Communication avec les demandeurs et les répondants

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Les voies de communication traditionnelles, comme la poste, peuvent être peu fiables dans les endroits où vivent les demandeurs d’asile. Il est possible que les demandeurs d’asile sans domicile fixe dépendent des autres, qui reçoivent du courrier ou des appels téléphoniques en leur nom. Attendu que les partenaires en matière de réinstallation, comme le HCR et l’OIM, facilitent la communication avec les réfugiés pris en charge par le gouvernement (RPG), il peut être plus difficile de communiquer avec les PPR.

L’orientation générale, les modèles et les ressources qui suivent aideront Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) à communiquer de façon claire et uniforme lorsqu’il y a des problèmes liés au traitement des demandes de réinstallation des réfugiés.

Pratiques exemplaires et attentes générales

Il est préférable de faire participer les répondants lorsque l’on souhaite communiquer avec les RPG. Habituellement, les répondants communiquent régulièrement avec les réfugiés qu’ils parrainent, et il leur incombe de leur faire parvenir des renseignements envoyés par le bureau des visas. Le fait de faire parvenir au répondant toute correspondance visant un cas de RPG accroît la probabilité que les demandeurs reçoivent les demandes d’IRCC et s’y conforment, notamment celle de se présenter aux entrevues. Les répondants jouent également un rôle important en s’assurant que le bureau des visas reçoit les formulaires de demande dûment remplis, les documents justificatifs et les mise à jour concernant le cas.

Les bureaux des visas devraient faire preuve de souplesse dans la communication avec les clients et faire des efforts raisonnables à cet égard. Pour accroître la probabilité que les demandeurs d’asile reçoivent l’information nécessaire à chaque étape du traitement, afin qu’ils puissent se conformer aux exigences, on encourage les bureaux des visas à envisager d’autres options de communication que la poste. Il peut s’agir notamment d’envoyer la correspondance par courriel aux demandeurs et aux répondants autorisés à recevoir de l’information pertinente au cas, ou d’assurer le suivi d’une lettre de convocation à une entrevue en appelant la personne sur son téléphone cellulaire ou en lui envoyant un message texte.

Envoi de lettres d’étapes aux répondants du secteur privé

Le courriel est également un moyen efficace pour envoyer des lettres d’étapes aux répondants. IRCC est tenu d’envoyer deux avis aux répondants dans le cadre du traitement de chaque cas de RPG :

  • le premier est envoyé par le Centre des opérations de réinstallation d’Ottawa (COR-O) à la réception de la demande (accusé de réception);
  • le deuxième est envoyé par le bureau des visas à la suite de la prise de la décision de sélection (lettre de refus ou confirmation d’approbation en principe).

Si la Partie D de l’Annexe 2 du formulaire IMM 0008, intitulée « Autorisation de communiquer des renseignements personnels », a été signée (ou le formulaire IMM 5476, « Recours aux services d’un représentant » ou le formulaire IMM 5475 « Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée » se trouve dans le dossier à l’égard du répondant), il est possible de faire parvenir un exemplaire de toutes les lettres, y compris l’accusé de réception, les demandes de documents, la convocation à une entrevue (si possible), l’état de la demande et la confirmation d’approbation ou de refus aux personnes suivantes :

  • le signataire d’entente de parrainage (SEP), le groupe constitutif, le groupe de cinq ou le répondant communautaire (dans les cas où une adresse de courriel a été fournie à l’égard de l’entente);
  • le(s) demandeur(s) d’asile.

L’avis de décision de sélection favorable devrait également être envoyé par courriel au COR-O et aux répondants. Si les demandeurs n’ont pas été informés lors de l’entrevue que leur demande a été approuvée en principe, il est possible de le faire en joignant une lettre générique au formulaire médical, qui explique la décision et les prochaines étapes, et comprend un rappel de déclarer tout changement à la composition de la famille.

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