Bulletin opérationnel 236 – le 14 octobre 2011

Communication du nom de l’agent dans la correspondance à l’étranger

Objet

Ce bulletin opérationnel (BO) informe le personnel des nouvelles directives pour la communication du nom des agents à l’étranger.

Contexte

En raison d’un certain nombre d’incidents qui ont eu lieu dans le contexte international, la Direction de la sécurité ministérielle de l’Administration centrale (AC) de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) a procédé à une évaluation des menaces et des risques (EMR) qui a conduit CIC à ne pas indiquer le nom des agents à l’étranger dans toute correspondance adressée aux clients et à leurs représentants. Ces directives s’appliquent aux lettres de résident temporaire (RT) et résident permanent (RP) envoyées pour des décisions favorables et défavorables, aux demandes d’information et à toute autre correspondance courante adressée aux clients par la mission.

Les agents doivent savoir que leur nom pourra être communiqué en cas de demande d’information à cet effet ou si CIC est tenu de communiquer cette information aux termes des lois en matière de l’Accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) ou dans le cadre d’enquêtes de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié ou d’autres actions en justice, à moins que des circonstances exceptionnelles justifient que le nom demeure non divulgué.

Communication du nom dans la correspondance

Ce BO prend effet immédiatement. Cependant, une période de transition de deux semaines est prévue afin de permettre aux missions de mettre à jour les modèles et modifier les procédures.

Pour tous les types de cas traités à l’étranger :

  • Les modèles de lettres utilisées devront indiquer les titres génériques, comme agent des visas ou agent, tel qu’indiqué dans les modèles des lettres actuelles de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.
  • La signature du décideur ne devra pas indiquer le nom de l’agent ou toute autre caractéristique permettant de l’identifier.

Communication du nom sur demande écrite

Le nom du décideur ou de tout autre agent nommé dans un dossier peut être communiqué si le client en fait la demande par écrit ou par les voies appropriées.

Un certain nombre d’options s’offrent au demandeur pour obtenir l’information liée à l’identité du décideur, notamment une requête adressée par écrit à la mission, une requête aux termes des lois en matière d’AIPRP ou une requête présentée par le député de la circonscription où souhaite s’installer le demandeur. Ce BO couvre seulement les étapes que doit suivre la mission pour répondre à une lettre envoyée par le demandeur. Les demandes présentées en vertu des lois en matière d’AIPRP ou par un député suivront toujours les procédures établies.

En cas de préoccupations quant à la sécurité du décideur ou de tout agent nommé dans le dossier, si son identité était communiquée, une évaluation préliminaire des menaces et des risques doit être demandée à la Sécurité de l’AC de CIC par des voies sécurisées, c.-à-d. C5. Selon les résultats de cette évaluation, le nom de l’agent sera communiqué ou non.

La procédure suivante décrit les étapes nécessaires afin que le demandeur obtienne le nom de l’agent qui a pris la décision relativement à son dossier.

Il incombe au gestionnaire du programme d’immigration (GPI) de décider de communiquer le nom d’un décideur. Le GPI doit consulter la Région internationale (RI) et la Sécurité de CIC. L’agent doit être informé qu’une requête a été présentée pour que son nom soit communiqué et il doit participer à la procédure visant à établir toute préoccupation entourant la communication de cette information.

  • Le demandeur (ou son représentant) communique avec la mission responsable du traitement de la demande (les coordonnées peuvent être obtenues sur le site Internet de CIC).
  • L’employé qui reçoit la requête informe le demandeur que la demande doit être présentée par écrit. Une fois la requête par écrit reçue, le demandeur est informé que sa requête sera traitée et qu’une réponse lui sera envoyée par courrier postal dans les cinq jours ouvrables.
  • L’employé qui reçoit la requête l’enregistre et informe le GPI et le décideur visé qu’une demande de communication de nom a été reçue. En l’absence de préoccupations liées à la communication proposée, le GPI autorisera cette communication de nom.
  • Si le GPI perçoit un niveau de risque élevé, la Sécurité de CIC procédera à une EMR. Ce processus sera mené à terme dans un délai permettant au Ministère de répondre au client dans le délai prescrit de cinq jours ouvrables.

Bureaux intérieurs de CIC

Il se pourrait qu’un demandeur (ou son représentant) envoie sa requête à un bureau local pour obtenir le nom de l’agent à l’étranger qui a pris la décision relativement à son dossier. L’employé qui reçoit la requête informera la personne concernée de communiquer directement avec la mission responsable du traitement de sa demande (les coordonnées sont disponible sur le site Internet de CIC), et de présenter sa requête par écrit ou par les voies appropriées.

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez cocher toutes les réponses pertinentes :

Déclaration de confidentialité

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :