Protocole de gestion de l'information - Envoi de messages instantanés au moyen d'appareils mobiles

Enjeu

De plus en plus de fonctionnaires fédéraux utilisent des appareils mobiles. De nombreux ministères fournissent à leurs employés des appareils offrant divers moyens de communication, dont des services de téléphone, de courriel, de messages textes et de messagerie axée sur l'utilisation de numéros d'identification personnels (NIP).  Les institutions doivent être mieux informées des processus qui doivent être mis en place pour appuyer l'utilisation de ces appareils au sein de leur organisation.  De plus, les employés du gouvernement du Canada (GC) doivent être mieux informés de leurs rôles et de leurs responsabilités concernant l'information qu'ils créent, envoient et reçoivent, au moyen d'appareils mobiles, par messagerie instantanée.

Contexte

Les principes de la saine gestion de l'information (GI), de l'accès à l'information, de la protection de la vie privée et de la gestion de la sécurité s'appliquent à tous les types de ressources documentaires que crée, acquiert, utilise et conserve le gouvernement du Canada. 

Dans le respect de la Politique sur la gestion de l'information, de la Politique sur l'accès à l'information et de la Politique sur la protection de la vie privée, les fonctionnaires doivent justifier leurs décisions, les rendre accessibles et les protéger en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Conseils à l'intention des employés

  1. Les messages instantanés devraient être considérés comme n'importe quel autre type de ressources documentaires qui sont créées, acquises ou utilisées au sein du gouvernement du Canada. Par conséquent, ils devraient faire l'objet d'une gestion efficace à toutes les étapes de leur cycle de vie, conformément à la Directive sur la tenue de documents.
  2. Les employés sont responsables de l'information qu'ils créent, reçoivent ou transmettent, sans égard au format.
  3. Les messages instantanées n'ayant aucune valeur opérationnelle sont jugés éphémères et devraient être supprimés dès que possible.
  4. Dans le cas où une information ayant une valeur opérationnelle est communiquée au moyen d'un appareil mobile, elle devrait être transférée dans un autre format (p. ex., un message de courriel ou un document Word); elle doit par la suite être conservée dans un dépôt  ministériel et gérée de manière appropriée. Le message instantané d'origine peut être supprimé. Cette pratique est conforme à la manière dont les employés doivent gérer les conversations téléphoniques où de l'information ayant une valeur opérationnelle est transmise.

    L'information ayant une valeur opérationnelle qui pourrait être transmise au moyen d'un appareil de messagerie instantanée comprend :

    • un avis, une demande ou une décision qui lance un processus de travail;
    • un message d'approbation d'actions, de documents ou de positions dont la teneur n'est pas consignée ailleurs (p. ex., dans un système de consignation des ressources financières ou humaines);
    • un message qui accorde une permission dont la teneur n'est pas consignée ailleurs.
  5. La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels s'appliquent à toute information relevant d'une institution fédérale, quelle que soit sa forme. Cela comprend les messages créés, envoyés et reçus par un appareil de messagerie instantanée.  Dans le contexte de l'administration des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), les employés doivent rechercher tous les documents sous la responsabilité de l'institution, y compris les messages instantanés envoyés ou reçus au moyen d'appareils mobiles. Pour transmettre les messages instantanés pertinents au coordonnateur de l'AIPRP et en permettre la divulgation, on recommande de transférer les messages instantanés vers un compte de courriel du GC. Lorsque des messages instantanés ne peuvent pas être transférés facilement vers un compte de courriel du GC, les employés devraient couper-coller  ou transcrire le contenu du message instantané dans un autre format (p. ex., un message de courriel ou un document Word). Dans tous les cas, l'employé doit s'assurer que les champs « À », « De », « Date », « Heure » et « Objet » sont toujours inclus.
  6. Après réception d'une demande d'accès à l'information, commet une infraction criminelle quiconque supprime ou modifie un message instantané ou conseille à quelqu'un d'autre de le faire pour empêcher quelqu'un d'accéder à des renseignements détenus par le gouvernement. Une fois que le Bureau de l'AIPRP reçoit une copie fidèle et complète de tous les messages instantanés en réponse à cette demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les messages instantanés peuvent continuer d'être gérés selon la durée de leur cycle de vie habituel.

Conseils à l'intention des institutions

  1. Il n'est pas recommandé d'utiliser des fonctionnalités d'enregistrement automatique des messages instantanés. La difficulté d'explorer et de gérer les données conservées dans les registres de messagerie instantanée complique la tâche de séparer les enregistrements officiels de ceux qui devraient être supprimés. C'est la raison pour laquelle les registres automatiques ne sont pas considérés comme des dépôts ministériels appropriés pour la gestion de l'information ni comme une solution de rechange pour s'assurer que les employés s'acquittent de leurs obligations de sauvegarder efficacement l'information ayant une valeur opérationnelle dans des dépôts ministériels.
  2. La configuration de tous les appareils mobiles, de même que leur utilisation, doit s'effectuer conformément à la Norme de gestion de la sécurité des technologies de l'information.
  3. Les appareils mobiles ne devraient jamais être utilisés pour communiquer ou conserver des renseignements classifiés ou de nature délicate, à moins de circonstances exceptionnelles et que le service utilisé ait reçu l'approbation des responsables de la sécurité et des services techniques de l'institution, et comprenne les dispositifs appropriés d'authentification, d'autorisation, d'acceptation obligatoire des utilisateurs et de chiffrement des données de bout en bout au moyen d'algorithmes de chiffrement approuvés par le Centre de la sécurité des télécommunications.
  4. Les ministères doivent veiller à ce que les utilisateurs soient informés de leurs responsabilités en matière de gestion de l'information et des procédures de sécurité liés à l'utilisation de la messagerie instantanée au moyen d'appareils mobiles.

Le présent protocole de GI. Lorsque des messages instantanés ne peuvent pas être transférés facilement vers un compte de courriel du GC a été préparé en collaboration avec la Division de la sécurité et de la gestion de l'identité et la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Renseignements additionnels

Division de la gestion de l'information
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
8e étage, 270, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : im-gi@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Télécopieur : 613-946-9342
Téléscripteur : 613-957-9090 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)

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