Le Nuage de talents permet aux relations à distance de fonctionner

Je marche dans une pièce sombre et ambiante qui me donne l’impression d’être dans un bureau de Spotify. C’est à cet endroit que Gray O’Byrne, propriétaire de produit et concepteur principal d’applications pour le Nuage de talents, m’a dit que se trouvait son bureau. Je m’assois dans une chaise blanche pivotante à la mode qui est en fait très confortable et j’admire l’aménagement de l’espace unique autour de moi pendant que j’attends. Un membre de l’équipe se lève sans bruit et allume une lumière pour moi — ils ont remarqué une présence étrangère dans la salle — une présence qui, selon eux, n’est peut-être pas habituée à travailler dans l’obscurité.    

Gray arrive peu après. Le Nuage de talents, une plateforme expérimentale visant à améliorer la façon dont le gouvernement du Canada (GC) embauche les gens, le tient de toute évidence très occupé. « C’est la première impression qu’a quelqu’un de travailler au gouvernement », souligne Gray. En tant que jeune professionnelle qui travaille au CG, je suis tout à fait d’accord.

« Il s’agit de laisser les candidats nous montrer pourquoi ils sont qualifiés, plutôt que ce soit nous qui leur disions ce qui les rend qualifiés. »

L’objectif du nuage de talents

Le Nuage de talents essaie d’améliorer deux choses dès le départ : la durée du processus de dotation et la qualité de l’embauche. Gray explique qu’il s’agit de laisser les candidats nous montrer pourquoi ils sont qualifiés, plutôt que ce soit nous qui leur disions ce qui les rend qualifiés. » Il raconte une occasion où il a eu la possibilité de participer au processus d’embauche sur la plateforme. Des candidats lui ont dit que, dans leurs expériences antérieures avec les offres d’emploi traditionnelles du gouvernement, ils croyaient qu’ils ne satisfaisaient pas aux exigences pour postuler. Mais un poste vacant à titre de concepteur principal de l’expérience utilisateur dans le Nuage de talents les a attirés — et ils ont fini par être les meilleurs choix pour le poste — prouvant qu’ils étaient, en fait, qualifiés dès le départ.  

L’équipe du Nuage de talents travaille directement avec les conseillers en RH et les gestionnaires responsables de l’embauche pour se renseigner sur le processus d’embauche, et par la suite, elle essaie de trouver des façons d’améliorer ces processus. L’outil est conçu en concomitance avec la politique, de sorte que tout utilisateur peut s’en servir sans difficulté, sachant qu’il fonctionne dans les limites.

Le plus beau en ce qui concerne l’équipe du Nuage de talents, c’est qu’elle s’intéresse littéralement à tous les aspects du processus d’embauche.  Il s’agit simplement de déterminer ce qui peut être amélioré, de créer un plan, puis de s’y attaquer.

Raccourcir la distance des longues distances

Le Nuage de talents encourage l’embauche à distance en faisant de « l’autorisation du travail à distance » l’option par défaut pour les offres d’emploi sur la plateforme, et l’équipe joint le geste à la parole. L’équipe elle-même est unique parce qu’elle ne limite pas ses paramètres de recrutement à la distance physique. L’équipe multidisciplinaire travaille dans plusieurs villes canadiennes, dont Toronto, Ottawa, Montréal et Halifax. « Le fait d’être en mesure de faire le travail qu’ils veulent de l’endroit où ils veulent est une condition absolument essentielle pour cette équipe », dit Gray et il réitère que la diversité est une force, « nous avons mis sur pied une équipe de gens invraisemblables qui, par conséquent, ont leur place dans n’importe quel contexte. »  

Alors, comment une équipe à distance s’assure-t-elle que la dynamique de son équipe n’est pas compromise? Gray parle de sa propre expérience personnelle de travail à domicile pendant environ un an et demi avant de se joindre au gouvernement : « J’ai détesté ça. J’avais besoin de stimuli. Maintenant, je pense constamment à des façons de changer cela pour mon équipe. »

« Avec une équipe à distance, il faut consciemment prévoir du temps pour des conversations qui se dérouleraient normalement de façon spontanée au bureau. »

Gray organise des réunions au cours desquels tous les membres de l’équipe participent à partir de leur bureau, même ceux qui sont physiquement au bureau. Pour lui, c’est une question d’équité et ça élimine la notion de « nous contre eux ». L’équipe organise également des causeries sans lien avec le travail (« pour la victoire ou le vendredi où l’on perd son temps, » Gray pousse un petit rire) de 30 minutes chaque vendredi pour remplacer les discussions « à bâtons rompus ». Gray reconnaît qu’avec une équipe à distance, il faut consciemment prévoir du temps pour des conversations qui se dérouleraient normalement de façon spontanée au bureau.

« Ces gens sont peut-être loin des yeux, mais ils sont en tête de mes préoccupations. »

« Ces gens sont peut-être loin des yeux, mais ils sont en tête de mes préoccupations », me dit Gray, mais il ne nie pas qu’il y a des défis. La difficulté réside dans le fait de garder les employés à distance dans les pensées des gens qui ne travaillent pas avec eux quotidiennement. L’une des tactiques adoptées par l’équipe consiste à créer un « travailleur à distance » dans la salle pendant les ateliers et les réunions. Il s’agit d’une personne qui est physiquement dans la salle, mais qui est séparée métaphoriquement par des murs invisibles lorsqu’elle appelle et vit la réunion comme un employé à distance, servant à rappeler à l’animateur qu’il faut reconnaître les personnes qui sont en ligne. Il s’agit d’une excellente façon de surveiller l’expérience à distance et de régler les problèmes en temps réel, le cas échéant.

Depuis le début du Nuage de talents il y a deux ans, la gestion d’un groupe dans l’ensemble du pays continue d’enthousiasmer Gray, « faire participer les gens qui ne sont pas dans la salle est devenu ma passion », me dit-il.  

Avant de quitter le bureau, Gray me recrute pour mener des essais par les utilisateurs, « c’est le risque à prendre lorsque vous passez ces portes » dit-il en riant, « mais … vous recevrez un biscuit. » Gray ramasse rapidement une étiqueteuse et étiquette un biscuit géant aux pépites de chocolat à l’avoine : « RÉSERVÉ POUR… » suivi de mon nom. « Vous devrez revenir le chercher », dit-il avec un sourire effronté. J’admire la décision stratégique d’utiliser la nourriture pour me tenir responsable de ma promesse de participer à des essais par les utilisateurs.  

Il va sans dire que je vais assister à une séance la semaine prochaine.

Ce que pense l’équipe à propos de sa dynamique :

« Nous sommes déterminés à apporter des améliorations constantes et efficaces, sensibles à notre environnement, et nous faisons un excellent usage des communications hybrides, le tout avec un sens de l’humour amusant. » –David Mason, Montréal

« Nous avons à cœur de réaliser des choses tangibles et nous nous soucions les uns des autres. » –Tristan O’Rourke, Toronto

« Les outils de collaboration à distance pour les développeurs sont si bons maintenant que je les utilise souvent même avec les développeurs qui se trouvent dans la même pièce que moi. Travailler au sein d’une équipe à distance me permet de travailler avec des gens extraordinaires de partout au pays. » –Xander Miller, Ottawa

 
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