Accord Canada–Colombie-Britannique sur l’immigration 2015 - Annex D

Annexe D : Échange de Renseignements

2015

1.0  Objet

1.1  La présente annexe et ses suppléments visent à régir la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements, notamment les renseignements personnels, entre les parties à l’Accord.

1.2  La présente annexe établit les modalités et conditions qui s’appliqueront à tous les suppléments qui sont joints à la présente annexe, sauf disposition contraire stipulé dans un supplément.

2.0  Définitions

2.1  Sauf définition contraire dans la présente annexe, les définitions dans les dispositions générales de l'Accord s’appliquent à la présente annexe et à ses suppléments.

2.2  Les définitions suivantes s’appliquent à la présente annexe et à ses suppléments :

1. « Parties autorisées » Parties précisées dans un supplément à la présente annexe et légalement autorisées à recueillir, conserver, utiliser, communiquer et éliminer les renseignements aux termes dudit supplément.
2. « Renseignements personnels » Renseignements concernant un individu identifiable, quels que soient leur forme, y compris, sans s’y limiter, les « renseignements personnels » tels que définis, pour le Canada, dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. (1985), ch. P-21, à laquelle est assujetti Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) en tant qu’« institution fédérale » et, pour la Colombie-Britannique, dans la Freedom of Information and Protection of Privacy Act, R.S.B.C. 1996, ch. 165 (la FOIPPA). Dans le cadre de la présente annexe, les coordonnées personnelles seront traitées en tant que renseignements personnels pour leur collecte, utilisation, accès, stockage, communication et élimination.
3. « Atteinte à la vie privée » Collecte, utilisation, communication, accès, stockage ou élimination de renseignements personnels, de façon volontaire ou accidentelle, non autorisé par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la FOIPPA, cette annexe, ou par la législation, la politique ou les directives de chaque partie concernant la collecte, l’utilisation, la communication, l’accès, le stockage ou l’élimination de renseignements personnels.
4. « Représentants désignés du supplément » Agents de contact principaux pour les parties indiquées dans un supplément à la présente annexe qui sont responsables de l’interprétation, des demandes d’information, et des demandes de modification concernant un supplément en particulier, ainsi que du traitement de toutes les questions qui en découlent, en collaboration avec l’agent de liaison à l’annexe relative à l’échange de renseignements.
5. « Communication ultérieure » Communication par un des parties de renseignements reçus de l’autre partie, au-delà des parties autorisées, conformément aux autorisations appropriées et aux modalités décrites dans la présente annexe et ses suppléments.
6. « Rapports statistiques » Rapports de données sommaires préparés par la Colombie-Britannique, ou en son nom, à partir d’une manipulation statistique de renseignements personnels relatifs aux transactions. Les rapports statistiques peuvent être publiés ou non, de façon régulière ou à l’occasion.
7. « Tiers » Toute personne, société, organisation ou entité autre qu’une partie.

3.0  Autorisations

3.1  Dans le cas du Canada :

1. Les renseignements personnels seront recueillis, conservés, utilisés, communiqués et éliminés, conformément aux exigences des lois et politiques pertinentes du gouvernement du Canada, notamment la Charte canadienne des droits et libertés, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, la Loi sur la citoyenneté, la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration, le Décret sur les passeports canadiens, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et tous les règlements pris en vertu de ces lois, selon le cas, ainsi que la Politique sur la sécurité du gouvernement et les directives et lignes directrices pertinentes visant la protection administrative, technique et physique de tout renseignement personnel.
2. Le Canada peut conclure des accords portant sur l’échange de renseignements, y compris la présente annexe et ses suppléments, dans l’accomplissement de ses responsabilités aux termes de l’article 5 de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration, L.C. 1994, ch. 31.

3.2  Dans le cas de la Colombie-Britannique :

1. Les renseignements personnels seront recueillis, conservés, utilisés, communiqué, et éliminés conformément à la Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIPPA), à la Document Disposal Act et à l’Information Security Policy de la Colombie-Britannique.
2. La Colombie-Britannique peut conclure des accords portant sur l’échange de renseignements, y compris la présente annexe et ses suppléments, en exerçant ses pouvoirs aux termes de l’article 5 de la Ministry of International Business and Immigration Act, R.S.B.C. 1996, ch. 304.

