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Approche fédérale en matière de lieux contaminés : énoncés des travaux pour l’examen historique

Objet

Cet énoncé des travaux présente les méthodes à utiliser et les produits à livrer par le consultant qui effectue l'examen historique (également appelé phase I - Évaluation environnementale de site, conformément à l'Association canadienne de normalisation) sur un lieu soupçonné d'être contaminé pour le compte de [nom de l'organisation].

Information sur le lieu

Cet énoncé des travaux s'applique à un examen historique devant être mené à [emplacement]. [Cette section doit être remplie par le gestionnaire du lieu contaminé et doit comprendre les renseignements généraux sur les lieux faisant l'objet de l'examen. Par exemple, elle doit comprendre les renseignements sur les secteurs soupçonnés d'être contaminés, sur les types de contaminants que l'entrepreneur peut s'attendre à trouver, sur les principaux secteurs problématiques. Cette information doit être de nature générale et variera en contenu selon le nombre de lieux.]

Généralités

L'examen historique comprend une compilation et un examen de renseignements pour établir et évaluer :

Références

Les références suivantes sont des documents d'orientation. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive. Voilà pourquoi l'entrepreneur doit s'assurer que tous les documents de référence applicables soient utilisés. Si une nouvelle version d'un document est publiée au cours de la durée du contrat, celle-ci obtient préséance et doit servir de référence dans les travaux et rapports ultérieurs. À l'exception des documents de politique de [ministère fédéral et section] et des évaluations antérieures portant sur la propriété visée par les présentes, des exemplaires des autres documents de référence ne seront pas distribués.

  1. Documents de politique de [ministère fédéral et section];
  2. [Rapports d'évaluation antérieurs, tels que vérifications environnementales, évaluations environnementales de site, études de base sur l'environnement, rapports sur le forage de puits et rapports géotechniques];
  3. Évaluation environnementale de site, Phase I, CSA Z768-94, avril 1994.

Étendue des Travaux

Pour atteindre les objectifs de ce mandat, l'entrepreneur devra exécuter les travaux suivants, sous réserve des problèmes environnementaux et autres facteurs particuliers au lieu.

  1. Compiler et examiner tous les renseignements pertinents, y compris (mais sans s'y limiter) les sources et éléments suivants :
    • rapports et documents antérieurs portant sur la propriété, tels que les vérifications environnementales, les évaluations environnementales de site, les études de base sur l'environnement, les rapports sur le forage de puits et les rapports géotechniques (y compris les relevés des fosses d'essai et des trous de sonde);
    • rapports ou relevés géologiques, hydrogéologiques, géotechniques et biologiques;
    • photographies aériennes et plans d'assurance-incendie;
    • cartes topographiques et plans de drainage, y compris les lieux de remplissage ou de ré-alignement de cours d'eau;
    • dossiers sur la qualité de l'eau de surface et de l'eau souterraine;
    • données climatologiques (p. ex., vents dominants);
    • interviews avec des employés actuels et antérieurs et avec des personnes connaissant bien le lieu et les secteurs environnants;
    • plans des installations, cahiers des charges et croquis;
    • plans et répertoires des matières premières, des zones de stockage de produits et de combustibles et points de transfert;
    • détails sur les secteurs de stockage, de traitement et d'élimination des déchets et données sur l'exploitation et le suivi;
    • dossiers de conformité du Ministère et de l'organisation chargée de la réglementation faisant état des déversements passés sur les lieux et de toute intervention d'assainissement;
    • registres des espèces rares ou en danger pour le secteur;
    • plans de lutte contre les incendies passés;
    • relevés d'amiante et de MIUF;
    • diagrammes décrivant les services publics, structures, tuyauteries, ouvrages, puits d'injection ou réservoirs de stockage et historiques de leur exploitation;
    • pratiques opérationnelles de laboratoire, produits chimiques utilisés et traitement des déchets et méthodes d'élimination;
    • procédés d'exploitation et d'entretien pour toutes les composantes de l'installation et tous les matériaux utilisés;
    • information sur des équipements passés ou actuels contenant des BPC;
    • méthodes de lutte contre les insectes et les mauvaises herbes utilisées sur le lieu, y compris les types de biocides employés, les secteurs d'application et les pratiques d'élimination;
    • règlements fédéraux, provinciaux-territoriaux et municipaux pertinents.
  1. Visiter les lieux pour chercher tout indice visible de contamination et caractériser l'ampleur générale de la contamination.
  2. Les renseignements recueillis au cours des enquêtes décrites au paragraphe 1 de la présente section doivent être utilisés par l'entrepreneur pour déterminer les points suivants :
    • tous les secteurs posant des préoccupations environnementales potentielles situés à l'intérieur du lieu faisant l'objet de l'enquête;
    • les contaminants probables et les périodes au cours desquelles ont été menées les activités ayant produit les contaminants;
    • tous les emplacements de stockage ou d'élimination de déchets dangereux pouvant être contaminés ou non, mais contenant bel et bien des substances posant un souci écologique;
    • l'emplacement des éléments importants d'écosystème y compris les récepteurs humains et (ou) animaux éventuels;
    • l'emplacement des puits de surveillance et d'eau potable, y compris les résultats d'essais sur la qualité de l'eau.
  1. Préparer un rapport décrivant les résultats des activités d'examen historique. Le rapport indiquera s'il faut cesser l'enquête ou si des essais initiaux sur le terrain sont justifiés. Lorsque l'on soupçonne, d'après les renseignements disponibles, qu'un lieu pourrait être contaminé, le rapport doit décrire a) les types et les sources des contaminants et b) les secteurs et milieux préoccupants devant faire l'objet des essais initiaux.

Exigences spéciales

  1. Les rapports finaux devront être fournis en format imprimé ([nombre d'exemplaires à préciser par le directeur de projet]) et (ou) sous forme électronique (WordPerfect et (ou) Microsoft Word), et comprendre des copies électroniques de tous les tableaux et autres données, selon les précisions du directeur de projet. Il est entendu que les renseignements donnés sous cette forme serviront à des travaux ultérieurs. Les documents pourront être distribués à d'autres entreprises engagées dans le cadre d'appels de propositions ultérieurs relativement au lieu.
  2. Acheminer toute demande de renseignements sur le projet émanant du public, des médias ou d'autres personnes au directeur de projet.
  3. On devra informer immédiatement le directeur de projet de toute condition posant une menace imminente pour la santé humaine et l'environnement.
  4. On pourra exiger spécialement une évaluation préliminaire qualitative du risque, qui pourrait être effectuée au cours de l'examen historique. [Nom de l'organisation] se réserve le droit d'exiger cette évaluation qualitative du risque parallèle en l'incluant dans la portée des travaux. Les exigences particulières relatives à cette évaluation qualitative du risque seront établies par le directeur de projet en consultation avec l'entrepreneur.

Exigences générales

  1. Le directeur de projet sera une personne de [Nom de l'organisation] ou un remplaçant désigné.
  2. Travaux

    L'entrepreneur doit fournir les personnes et les ressources permettant de remplir les tâches décrites dans l'énoncé des travaux, y compris le personnel compétent, les locaux de bureaux, les documents de référence, les fournitures de traitement de données, les ordinateurs et l'équipement nécessaires pour interpréter les données et produire le rapport final. [À la discrétion du directeur de projet, des locaux pourront être offerts sur les lieux pour permettre la compilation des renseignements. Fournir les détails ici.]

  3. Visite du lieu

    L'entrepreneur doit effectuer une visite de chacun des lieux potentiellement contaminés pour relever les dangers immédiats, les divergences dans les plans ou une contamination superficielle (p. ex., nouvelles structures, zones de végétation morte ou contamination visuelle).

  4. Responsabilités
    1. L'entrepreneur devra assumer toute responsabilité relative à tout accident ou dommage causé par ses employés ou son équipement à la propriété ou à un membre du personnel de [Nom de l'organisation].
    2. L'entrepreneur devra assumer toute responsabilité relative à la sécurité de son équipement et de ses matériaux pendant et après les heures de travail, [Nom de l'organisation] décline toute responsabilité relative à tout acte de vandalisme, vol ou perte.
  5. Avis / Permis

    L'entrepreneur est chargé d'entreprendre toutes les démarches nécessaires auprès des organisations concernées afin d'obtenir les plans, rapports techniques, photographies aériennes et autres documents requis pour remplir les conditions de son contrat. Les frais engagés pour obtenir ces documents sont à la charge de l'entrepreneur.

