d'instruction et tous les liens Web dont vous aurez besoin. La Passerelle de données doit uniquement être utilisée pour transmettre la feuille d'adhésion et les rapports d'utilisation. Les documents qui vous seront demandés par votre agent de programme doivent être transmis directement à ce dernier.

Veuillez consulter le Guide de l'utilisateur pour la Passerelle de données (PDF 3,7 MB) pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon d'utiliser ce système.

** Afin de protéger les renseignements personnels de vos employés, n'envoyez pas de documents contenant un numéro d'assurance sociale par courriel ou par télécopieur **

G. Rapports d'utilisation

Les employeurs qui participent au Programme de Travail partagé doivent remplir un Rapport d'utilisation chaque semaine pendant la période de l'accord, y compris les semaines où aucune heure de travail n'a été manquée. Les rapports d'utilisation permettent à Service Canada de déterminer le montant des prestations payables à vos employés en fonction des heures travaillées chaque semaine. Consultez l'annexe A pour obtenir des instructions sur la façon de compléter le Rapport d'utilisation.

Afin d’obtenir une version électronique du Rapport d’utilisation, contactez le Centre de services aux employeurs.

Si l'accord de Travail partagé touche plus de 1000 employés, veuillez communiquer avec votre agent de programme afin qu'il vous fournisse le Rapport d'utilisation approprié.

Vous pouvez transmettre vos rapports d'utilisation hebdomadaires par voie électronique, par le biais de la Passerelle des données. Nous encourageons fortement ce mode de transmission, car il nous permet de recevoir votre Rapport d'utilisation dans l'heure qui suit son envoi, ce qui garantit un traitement rapide des prestations de vos employés. Veuillez consulter le Guide de l'utilisateur pour la Passerelle de données (PDF 3,7 MB) pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon d'utiliser ce système.

Un échantillon visuel du Rapport d'utilisation (PDF 3,7 KB) (lecture seule) est mis à votre disposition; cependant, assurez-vous de soumettre la version Excel du formulaire fourni par le Centre de services aux employeurs.

Si vous avez fait une erreur ou une faute sur un Rapport d'utilisation déjà soumis à Service Canada, veuillez remplir et soumettre le Rapport d'utilisation modifié, en ne mettant à jour que les changements requis. Si vous n'avez pas de Rapport d'utilisation modifié, veuillez communiquer avec le Centre de services aux employeurs pour obtenir le modèle.

L'employeur qui n'utilise pas la Passerelle peut envoyer par la poste une copie papier du Rapport d'utilisation au Centre opérationnel de paiement de l'assurance (COPA) de sa région, à l'une des adresses ci-dessous :

COPA/Immeuble du gouvernement du Canada
310-95 rue Foundry
Moncton NB E1C 5H7

COPA/Immeuble du gouvernement du Canada
C.P. 5003
Moncton NB E1C 8R5

COPA
540 rue d'Avaugour
Boucherville QC J4B 0G6

COPA
C.P. 60
Boucherville QC J4B 5E6

Service Canada
430 chemin Courtneypark Est
Mississauga ON L5T 2S5

Service Canada 3515
C.P. 2602
Mississauga ON L4T 0B1

Service Canada – Travail partagé
400-555 rue Hastings Ouest
Vancouver CB V6B 1M1

Si vous avez des questions concernant la façon de remplir le Rapport d'utilisation, adressez-vous au Centre de services aux employeurs, au 1-800-367-5693.

Annexe A – Directives sur la façon de remplir le Rapport d'utilisation

Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour obtenir des directives sur la façon de remplir le Rapport d'utilisation. Si vous avez des questions concernant la façon de remplir le Rapport d'utilisation, adressez-vous au Centre de services aux employeurs, au 1-800-367-5693.

