Système de comptabilité des caisses enregistreuses

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

EXT 1203A - Caisses enregistreuses

Le formulaire « Caisse enregistreuse - Sommaire » (EXT 1203A) permet de consigner et indiquer les frais perçus à l’aide des données de la bande sommaire (bande -Z) de la caisse enregistreuse. Ce formulaire a été conçu de façon que chaque catégorie de frais et les montants totaux reçus pour chaque jour soient indiqués. Les demandeurs individuels n’apparaissent toutefois pas sur le formulaire.

Comme le EXT 1203, le formulaire EXT1203A doit être numéroté en ordre croissant et un formulaire distinct doit être rempli pour chaque monnaie acceptée par la mission.

Dossier de recouvrement des coûts

Le commis au recouvrement des coûts doit tenir à jour un dossier bien organisé qui doit être conservé en lieu sûr pendant sept ans et doit comprendre des copies des formulaires EXT 1203A, une photocopie de la bande sommaire de la caisse enregistreuse, des reçus officiels délivrés par le comptable, des notes expliquant tout déficit et excédent, des directives sur l’engagement, toutes les demandes de remboursement et autres renseignements pertinents.

Procédures détaillées concernant les systèmes de comptabilité des caisses enregistreuses

Matériel

Dans le présent chapitre, on suppose que la caisse enregistreuse électronique de la mission possède les caractéristiques nécessaires pour être adaptée à ce système. Avec une caisse enregistreuse électronique, le commis au recouvrement des coûts n’a pas à préparer de reçus officiels manuscrits à l’intention des demandeurs. La caisse enregistreuse indiquera un montant total prédéterminé à rapprocher de l’argent reçu.

Les caisses enregistreuses électroniques sont généralement programmées pour indiquer le montant total des recettes par type d’opération. Les rapports « X » indiquent le nombre total d’opérations entrées. Les rapports « X » ne remettent pas le montant total à zéro. Cependant, ils peuvent être produits pendant le jour, au besoin. En revanche, les rapports « Z » indiquent le montant total final puis, une fois produits, la caisse remet les montants à zéro. Les rapports « Z » sont généralement produits à la fin de chaque journée; ils comprennent ainsi toutes les opérations de cette journée. Pour vous assurer que tous les rapports « Z » sont comptabilisés, la caisse enregistreuse les numérote en ordre croissant.

Veuillez noter que les rapports « X » et « Z » sont désignés dans certaines caisses enregistreuses sous les noms de rapports « Z1 et Z2 » respectivement.

Fonctions du commis au recouvrement des coûts dans le système de la caisse enregistreuse

Les aspects procéduraux des tâches du commis au recouvrement des coûts sont plutôt complexes et très précis. Vous devez vous assurer que le commis au recouvrement des coûts respecte ces procédures.

Le commis au recouvrement des coûts assumera les fonctions suivantes pour chaque opération :

  1. le bouton correspondant à la monnaie nationale est, en règle générale, à la position par défaut. Le commis sélectionne le bouton approprié selon que le paiement est effectué en dollars canadiens ou américains;
  2. le commis entre le numéro du dossier à l’aide du clavier numérique, puis sélectionne le bouton « Files sub-total » (total partiel des fichiers). Le numéro de dossier sera imprimé automatiquement sur le reçu du demandeur;
  3. le commis sélectionne le bouton correspondant au type d’opération;
  4. s’il s’agit d’une demande de résidence permanente, le commis entre le montant total des frais à facturer à l’aide du clavier numérique. Pour tous les autres types d’opération, le montant à facturer sera calculé automatiquement;
  5. le commis sélectionne le bouton correspondant au mode de paiement;
  6. la caisse enregistreuse imprimera automatiquement un reçu et ouvrira le tiroir-caisse correspondant;
  7. le commis reçoit le paiement du demandeur, le place dans le tiroir-caisse et rend la monnaie, au besoin;
  8. il détache le reçu de la caisse enregistreuse et le remet au demandeur;
  9. le commis place la demande dans le tiroir correspondant de la caisse enregistreuse et appuie sur le bouton d’impression de la validation.
Le commis au recouvrement des coûts devra remplir les tâches suivantes à la fin de chaque journée
  1. imprimer un résumé provisoire à partir de la caisse enregistreuse, communément appelé la bande X ou Z1 et rapprocher les sommes en caisse;
  2. demander à l’agent de recouvrement des coûts, ou à l’agent canadien à l’étranger (ACE) qui le remplace, de rejoindre le commis avec la clé du gestionnaire. Ne jamais remettre la clé à un ERP, incluant le commis au recouvrement des coûts. L’ARC et l’ACE qui le remplace doivent remplir toutes les fonctions nécessitant l’utilisation de la clé du gestionnaire. L’ARC tourne ensuite la clé à la position « gestionnaire » et attend que la bande Z ou Z2 soit imprimée. Une fois que les rapports sont terminés, l’ARC tourne la clé à la position d’opération, enlève la clé et la conserve;
  3. transposer les données apparaissant sur la bande Z ou Z2 sur le formulaire EXT 1203A. Il faut remplir un rapport EX 1203A pour chaque monnaie;
  4. agrafer les résumés Z ou Z2 de la caisse enregistreuse au rapport EXT 1203A original;
  5. communiquer tout écart de caisse (déficit et excédent) à l’ARC. Il est important de noter que les excédents de caisse doivent être déposés à la banque - on ne doit pas les conserver pour couvrir les déficits. Les excédents et les déficits de caisse sont traités dans un autre chapitre du présent guide;
  6. demeurer dans le bureau du comptable jusqu’à ce qu’il ait compté les fonds et fait concorder les rapports;
  7. obtenir un reçu officiel du comptable de mission;
  8. joindre la copie originale du reçu officiel à la troisième copie du formulaire EXT 1203A;
  9. conserver les copies du formulaire EXT 1203A, la bande sommaire de la caisse enregistreuse et le reçu officiel dans le dossier du recouvrement des coûts;
  10. lorsque plus d’un formulaire EXT 1203A ont été regroupés sur un même reçu officiel, se servir d’une machine à additionner pour rapprocher les montants totaux apparaissant sur le formulaire EXT 1203A au montant déposé. Le ticket de contrôle doit être joint au reçu officiel et placé dans le dossier du recouvrement des coûts conservé dans un endroit sûr;
  11. conserver le ruban de caisse enregistreuse dans la caisse enregistreuse jusqu’à ce qu’il soit plein. Une fois plein, l’enlever et le remettre au comptable de mission. Ces rubans doivent être conservés à la mission pendant sept ans avant d’être détruits. Ces rubans sont importants aux fins de vérification et d’examen des écarts;
  12. dès que le comptable reçoit la confirmation du dépôt de la banque, obtenir une copie du récépissé bancaire officiel du comptable et la jumeler à la copie du formulaire EXT 1203A conservée dans le dossier du recouvrement des coûts. Lorsque le dépôt (effectué auprès du comptable de mission ou directement à la banque) comprend plus d’un EXT 1203A, ainsi que pour chaque monnaie, on utilise un ticket de contrôle pour faire correspondre les sommes totales apparaissant sur le formulaire EXT 1203A au montant déposé. Le ticket de contrôle doit être joint au reçu officiel dans le dossier de recouvrement des coûts;
  13. remettre toutes les clés de la caisse enregistreuse et le tiroir-caisse à l’ACE désigné à la fin de chaque journée.

Conformément au protocole d’entente conclu avec le MAECI, il est clairement indiqué que le MAECI est responsable du dépôt et du virement de fonds. Nous reconnaissons toutefois que, dans certaines missions, la Section d’immigration dépose directement les fonds. Si c’est le cas au sein de votre mission, vous devriez en parler avec votre bureau de zone et votre AGC.