3.3  Chaque partie informera l'autre par écrit de toute modification de la législation, des règlements ou des politiques se rapportant à ses programmes respectifs ou aux dispositions législatives, politiques ou directives relatives à la collecte, à la conservation, à l'utilisation, à la communication ou à l’élimination de renseignements susceptibles d’avoir une incidence sur la présente annexe et/ou ses suppléments.

4.0  Suppléments

4.1  Les suppléments relatifs à l’échange de renseignements suivants, qui sont joints à la présente annexe et en font partie intégrante, correspondent aux domaines de coopération dans le cadre de l’Accord et de ses annexes :

1. Programme des candidats des provinces;
2. Entrée express;
3. Recherche.

4.2  Les parties indiquent dans les suppléments les fins précises pour lesquelles les renseignements sont échangés. Ces suppléments doivent être lus en parallèle avec la présente annexe.

4.3  La présente annexe et ses suppléments remplacent les accords ou ententes antérieurs intervenus entre les parties concernant l’échange de renseignements seulement lorsque indiqué dans les suppléments.

5.0  Rapports statistiques

5.1  Les rapports statistiques ne renfermeront pas de renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la FOIPPA lorsqu’ils ont fait l’objet du processus de suppression des cases de faible valeur suivantes :

1. à l’exception des valeurs « autres », « inconnu » ou « non précisé », toutes les données d'une valeur égale à 1, 2, 3 ou 4 et toute donnée pouvant raisonnablement être utilisée aux fins d’un nouveau calcul visant à établir leur véritable valeur doivent être supprimées; ou
2. la valeur de toutes les données doit être arrondie à la valeur se terminant par 0 ou par 5 la plus près.

5.2  Les parties établiront des procédures mutuellement acceptables, assujetties aux exigences des articles 6, 7, 8, 10, 11.1 et 14 de la présente annexe, pour la prestation par le Canada, de rapports statistiques à la Colombie-Britannique portant sur :

1. les personnes devant s’établir en Colombie-Britannique et dont la demande d’immigration est en cours d’examen par le Canada;
2. la délivrance de visas de résident permanent aux personnes devant s’établir dans cette province;
3. les résidents permanents devant s’établir en Colombie-Britannique;
4. les permis de séjour temporaire, les permis de travail et les permis d’études délivrés aux personnes devant s’établir dans cette province;
5. des rapports supplémentaires, conformément à l’entente entre les deux parties.

5.3  Chaque partie peut demander des rapports statistiques, en plus de ceux prévus au paragraphe 5.2, et établira des procédures mutuellement acceptables à cet égard.

6.0  Exactitude des renseignements

6.1  Chaque partie déploiera tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements qu'elle échange avec l'autre au titre de chaque supplément sont aussi exacts, à jour et complets que possible. Les parties ne peuvent pas garantir l’intégralité ni l’exactitude des renseignements et elles ne seront donc pas tenues responsables de tout préjudice consécutif à la transmission ou à l’utilisation de tout renseignement inexact ou incomplet.

6.2  Chaque partie doit informer l’autre, par écrit dans un délai raisonnable, si elle se rend compte que les renseignements échangés ne sont pas exacts, complets ou à jour, et doit prendre toutes les mesures raisonnables pour modifier les renseignements.

6.3  Les renseignements, sous quelque forme que ce soit, ne peuvent être modifiés, compilés dans l’ordre inverse ou autrement altérés, à moins d’indication contraire ou d’autorisation écrite par la partie qui fournit les renseignements.

7.0  Transmission de renseignements

7.1  Les renseignements échangés dans le cadre de la présente annexe seront transmis par chaque partie selon un format convenu et de la manière décrite dans les suppléments.

7.2  Les parties prendront des mesures raisonnables pour réduire le risque de transmission de virus, de programmes ou de données préjudiciables dans les renseignements transmis. Les parties ne seront pas tenues responsables de tout dommage résultant de la transmission de virus, programmes ou données préjudiciables.

7.3  Les renseignements seront transmis entre les parties d'une manière conforme aux lois, politiques et directives de chacune des parties pour le transfert sécurisé des renseignements et de la manière décrite dans les suppléments.

8.0  Manipulation et stockage des renseignements

8.1  Chaque partie prendra toutes les mesures raisonnables pour préserver la confidentialité et l'intégrité des renseignements, conformément à ses lois, politiques et directives respectives.

8.2  Chaque partie informera l'autre, sur demande, des mécanismes de sécurité, comme les mesures administratives, techniques ou physiques qu’elle utilise pour protéger l'intégrité des renseignements reçus de l'autre partie et pour empêcher l’accès non autorisé. Chaque partie informera l'autre dans les plus brefs délais possible de toute modification ultérieure de ces mesures.

8.3  Chaque partie est responsable des actes de ses propres employés, mandataires, entrepreneurs ou sous-traitants en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la communication, le traitement, le stockage, la sauvegarde, la conservation et l’élimination des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle.

8.4  En conformité avec les exigences de leur employeur, les employés du Canada et de la Colombie-Britannique qui reçoivent des renseignements de l'autre partie en vertu de la présente annexe doivent se soumettre à un processus d'enquête sur le personnel à un niveau correspondant au traitement des renseignements personnels.

8.5  Les parties doivent s’assurer que les particuliers auront accès aux renseignements et les utiliseront uniquement pour l’exercice de leurs fonctions liées aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis et pour respecter leurs obligations et les exigences en vertu de l'Accord.

8.6  Les parties doivent s’assurer que toutes les bases de données contenant des renseignements échangés en vertu de la présente annexe et de ses suppléments sont situées au Canada.

8.7  Chaque partie se conformera à ses plans de continuité des activités et de gestion des urgences.

9.0  Communication et utilisation des renseignements

9.1  Une partie peut utiliser les renseignements qu'elle obtient en vertu de la présente annexe uniquement aux fins prévues, de la manière décrite dans chaque supplément, ou pour des usages compatibles à ceux-ci et essentiels à l’exécution d’un programme ou à la réalisation d’une activité de la partie.

9.2  Sauf si autorisé et convenu par les parties, une partie ne peut pas effectuer une liaison ou une comparaison ciblée des renseignements personnels recueillis en vertu de la présente annexe et de ses suppléments à des fins autres que celles pour lesquelles les renseignements ont été obtenus originalement.

10.0  Accès aux renseignements

10.1  Une partie recevant une demande d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la FOIPPA qui exige une réponse comprenant des renseignements reçus de l'autre partie avisera et consultera la partie qui fournit les renseignements afin d’obtenir son consentement pour communiquer les renseignements.

10.2  Les parties conviennent de faire tout leur possible pour se conformer aux échéanciers de chacune afin de répondre aux demandes d'accès à l'information.

10.3  Nonobstant les paragraphes 10.1 et 10.2, le processus d’avis, de consultation et d’obtention du consentement à divulguer les renseignements fournis ne devrait pas empêcher une partie de respecter ses échéanciers relatifs à la réponse à une demande d’accès à l’information. Si l’autre partie n’a pas donné de réponse au sujet de son consentement, l’autre partie pourra répondre à sa demande d’accès aux renseignements selon ses échéanciers.

11.0  Conservation et élimination des renseignements

11.1  Les parties conviennent que les renseignements recueillis doivent être conservés pendant la période minimale nécessaire, sous réserve de leurs lois, politiques et directives respectives et selon toutes dispositions particulières contenues dans les suppléments de la présente annexe.

11.2  Les renseignements personnels seront éliminés conformément aux lois, politiques et directives respectives de chaque partie.

12.0  Surveillance, conformité et atteintes à la vie privée

12.1  Les parties s’engagent à respecter les procédures établies par leurs lois, politiques et directives respectives afin de s’assurer qu'il n'y a pas d’atteintes à la vie privée.

