Accord Canada–Manitoba en matière d’immigration Juin 2003

Annexe C
Communication de données sur les immigrants admis


0.0 Préambule

0.1 ATTENDU QUE la présente entente, qui forme une annexe à l’Accord Canada–Manitoba sur l’immigration, est conclue en application de la clause 4.4 de celui-ci et renferme les appendices 1 et 2.

0.2 ATTENDU QUE les renseignements fournis au Manitoba peuvent être des renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, chap. P-21, (ci-après la Loi sur la protection des renseignements personnels).

0.3 ATTENDU QUE Citoyenneté et Immigration Canada est une institution fédérale assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

0.4 ATTENDU QUE, selon le paragraphe 8(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale ne peuvent être communiqués par cette dernière sans le consentement de l’intéressé, sauf dans les cas prévus à l’article 8 de ladite loi.

0.5 ATTENDU QUE, selon l’alinéa 8(2)f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la communication de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée, si elle est prévue aux termes d’accords ou d’ententes conclus, d’une part, entre le Canada ou un de ses organismes et, d’autre part, entre le gouvernement d’une province ou un de ses organismes, en vue de l’application des lois ou pour la tenue d’enquêtes licites.

0.6 ATTENDU QUE l’alinéa 8(2)j) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise à communiquer des renseignements personnels relevant d’une institution fédérale si les renseignements en question doivent servir à une personne ou à un organisme à des fins statistiques ou de recherche, et si le responsable de l’institution fédérale :

  1. est convaincu que le but pour lequel ces renseignements sont communiqués ne peut être raisonnablement atteint que si les renseignements fournis permettent d’identifier l’intéressé;
  2. obtient de la personne ou de l’organisme l’assurance écrite que l’information ne sera pas ultérieurement communiquée sous une forme qui permettra raisonnablement d’identifier l’intéressé.

1.0 Objet

1.1 L’objet de la présente annexe s’énonce comme suit :

  1. communiquer en temps utile au Manitoba des renseignements suffisants pour qu’il puisse en tirer les statistiques pertinentes dont il a besoin pour évaluer son programme, orienter ses recherches ainsi que l’élaboration de ses politiques et programmes d’immigration, et déterminer s’il y a lieu de les maintenir ou de les modifier;
  2. établir les conditions selon lesquelles le Canada fournit au Manitoba des renseignements provenant de ses bases de données sur les clients;
  3. mettre en place les mécanismes d’échange de renseignements entre les parties.

2.0 Définitions

Dans la présente annexe, les termes suivants sont définis comme suit :

2.1 « SSOBL » : base de données du Système de soutien des opérations des bureaux locaux du Canada.

2.2 « Renseignements » : renseignements personnels, entre autres.

2.3 « SDIODE » : base de données du Système de données sur les immigrants ayant obtenu le droit d’établissement au Canada.

2.4 « Micro-données » : renseignements non identificatoires figurant au dossier d’un client, stockés dans le SDIODE et le SSOBL.

2.5 « Renseignements personnels » : renseignements au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.6 « Communication à un tiers » : communication de micro-données ou de rapports statistiques à une partie autre que l’agent de liaison désigné par la Province.

2.7 « Rapports statistiques » : rapports sommaires préparés par le Manitoba, ou en son nom, à partir d’une manipulation statistique des micro-données. Ces rapports peuvent être publiés à l’occasion, ou de façon régulière.

2.8 « Tiers » : toute personne, personne morale, entité, organisation ou entité autre que les suivantes :

  1. le gouvernement du Manitoba, et tous ses ministères, divisions, sociétés d’État, organismes, conseils et commissions, ainsi que tout conseil, toute commission, association ou autre organisation, constitués ou non en société, dont tous les membres ou administrateurs, ou une majorité d’entre eux, sont nommés par le gouvernement du Manitoba ou sont des fonctionnaires du Manitoba;
  2. les fournisseurs de services, chercheurs, étudiants et universitaires engagés par contrat ou selon d’autres dispositions ou ententes avec le Manitoba en vue d’offrir les services convenus.
  3. Les parties visées aux paragraphes a) et b) sont désignées ci-après par l’expression « les parties autorisées ».

