Innovation et empathie vont de pair

par : une fonctionnaire enthousiaste | | Partagez

Durée : 8 minutes, 40 secondes.

Le téléchargement prendra peut-être un moment. Pour maximiser la fonctionnalité de cette page, veuillez activer le JavaScript.

L’innovation et la littératie numérique sont deux concepts avec lesquels nous, les fonctionnaires, nous sommes familiarisés au cours des dernières années. Nous sommes nombreux à nous efforcer d’innover dans notre travail et de nous familiariser avec les outils numériques à notre disposition, mais souvent nous n’avons ni le temps ni la capacité de le faire. Eh bien, le Lab d’innovation du Conseil fédéral du Québec crée des ressources pour aider à rendre les choses un peu plus faciles.

Touche-à-tout, maîtres de tout

Catherine Lovatt-Smith
Catherine Lovatt-Smith, Chargée de projet, Lab d'innovation du Conseil fédéral du Québec
Paul Keller
Paul Keller, Chargé de projet, Lab d'innovation du Conseil fédéral du Québec

Le musicien Paul Keller et la passionnée de plantes d’intérieur Catherine Lovatt-Smith sont gestionnaires de projet au Lab d’innovation du Conseil fédéral du Québec. Pour ceux qui ne le savent peut-être pas, chaque région du Canada a un conseil fédéral composé des plus hauts fonctionnaires de chaque ministère ou organisme exploité dans cette région. Le Lab d’innovation de Paul et Catherine fait partie du Conseil fédéral du Québec (CFQ) et est financé par ce dernier, et ils travaillent pour soutenir les fonctionnaires fédéraux dans l’élaboration de leurs projets innovants dans la région du Québec.

« Beaucoup de gens aimeraient consacrer du temps à l’exploration », déclare Paul, « et nous nous consacrons entièrement à cela et nous prenons le temps de trouver des moyens créatifs de transmettre ce que nous avons découvert et ce que nous avons recherché. » Dire que le Lab a créé quelques ressources utiles serait un euphémisme. Infographies, présentations animées, séances de formation, modèles, didacticiels vidéo, consultations virtuelles, et bien plus encore. En raison de la nature de leur travail, ils ont également rencontré de nombreuses équipes dans de nombreuses disciplines. « Parfois, ce que nous faisons, c’est mettre en relation différentes organisations qui ont les mêmes objectifs pour créer des groupes de travail interministériels. » Paul explique.

Maîtriser les outils que nous pensons connaître

L’innovation ne signifie pas toujours un changement à grande échelle. Souvent, les équipes peuvent innover simplement en acquérant une meilleure compréhension de la technologie à leur disposition afin d’améliorer leur communication d’équipe et leurs pratiques organisationnelles. Dans le monde d’aujourd’hui, le simple fait de s’adapter à la nouvelle réalité hybride conduit à l’innovation. C’est pourquoi le Lab propose des Mardis technos, qui sont des séances de 30 à 45 minutes où ils présentent une application, généralement une application Microsoft 365 (M365) telle que Forms, SharePoint, Teams ou Outlook. Catherine se souvient de la séance portant sur Outlook qu’ils ont dirigée, qui a été initialement si populaire qu’une deuxième a été demandée. « Nous avons toujours constaté que les gens étaient stressés par le nombre de courriels qu’ils recevaient », dit-elle; « puisque nous sommes à la maison et que nous n’avons pas, par exemple, notre collègue Susie qui vient nous parler à notre bureau, on envoie un courriel à la place. » La séance a montré aux personnes des fonctionnalités Outlook moins connues qui permettent de filtrer les courriels et a aussi fourni un aperçu rapide des canaux Teams comme solution de remplacement aux questions rapides envoyées par courriel et à ce que Paul appelle « le ping-pong des courriels ».

Une chose que Paul et Catherine apprécient dans leur travail, c’est qu’ils s’assurent de montrer comment l’innovation et la technologie ne doivent pas nécessairement être coûteuses. Ils aiment se concentrer sur les outils Microsoft, car la plupart des fonctionnaires ont accès à la suite M365. « Nous n’avons pas de budget pour acheter des applications pour nous aider », explique Catherine. « C’est vraiment juste nous, et c’est un peu unique parce que nous pouvons montrer à la fonction publique que vous n’avez pas besoin d’argent pour contribuer. Les ministères paient déjà pour les applications que vous avez sur votre ordinateur, il suffit de savoir les utiliser. » Leurs tutoriels fournissent des trucs et astuces que tous les fonctionnaires devraient connaître. « Je pense que nous ferons une troisième série de ces outils en septembre ou octobre, et vous pouvez également venir », me dit Catherine avec enthousiasme, « nous pouvons tout vous montrer, vous êtes également invité! »