Numéro de l'accord
Indiquez le numéro assigné à l'accord de Travail partagé. Le numéro contient de 7 à 10 chiffres, doit être entré sans espace et contenir seulement des caractères numériques.
Employeur
Indiquez le nom de l'entreprise
Semaine commençant le (dimanche)
Indiquez la date de début de la semaine de la période de déclaration. La date doit toujours être un dimanche et présentée sous forme compatible à votre ordinateur, soit 26/07/2009, 2009/07/26 ou le 26 juillet 2009.
NAS
Inscrivez le numéro d'assurance sociale de l'employé. Le NAS contient 9 chiffres et doit être entré sans espaces ni tirets.
Prénom
Indiquez le prénom de l'employé.
Nom
Indiquez le nom de famille de l'employé.
Heures hebdomadaires normales
Indiquez le nombre d'heures que l'employé travaillerait normalement dans une semaine. Si les heures hebdomadaires normales varient d'une semaine à l'autre, indiquez la moyenne des heures travaillées pour l'employé au cours des deux dernières années.
Pour le Rapport d'utilisation seulement, indiquez le nombre d'heures qu'aurait normalement travaillées l'employé durant la semaine s'il n'y avait pas eu d'accord de Travail partagé. Par exemple, si l'employé travaillait habituellement 8 heures par jour, 5 jours par semaine, il faudrait indiquer 40. Si les heures travaillées par l'employé étaient habituellement variables d'une semaine à l'autre, les heures normales de travail indiquées sur les Rapports d'utilisation varieront également.
Voici l'exemple d'un horaire de travail variable et de ce qui serait indiqué sur le Rapport d'utilisation :
Semaine 1 : Heures hebdomadaires normales = 35
Semaine 2 : Heures hebdomadaires normales = 45
Dans cet exemple, on indiquerait à l'Annexe A (remplie par l'employeur et les employés au début de l'accord de Travail partagé) 40 heures comme heures hebdomadaires normales, puisque ce nombre représente la moyenne des heures de travail de l'employé [35+45/2]. En revanche, le nombre d'heures hebdomadaires normales indiqué dans le Rapport d'utilisation serait de 35 pour chacune des semaines 1 de l'horaire de travail de l'employé et serait de 45 pour chacune des semaines 2.
Heures réelles de travail
Indiquez le nombre d'heures réelles travaillées, incluant les heures supplémentaires.
Si la semaine comporte un jour férié, ce jour ne sera pas inclus dans les heures travaillées, sauf si l'employé a effectivement travaillé ce jour. Si l'employé n'a pas travaillé du tout dans une semaine comportant un jour férié, il faut entrer le montant payé en vertu du jour férié dans la colonne « tout autre montant payé » et indiquer « payé en vertu d'un jour férié » dans la colonne « commentaires ».
Si un employé a été rappelé au travail et qu'il a travaillé une heure, mais qu'en raison des lois sur le travail ou d'une convention collective, il a été payé pour quatre heures de travail, le Rapport d'utilisation doit indiquer l'heure effectivement travaillée et non les quatre heures pour lesquelles il a été payé.
Heures manquées dues au Travail partagé
Indiquez le total des heures de travail manquées par l'employé en raison du Travail partagé. Par exemple, si l'employé travaille d'habitude 40 heures sur 5 jours et a enregistré un jour de Travail partagé, il aura manqué 8 heures de travail. Si seulement une partie d'heure a été travaillée, arrondissez à la prochaine demi-heure.
Les heures supplémentaires effectuées par l'employé doivent être déduites des heures manquées en raison du Travail partagé. Par exemple, si l'employé a travaillé deux heures supplémentaires, les heures manquées en raison du Travail partagé doivent être réduites de deux heures.
Si la semaine comporte un jour férié, les heures manquées en raison du jour férié ne sont pas incluses dans les heures manquées en raison du Travail partagé.
En cas de circonstances inhabituelles ou si vous êtes incertain si des heures de travail ont été manquées en raison du Travail partagé, veuillez consulter votre agent de programme.
Jours non disponibles (excluant la maladie) (ne remplir cette section que si les heures réelles de travail sont égales à zéro)
Indiquez le nombre de journées complètes où l'employé était incapable de travailler pour des raisons autres que la maladie. Ce chiffre ne devrait pas être plus élevé que 7.
Les jours non disponibles peuvent être attribuables aux situations suivantes, sans toutefois s'y limiter :
  • congés
  • période passée à l'extérieur du pays
  • emprisonnement
  • incapacité de travailler en raison de la maladie d'un enfant ou du fait de ne pas avoir accès à une garderie
  • incapacité de se rendre au travail en raison des conditions météorologiques ou à l'état des routes
  • ne pas être disposé à venir au travail
Journées manquées dues à la maladie (ne remplir cette section que si les heures réelles de travail sont égales à zéro)
Indiquez le nombre de journées complètes où l'employé était incapable de travailler pour cause de maladie. Ce chiffre ne devrait pas être plus élevé que 7.
Si vous remplissez cette colonne, vous devez aussi remplir la colonne « montant de congé de maladie payé ».
Montant de congé de maladie payé (ne remplir cette section que si les heures réelles de travail sont égales à zéro)
Indiquez le montant en dollars des journées de maladie payées à l'employé.
Si d'autres sommes, provenant par exemple de la Commission de la santé et sécurité du travail (CSST) ou de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT), sont payées à l'employé pour le congé de maladie, l'employeur n'est pas tenu d'indiquer le montant dans le Rapport d'utilisation. Il doit cependant indiquer que l'employé est payé par une tierce partie dans la colonne « commentaires » (par exemple CSST mm/jj/aaaa.).
Tout autre montant payé (ne remplir cette section que si les heures réelles de travail sont égales à zéro)
Indiquez toute autre somme en dollars payée à l'employé, par exemple congés payés, jours fériés ou indemnités de cessation d'emploi.
Commentaires
Entrez ici tout autre renseignement (par exemple : l'employé est en congé d'invalidité à court ou à long terme, ou le type de « tout autre montant payé » reçu par l'employé).
Si l'employé a été mis à pied, congédié, suspendu, a démissionné ou est en congé autorisé, veuillez indiquer la raison et la date de départ.
Tout arrêt d'exploitation prévu doit être indiqué dans cette section.
Totaux
Additionnez les montants des trois colonnes.
* Si vous remplissez le formulaire électroniquement, le calcul se fait automatiquement.
Pourcentage d'utilisation
Utilisez la formule suivante : Total des heures manquées dû au Travail partagé ÷ Total des heures hebdomadaires normales x 100.
* Le formulaire électronique effectue automatiquement le calcul.
Certifié par
Indiquez le nom du représentant autorisé de l'employeur qui remplit cette déclaration.
Remarque : Cette case doit aussi être signée si vous soumettez le Rapport d'utilisation en version papier.
Poste
Précisez le poste du représentant autorisé.
Date
Indiquez la date de la production du rapport.
Numéro de téléphone
Indiquez le numéro de téléphone du représentant autorisé.
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