La diversité en résolution de problèmes - première plateforme du gouvernement fédéral pour la résolution des problèmes liés aux sciences et à la technologie fédérales, aux politiques et à la conception grâce à la sagesse des foules

par : une simple fonctionnaire curieuse | | Partagez

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Imaginez que vous avez un problème que vous n’avez pas pu résoudre. Il s’agit peut-être d’une question scientifique ou technique complexe comme l’utilisation de l’intelligence artificielle pour rendre les prévisions météorologiques plus exactes. Ou peut-être vous aimeriez avoir des idées de conception pour une nouvelle application en cours d’élaboration par votre ministère. Quel que soit le défi auquel vous êtes confronté, lorsque vous avez besoin d’une solution que vous ne pouvez pas trouver, où allez-vous pour obtenir la réponse? Il y a de fortes chances que vous tentiez de faire des recherches pour trouver la réponse. Parfois, vous demandez peut-être de l’aide à quelqu’un d’autre – comme un collègue. Peut-être faites-vous appel à une université. Vous embauchez peut-être même un consultant externe. Ce sont les méthodes traditionnelles que nous utilisons pour résoudre des problèmes.

« Et même si, grâce à Internet, il est plus facile de demander de l'aide et que nous disposions d'une plus grande portée pour obtenir des réponses, il ne convient souvent simplement pas dans le cas des problèmes inédits, complexes ou propres à un contexte. »

Dans notre monde de plus en plus connecté, il est possible que quelqu’un, quelque part, a dû faire face à un problème similaire. Et même si, grâce à Internet, il est plus facile de demander de l’aide et que nous disposions d’une plus grande portée pour obtenir des réponses, il ne convient souvent simplement pas dans le cas des problèmes inédits, complexes ou propres à un contexte.

Une nouvelle approche à la résolution de problèmes a fait son entrée au gouvernement du Canada (GC) grâce à Mark Cantwell, stratège en chef, Innovation et externalisation ouvertes à Environnement et Changement climatique Canada (ECCC). Au cours des dernières années, Mark et son équipe ont fait la promotion de l’externalisation ouverte comme nouvel outil pour l’innovation au sein du GC.

Diversifier la résolution de problèmes

« Généralement, explique-t-il, nous recrutons des experts du domaine qui ont étudié, appris et travaillé de façon très similaire, et nous les rassemblons dans une salle pour discuter. Mais ces méthodes de résolution de problèmes limitent la créativité. L'externalisation ouverte permet de réfléchir en dehors des sentiers battus. »

Mark explique que l’externalisation ouverte est une approche très efficace à l’innovation, dont peuvent réellement profiter les organisations, peu importe la nature du problème. L’externalisation ouverte est très utile parce qu’elle permet une plus grande diversité en matière de résolution de problèmes. Mark précise : « Il ne s’agit pas seulement du nombre d’yeux qui examinent le problème. Selon une étude réalisée à Harvard, 70 % des problèmes résolus au moyen de l’externalisation ouverte l’ont été hors de la discipline d’où provenait le problème. Il s’agit de diversité et non de nombre. »

Il a donné l’exemple d’une entreprise de production de croustilles qui voulait savoir comment retirer l’excès de graisse d’une croustille. En publiant son problème sur une plateforme d’externalisation ouverte du secteur privé et en modifiant la façon dont le problème était formulé, elle a obtenu une solution venant de sources inattendues. En demandant « comment retirer une substance huileuse d’un substrat fragile? » plutôt que « comment retirer l’excès de graisse d’une croustille? », l’entreprise a exprimé le problème autrement, et des experts en puces électroniques ont réussi à aider l’entreprise à résoudre le problème. Voilà le pouvoir qui vient des foules.

Lorsque nous étions jeunes et frustrés par un casse-tête difficile à faire, nos parents nous conseillaient de faire une pause et de revenir examiner le casse-tête avec un regard neuf. Mark propose le même concept, sur une plus grande échelle. « Généralement, explique-t-il, nous recrutons des experts du domaine qui ont étudié, appris et travaillé de façon très similaire, et nous les rassemblons dans une salle pour discuter. Mais ces méthodes de résolution de problèmes limitent la créativité. L’externalisation ouverte permet de réfléchir en dehors des sentiers battus. »

À l’Université d’Oxford et ailleurs!

Innovateur de la première heure, Mark se souvient des débuts singuliers de son parcours en externalisation ouverte. Il y a 10 ans, alors qu’il travaillait pour les Services météorologiques à ECCC, Mark a été chargé de rédiger une stratégie d’innovation et il n’a pas su quoi faire. « J’avais très peu de connaissances sur le sujet à l’époque, avoue-t-il. Alors, en prenant l’initiative d’apprendre, j’ai personnellement financé mes frais de voyage et d’inscription à l’Université d’Oxford dans le programme de 3e cycle en stratégie et innovation ». C’est durant cette période que Mark s’est familiarisé avec l’innovation et l’externalisation ouvertes pour résoudre des difficultés scientifiques et techniques. « Cette approche nécessite d’offrir une récompense ou un incitatif pour les solutions éventuelles, peu importe l’endroit d’où elles proviennent dans le monde », explique Mark. Il ajoute : « L’externalisation ouverte n’est pas vraiment une nouveauté : le secteur privé a adopté massivement cette approche avec succès avec l’avènement d’Internet pour améliorer ses produits et services. En fait, cette pratique existe depuis le début des années 1700 au moins, lorsque le Parlement britannique a offert le Prix de la longitude pour trouver une solution au problème qui consistait à déterminer avec exactitude la longitude pour la navigation maritime. Si le secteur privé utilise beaucoup l’externalisation ouverte, celle-ci n’a pas encore été largement adoptée dans les services publics du monde entier. Je voulais apporter cette nouvelle façon d’innover au gouvernement du Canada. »