Si le commis au recouvrement des coûts prépare le dépôt, il faudra donc suivre les procédures suivantes tous les jours
  1. préparer et initialiser les bordereaux de dépôt;
  2. le commis au recouvrement des coûts ne peut pas préparer le bordereau de dépôt et faire le dépôt à la banque. Après avoir examiné et initialisé le bordereau de dépôt, le commis au recouvrement des coûts remet le dépôt à la personne qui se rend à la banque. Celle-ci doit également initialiser le bordereau de dépôt pour le montant reçu. Ne PAS conserver l’argent correspondant à plusieurs journées en votre possession;
  3. au retour du déposant, le commis au recouvrement des coûts et vous devez vous assurer que le montant déposé correspond au montant remis à la banque pour dépôt. Joindre ensuite une copie du bordereau de dépôt, initialisée par le caissier de banque, au formulaire EXT 1203A, le remettre au comptable et conserver une copie dans votre dossier du recouvrement des coûts.

Le commis au recouvrement des coûts doit revoir et signer le formulaire d’engagement auprès de l’agent de CIC tous les ans.

Fonctions de l’ARC dans le système de la caisse enregistreuse

Vous devez vous assurer que le système fonctionne efficacement. Vous devez tenter d’atteindre les deux importants niveaux d’assurance suivants

  1. toutes les recettes de l’immigration reçues par le commis au recouvrement des coûts sont consignées et entrées dans la caisse enregistreuse;
  2. tous les fonds entrés dans la caisse enregistreuse sont remis au comptable de mission (ou déposés à la banque lorsque la Section d’immigration fait le dépôt directement à la banque). Vous devez vérifier que le reçu officiel de la banque correspond au bordereau de dépôt remis au comptable de mission ou au déposant.

Ce sont vos responsabilités et vous ne pouvez pas les déléguer à l’agent d’immigration désigné (AID).

Vous êtes d’abord responsable de l’administration des clés de la caisse enregistreuse. Toutes les caisses enregistreuses électroniques devraient être équipées de clés de contrôle permettant à l’opérateur d’exécuter des fonctions comme le remboursement, l’impression de la bande sommaire (fonction Z) à la fin de la journée et les annulations. L’accès aux clés de contrôle doit être restreint afin d’éviter que des personnes sans scrupules s’adonnent à des fraudes. Les clés permettant de procéder à des annulations et d’imprimer les bandes sommaires doivent toujours être placées en lieu sûr ou être en votre possession ou celle de l’ACE qui vous remplace.

Lorsque la caisse enregistreuse est en opération, vous ou l’ACE qui vous remplace devez être disponibles en tout temps afin de réaliser les fonctions suivantes :

  1. annuler les opérations;
  2. permettre au commis au recouvrement des coûts d’obtenir le total du rapport Z quotidien;
  3. à la fin de chaque jour, toutes les clés de la caisse enregistreuse doivent vous être remises et être placées en lieu sûr.
Opérations d’annulation et de remboursement

Le remboursement, que vous avez autorisé, doit être remis directement au client par la Section d’administration et non par un tiers, à moins d’avoir obtenu une autorisation écrite du demandeur. Le remboursement ne doit pas être effectuée par le personnel de la Section d’immigration ni par l’intermédiaire de celui-ci.

On procède à des opérations d’annulation lorsque le commis au recouvrement des coûts annule une opération en cours. En limitant l’accès à la clé, qui permet de procéder à une opération d’annulation, on s’assure que les opérations annulées constituent vraiment des erreurs. Vous devriez surveiller de près les entrées annulées fréquemment. Cela pourrait indiquer un problème plus grave de malfaisance qui doit faire l’objet d’un examen.

Lorsqu’une opération est annulée, vous devez initialiser l’opération sur le ruban interne de la caisse enregistreuse. Le commis au recouvrement des coûts doit écrire une explication sur le reçu du client et le joindre au formulaire EXT 1203A correspondant à cette journée conservé dans le dossier de recouvrement des coûts.

Contrôle des systèmes de recouvrement des coûts

Vous devriez contrôler le système en procédant aux vérifications de procédure trimestrielles suivantes :

  1. Vérifier la programmation de la caisse enregistreuse en réalisant des opérations d’annulation, de remboursement et de production de rapports Z à l’aide de la clé de la caisse.
  2. Sélectionner cinq demandes obtenues au cours du trimestre à partir du journal des demandes reçues. Le STIDI crée automatiquement le rapport trimestriel de la mission à partir duquel un échantillon peut être constitué. Veuillez utiliser les méthodes d’échantillonnage présentées dans CIC Connexion à l’adresse suivante : http://www.ci.gc.ca/international/missions/qa aq/index_f.aspx.

