Travail à distance

Les directives suivantes s'appliquent aux employés d'Environnement et Changement climatique Canada (ECCC).  

Au vu de l'actualité, de nombreux employés d'ECCC travaillent à distance. Voici des informations sur la cybersécurité, l'utilisation des réseaux et la communication avec les collègues.

Ergonomie et équipement

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, nous sommes désormais nombreux à travailler à distance, certains pour la première fois. Le télétravail, surtout pendant de longues périodes, exige la prise des mesures adéquates afin que le confort et le bien-être physique et mental de chacun soit assuré.

Équipement

Pour le récupération de matériel, les employés doivent utiliser l'application Retour au travail et obtenir l'approbation de leur DG. 

Il y a aussi des directives sur l'équipement des employés afin de permettre au personnel d'être bien équipé pour travailler à distance.

Ergonomie

L’aménagement de votre espace de travail et de votre équipement est fondamental, et doit être pris en compte lorsque vous travaillez à distance. Un mauvais aménagement peut entraîner des postures contraignantes qui, combinées à des mouvements répétitifs, peuvent contribuer au développement de divers troubles musculo-squelettiques et même entraîner une invalidité permanente.

Conseils rapides pour établir un espace de travail ergonomique :

  • Choisissez une pièce bien éclairée, bien ventilée et à l’abri des distractions.
  • Choisissez un équipement approprié qui vous permettra de privilégier des postures confortables et non contraignantes. Par exemple, un bureau ou une table à une hauteur appropriée, avec une surface de travail suffisamment grande pour y placer les éléments essentiels (par exemple, écran à hauteur des yeux, clavier, document papier, téléphone).
  • Choisissez une chaise à hauteur réglable avec des repose-coudes et un dossier avec un soutien lombaire.
  • Faites des pauses fréquentes pour éviter de fixer l’écran et prévenir la fatigue oculaire. Pratiquez la règle du 20-20-20; toutes les 20 minutes, regardez un objet situé à 20 mètres pendant 20 secondes. 
  • Changez fréquemment de position. Bougez et étirez-vous. 

Pour plus d’informations, consultez la section de l’ergonomie de la page intranet de la santé et sécurité au travail (SST) ou communiquez avec votre conseiller en SST.

Vous pouvez également consulter les ressources ci-dessous :

Si vous êtes un employé qui vit avec un microtraumatisme répétitif ou un handicap temporaire ou permanent, le Réseau des personnes handicapées est là pour vous aider.

Bien-être mental 

Travailler à distance pendant la pandémie de COVID-19 entraîne des difficultés particulières pour la santé mentale. Le fait de s’isoler de ses collègues et d’éviter les autres contacts sociaux, l’absence de séparation entre la vie professionnelle et la vie privée, l’anxiété liée à la pandémie elle-même et les problèmes techniques entre autres peuvent créer une pression supplémentaire sur notre bien-être mental. 

Voici quelques conseils rapides pour préserver son bien-être mental tout en travaillant à distance :

  • Il est important de faire des pauses, à la fois de l’écran que vous regardez et de la chaise sur laquelle vous êtes assis. 
  • Essayez de vous déconnecter complètement du travail pendant vos pauses et après votre journée de travail. Évitez la tentation de continuer à travailler en dehors de vos heures de travail habituelles. 
  • Échangez avec vos collègues. Les discussions liées au travail sont formidables, mais les pauses café et les repas virtuels peuvent être d’excellents moyens de maintenir des liens sociaux.
  • Laissez les nouvelles de côté de temps en temps. Il est important de rester informé, mais la couverture médiatique concernant la COVID-19 doit être suivie avec modération.
  • Surveillez votre niveau de technostress. Pour obtenir des conseils sur la façon de le gérer, consultez Les meilleurs trucs pour réduire le technostress.

Consultez les ressources ci-dessous pour obtenir plus de conseils :

Travailler à distance pendant une vague de chaleur

ECCC veille à ce que tous ses lieux de travail occupés par des employés soient conformes aux normes environnementales prévues par la Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte. Toutefois, comme beaucoup d'entre vous travaillent à partir de votre domicile ou d'un autre endroit éloigné échappant au contrôle du Ministère, il est important que vous preniez soin de vous et que vous sachiez que vous pouvez vous tourner vers votre superviseur ou votre gestionnaire pour obtenir du soutien au besoin.

Il est important que tous les employés d’ECCC comprennent les risques associés à la chaleur et ce qui peut être fait pour minimiser ces risques, en particulier pour ceux qui n’ont pas accès à la climatisation lorsqu’ils travaillent à domicile.

