Collecte de recettes et délivrance de reçus officiels

Lorsque le demandeur d’un visa acquitte un paiement pour un service à recouvrement des coûts, le CRC lui donne un reçu et le paiement est consigné dans le système de comptabilisation des recettes découlant de la prestation de services d’immigration (habituellement le PDS+). À la fin de la journée, le système produit le formulaire EXT 1203(A) renfermant la liste des divers paiements reçus qui est transmis au CM en même temps que les fonds reçus. Lorsque le paiement est acquitté dans un établissement bancaire local, aucun fonds n’est transmis, mais le point de service considère que le reçu bancaire est une preuve de paiement et les recettes sont consignées dans le PDS+ et sur le formulaire EXT 1203(A).

Les relevés quotidiens EXT 1203(A) et leurs états cumulatifs sont des documents clés de comptabilisation des recettes. L’ARC s’en sert pour s’assurer, en les comparant au nombre de visas traités, que les recettes consignées correspondent au nombre de services à recouvrement des coûts rendus par le bureau au cours de la période visée. Pour l’AGC, les chiffres indiqués sur le formulaire EXT 1203(A) représentent les sommes qui doivent figurer dans les comptes de la mission et être consignées dans le SGI. Le compte rendu des recettes découlant de la prestation de services d’immigration produit par ce système doit correspondre aux totaux des formulaires EXT 1203(A) pour la période visée.

À la fin du mois, le GPI doit signer une « certification des dépôts des sommes perçues pour les services d’immigration » afin de confirmer que le total des dépôts dans le compte bancaire reflète les recettes consignées dans le PDS+.

Cette confirmation peut être complétée selon les étapes suivantes :

1. L’agent de recouvrement des coûts (ARC) produit le rapport détaillé d’opérations du PDS+ pour la période correspondant au relevé bancaire mensuel. Veuillez noter que les relevés bancaires mensuels couvrent généralement une période allant du 1er au 30 ou au 31 du mois. Toutefois, les dates peuvent être légèrement différentes dans certains cas. Le comptable de la mission (CM) fournit ces dates à CIC.
2. Le CM rencontre le GPI et lui remet une Certification des dépôts des sommes perçues pour les services d’immigration, relative au mois visé, correspondant à la valeur totale des dépôts quotidiens dans le compte bancaire. Cela comprend un rapport du Système de gestion intégré (SGI) qui présente une ventilation des recettes consignées dans chaque compte de GLG pour le mois visé. Le montant consigné dans ces comptes de GLG correspond à la valeur totale des dépôts quotidiens dans le compte bancaire effectués pendant le mois. Le rapport du SGI présente une ventilation des comptes de GLG de recettes pour chaque devise acceptée à la mission
3. Le GPI compare les renseignements fournis sur la certification mensuelle des dépôts et les documents d’accompagnement du SGI obtenus à l’étape 2 avec le rapport du PDS+ produit à l’étape 1. Pour chaque devise acceptée à la mission, les montants des comptes de GLG de recettes doivent correspondre aux montants indiqués dans le rapport du PDS+ et dans la ventilation des rapports de GLG dans le SGI du CM.
4. Si des écarts sont relevés, le CM apporte une correction dans le SGI pendant le mois en cours ou le mois suivant.

Les missions qui perçoivent les frais exigés pour les services d’immigration dans le cadre d’une entente avec un établissement bancaire local (mode de paiement non rapprochable), lorsque les frais sont acquittés à l’extérieur, doivent s’assurer que les fonds qui sont versés dans le compte bancaire de la mission principale correspondent de façon raisonnable aux montants comptabilisés comme recettes liées au recouvrement des coûts de l’immigration figurant sur le formulaire EXT 1203(A).

Le GPI et l’ARC doivent consulter la section sur les modes de paiement non rapprochables dans les Procédures financières normalisées concernant la perception des frais exigés pour les services d’immigration aux missions.

Il est important de noter qu’il est impossible d’effectuer un rapprochement exact si la mission accepte des dépôts directs pour les frais dans une banque locale. En effet, il existe un délai entre la date du dépôt, par le demandeur, du paiement dans le compte bancaire de la mission et la date de consignation de ce paiement dans le PDS+. Dans les cas où la mission accepte des modes de paiement non rapprochables, les recettes sont consignées dans le PDS+ en fonction des demandes reçues (comme pour les modes de paiement rapprochables). Lorsque les reçus bancaires sont soumis comme preuve de paiement, l’ARC doit effectuer un rapprochement de fin de journée entre le montant total des paiements pour la journée figurant dans le rapport 1203A du système PDS+ et le montant total des reçus bancaires (délivré par la banque et soumis comme preuve de paiement avec la demande). La section des finances de la mission s’assure de l’exactitude de ce rapprochement et entre dans le compte 21946 du GLG la valeur totale du dépôt effectué dans le compte bancaire. À la fin de l’exercice, le GPI/l’ARC envoie le rapport détaillé d’opérations du PDS+ pour l’exercice, et les Finances à l’administration centrale de CIC entrent les recettes détaillées dans les systèmes financiers de CIC en fonction des paiements consignés dans le PDS+. Le GPI et l’ARC doivent consulter la section relative aux modes de paiement non rapprochables dans les Procédures financières normalisées concernant la perception des frais exigés pour les services d’immigration aux missions.