12.2  Une partie qui prend connaissance d’une atteinte à la vie privée :

1. suivra les processus établis par ses politiques afin de gérer les atteintes à la vie privée et d’y donner suite;
2. avisera immédiatement l'autre partie et fournira des détails sur les circonstances entourant l’atteinte à la vie privée;
3. enquêtera sur l’atteinte à la vie privée et présentera à l’autre partie, dans un délai raisonnable, ses conclusions et les mesures correctives prises.

12.3  Une partie informée d’une atteinte à la vie privée peut :

1. examiner les mesures prises ou proposées par l'autre partie en vue de faire face à l’atteinte à la vie privée et d’empêcher qu’elle ne se reproduise;
2. demander à l'autre partie de prendre des mesures spécifiques pour remédier à l’atteinte à la vie privée ou empêcher qu’elle ne se reproduise;
3. suspendre l’échange de renseignements personnels dans le cadre du supplément où il y a eu atteinte à la vie privée, jusqu'à ce qu’elle soit convaincue que l'autre partie s’est conformée aux dispositions de la présente annexe et dudit supplément ainsi qu’à toute demande raisonnable faite aux termes de l’alinéa 12.3(b) de cette annexe. La partie informera l'autre partie si elle envisage ce plan d'action.

12.4  Si les parties ne s’entendent pas sur les mesures à prendre pour atténuer les conséquences d’une atteinte à la vie privée ou pour empêcher qu’elle ne se reproduise, les parties suivront la procédure de gestion des conflits et de résolution des conflits contenue sous la section 10.3 des dispositions générales de l'Accord.

12.5  Les parties peuvent fournir à l’autre partie des renseignements détaillant les contrôles internes adoptés pour protéger les renseignements personnels. Les parties suivront leurs pratiques de vérification respectives à l'égard des activités décrites dans la présente annexe. Les parties peuvent fournir des copies des vérifications et des évaluations qu'elles effectuent, ou qui sont menées en leur nom, sur demande écrite de l'autre partie et sous réserve de la législation sur la vie privée de chacune des parties.

13.0  Communication ultérieure de renseignements personnels

13.1  Une partie ne communiquera pas de renseignements personnels, sauf :

1. dans les cas où cela est autorisé ou exigé par la loi; et
2. en conformité aux modalités de l’annexe et de ses suppléments.

14.0  Distribution de rapports statistiques à des tiers

14.1  La Colombie-Britannique peut, à sa discrétion, distribuer à des tiers des rapports statistiques qui lui sont fournis par le Canada aux termes de l’article 5 de la présente annexe, ou qu’elle produit au moyen des renseignements fournis par le Canada en vertu du supplément relatif à la recherche, sous réserve des exigences suivantes en matière d’avis :

1. La Colombie-Britannique informera le Canada de son intention de distribuer un rapport statistique, notamment de le publier sur Internet, en lui fournissant un exemplaire anticipé dudit rapport pour examen.
2. Sur réception de l’exemplaire anticipé, le Canada conserve le droit de refuser de consentir à sa distribution si, de l’avis de son représentant désigné chargé du supplément relatif à la recherche, les données présentées rendent compte de façon inappropriée des activités du Canada.
3. Le Canada disposera de quinze (15) jours ouvrables suivant la date à laquelle l’exemplaire anticipé lui est remis par la Colombie-Britannique pour aviser par écrit la Colombie-Britannique des motifs pour lesquels il interdit la distribution dudit rapport statistique. Si le Canada ne se manifeste pas dans le délai de 15 jours ouvrables qui lui est imparti, on considérera qu’il consent à la distribution dudit rapport par la Colombie-Britannique.
4. Une fois le contenu du rapport statistique approuvé par les parties, la Colombie-Britannique ne sera plus tenue d’aviser le Canada de toute distribution future, à moins que le contenu du rapport statistique ne change, notamment qu’on y ajoute des variables de données.
5. L’avis d’intention de distribuer un tel rapport statistique doit être fourni par écrit et accompagné d’un exemplaire dudit rapport. Le destinataire sera le représentant désigné du supplément relatif à la recherche du Canada. Un accusé de réception sera envoyé par voie électronique.

14.2  Lors de la distribution de rapports statistiques à des tiers, la Colombie-Britannique :

1. citera « Citoyenneté et Immigration Canada » à titre de source des données utilisées pour les rapports statistiques que le Canada fournit en vertu du paragraphe 5.2 ou 5.3 de la présente annexe;
2. citera « Citoyenneté et Immigration Canada » à titre de source des données utilisées, et la Colombie-Britannique à titre d’auteure des rapports statistiques qu’elle produit au moyen des renseignements fournis par le Canada en vertu du supplément relatif à la recherche.

15.0  Frais

15.1  Les renseignements fournis à une partie dans le cadre de la présente annexe ou de tout supplément de la présente annexe, et les rapports statistiques convenus aux termes du paragraphe 5.2 seront gratuits, sauf indication contraire.

15.2  Les rapports statistiques demandés en vertu du paragraphe 5.3 de cette annexe peuvent être assujettis à des frais comme suit :

1. frais applicables pour le traitement des demandes de rapports de données statistiques sur l'immigration en vertu de l’article 314 du Règlement sur l'immigration et l a protection des réfugiés, modifié de temps à autre; et
2. frais applicables fixés par la directive du ministre des Finances de la Colombie-Britannique, de temps à autre, en vertu de la directive ministérielle 2009.02, aux termes du paragraphe 47(1) de la Financial Administration Act, R.S.B.C. 1996, ch. 138.

15.3  Les frais indiqués au paragraphe 15.2 ne sont pas fixes en ce qui concerne la présente annexe et peuvent changer de temps à autre.

16.0  Gestion des conflits et processus de résolution des conflits

16.1  Chaque partie désigne une personne qui agit comme agent de liaison.

Pour le Canada :

Directeur général, Relations internationales et intergouvernementales,
Citoyenneté et Immigration Canada

Pour la Colombie-Britannique :

Directeur exécutif, Politiques et relations avec les intervenants
Ministère de l’Emploi, du Tourisme et de la Formation professionnelle et responsable du travail

16.2  Les agents de liaison conviennent de tenter de résoudre tout problème ou conflit découlant de la présente annexe, en collaboration avec les représentants désignés du supplément, au besoin. S’il est impossible de le faire, les parties conviennent de suivre la procédure de gestion des conflits et de résolution des conflits contenue sous la section 10.3 des dispositions générales de l'Accord.

17.0  Généralités

17.1  La présente annexe demeure valide pendant cinq ans, sauf si elle est résiliée ou remplacée par un autre accord entre les parties mettant fin expressément à la présente annexe.

1. Les parties peuvent résilier la présente annexe par accord écrit des deux parties, à tout moment.
2. Une ou l’autre des parties peut résilier la présente annexe, ou tout supplément de la présente annexe, en donnant à l’autre partie un avis écrit d’au moins 12 mois.
3. À la suite d’un accord commun des parties par écrit, les modalités de cette annexe et de l’un ou l’autre de ses suppléments peuvent être prolongé à tout moment avant leur expiration, assujetti à toute approbation ou autorisation nécessaire incluant l’approbation du gouverneur en conseil.
4. Une ou l’autre des parties peut résilier la présente annexe, ou tout supplément de la présente annexe, à tout moment, si une partie omet de respecter ses obligations en vertu de la présente annexe, et après avoir suivi la procédure de gestion des conflits et de résolution des conflits contenue sous la section 10.3 des dispositions générales de l'Accord.

17.2  Les parties conviennent que leurs responsabilités liées à la protection et au maintien de l’intégrité des renseignements échangés en vertu de la présente annexe, y compris la conservation et l’élimination des renseignements, se poursuivent après la résiliation de la présente annexe.

17.3  En cas de résiliation de l'Accord avant la présente annexe, les dispositions générales de l'Accord seront maintenues dans les limites nécessaires afin que la présente annexe demeure pleinement en vigueur.

17.4  La présente annexe et ses suppléments sont assujettis aux dispositions relatives à l’examen et aux modifications décrites dans l’Accord.

17.5  En cas de résiliation de l'Accord avant la présente annexe, les parties conviennent de procéder à un examen de l'annexe et ses suppléments avant sa résiliation.