3.0 Renseignements devant être fournis

3.1 Le Canada fournit au Manitoba un ensemble standardisé de micro-données, sans mention de nom, tirées du SDIODE et du SSOBL ou de systèmes successeurs, comportant tous les champs relatifs aux immigrants admis au Canada et toutes les tables de définition des codes ministériels mentionnés à l’appendice 2.

3.2 Les micro-données visées à la clause 3.1 sont présentées sur CD-ROM. Toute documentation accompagnant ces données est offerte sur support électronique et papier (lorsque c’est possible). Le Canada donne un préavis écrit d’au moins trente (30) jours au Manitoba dans le cas où les micro-données seraient présentées sur un support différent.

3.3 Le Manitoba peut, pendant la durée de l’annexe, communiquer avec l’agent de liaison national pour lui demander des renseignements ou lui poser des questions au sujet des micro-données, du CD-ROM qui contient les micro-données et sur la façon d’utiliser les micro-données et le CD-ROM (il peut s’agir entre autres de précisions et d’explications au sujet des définitions des micro-données, de leur interprétation et de leur manipulation). L’agent de liaison national est à la disposition du Manitoba pour répondre à ces demandes et questions.

3.4 S’il le juge utile, le Canada fait une mise à jour trimestrielle des micro-données afin de communiquer des renseignements à jour pour chaque trimestre précédant la mise à jour et également pour chaque année écoulée. Les micro-données sont fournies au Manitoba chaque trimestre. Elles sont communiquées au plus tard un  mois suivant la fin du trimestre visé. Le Canada informe immédiatement le Manitoba par écrit si les renseignements qu’il lui communique chaque trimestre ont été modifiés de manière substantielle et, après avoir appris ou établi que les renseignements ont été modifiés de manière substantielle, il lui fournit, dans un délai raisonnable, les micro-données mises à jour en fonction desdites modifications.

3.5 Chaque livraison de données porte sur la période allant de 1980 au trimestre précisé.

3.6 Le Canada prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les micro-données sont complètes et exactes et que le CD-ROM ne contient aucun virus dangereux ni programme ou donnée qui pourrait nuire au bon fonctionnement d’un système informatique ou d’un logiciel.

3.7 Le Canada communique au Manitoba des tableaux statistiques spéciaux non prévus à la clause 3.1. Ces tableaux sont communiqués sur demande ou de façon régulière, selon ce qu’ont convenu les parties.

4.0 Usages autorisés

4.1 Les micro-données communiquées en vertu de la présente annexe ne peuvent être utilisées qu’à des fins de recherche « sans but lucratif » ou pour appuyer l’élaboration de politiques et de programmes. Le Manitoba ne peut utiliser les données pour faire respecter ses propres politiques ou programmes d’immigration.

5.0 Agents de liaison

5.1 Le directeur, Direction de la gestion de l’information (BIM), Citoyenneté et Immigration Canada, ou tout autre agent désigné, est l’agent de liaison national chargé de fournir les micro-données en vertu de la présente annexe.

5.2 Le conseiller principal en matière de politiques, Planification stratégique et soutien aux programmes, ministère du Travail et de l’Immigration du Manitoba, ou tout autre agent désigné, est l’agent de liaison provincial responsable de la coordination des demandes de micro-données de la Province, de leur réception, stockage et communication aux parties autorisées, le cas échéant.

5.3 Lorsque l’agent de liaison provincial ou un autre ministère de la province demande à l’agent de liaison national qu’il lui fournisse des rapports statistiques tirés des micro-données déjà mises à sa disposition en vertu de la présente annexe, l’agent de liaison national prend les mesures suivantes :

  1. s’il accepte la demande, il informe chaque  mois l’agent de liaison provincial compétent qu’il a reçu des demandes de renseignements de la part d’un employé ou mandataire de la province, précisant le titre du demandeur ainsi que l’objet et la date de la demande;
  2. s’il accepte la demande, il exige du ministère demandeur des droits permettant de recouvrer les coûts engagés.