Chaque jour, les opérations de paiement doivent être saisies dans le PDS+ à mesure que la mission reçoit les demandes accompagnées du reçu bancaire comme preuve de paiement. Le type d’opération de paiement doit être entré comme « dépôt direct ». Si le CRC/l’ARC a accès chaque jour au relevé bancaire (électronique ou papier) et que les renseignements concernant chaque paiement sont suffisants, le CRC doit effectuer le rapprochement entre les montants liés aux opérations individuelles figurant sur le relevé bancaire et la preuve de paiement papier présentée par le demandeur. Selon la disponibilité des renseignements et le nombre de demandes reçues, cette procédure peut être exécutée au moyen d’un échantillon d’opérations lors de l’entrée des données dans le PDS+ ou à une date ultérieure (p. ex. à la fin du mois ou à des dates spécifiques).

À la fin du mois, l’ARC produit un rapport détaillé d’opérations du PDS+ (sommaire par compte du GLG) pour la période ou le mois. Ce rapport présente une ventilation du montant total des recettes consignées dans le PDS+, par compte du GLG (type de service). Le montant total des recettes consignées dans le PDS+ pour le mois visé ne correspond pas au montant total des paiements de frais d’immigration dans le compte bancaire. De façon globale, le montant total des paiements consignés dans le PDS+ pour les demandes reçues à la mission ne devrait pas dépasser le montant total des dépôts dans le compte bancaire. Toutefois, il est possible que, pour un mois donné les paiements consignés dans le PDS+ dépassent le montant total des dépôts en raison des écarts mensuels au chapitre des paiements ou du nombre de demandes reçues.

À la fin du mois, le GPI doit signer une Certification des dépôts des sommes perçues pour les services d’immigration afin de certifier que le total des dépôts dans le compte bancaire (ou des recettes consignées par le MAECI dans le compte 21946 du GLG) représente raisonnablement les recettes saisies dans le PDS+. Cette procédure ne vise pas à effectuer un rapprochement complet, mais à mettre en place des mesures d’atténuation afin que les demandeurs ne soumettent pas des reçus frauduleux, ou le même reçu pour plusieurs demandes, et que les banques traitent ces paiements de façon appropriée.

Le caractère raisonnable des recettes peut être certifié de la façon suivante :

1. L’ARC produit le rapport détaillé des opérations du PDS+ pour la période correspondant au relevé bancaire mensuel. Veuillez noter que les relevés bancaires mensuels couvrent généralement une période allant du 1er au 30 ou au 31 du mois. Toutefois, les dates peuvent être légèrement différentes dans certains cas. Le CM fournit ces dates à CIC. Le montant total des recettes consignées dans le rapport détaillé des opérations du PDS+ (sommaire par compte de GLG) pour chaque devise peut être converti en monnaie canadienne afin d’arriver à un total global de recettes en dollars canadiens. La conversion doit être effectuée selon un taux de change moyen mensuel, conformément au PDS+.
2. Le CM rencontre le GPI et lui remet une Certification des dépôts des sommes perçues pour les services d’immigration pour le mois, qui comprend le montant total des recettes consignées dans le compte d’attente 21946 du GLG pour le mois correspondant. Le montant consigné dans le compte 21946 du GLG correspond à la valeur totale des dépôts effectués dans le compte bancaire pour le mois. Le CM fournit également des détails de transactions.
3. Le GPI compare le montant total des dépôts/recettes consigné dans le compte en suspens 21946 du GLG (équivalent en monnaie canadienne) obtenu à l’étape 2 avec le montant total des recettes dans le rapport du PDS+ (équivalent en monnaie canadienne) produit à l’étape 1. On doit s’attendre à un écart en raison du délai qui existe entre le jour où le demandeur dépose une somme dans le compte bancaire et la réception de cette somme à la mission. Le GPI doit s’assurer que l’écart est raisonnable en fonction de la situation particulière de la mission. L’écart doit normalement représenter environ 5 % des recettes mensuelles consignées dans le PDS+. Sur une période de six mois à un an, l’écart global doit demeurer dans une fourchette de 5 % en plus ou en moins et ne pas s’accumuler chaque mois. Par exemple, un écart correspondant à 5 % en plus pour le mois no 1, à 7 % en moins pour le mois no 2 et à 3 % en plus pour le mois no 3 est tout de même acceptable, globalement parlant, du fait qu’il représente 1 % en plus. Globalement, une vérification de l’ordre de grandeur permettra de cerner d’éventuels problèmes en ce qui a trait au système de traitement des recettes liées au recouvrement des coûts pouvant justifier un examen plus poussé.
4. Le GPI peut également effectuer un examen plus poussé en comparant le nombre d’opérations liées aux recettes dans chaque catégorie (total du GLG divisé par le prix du service) avec le nombre de services de visa (demandes de visa de visiteur, demandes de résidence permanente, entre autres).

Dans tous les cas, lorsque le GPI et l’AGC relèvent d’importants écarts entre les sommes effectivement traitées dans le SGI et les sommes qui auraient dû être générées par les services rendus en matière de visas pendant la période visée, ils doivent les signaler immédiatement à Finance et RIS.

Une copie électronique du rapport détaillé des opérations du PDS+ (sommaire par compte de GLG et sommaire par type de paiement) doit être sauvegardée en format .txt et envoyée à Finance.

À la fin de l’exercice, le GPI/l’ARC transmet une copie électronique du rapport détaillé des opérations du PDS+ (sommaire par compte de GLG et sommaire par type de paiement) pour la période du 1er avril au 31 mars. Le rapport doit être enregistré en format .txt et envoyé par courriel à Finance.