Conservation des données sur le recouvrement des coûts

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Conformément aux principes comptables généralement reconnus, les missions doivent conserver les documents ayant trait aux paiements des frais pour les services et droits pendant une période d’au moins sept (7) ans après le règlement de la demande. Il s’agit d’une exigence distincte de toute autre directive en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou se rapportant à la gestion des renseignements consignés.

L’original du reçu de paiement des frais est joint au dossier et, en règle générale, il sera détruit après deux ans. Pour assurer la sauvegarde du dossier de recouvrement des coûts, il est important que les détails concernant le paiement des frais soient indiqués dans les notes du Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI) ou le Système mondial de gestion des cas (SMGC).

Le système PDS+ conserve les dossiers de paiement des frais à partir du moment de leur création. Les copies roses des reçus du PDS+ doivent être conservées pendant sept ans. Étant donné que les données sur les remboursements et les dispenses de frais versées dans cette banque ne peuvent être récupérées, elles doivent être soigneusement consignées dans les notes du STIDI/SMGC afin d’établir une piste de vérification. Les demandes de remboursement qui ont été envoyées à la section d’administration de la mission sont conservées pendant sept ans.

Outre qu’ils doivent être mis en sécurité pour prévenir les vols, falsifications ou dommages, ces documents doivent être facilement accessibles et classés par ordre chronologique. Les missions qui n’ont pas d’aire d’entreposage adéquate doivent en discuter avec l’AGC et signaler toute insuffisance permanente à RIS afin qu’une solution soit trouvée.

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