5.4 Si l’une des parties change d’agent de liaison, elle en informe immédiatement l’autre partie par écrit.

6.0 Traitement des renseignements

6.1 Le Manitoba prend des mesures raisonnables pour s’assurer que tout renseignement personnel provenant des micro-données fournies par le Canada est transmis, conservé, détruit ou éliminé conformément, selon le cas, à :

  1. la Loi sur la protection des renseignements personnels et les lignes directrices pertinentes sur la protection des renseignements personnels et des données, la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité, ainsi que les directives et lignes directrices pertinentes visant la protection administrative, technique et physique de tout renseignement personnel (lesdites lignes directrices, politiques et directives sont désignées ci-après « lignes directrices pertinentes »); sous réserve que le Manitoba est informé à l’avance par écrit de l’existence des lignes directrices pertinentes et de toute modification qui y est apportée, et sous réserve également que le respect des lignes directrices et de toute modification qui y est apportée, ne résulte pas en une augmentation des coûts pour le Manitoba;
  2. la Freedom of Information and Protection of Privacy Act adoptée par le Manitoba, ainsi que les directives et lignes directrices pertinentes, visant la protection administrative, technique et physique des renseignements personnels.

6.2 Après avoir éliminé les renseignements personnels communiqués par le Canada en vertu de la présente annexe, le Manitoba confirme par lettre à celui-ci qu’il a pris des mesures raisonnables pour que les renseignements personnels soient éliminés conformément à la clause 6.1.

6.3 Le Manitoba reconnaît être responsable des actes de ses propres employés, mandataires ou entrepreneurs en ce qui concerne la collecte, la divulgation, l’utilisation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels à sa disposition ou sous son contrôle.

7.0 Communication à des tiers

7.1 Le Manitoba peut, s’il le juge utile, communiquer les micro-données aux parties autorisées, précisées à la clause 2.8, sous réserve des dispositions suivantes :

  1. Si le Manitoba souhaite communiquer des micro-données aux parties autorisées en vue de la prestation de services convenus, il exige que celles-ci signent avec lui des ententes sur la confidentialité des données et leur non-communication;
  2. Le Manitoba doit prendre des mesures raisonnables pour que les parties autorisées recevant les micro-données en citent la source, à savoir « Citoyenneté et Immigration Canada », dans tout rapport qu’elles se sont engagées par contrat à préparer pour la Province;
  3. Le Manitoba doit prendre des mesures raisonnables pour que les parties autorisées recevant les micro-données ne citent pas « Citoyenneté et Immigration Canada » comme la source de tout rapport statistique qui n’est pas fourni directement par Citoyenneté et Immigration Canada;
  4. Le Manitoba fournit à l’agent de liaison national la copie officielle de toute entente de non-communication signée en application de la clause 7.1a).

7.2 Le Manitoba peut, s’il le juge utile, communiquer à toute partie des rapports statistiques publiés régulièrement, sous réserve des dispositions suivantes :

  1. Le Manitoba informe le Canada de son intention de communiquer des rapports statistiques publiés régulièrement, y compris des supports qu’il entend utiliser à cette fin;
  2. Le Canada se réserve le droit d’interdire la communication de tels rapports si, de l’avis de l’agent de liaison national, les informations présentées rendent incorrectement compte des activités de Citoyenneté et Immigration Canada. Le Canada dispose de dix (10) jours ouvrables, à partir de la date à laquelle il reçoit un exemplaire préliminaire du rapport statistique, pour informer le Manitoba, par écrit ou par la voie électronique, qu’il lui en interdit la communication, et en préciser les raisons; si le Canada ne signifie pas son désaccord dans les dix (10) jours ouvrables, ce silence doit être interprété comme une approbation du contenu du rapport et de sa communication par le Manitoba. Une fois que les parties s’entendent sur le contenu de ces rapports statistiques (que l’entente soit présumée ou non), le Manitoba n’est plus tenu d’informer le Canada de son intention de les communiquer, à moins que leur contenu ne change;
  3. Le Manitoba informe le Canada, par écrit ou par la voie électronique, de son intention de communiquer de tels rapports statistiques et lui en transmet un exemplaire. Le destinataire de la copie est l’agent de liaison national. Un accusé de réception est fait électroniquement;
  4. Les rapports ainsi communiqués doivent citer la source des micro-données, c’est-à-dire Citoyenneté et Immigration Canada, et préciser que le Manitoba en est l’auteur.

7.3 Le Manitoba peut, s’il le juge utile, communiquer des rapports statistiques spéciaux aux parties autorisées, sous réserve des dispositions suivantes :

  1. Citoyenneté et Immigration Canada doit être cité comme la source des micro-données figurant dans les rapports communiqués et ceux-ci doivent indiquer que le Manitoba en est l’auteur.

7.4 Le Manitoba transmet les demandes émanant de tiers à l’agent de liaison national.

7.5 Le Manitoba prend des mesures raisonnables pour que l’information précisée aux clauses 7.1 à 7.3 soit communiquée conformément, selon le cas, à :

  1. la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada et les lignes directrices pertinentes sur la protection des renseignements personnels et des données, la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité, ainsi que les directives et lignes directrices pertinentes visant la protection administrative, technique et physique des catégories de renseignements précisées (lesdites lignes directrices, politiques et directives sont désignées ci-après « lignes directives pertinentes »); sous réserve que le Manitoba est informé à l’avance de l’existence des lignes directrices pertinentes et de toute modification qui y est apportée, et sous réserve également que le respect des lignes directrices pertinentes et de toute modification qui y est apportée ne résulte pas en une augmentation des coûts pour le Manitoba;
  2. la Freedom of Information and Protection Act adoptée par le Manitoba, ainsi que les directives et les lignes directrices pertinentes, visant la protection administrative, technique et physique des catégories de renseignements précisées.

8.0 Recouvrement des coûts

8.1 Les renseignements visés à la clause 3.1 sont communiqués au Manitoba à titre gracieux.

8.2 Les frais habituels sont imposés au Manitoba pour la communication des renseignements visés à la clause 5.3.

8.3 Les frais exigés pour l’application de la présente annexe peuvent être modifiés périodiquement.

8.4 Les factures sont adressées au ministère provincial qui demande les renseignements visés par la présente annexe, comme il est stipulé à la clause 5.3.

9.0 Divers

9.1 L’annexe entre en vigueur à la date où les deux parties signent les dispositions générales de l’Accord Canada–Manitoba sur l’immigration.

9.2 Sous réserve des clauses 9.3 et 9.4, la présente annexe demeurera en vigueur indéfiniment et continuera de s’appliquer après l’expiration des dispositions générales de l’Accord Canada–Manitoba sur l’immigration.

9.3 Une partie peut mettre fin à cette annexe en tout temps en donnant à l’autre partie un préavis écrit de 30 jours.

9.4 L’annexe peut être modifiée si les agents autorisés de chaque partie y consentent par écrit.

9.5 Les parties s’engagent à s’informer mutuellement par écrit de toute modification d’ordre législatif, réglementaire ou administratif visant leurs programmes respectifs, si elle est susceptible de toucher la présente annexe.

9.6 Dans le cas où le Manitoba dérogerait à l’une des dispositions de la présente annexe, le Canada en aviserait la Province par écrit et préciserait la nature de la dérogation. Le Manitoba aurait ensuite dix (10) jours ouvrables pour corriger la situation.

9.7 S’il est avisé d’une dérogation prévue à la clause 9.6, le Manitoba informe par écrit le Canada des mesures qu’il a prises pour remédier à la situation dans les dix (10) jours ouvrables après avoir été avisé de la dérogation.

9.8 Le Canada indique par écrit au Manitoba s’il juge acceptables les mesures que celui-ci a prises en vertu de la clause 9.7. Si les mesures ne lui semblent pas acceptables, le Canada accorde au Manitoba le délai supplémentaire qu’il juge adéquat (minimum de cinq jours ouvrables) pour corriger la situation, ou bien met immédiatement fin à l’annexe.

9.9 Si le Manitoba ne lui adresse pas la réponse écrite prévue à la clause 9.7, le Canada se réserve le droit de mettre immédiatement fin à l’annexe en lui signifiant par écrit sa décision.

9.10 En cas de différend ou de désaccord au sujet des dispositions de la présente annexe, l’agent de liaison national et l’agent de liaison de la province doivent tenter, de vive voix ou par écrit, de résoudre le différend ou le désaccord.

9.11 En cas de résiliation de l’annexe, le Manitoba convient de ce qui suit :

  1. Le Manitoba n’est pas exonéré de ses responsabilités à l’égard de la communication à des tiers des micro-données en sa possession;
  2. Le Manitoba s’engage à retourner les micro-données en sa possession au Canada dans les cinq (5) jours ouvrables.

9.12 Le Canada et le Manitoba conviennent que le Groupe de travail mixte établi en application de la clause 7.3 des dispositions générales sert aux deux parties de forum pour étudier et résoudre les problèmes liés à l’échange de renseignements.


APPENDICE 1

Avis

Tout avis communiqué en vertu de la présente annexe doit être adressé à l’intéressé ou à son remplaçant désigné, comme suit :

Avis destiné au Canada :
Sous-ministre adjoint
Orientations stratégiques et communications
Citoyenneté et Immigration Canada
365, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1

Copie à :
Directeur
Direction de la gestion de l’information (BIM)
360, avenue Laurier Ouest, 5e étage
Édifice Narono
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1

Avis destiné au Manitoba :
Sous-ministre adjoint
Division de l’immigration et du multiculturalisme
9 - 213, avenue Notre-Dame
Winnipeg (Manitoba)
R3B 1N3

Copie à :
Conseiller principal en matière de politiques
Planification stratégique et soutien aux programmes
9 - 213, avenue Notre-Dame
Winnipeg (Manitoba)
R3B 1N3


APPENDICE 2

Données disponibles aux termes de la présente annexe

MICRO-DONNÉES SUR LES IMMIGRANTS ADMIS

NOM DU CHAMP LONGUEUR EXPLICATION
CHAMPS DU SYSTÈME DE CIC
POE 4 Point d’entrée - voir ‘office_t’ pour l’explication
LAND_DT 8 Date d’établissement
SEX 1 Homme ou femme - voir ‘sex_t’ pour l’explication
M_STAT 1 État civil - voir ‘m_stat_t’ pour l’explication
CLASS 2 Catégorie d’immigrants - voir ‘class_t’ pour l’explication
CATEG 2 Catégorie d’immigrants - voir ‘categ_t’ pour l’explication
F_STAT 1 Situation familiale - voir ‘f_stat_t’ pour l’explication
COB 3 Pays de naissance - voir ‘country_t’ pour l’explication
CITZ 3 Pays de citoyenneté - voir ‘country_t’ pour l’explication
CLPR_W 1 Dernier pays de résidence permanente (région mondiale) - voir ‘clpr_w_t’ pour l’explication
CLPR 3 Dernier pays de résidence permanente - voir ‘country_t’ pour l’explication
CAN_LANG 1 Connaissance des langues officielles du Canada - voir ‘can_lang_t’ pour l’explication
NAT_LANG 3 Langues autochtones - voir ‘nat_lang_t’ pour l’explication
ED_QUA 2 Niveau d’études - voir ‘ed_qua_t’ pour l’explication
SCH_YR 2 Années de scolarité
OCC7 7 Codes de profession - voir ‘occ7_t’ pour l’explication
POST 4 Bureau où la demande a été traitée - voir ‘office_t’ pour l’explication
DEST 4 Ville de destination - voir ‘dest_t’ pour l’explication
SPEC_P 3 Programmes spéciaux - voir ‘spec_p_t’ pour l’explication
ISS_DT 8 Date de délivrance du visa
DLR_POSS 11 Avoirs
CHAMPS CONNEXES
LYR 4 Année d’admission
PROV 2 Province de destination - voir ‘prov_t’ pour l’explication
CMA 3 Région métropolitaine de recensement - voir ‘cma_t’ pour l’explication
YOB 4 Année de naissance
FAGE 2 Regroupement par tranche d’âge - voir ‘fage_t’ pour l’explication
FCLASS 2 Regroupement par catégorie d’immigrants - voir ‘fclass_t’ pour l’explication
FCLPR 3 Regroupement par DPRP, selon Faits et chiffres (Royaume-Uni regroupé) - voir ‘country_t’ pour l’explication
LEV_A 2 Composante du mouvement - voir ‘lev_a_t’ pour l’explication
FEDUC 1 Niveau d’études, selon Faits et chiffres - voir ‘feduc_t’ pour l’explication
FSRCE 1 Régions sources, selon Faits et chiffres - voir ‘fsrce_t’ pour l’explication
FWRK 1 Intention de travailler, selon Faits et chiffres - voir ‘fwrk_t’ pour l’explication
FWRK1 1 Intention de travailler, selon Faits et chiffres - voir ‘fwrk1_t’ pour l’explication
PROCESS 1 Demandes traitées au Canada ou à l’étranger - voir ‘process_t’ pour l’explication
F_STAT2 1 Regroupement par situation familiale, selon Faits et chiffres - voir ‘f_stat2_t’ pour l’explication
FMSTAT 1 Regroupement par état civil, selon Faits et chiffres - voir ‘fmstat_t’ pour l’explication
OCC_FLAG 2 Indique le type de régime attribué à une valeur OCC7 - voir ‘occ_flag_t’ pour l’explication
FCMA 2 RMR traitées dans Faits et chiffres - voir ‘fcma_t’ pour l’explication

LISTE DE DÉFINITION DES CODES MINISTÉRIELS :

CONVERSION/DE RECHERCHE

country_t
pays - codes et étiquettes
office_t
point de service - codes et étiquettes
dest_t
destination envisagée - codes et étiquettes
categ_t
catégorie d’immigrants - codes et étiquettes
occ7_t
profession - codes et étiquettes
ccdo_noc_t
dossiers de conversion et étiquettes - de CCDP à CNP
m_stat_t
état civil - codes et étiquettes
f_stat_t
situation familiale - codes et étiquettes
can_lang_t
connaissances linguistiques - codes et étiquettes
nat_lang_t
langue maternelle - codes et étiquettes
ed_qua_t
niveau d’études - codes et étiquettes
spec_p_t
programme spécial - codes et étiquettes
fclass_t
regroupement par catégorie d’immigrants I
class_t
regroupement par catégorie d’immigrants II
lev_a_t
regroupement par catégorie d’immigrants III
fsrce_t
regroupement par région source I
prov_t
province - codes et étiquettes
cma_t
agglomération et région métropolitaine de recensement
fcma_t
regroupement - région métropolitaine de recensement
clpr_w_t
regroupement par pays source II
feduc_t
regroupement par niveau d’études - codes et étiquettes
fage_t
regroupement par tranche d’âge (5)
fmstat_t
regroupement par état civil
f_stat2_t
regroupement par situation familiale
occ_flag_t
regroupement par profession
fwrk_t
regroupement - intention de travailler I
fwrk1_t
regroupement - intention de travailler II
sex_t
homme ou femme - codes et étiquettes
process_t
regroupement par lieu de traitement
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