Protocole de gestion de l'information - Utilisation des dossiers publics dans le cadre de la solution de courriel

Enjeu

Les dossiers publics contiennent actuellement plus de cinq téraoctets (5 To) d'information, laquelle étant en grande partie non gérée. Les pratiques actuelles en ce qui a trait aux dossiers publics ne sont pas conformes aux exigences des politiques en matière de gestion de l'information (GI) et ne sont pas en mesure d'appuyer une gestion de l'information qui soit efficiente et efficace au sein des ministères. Tous les ministères et employés du gouvernement du Canada (GC) ont besoin de précision quant à leurs responsabilités au sujet de l'information qu'ils créent, utilisent, partagent et sauvegardent dans les dossiers publics.

Nota : Aux fins du présent document, « employé » désigne quiconque travaillant au gouvernement du Canada, y compris les employés occasionnels et les employés temporaires, de même que les consultants et les entrepreneurs.

Contexte

En général, les dossiers publics servent comme outils de collaboration pour partager des comptes de courriel génériques, des messages, des calendriers, des coordonnées et des archives, entre autres, en cas de manque d'outils à ces effets. Le GC commence à adopter des approches centralisées, car la gestion de l'information et les dossiers publics ne peuvent pas répondre aux exigences fonctionnelles en ce qui concerne une collaboration organisationnelle efficace, et ils ne répondent pas aux exigences relatives à la tenue de documents pour assurer l'efficacité de la gestion de l'information.

De plus, les pratiques concernant les dossiers publics augmentent les risques liés à une faible gestion de l'information, aux demandes d'accès à l'information ou de protection des renseignements personnels et à la recherche juridique.

Les principes de la saine gestion de l'information, de l'accès à l'information, de la protection de la vie privée et de la sécurité s'appliquent à toutes les formes d'information que crée, acquiert, utilise et conserve le GC. La grande majorité de l'information qui se trouve dans les dossiers publics est éphémère. Par conséquent, l'information doit être supprimée dès qu'elle n'est plus nécessaire.

Conformément à la Politique sur la gestion de l'information, la Politique sur l'accès à l'information et la Politique sur la protection de la vie privée, les décisions prises par les fonctionnaires doivent être correctement documentées et doivent être accessibles selon la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Directives aux institutions

1. Les dossiers publics devraient être traités de la même façon que les messages de courriel archivés. Les ministères devraient donc cesser d'utiliser les dossiers publics.
2. Les ministères qui n'utilisent pas présentement les dossiers publics ne doivent pas les adopter pour réaliser des activités en collaboration.
3. Pour éliminer les dossiers publics, les ministères devraient concevoir et mettre en œuvre une stratégie de nettoyage de l'information patrimoniale prévoyant des pratiques adéquates de tenue de documents. Une telle stratégie devrait inclure au moins les tâches suivantes :
   • veiller à ce qu'aucun nouveau dossier public ne soit créé et qu'aucun renseignement n'est ajouté aux dossiers publics existants;
   • transférer l'information à valeur opérationnelle dans un dépôt ministériel; et
   • supprimer les données temporaires le plus rapidement possible.
4. Lorsque l'exécution d'un programme ou la prestation d'un service dépend de l'utilisation de dossiers publics, le ministère pourra, de façon exceptionnelle, établir un plan pour définir et mettre en œuvre des solutions de rechange. Tout au long du processus de transition, le ministère devrait veiller à ce que les pratiques en place soient documentées et qu'elles appuient la responsabilisation et une GI efficace.
5. Les ministères devraient tirer parti des outils ministériels ou organisationnels existants pour collaborer et partager des données (p. ex., GCconnex, GCpédia).
6. Lorsqu'une demande est soumise en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des copies exactes et complètes des réponses envoyées par courriel ainsi que des pièces jointes doivent être fournies au bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

   Tous les renseignements pertinents, notamment les données temporaires, se trouvant dans les dossiers publics et n'ayant pas été supprimés avant la réception de la demande, sont régis par les lois et règlements en vigueur et doivent être traités comme tout autre document associé à une demande.

   • Selon l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information, le fait d'entraver le droit d'accès à l'information par la destruction de documents en prévision d'une demande d'accès à l'information ou pendant le traitement d'une telle demande constitue une infraction.

   Une fois que le bureau de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels a reçu une copie fidèle et complète de tous les messages et pièces jointes envoyés en réponse à une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les messages de courriel et les pièces jointes se trouvant dans un dossier public peuvent continuer d'être gérés selon leur cycle de vie normal.

Conseils à l'intention des employés

1. Les employés ont la responsabilité de gérer l'information qu'ils créent ou qu'ils partagent grâce aux dossiers publics, y compris les messages de courriel et les pièces jointes.
2. Conformément à la Directive sur la tenue de documents, les employés doivent identifier et protéger les messages de courriel et les pièces jointes ayant une valeur opérationnelle dans les dossiers publics et qu'ils ont eux-mêmes créés, recueillis ou stockés dans le cadre de leur travail. Ils doivent également identifier et supprimer les messages de courriel et les pièces jointes éphémères.
3. Les employés doivent également transférer les messages de courriel et les pièces jointes à valeur opérationnelle dans un dépôt ministériel, comme GCDocs ou l'équivalent, dès que possible.
   • L'information à valeur opérationnelle peut comprendre :
     • les comptes rendus des réunions (lorsque cette information n'est pas déjà sauvegardée dans le dépôt ministériel);
     • les messages qui documentent une décision; et
     • les interactions entre les clients, les fournisseurs et les partenaires.
4. Les employés devraient supprimer régulièrement l'information éphémère.
   • Les exemples de messages de courriel éphémères comprennent :
     • les messages qui constituent des copies de renseignements utilisés uniquement pour des raisons de commodité et non à titre de documents officiels;
     • les messages informels qui ne sont pas requis comme preuve lors de l'élaboration d'un document;
     • les messages utilisés pour envoyer une pièce jointe dans la mesure où la pièce jointe est sauvegardée dans le dépôt ministériel;
     • les messages qui sont des copies de l'information; et
     • les messages reçus au moyen d'une liste de distribution ou provenant de listes de diffusion électroniques ou d'autres sources d'information par l'entremise d'Internet, et utilisés uniquement pour des raisons de commodité.
   • Les messages de courriel éphémères devraient être supprimés quand l'information en question n'est plus utile.
5. Les stratégies utilisées pour le nettoyage du courriel peuvent aussi être appliquées au nettoyage des dossiers publics.

Autres conseils

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les notions fondamentales de la gestion de l'information, veuillez consulter la Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI).

Les employés qui ont des questions au sujet de la gestion de leur information devraient s'adresser à leur gestionnaire.

Renseignements additionnels

Division de la gestion de l'information
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
8^e étage, 270, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : im-gi@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Télécopieur : 613-946-9342
Téléscripteur : 613-957-9090 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)