  6. Rapports d'étape et réunions
    1. Rapports d'étape. Des rapports d'étape écrits [précisez le nombre de pages] devront être fournis au directeur de projet, selon ses exigences. Ces rapports doivent inclure une description des travaux effectués au cours de la dernière période de rapport et les travaux prévus pour la période suivante. L'entrepreneur acceptera de rencontrer le directeur de projet et de discuter de tout sujet concernant la progression des travaux et les résultats de l'enquête sur le lieu.
    2. Réunions. L'entrepreneur devra assister aux réunions auxquelles le convie le directeur de projet. Les personnes qui assisteront à ces rencontres devront être le directeur de projet de l'entrepreneur et des représentants au fait de tous les aspects techniques du projet. L'entrepreneur devra dresser un compte rendu des réunions et en envoyer copie au directeur de projet [Nom de l'organisation] pour qu'il en prenne connaissance et donne son approbation avant sa diffusion en vue de l'intervention. L'entrepreneur peut être tenu de tenir à jour une liste des mesures à prendre, à la discrétion du directeur de projet.
  7. Assurance et contrôle de la qualité

    On s'attend de l'entrepreneur qu'il définisse et applique des procédés acceptables d'assurance et de contrôle de la qualité tout au long du projet. Ces mesures devront être explicitement décrites dans les plans de travail et les rapports de projet de l'entrepreneur.

  8. Programme de santé et de sécurité

    Un plan détaillé de santé et de sécurité devra être appliqué sur le lieu en tout temps. Les mesures de santé et de sécurité précisées dans ce plan seront obligatoires pour tout le personnel sur place et tous les visiteurs.

  9. Responsabilités et communications

    Toutes les communications officielles (lettres d'orientation, approbation, etc.) se feront entre le directeur de projet et l'entrepreneur.

Réunion des soumissionnaires et propositions

  1. Réunion des soumissionnaires

    Une réunion des soumissionnaires aura lieu à [emplacement] le [date, heure] pour présenter les exigences du contrat et répondre à toute question que les entrepreneurs intéressés pourraient avoir. Lors de la réunion, les entrepreneurs auront accès aux renseignements suivants :

    1. documents de politique de [Nom de l'organisation];
    2. plans du lieu disponibles;
    3. rapports environnementaux antérieurs, tels que des études de base sur l'environnement et vérifications de conformité.

    [Si possible, le directeur de projet fera des copies imprimées des documents pertinents ou fournira ces documents aux entrepreneurs sous forme électronique. Dans le cas de documents qui ne seront pas copiés (p. ex., études de base sur l'environnement), on proposera un horaire pour permettre aux entrepreneurs de venir consulter ces documents.]

  2. Lettre d'intérêt

    Les entrepreneurs qui désirent présenter une proposition pour ces travaux devront soumettre une lettre d'intérêt au directeur de projet à [emplacement] le ou avant le [date - on accordera aux entrepreneurs un minimum de deux semaines pour leur permettre d'examiner les documents pertinents]. La lettre vise à fournir une version abrégée des renseignements techniques et de gestion qui doivent figurer dans la proposition intégrale (section suivante), de même qu'une estimation générale des coûts. La lettre ne doit pas dépasser six (6) pages (trois feuillets recto-verso) de dimension 81/2 po x 11 po, la police de caractère utilisée étant de 12 points. Seules les six premières pages seront étudiées et notées. On utilisera la lettre pour évaluer et sélectionner l'entrepreneur qui sera chargé d'exécuter les travaux. Si on a besoin de renseignements supplémentaires avant de faire la sélection, les quatre (4) entrepreneurs ayant obtenu les notes les plus élevées seront invités à présenter une proposition complète.

Il est notoire que les représentants de l'industrie consacrent beaucoup de temps, d'efforts et d'argent à préparer des propositions. En adoptant cette démarche le / la [Nom de l'organisation] garantit une crédibilité technique et un bon rapport coût-efficacité sans demander à chaque entrepreneur de consacrer temps, argent et ressources à la production d'une proposition complète.

  1. Proposition complète [si nécessaire]

    [Période de temps - on suggère trois semaines] après la réunion des soumissionnaires, quatre (4) entrepreneurs seront invités à présenter une proposition complète à [l'adresse indiquée] le ou avant le [date et heure]. La proposition devra être présentée en [trois] copies décrivant la démarche d'examen historique, un calendrier des travaux, une estimation détaillée des coûts et l'expérience pertinente de l'entrepreneur pour des tâches semblables. La proposition doit être présentée de manière logique et structurée et comprendre les renseignements nécessaires en égard aux critères d'évaluation.

