Opérations de remboursement pour les Missions

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Les opérations de remboursement ont lieu une fois que le paiement a été déposé et que l’ARC a déterminé que l’une des conditions susmentionnées s’applique. Pour que le CM rembourse le demandeur, l’ARC doit remplir la demande pertinente. Le GPI doit approuver la demande de paiement en la signant conformément à l’article 20 de la LGFP et l’AGC doit la signer en conformité avec l’article 33.

Un exemplaire de la demande décrivant les raisons du remboursement sera versé au dossier et les observations pertinentes seront formulées dans les notes du STIDI et les données du SMGC.

Sur approbation du GPI ou du GAPI, les montants des remboursements doivent normalement être versés directement au client par le CM au moyen d’un instrument financier. Le remboursement ne peut être versé à une tierce partie à moins que le demandeur ne l’ait expressément autorisé par écrit. En aucun cas, les paiements ne peuvent être faits à l’ordre du CRC ou d’un autre membre.

Les remboursements de moins de cinq dollars canadiens ne sont effectués que lorsque le demandeur en fait la demande le jour même - Des explications plus détaillées à ce sujet figurent à l’annexe B du chapitre 4.2 du Guide de la politique financière.

Les frais étant établis par règlement en dollars canadiens, les remboursements en devises étrangères doivent correspondre au montant équivalent en dollars canadiens et être calculés en fonction du taux de change en vigueur au moment du remboursement.

Selon le FP 4.2, « le Ministère a comme politique de rembourser les recettes perçues par erreur ou en trop là où elles ont été perçues ». Le transfert d’un dossier fait toutefois exception à cette règle. Dans ce cas, le traitement du remboursement est confié à la mission détentrice du dossier. Cette mesure fait partie de la stratégie d’atténuation des risques de la RI, car cette mission aura d’ordinaire mené à terme le traitement du dossier et y aura joint la preuve de paiement (reçu). Cette mesure s’inscrit également dans le cadre de l’initiative de service à la clientèle de la RI puisque c’est à cette mission que le demandeur aura eu affaire en dernier.

Les remboursements des frais de traitement perçus pendant l'exercice en cours doivent être codés au même compte de recettes du GLG que celui où les frais avaient été codés à l'origine dans le PDS+. Les remboursements des frais de traitement perçus pendant les exercices précédents doivent être codés au compte 21927 du GLG.

Les remboursements des frais relatifs au droit de résidence permanente (FRDR) perçus pendant l'exercice en cours doivent être codés au compte 21918 du GLG. Les remboursements des FRDR perçus au cours des exercices précédents doivent être codés au compte 21920 du GLG.

Un ajustement est le remboursement au demandeur d’un excédent-payé avant le rapprochement du paiement dans le PDS+. Le remboursement est effectué, sous la forme d’un chèque établi sur le compte de la mission, dans le cas d’un paiement inexact. Une remise est un remboursement au demandeur effectué à la suite de l’adoption de nouveaux tarifs découlant de modifications législatives.

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