ÉcoAction conditions d'emploi des travailleurs

1.1 L’emploi rémunéré

Les promoteurs qui emploient des salariés dans leur projet ont certaines responsabilités aux termes des lois provinciales ou territoriales ainsi que des lois fédérales, de même qu'en vertu des conventions collectives en vigueur si les salariés sont syndiqués. Vous devez vous assurer que vous connaissez vos responsabilités légales. Ainsi, en tant qu'employeur, la loi vous oblige à prendre toutes les précautions nécessaires pour protéger vos employés contre des maladies et des blessures (consultez l'Agence pour la santé et la sécurité au travail ou la Commission des accidents du travail de votre province ou de votre territoire).

Pour les projets qui font appel à des salariés, les promoteurs ne doivent pas embaucher des membres de leur famille immédiate, ni des membres de la famille immédiate des directeurs ou des responsables principaux du projet, à moins qu'une autorisation écrite ait été obtenue de la part d'ECCC. La famille immédiate comprend le conjoint, les enfants ou les enfants du conjoint, les enfants en tutelle, les parents, les sœurs et les frères.

Il convient également de noter :

• Une personne peut obtenir plusieurs rémunérations provenant de différents projets ÉcoAction uniquement si ECCC a donné son accord par écrit au préalable;
• Les anciens fonctionnaires fédéraux employés dans le cadre d'un projet doivent répondre aux lignes directrices sur l'après-mandat (disponibles auprès de votre gestionnaire de projet).

Avant de recruter des employés, les conditions de travail suivantes doivent être mises en place :

• Les horaires quotidiens avec les heures d'arrivée et de départ;
• La durée des périodes de repos et de la pause du midi;
• Les congés de maladie et les congés pour décès;
• Les congés payés et l'observation des jours fériés;
• La politique concernant l'absentéisme sans motif.

Tous les travailleurs doivent être informés de ces conditions de travail et du salaire qu'ils toucheront.

Les employés salariés doivent toucher au moins le salaire minimum. L'Emploi et Développement Social Canada peut vous donner des renseignements au sujet de Salaries, rémunération et retenues salariales.

Les promoteurs qui choisissent d'avoir recours aux services de professionnels doivent s'informer des tarifs pratiqués sur le marché pour ces services dans leur région. Par exemple, le tarif des consultants peut varier énormément (entre 350 et 1 500 $ par jour).

1.2 Impôt sur le revenu, assurance-emploi, régimes de retraite

Les lois fédérales et provinciales ou territoriales requièrent que des déductions particulières soient prélevées sur les salaires au titre de l'impôt sur le revenu, de l'assurance-emploi et des régimes de retraite (incluant, dans certaines provinces, de l’assurance-maladie).

Si vous versez un salaire à vos employés, vous devrez obtenir un NE auprès de l'ARC. Le formulaire de demande ainsi que le Guide pour les petites entreprises canadiennes s'obtiennent auprès du bureau des services fiscaux de votre région. Le Guide pour les petites entreprises canadiennes comprend des tableaux qui expliquent les différentes déductions ainsi que la part de l'employeur dans les contributions. Votre bureau des services fiscaux peut également vous fournir des formulaires TD1 ainsi qu'un formulaire de demande pour obtenir un numéro d'assurance sociale. Si votre projet a lieu au Québec, consultez le Guide de l'employeur qui exploite une petite entreprise (TPF-1015.GP) pour obtenir tous les renseignements sur les exigences. Par ailleurs, la majorité des formulaires requis par le gouvernement fédéral ou les gouvernements provinciaux ou territoriaux sont disponibles en ligne, et certains peuvent être transmis électroniquement.

Deux éléments à noter :

• Les employés âgés de moins de 18 ans ne sont pas soumis à des déductions, conformément au Régime de pensions du Canada ou au Régime des rentes du Québec;
• Si vous-même, en tant que promoteur, touchez un salaire dans le cadre de votre projet, vous êtes sujet à des déductions prélevées sur celui-ci. Consultez le bureau fédéral des services fiscaux ou, si vous habitez au Québec, le ministère du Revenu du Québec pour savoir comment verser vos propres contributions.