    Pour chaque demande sélectionnée, suivre les étapes suivantes :

    • s’assurer que la demande comporte un timbre de validation de la caisse enregistreuse;
    • s’assurer que les frais facturés (par la validation de la caisse enregistreuse) sont exacts;
    • s’assurer de l’exactitude du numéro de dossier si celui-ci est imprimé sur la demande par la validation de la caisse enregistreuse;
    • si le numéro de dossier n’est pas imprimé sur la demande par la validation de la caisse enregistreuse, vérifier le ruban de caisse enregistreuse interne afin de vous assurer que les frais facturés pour ce dossier sont exacts.
  3. Examiner les formulaires EXT 1203A conservés dans le dossier de recouvrement des coûts :

    • s’assurer que les formulaires EXT 1203A couvrent tout le trimestre (ne manque aucune journée);
    • s’assurer que chaque formulaire EXT 1203A comprend un reçu officiel délivré par le comptable de mission (veuillez noter qu’un reçu officiel peut comprendre plus d’un formulaire EXT 1203A);
    • pour un échantillon de deux formulaires EXT 1203A, s’assurer que le montant des fonds remis au comptable de mission (indiqué sur le reçu officiel) correspond aux sommes apparaissant sur le formulaire EXT 1203A.
  4. Examiner la série de rapports Z joints aux formulaires EXT 1203A conservés dans le dossier de recouvrement des coûts :

    • s’assurer que le numéro du premier rapport Z suit le numéro du dernier rapport produit au dernier trimestre;
    • s’assurer qu’il n’y a aucune interruption dans la série;
    • noter le numéro du dernier rapport Z produit pour le présent trimestre aux fins du contrôle du trimestre suivant.
Fonctions du comptable dans le système de la caisse enregistreuse

Le comptable de mission représente un important lien dans la chaîne de contrôle interne. Le comptable recevra les rapports EXT 1203A du commis au recouvrement des coûts pour chaque monnaie.

Dans les missions où les fonds provenant du recouvrement des coûts sont confiés au comptable, le commis au recouvrement des coûts remettra les fonds ainsi que les rapports EXT 1203A au comptable. Celui-ci doit procéder comme suit :

  1. comparer les données apparaissant sur les bandes sommaires de la caisse enregistreuse aux montants totaux indiqués sur le rapport EXT 1203A;
  2. compter les fonds reçus en présence du commis au recouvrement des coûts et les rapprocher avec les montants totaux indiqués sur le rapport EXT 1203A;
  3. signaler tout écart entre les rapports de la caisse enregistreuse et le formulaire EXT 1203A à l’ARC;
  4. remettre immédiatement un reçu officiel au commis au recouvrement des coûts pour les fonds reçus;
  5. consigner les opérations dans le FINEX ou le SGI de la mission;
  6. prendre les dispositions nécessaires pour faire transporter les fonds à la banque en vue de leur dépôt;
  7. transmettre les fonds en dollars canadiens ou américains qui ne peuvent être déposés localement à la SMFF (MAECI) par les moyens habituels.

Dans les missions où la Section d’immigration effectue les dépôts, le comptable doit procéder comme suit :

  1. obtenir le bordereau de dépôt estampillé de la banque;
  2. comparer les montants apparaissant sur les bordereaux de dépôts aux montants indiqués sur les bandes sommaires de la caisse enregistreuse et le formulaire EXT 1203A;
  3. remettre à l’ARC un reçu officiel à classer dans le dossier de recouvrement des coûts;
  4. signaler immédiatement tout écart à l’ARC. Ce dernier et le comptable de mission doivent analyser tous les écarts.

Le comptable doit revoir et signer le formulaire d’engagement correspondant auprès de l’agent de CIC tous les ans. Cela permet d’assurer la séparation des tâches et d’éviter les collusions possibles.

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