La méthode « agile » n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’arriver à ses fins

La première fois que j’ai rencontré Todd Scanlan, coach agile et chef de mêlée, à la journée portes ouvertes de l’Académie du numérique, il m’a expliqué que son rôle consistait à aider les gens à travailler de façon plus agile. « Qu’est-ce que cela veut dire? » lui ai-je demandé. Sa réponse, simple et efficace, venait confirmer le fait que l’enseignement et la mise en pratique de ce concept était après tout sa spécialité. « Accepteriez-vous de faire quelque chose pendant un instant? » demanda-t-il poliment. « Croisez-vous les bras ». Je m’exécute sans peine. « Maintenant, croisez-les dans l’autre sens. » dit-il. Perplexe un court moment, hésitant pendant quelques secondes en fixant mes bras, je comprends finalement : bras gauche sur bras droit, puis bras droit sur bras gauche. « Vous voyez, conclut-il, vous pouvez le faire, même si c’est sans doute moins confortable pour vous d’un côté, ou moins naturel. C’est ça le concept de travailler de façon différente et plus agile. »

Comment devenir un chef de mêlée, selon M. Miyagi

Un chef de mêlée doit repérer les problèmes et les tendances et trouver des solutions au moyen de l'enseignement, du mentorat, de la facilitation et du coaching.

Revenons à aujourd’hui. Mon collègue et moi sommes assis en face de Todd, dans un café, et ce dernier nous parle de son travail. Un chef de mêlée doit repérer les problèmes et les tendances et trouver des solutions au moyen de l'enseignement, du mentorat, de la facilitation et du coaching. Todd nous explique que le mot « mêlée » est emprunté au rugby et désigne le moment où huit joueurs se regroupent en bloc pour essayer de prendre possession du ballon. En tant que chef de mêlée, Todd s'intègre au sein des équipes et anime certaines réunions pour les rendre plus productives. Ensemble, ils déterminent ce qui contribuerait à améliorer l'efficacité de l'équipe en fonction des besoins de celle-ci.

Il faut d'abord apprendre à lustrer et frotter pour devenir un super apprenti qui gagnera en autonomie et finira par ne plus avoir besoin du maître.

Grâce à une stratégie personnalisée, il crée un environnement propice à l'auto-organisation et, en définitive, facilite un changement de comportement dans l'équipe. Todd compare cette stratégie à l’entraînement du Karaté Kid : il faut d'abord apprendre à lustrer et frotter pour devenir un super apprenti qui gagnera en autonomie et finira par ne plus avoir besoin du maître.

Les quatre fantastiques techniques fondamentales de la méthode agile

Lorsque Todd commence à travailler avec une équipe, il applique quatre techniques infaillibles qui permettent de devenir plus agile :

  1. Tenir des réunions éclair quotidiennes : L'une des techniques les plus couramment utilisées de la méthode agile. Bien que cela semble court, une réunion de 15 minutes peut avoir une incidence importante. C'est là que les problèmes peuvent être décelés et que des pistes de solutions peuvent être proposées. Une vérification de la charge de travail de chacun peut permettre de modifier les priorités afin que personne ne soit débordé.
  2. Visualiser le travail à faire : Kanban est l’équivalent japonais de « signal visuel », et c’est ce que la méthode signifie littéralement. Il s'agit de créer une démonstration visuelle du processus de travail (le plus souvent au moyen de fiches autocollantes sur un tableau pour pouvoir suivre l'avancement des tâches) qui permet à une équipe de suivre l'évolution des étapes du travail. Il est aussi possible de déterminer les questions qui nécessitent plus d'attention que d'autres; par exemple, on peut remarquer que c'est peut-être à l'étape de l'approbation que les choses sont retardées, et on peut décider de s’attaquer à cette question. Grâce à cette aide visuelle, les tâches sont connues et leur transparence pour toute l'équipe facilite le travail de façon ouverte. La méthode Kanban peut aussi maintenant être utilisée en ligne au moyen de divers programmes.
  3. Procéder à des examens rétrospectifs : Les réunions les plus importantes du processus de mêlée sont celles où de la rétroaction est donnée. Lors d'une réunion rétrospective, l'équipe évalue la façon dont ses membres travaillent ensemble et essaie d'améliorer l’organisation de son travail. C'est à ce stade que les membres de l'équipe peuvent aussi remettre en question certaines choses comme ce qu’ils aiment faire, ce qui leur manque, ce qu’ils veulent faire davantage et ce qu’ils n’aiment pas. Des points tout aussi importants à régler. La fréquence à laquelle une équipe souhaite faire son auto-examen dépend de ses besoins particuliers.
  4. Consigner l'heure à laquelle les tâches commencent et prennent fin : Mesures élémentaires, mon cher Watson. La consignation du temps nécessaire pour effectuer chaque étape fournit des données utiles permettant de modifier ensuite votre façon de travailler. Les goulots d'étranglement ressortent clairement, tout comme les problèmes d’échéance. Les données sont éloquentes.

« Mais » ou « et » : un petit mot d’une syllabe qui peut faire toute une différence

Todd me confie qu’il ne cesse jamais d’apprendre. Il aime avoir la liberté de structurer sa façon de travailler de façon à pouvoir intégrer l'apprentissage à sa propre routine, et il est constamment en train de lire des livres sur la méthode agile. Il nous fait part d’une petite information tirée d'un livre qu'il est en train de lire et qui s’intitule Radical Candor, de Kim Scott. « Il s'agit de donner et de recevoir de la rétroaction, et de créer un environnement sécuritaire sur le plan psychologique pour que tout le monde puisse apporter sa contribution », résume-t-il. La notion de sécurité psychologique vise à encourager les gens à parler de ce qu'ils remarquent, un aspect important de la méthode agile. Au lieu de répondre à quelqu'un « oui mais », lorsqu’on dit « oui et », on renforce ce qui est dit plutôt que de s’y opposer. Et lorsque tout le monde se sent à l’aise pour parler, c'est à ce moment que de nouvelles idées surgissent dans la salle et peuvent avoir une incidence énorme sur le travail.

Lorsque tout le monde se sent à l’aise pour parler, c'est à ce moment que de nouvelles idées surgissent dans la salle et peuvent avoir une incidence énorme sur le travail.

Le travail quotidien de Todd consiste à expérimenter différentes techniques qu'il a apprises pour voir ce qui fonctionne, « c'est très libérateur d'appliquer ce qu'on apprend et de voir quel effet on peut avoir, dit-il, et c'est justement ce que j’essaie de faire : amener les autres à faire aussi l’essai de ce procédé ».

Toutefois, en définitive, ce que Todd préfère dans son travail, c’est de pouvoir créer un meilleur environnement pour les gens et de les aider à résoudre leurs problèmes. Par un heureux hasard, alors qu'il prononce ces mots, une femme âgée s'approche du café à l’aide d’une marchette, et Todd se précipite immédiatement pour lui ouvrir la porte.

À la fin de notre conversation, Todd déclare tout simplement : « La méthode agile n'est jamais l'objectif ultime. L'objectif est d'obtenir de meilleurs résultats. La méthode agile est simplement le moyen d'y parvenir. » La tendance « agile » repose donc sur une logique, et je n'aurais pas pu trouver meilleure conclusion.

 
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