Pour maîtriser la technologie, l’empathie est indispensable

« C’est une séance de formation sur un outil précis, mais nous aborderons également les aspects philosophiques de la technologie. » Paul veille à mettre l’accent sur le concept de « cohésion numérique ». « C’est un concept auquel nous avons pensé récemment, » il s’arrête et rit, « nous n’avons même pas cherché s’il existe, mais fondamentalement, c’est l’idée au sein d’une équipe donnée, de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde sur le plan technologique. » Souvent, explique Paul, il existe une gamme de compétences et de niveaux de confort avec la technologie parmi les membres de l’équipe. Certaines personnes sont très férues de technologie et souhaitent mettre en œuvre de nouvelles méthodes de travail utilisant la technologie, tandis que d’autres ne sont pas encore à l’aise avec cette idée et hésitent à adopter de nouveaux outils numériques pour leurs méthodes de travail établies de longue date. « C’est important d’être empathique envers les gens qui ne sont pas à l’aise avec la technologie et de se mettre à leur place, de leur donner envie d’apprendre », insiste-t-il. « Allez à leur rythme et donnez-leur la possibilité et l’espace sûr pour exprimer leurs préoccupations et poser leurs questions. »

Ce concept est plus important que jamais, compte tenu de la dépendance croissante à la technologie pour de nombreux aspects de notre travail dans la fonction publique. Non seulement le Lab forme aux outils numériques, mais il enseigne également les pratiques exemplaires pour les équipes hybrides dispersées. « Nous avons une présentation qui couvre essentiellement la question : Comment avoir une équipe dispersée saine et productive? », indique Paul, « car gérer ce type d’équipe n’est pas pareil en personne et virtuellement. » Ils apportent des ateliers et des modèles pour créer des chartes d’équipe, qui sont des documents qui consignent une compréhension commune de la façon dont les membres d’une équipe travailleront ensemble pour accomplir leur mission et préciser les rôles et les responsabilités de l’équipe. Les chartes d’équipe peuvent être un exercice de consolidation d’équipe utile pour comprendre à quoi ressemblera le travail hybride pour chaque équipe. « Les chartes d’équipe existent en fait depuis longtemps, bien avant la pandémie », me dit Paul. Il explique que le Lab s’est associé à FlexGC, dont il est coresponsable, et a utilisé les ressources de l’École de la fonction publique du Canada pour créer une trousse de charte d’équipe autoguidée. En utilisant leur expertise en facilitation virtuelle, Paul et Catherine ajoutent une couche supplémentaire à ce service. Ils offrent aux équipes l’option de les rencontrer, et à l’aide d’un tableau blanc virtuel, de questions de réflexion et de groupes de discussion, ils aident les équipes à développer une charte solide et évolutive. « Parfois, lorsque vous êtes au sein d’une équipe et que vous l’êtes depuis un certain temps », explique Paul, « il est bon d’avoir quelqu’un de l’extérieur qui apporte une nouvelle perspective aux choses, écoute ce que les gens disent et peut-être repère quelques points à améliorer. »

Retour à l’essentiel

Quelle est donc la prochaine étape pour le Lab? Ils espèrent organiser des ateliers sur le thème de la « rentrée scolaire » à l’automne qui se concentre sur l’intégration de nouveaux employés. Les stratégies d’intégration sont sur le point de changer de nouveau avec les ministères mettant en œuvre des plans hybrides. « On va réaliser des projets concernant la reconnaissance, parce que quand ton équipe est géographiquement dispersée ou éloignée, tu ne peux pas leur apporter une boîte de Timbits au bureau le vendredi », dit Catherine en riant, « il faut trouver d’autres façons de reconnaître que vous aimez votre équipe. » Elle souligne que la formation est également différente maintenant : « Lorsque de nouveaux employés se joignent à une équipe, ils doivent apprendre à communiquer avec Teams et ils doivent connaître les outils très rapidement. Il n’y a pas toujours quelqu’un à côté de vous qui vous montre comment faire. » La partie sociale et de réseautage de l’intégration sera également au centre des ateliers. Catherine raconte qu’elle a remarqué des groupes au sein du gouvernement qui travaillent sur des idées similaires, mais ne se connaissent pas. « Désormais, les employés peuvent comprendre : “Ah, d’accord, l’équipe de La vie en numérique. Les membres sont si gentils. Bon, je peux peut-être leur parler” », et les nouveaux employés peuvent participer à ces réseaux pour rencontrer de nouvelles personnes.

Nous espérons que vous vous joindrez à eux à l’automne pour la première de ces ateliers, mais d’ici là, nous vous laissons des liens vers le Lab d’innovation du CFQ sur Canada.ca, gcéchange (accessible uniquement aux utilisateurs enregistrés de gcéchange sur un réseau du GC), son infolettre, Twitter, Facebook, LinkedIn, et ses coordonnées pour toutes les demandes de service et possibilités de collaboration : cfqlabinnovation-qfcinnovationlab@dec-ced.gc.ca.

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez sélectionner toutes les cases qui s'appliquent :

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :