Charlie et Ryan : Les hommes, les mythes et les légendes dans les coulisses du Salon de l'innovation

Charlie Tsao et Ryan Sigouin m’attendent à une table du Centre national des Arts, récemment rénové, où les grandes fenêtres offrent le plus bel éclairage naturel, parfait pour l’exposition de cette année. C’est ironique : ces deux messieurs sont les organisateurs de l’un des plus grands événements du gouvernement du Canada (GC) et ils sont débordés à l’approche de l’événement, mais ils ont non seulement accepté de prendre le temps de discuter avec moi, mais ils sont aussi à l’heure.

Je remarque que Charlie semble un peu nerveux pour cette entrevue et quand je lui demande pourquoi, il me répond : « J’aime être en arrière-plan », et c’est exactement là où ces deux hommes sont depuis la naissance de cet événement, travaillant sans relâche pour assurer le bon déroulement du salon. Compte tenu de son succès au cours des dernières années, la barre est placée très haute.

Un nouvel emplacement

Cette année, un nouveau facteur énorme entre en jeu, créant à la fois des occasions intéressantes et des défis pour ce duo; c’est la première année que l’événement a lieu dans un édifice non gouvernemental. « Soudainement, nous nous trouvons en dehors de la sphère de la fonction publique, et il y a différentes ententes requises, et de nouvelles considérations logistiques », explique Ryan. Même si l’événement en est à sa cinquième édition – et Ryan en a fait partie chaque année, avec Charlie juste derrière lui à quatre ans de participation – ils me disent qu’il n’y a pas de manuel sur la façon d’organiser le salon. « C’est complexe, dit Charlie, nous devons répondre aux besoins du plus grand nombre de personnes possible, car cet événement est destiné à l’ensemble de la fonction publique. »

Les salons de l'innovation régionaux

En plus de planifier le Salon de l’innovation dans la capitale, Charlie et Ryan donnent des conseils et supervisent le thème de 16 autres salons partout au pays entre mai et juin. Dans le passé, ces événements se tenaient tous le même jour, mais ils me disent que les participants voulaient vivre plus qu’un seul salon, ce qui les a incités à passer à des dates différentes, donnant ainsi à chaque salon régional sa propre identité aussi. « C’est devenu un processus de collaboration, nous sollicitons les commentaires des régions et nous échangeons les pratiques exemplaires les uns avec les autres », expliquent-ils.

Adopter le numérique

Le travail à l’ère numérique a également ajouté de nouveaux éléments à la préparation de l’événement. Le changement concerne principalement les moyens de communication et la nécessité d’être plus à l’écoute des médias sociaux. « Nous devons faire preuve de stratégie dans la façon dont nous envoyons nos messages », dit Charlie, « Twitter est une grande plateforme de communication aujourd’hui et nous devons nous assurer d’en tirer parti pour faire passer le message à notre public. »

« Bien que tout le monde ne soit pas nécessairement physiquement présent dans la capitale nationale, nous voulons nous assurer que les participants peuvent tout de même vivre l’atmosphère de la journée et participer aux événements, même s’ils sont en ligne. »

La technologie permet aux organisateurs de communiquer facilement avec leurs collègues éloignés – comme les coordonnateurs des salons régionaux – d’un simple clic, en utilisant des plateformes comme Google Hangout, Slack et Webex pour organiser des réunions virtuelles. La connectivité est importante – elle favorise la collaboration entre les membres de l’équipe, ce qui est essentiel au succès de l’événement. De plus, l’adoption du numérique permet à l’événement d’être diffusé en direct sur le Web et de mettre davantage l’accent sur l’expérience de l’utilisateur. « Bien que tout le monde ne soit pas nécessairement physiquement présent dans la capitale nationale, nous voulons nous assurer que les participants peuvent tout de même vivre l’atmosphère de la journée et participer aux événements, même s’ils sont en ligne », dit Charlie.

« Ce que je préfère dans tout cela, c’est de voir les visages des gens à la fin du salon – tout le monde est un peu fatigué, mais ils sont inspirés parce que l’étincelle est ravivée et ils se rappellent ce que signifie être au service de son pays. »

Planifier un salon de l’innovation et coordonner un événement d’une telle envergure pour environ 40 ministères et organismes du GC me semble incroyablement stressant, mais Ryan et Charlie me disent que tout cela en vaut la peine au bout du compte. « Ce que je préfère dans tout cela, c’est de voir les visages des gens à la fin du salon – tout le monde est un peu fatigué, mais ils sont inspirés parce que l’étincelle est ravivée et ils se rappellent ce que signifie être au service de son pays », me dit Ryan.

« Nous rions dès que nous en avons l’occasion, parfois des rires nerveux... mais des rires quand même. »

Pour gérer le stress, Ryan et Charlie me disent que la façon la plus importante de rester sereine, calme et composé, c’est d’être léger et de faire des blagues à chaque fois que vous le pouvez. Ils ont noué des liens solides avec leurs collègues ainsi qu’avec d’autres ministères avec lesquels ils travaillent dans le cadre de ce processus. « Notre équipe trouve l’humour dans le stress », dit Charlie. Ryan prouve ce trait de caractère en ajoutant : « nous rions dès que nous en avons l’occasion, parfois des rires nerveux... mais des rires quand même  ».

Charlie et Ryan vivent et respirent le Salon de l’innovation ensemble, à tel point qu’ils commencent à finir mutuellement leurs phrases. « Ce qu’il y a d’étonnant à propos du salon, c’est que les gens veulent être là, » ont-ils tous les deux fait écho. Le duo dynamique a hâte de voir comment les choses se dérouleront dans le nouvel espace.

Alors que notre discussion touche à sa fin, nous sortons dans la rue où il commence à pleuvoir. Quelque chose attire mon regard et je regarde les pieds de Charlie. Je remarque qu’il porte des couvre-chaussures par-dessus ses chaussures habillées. « Qu’est-ce que c’est? » Je ris. Sa réponse : « Quoi? Tu dois être prêt à affronter n’importe quoi! » C’est exactement l’attitude qu’il faudrait adopter dans le cadre d’un projet tel que le salon de l’innovation.

Le Salon de l’innovation aura lieu le 22 mai 2019 cette année. L’inscription n’est pas nécessaire et est ouverte au public.

 
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