Pour des informations détaillées, consultez Travailler à distance pendant une vague de chaleur.

Procédure temporaire de réclamation des frais de bureau à domicile

Un nouveau processus temporaire de réclamation des frais de bureau à domicile a été annoncé par l'Agence du revenu du Canada pour l’année d’imposition 2020.

Pour plus d'informations détaillées, consultez Impôt sur le revenu de 2020 - Nouvelle procédure temporaire de réclamation des frais de bureau à domicile. (Intranet)

Accueil et départ des employés

Accueil des employés

Départ des employés

Nouveau! Pour toutes actions relié au départ des employés, utilisez la nouvelle fiche de départ électronique

Accessibilité

Même si la manière de travailler a changé radicalement depuis le début de la pandémie, nous devons demeurer conscients de la nécessité d’une fonction publique accessible et inclusive. Le télétravail sur de longues périodes peut être difficile pour les personnes handicapées qui doivent composer avec un nouvel environnement et une nouvelle routine. Le guichet unique de services d’accessibilité au travail est à la disposition des employés d’Environnement et Changement climatique Canada pour toute question urgente d’adaptation.

Communication avec les collègues

MS Teams

Microsoft Office 365 (M365), y compris MS Teams, a été pris en charge de façon permanente par Environnement et Changement climatique Canada. ECCC a mis en place son propre service que les employés devraient utiliser dès maintenant pour le traitement de l’information non classifiée. 

MS Teams peut désormais être utilisé à des fins de collaborations interministérielles avec des ministères ayant une relation de confiance établie avec ECCC, au-delà de l'organisation de réunions avec des clients externes. Apprenez-en davantage sur ce qu'est une relation de confiance et découvrez les instructions pour la collaboration interministérielle, ainsi que les départements de confiance figurant sur la liste d’ECCC.

* Pour rendre cette fonctionnalité pleinement fonctionnelle, tous les profils sur Skype Entreprise ont été supprimés et Skype a été désinstallé de tous les ordinateurs.

Suggestion concernant MS Teams : les salles de pause

Les salles de pauses sont une fonction de collaboration utile qui permet aux organisateurs de réunions de diviser un appel vidéo ou audio de groupe en sessions séparées temporaires pour des discussions en petits groupes.

Les participants peuvent partager leurs vidéos/audio, des documents et des messages instantanés entre eux. Une salle de pause peut être considérée comme une sous-réunion d'une réunion principale - la réunion principale se poursuit pendant que les réunions en petits groupes ont lieu. Une fois les réunions en petits groupes terminées, les participants sont de retour à la réunion principale (plénière).

Pour plus d'informations sur la création des salles de pause de MS Teams, veuillez consulter le guide de l’usager et les FAQ.

BlackBerry Messenger Enterprise (BBME)

L’application BlackBerry Messenger Enterprise (BBME) est recommandée pour la messagerie instantanée liée au travail et les séances de groupe par vidéoconférence lorsque des sujets de nature délicate sont discutés. 

Conférence audio et Web

Le Ministère passe à une nouvelle plate-forme améliorée de conférence audio et Web, le Service de conférence du Canada (SCC), qui remplace le Système de téléconférence du gouvernement actuel. Découvrez comment obtenir un compte ou comment mettre à jour un compte existant.

Autres outils

Il existe plusieurs autres méthodes provisoires de réunion et de collaboration pendant la COVID-19 que nous recommandons, puisque leur utilisation au gouvernement a déjà été approuvée. Elles peuvent aussi être utilisées en dehors du réseau ministériel. Il s’agit notamment de :

Protégez vos renseignements personnels

Les renseignements personnels, tels que votre adresse personnelle ainsi que vos numéros de téléphone fixe et cellulaire personnels, sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne doivent pas figurer sur des plateformes telles qu’Envirotel et les GCannuaire (anciennement SAGE). Indiquez toujours votre adresse de travail et votre numéro de téléphone de bureau lorsque vous communiquez vos coordonnées.

Cybersécurité

En cette période d’inquiétude accrue du public, il y a lieu de prendre conscience des menaces du moment en matière de cybersécurité et des précautions à prendre pour vous protéger et protéger le Ministère. Informez-vous sur les précautions que vous pouvez prendre pour protéger les appareils contre ces menaces.

Pour de plus amples directives :

Ressources supplémentaires

Travail à distance : Conseils pour rester productif (SCT)
Procédure pour la signature électronique (intranet)
Mesure à prendre : lancement de l'application Retour au lieu de travail
(intranet)
Nouveau processus électronique de départ des employés
(intranet)

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