L’externalisation ouverte et le GC

« Les fonctionnaires sont assujettis aux politiques et aux mandats qui assurent le bon fonctionnement de nos organisations. Mais les processus bureaucratiques constituent parfois des obstacles pour ceux qui tentent de repousser les restrictions réglementaires et d'innover dans notre fonction publique. »

Il a fallu beaucoup de travail pour mettre en place cette pratique au GC. Non seulement cela a nécessité de nombreuses recherches, mais Mark a choisi d’établir des liens avec l’une des organisations publiques les plus connues qui utilisent l’externalisation ouverte : la National Aeronautics and Space Administration, autrement dit la NASA. Son travail visant à faciliter l’accès aux plateformes d’externalisation et les problèmes des ministères au sein du gouvernement des États-Unis serviront de référence pour le GC. « J’étais intéressé par la façon dont l’organisation se préparait pour que ce soit reconnu et institutionnalisés. À mon retour, j’ai donc rédigé une stratégie sur la façon dont cela pourrait être envisagé dans le contexte du gouvernement du Canada, et je l’ai ensuite présentée à des décideurs, à des agents d’approvisionnement, à des scientifiques et à d’autres dirigeants du GC », souligne Mark.

Les fonctionnaires sont assujettis aux politiques et aux mandats qui assurent le bon fonctionnement de nos organisations. Mais les processus bureaucratiques constituent parfois des obstacles pour ceux qui tentent de repousser les restrictions réglementaires et d’innover dans notre fonction publique. Mark connaît bien ces défis : « Lorsque vous vous lancez dans l’innovation, vous remettez en question les façons de penser habituelles. Vous demandez aux gens de faire les choses autrement et vous devez souvent faire face à une grande résistance ». Il a fallu plusieurs années pour surmonter diverses contraintes administratives, mais, finalement, le GC a pour la première fois eu recours à une plateforme d’externalisation ouverte du secteur privé pour résoudre trois défis scientifiques et défis de conception (en anglais).

Mark est ensuite passé à la deuxième partie de sa stratégie – une plateforme d’externalisation ouverte à l’intérieur du gouvernement du Canada. Mark essaie d’instaurer l’externalisation ouverte au GC parce qu’il veut ce que tous les fonctionnaires veulent : trouver des solutions aux problèmes auxquels la population canadienne est confrontée. « Nous sommes un service public, dit-il. Le public a des problèmes à résoudre, qu’ils soient de nature environnementale, liés aux politiques, etc. » Mark et son équipe ont travaillé avec diligence pour en faire une réalité et mettront bientôt à disposition la plateforme interministérielle de production participative du gouvernement fédéral canadien (accessible aux utilisateurs inscrits à GCÉchange sur le réseau GC).

Mark a mis à profit son expérience de travail personnelle pour nous donner une idée de la façon dont l’externalisation ouverte peut servir dans l’intérêt de la fonction publique. « Je travaille pour les Services météorologiques ici au Canada, mais comme nous le savons, il y a des centres de services météorologiques et climatiques dans chaque pays; chacun travaille sur la même chose : prévoir le temps et le climat. Ne serait-ce pas formidable si nous avions un mécanisme qui nous permettrait de poser des défis météorologiques ou climatologiques que tous les centres météorologiques du monde pourraient voir en temps réel? », demande Mark.

La voie à suivre

Nous sommes encouragés par l’initiative du renouvellement de la fonction publique : Au-delà de 2020 à devenir un effectif agile, inclusif et bien outillé. Pour que nous continuions d’être reconnus à l’échelle internationale en tant que fonction publique de premier plan, nous devons apporter des changements plus profonds à notre façon de travailler. C’est exactement ce que font Mark et son équipe grâce à cette initiative d’externalisation.

Mark nous a laissés avec quelques sages paroles qui lui ont été adressées par un scientifique de la NASA : « Appropriez-vous le problème, pas la solution ». Lorsqu’un défi se présente, les gens cherchent surtout à revendiquer les droits de propriété de leur solution au lieu de trouver la meilleure solution. Encore une fois, il est important que nous continuions de remettre en question nos façons de penser traditionnelles afin de poursuivre la modernisation de la fonction publique.

Si l’externalisation ouverte vous intéresse, consultez cette étude comparative réalisée par Mark et son équipe pour évaluer l’état actuel des plateformes d’externalisation ouverte axées sur les récompenses dans le monde.

Le site devrait être lancé avant la nouvelle année (sur l’outil d’externalisation ouverte du GC) qui exigera d’abord que les utilisateurs s’inscrivent à GCéchange (accessible aux utilisateurs du réseau du GC).

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