Parallèlement aux déductions mensuelles prélevées sur les salaires, la loi vous oblige à remplir certains rapports et à envoyer des documents précis qui concernent l'impôt sur le revenu, les régimes de retraite du Canada et du Québec et l'assurance-emploi, à la fin de chaque année :

• Un formulaire T4, État de la rémunération payée (communément appelé Feuillet T4) doit être émis pour chaque employé qui a effectué un travail rémunéré pour le projet à tout moment au cours de l'année, avant le dernier jour de février de l'année civile suivant laquelle les renseignements sont demandés. Les Feuillet T4 doivent être soumis à l'ARC.
• Un formulaire T4 Sommaire (aussi appelé T4SUM), un résumé des renseignements portés sur tous les Feuillets T4, doit être envoyé à l'ARC;
• Au Québec, les Feuillets Relevé 1 et Sommaire des retenues et des cotisations de l'employeur (Trouvé dans l'annuaire de Revenu Québec), où figurent les déductions d’impôt provincial et les contributions au Régime des rentes du Québec, doivent être présentés au Ministère du Revenu du Québec en plus des feuillets T4 et du formulaire sommaire à produire à l’ARC; et,
• Un relevé d'emploi (aussi appelé RE) pour chaque employé, en utilisant les formulaires disponibles auprès du Emploi et Développement Social Canada, doit être présenté pour des raisons d'assurance-emploi.

1.3 L’assurance-maladie

Dans certaines provinces ou territoires, les promoteurs peuvent être obligés de déduire des primes d'assurance maladie des salaires et doivent les remettre à la province ou au territoire. Veuillez contacter le ministère du Revenu de votre province ou de votre territoire pour obtenir plus de détails à ce sujet.

1.4 L’assurance-Indemnités pour les accidents de travail

Quelque soit le milieu de travail, les risques de blessures sont présents. Les employés salariés doivent être protégés par une assurance couvrant les accidents de travail (ou comparable, si la loi le permet). De plus, les promoteurs sont responsables de minimiser les risques en s’assurant que la main-d’œuvre (rémunérée et bénévole) travaille dans un environnement sécuritaire. Selon les localités, les Commissions de la santé et sécurité au travail offrent des séances de formation sur la sécurité. Si vous n'êtes pas certain de vos responsabilités, communiquez avec le bureau de la Commission des accidents du travail le plus près de chez vous.

1.5 Assurance responsabilité

Vous devez évaluer les risques potentiels de dommages ou de blessures pouvant être causés à des tierces parties, en plus des risques non couverts encourus par vos employés ou bénévoles. Souvenez-vous que si vous ne faites pas partie d'un organisme incorporé, vous assumez la responsabilité personnelle du projet. Cela comprend normalement les dommages causés à la propriété ainsi que les blessures. Le coût des primes d'assurance constitue une dépense admissible dans le cadre du programme ÉcoAction et il devrait être compris dans votre budget.

1.6 Feuilles de paie

L'ARC exige que chaque employé de votre projet remplisse un formulaire TD 1 Déclaration des crédits d'impôt personnels ou au Québec, le formulaire TP1015.3 V Déclaration pour la retenue d'impôt (ces formulaires sont disponibles dans le Guide pour les petites entreprises canadiennes de l'ARC). Les autorités provinciales et territoriales peuvent également exiger que des registres particuliers concernant les feuilles de paie soient remplis.

Un registre des feuilles de paie doit être conservé pour chaque employé. Le nombre d'heures travaillées doit y être inscrit quotidiennement. Les salaires bruts sont calculés en multipliant le taux horaire par le nombre total d'heures travaillées au cours de la période. Les déductions comme les cotisations syndicales doivent ensuite être prélevées.