Critères d'évaluation

  1. Généralités

    Tant la lettre d'intérêt que la proposition complète seront évaluées et notées conformément aux critères suivants. Les entrepreneurs doivent satisfaire à chacun des critères. Les propositions doivent aborder les exigences énoncées dans l'énoncé des travaux et décrire comment l'entrepreneur prévoit y répondre.

Élément Critères Pondération
1. Compréhension de l'étendue des travaux, des objectifs et des problèmes éventuels 15
2. Démarche et méthodologie 35
3. Niveau d'effort 20
4. Expérience en matière de gestion 30
Total Vide 100
  1. Proposition technique
    1. Compréhension de l'étendue des travaux, des objectifs et des problèmes éventuels. Le soumissionnaire doit démontrer qu'il comprend parfaitement l'étendue des travaux et les objectifs. Il doit également démontrer qu'il anticipe les problèmes directs et secondaires. Il doit présenter des solutions éventuelles aux problèmes anticipés.
    2. Démarche et méthodologie. La démarche et la méthodologie proposées doivent être présentées selon une suite logique et efficiente propre à respecter les exigences de l'énoncé des travaux. La proposition doit décrire la démarche générale d'examen historique et les documents de référence qui seront utilisés. L'entrepreneur doit démontrer sa capacité d'évaluer de manière compétente les résultats et de formuler des recommandations éclairées. Le calendrier des travaux devra démontrer que les étapes et les objectifs du projet, qu'ils soient techniques ou administratifs, seront atteints.
    3. Niveau d'effort. L'entrepreneur doit démontrer qu'un niveau suffisant d'effort sera appliqué pour satisfaure aux exigences techniques du projet de manière efficiente et efficace par rapport au coût. Les propositions seront évaluées selon leur rapport valeur-coût, où par valeur, on entend la qualité et la quantité des travaux à effectuer à l'appui du projet. La proposition complète doit présenter une ventilation des travaux prévus par tâche et par quantité, notamment pour les points suivants :
      • gestion et supervision;
      • recherche;
      • décaissements.
  2. Proposition de gestion

    Expérience en matière de gestion. L'entrepreneur doit démontrer que son organisation, y compris ses partenaires et les sous-traitants, possède les antécédents et l'expérience nécessaires dans les domaines de la technique et de la gestion. Il faut décrire, pour chaque participant important, les antécédents, l'expérience, la proximité géographique par rapport au lieu du projet et le niveau d'engagement selon les tâches. L'entrepreneur doit également démontrer ses antécédents et son expérience techniques en citant des travaux d'ampleur et de nature comparables qu'il a su mener à terme dans les délais impartis (inclure des références des clients et leurs coordonnées). Indiquer également les autres tâches que les principaux participants assumeront au cours du projet. Nommer également les employés de remplacement des membres clés du personnel.

  3. Sélection de l'entrepreneur

    Sélection. La sélection de l'entrepreneur sera fondée sur les renseignements fournis dans la lettre d'intérêt ou dans la proposition complète, dans le cas où celle-ci s'avère nécessaire compte tenu de la complexité du projet.

    Lettre d'intérêt. Les soumissionnaires choisis ou invités à présenter une proposition complète auront :

    1. satisfait à chacun des critères d'évaluation de manière assez détaillée pour permettre une évaluation adéquate;
    2. obtenu une note d'évaluation de 75 % ou plus dans chacune des catégories pour leur proposition;
    3. satisfait à toutes les exigences obligatoires énoncées dans l'appel de propositions;
    4. obtenu les notes finales les plus élevées sur 100, soit pour la proposition technique et les coûts. La note de la proposition technique obtenue à la suite de l'évaluation sera recalculée sous réserve d'un maximum de 90. Le budget le plus bas recevra une note de 10, le suivant 8, puis 6, 4, 2 et 0. Les entrepreneurs devront être prêts à ne pas dépasser le budget.

    Proposition complète. Dans le cas où une proposition complète est demandée, on invitera à cet égard les quatre (4) soumissionnaires ayant obtenu les notes les plus élevées. Dans le cas où plus de quatre (4) lettres d'intérêt ont obtenu une note dépassant 75 % et si ces notes sont très proches, on pourra inviter jusqu'à six (6) soumissionnaires à présenter une proposition complète. Le soumissionnaire retenu sera celui qui répondra aux exigences techniques énoncées dans le paragraphe précédent et qui obtiendra la note la plus élevée sur 100, y compris pour la proposition technique et le coût à l'intérieur du plafond budgétaire de [insérer le budget moyen] $.

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