Gestion de l’identité : Structure des noms et comment les enregistrer dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC)

L’exactitude est un élément essentiel lors de l’établissement du nom puisqu’elle peut avoir d’importantes répercussions sur les déplacements du client, son accès au Canada et son accès aux services offerts au Canada. Elle accroît l’intégrité du programme et améliore l’efficacité opérationnelle.

La présente section contient des directives sur les différentes structures d’appellation pouvant figurer sur les titres de voyage étrangers et sur la façon de les enregistrer dans le système d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).

Sur cette page :

• Structures des noms
  • Ordre des noms
  • Champ de nom unique
  • Signes de ponctuation
  • Noms tronqués
  • Observations
• Conventions d’appellation des titres de voyage étrangers
  • Champs de nom inhabituels de la zone d’inspection visuelle (ZIV)
  • Patronymes et matronymes
  • Titres, préfixes, diplômes ou décorations
  • Relation conjugale inscrite dans un nom
  • Relation filiale inscrite dans un nom
  • Noms dans lesquels figure un alias ou un autre nom dans la zone de lecture automatique (ZLA)
• Translittérations
• Points importants lors de l’enregistrement du nom dans le Système mondial de gestion des cas

Structures des noms

• Ordre des noms
• Champ de nom unique
• Signes de ponctuation
• Noms tronqués dans la ZLA
• Cas où la section « Observations » a préséance sur la ZLA

Ordre des noms

Le nom du titulaire apparaît généralement sur le titre de voyage en deux parties, soit l’identificateur principal et l’identificateur secondaire. IRCC reconnaît le nom de famille comme étant le principal identificateur et le ou les prénoms comme étant les identificateurs secondaires. Si le client a plusieurs prénoms (nom composé) ou noms de famille, ces derniers ne doivent pas être arbitrairement séparés dans différents champs de nom du système d’IRCC. En cas de doute quant à l’identificateur principal et à l’identificateur secondaire du client, il faut vérifier la zone de lecture automatique (ZLA) du document pour voir comment l’autorité de délivrance a établi son nom.

Si la ZLA et la zone d’inspection visuelle (ZIV) contiennent des renseignements similaires, mais que l’ordre des noms est différent, les données de la ZLA seront utilisées afin de déterminer l’ordre du nom dans le système d’IRCC et sur les documents délivrés par IRCC. Le ou les noms dont l’ordre diffère seront traités comme étant des pseudonymes ou d’autres noms dans le système d’IRCC.

Champ de nom unique

Si la ZIV du titre de voyage contient un champ de nom unique, l’identificateur secondaire et l’identificateur principal doivent être séparés par une seule virgule (,). La virgule n’est pas requise si les identificateurs sont inscrits dans des champs distincts.

S’il n’y a pas de distinction entre le nom de famille et le prénom du titulaire, il faut consulter la ZLA pour déterminer la façon dont le ou les prénoms et le ou les noms de famille composent le nom complet.

Par exemple, sur le document ci-après, la ZLA précise que le nom de famille est Al-kaabi puisqu’il s’agit du nom qui figure en premier et qu’il est séparé des autres noms par des chevrons doubles (<<). Ainsi, Al-kaabi sera saisi dans le champ du nom de famille, tandis que les autres noms figurant dans la ZLA seront consignés comme étant des prénoms dans le système d’IRCC.

S’il est établi que le nom d’une personne ne peut être scindé en deux parties, le nom, tel qu’il figure sur le document, sera traité comme identificateur principal et saisi dans le champ du nom de famille dans le système d’IRCC. Cette directive est conforme à celle de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) et facilitera les futures recherches de nom.

Par exemple, si, sur le titre de voyage du client, le nom George figure dans le champ du prénom et que le champ du nom de famille est vide, George devient l’identificateur principal et sera entré dans le champ du nom de famille. Le champ du prénom restera vide dans le système d’IRCC.

Signes de ponctuation

Aucun signe de ponctuation ne peut figurer dans la ZLA. Les signes de ponctuation doivent être traités comme suit s’ils font partie d’un nom :

Traits d’union

Si un nom contient un trait d’union dans la ZIV, l’agent doit l’enregistrer comme étant le nom principal, même si, dans la ZLA, il est inscrit avec chevron (<), l’équivalent d’une espace. Le nom figurant dans la ZLA sera enregistré comme étant un pseudonyme ou un autre nom.

Dans l’exemple ci-dessous, le nom principal qui est inscrit dans le champ du nom de famille est Lin, et celui qui est saisi dans le champ du prénom est Mei-hua y compris le trait d’union. Le pseudonyme ou l’autre nom qui est inscrit dans le champ du nom de famille est Lin, et celui qui est saisi dans le champ du prénom est Mei Hua.

Apostrophes

Si un nom contient une apostrophe, l’agent l’enregistre en tant que nom principal tel qu’il figure dans la ZIV, même s’il n’apparaît pas dans la ZLA, et il n’y a pas d’espace entre les parties du nom qui sont séparées par l’apostrophe dans la ZIV. Le nom figurant dans la ZLA sera enregistré comme étant un pseudonyme ou un autre nom.

Par exemple, si, dans la ZIV, le nom de famille du client est O’neill et son prénom Robert, mais qu’il est écrit Oneill<<Robert dans la ZLA, le nom de famille sera enregistré comme étant O’neill, et le prénom sera enregistré comme étant Robert dans le système d’IRCC. Le nom de famille Oneill et le prénom Robert seront traités comme étant des pseudonymes ou d’autres noms.

Noms tronqués dans la ZLA

Si, en raison d’un manque d’espace, le nom d’un client est tronqué dans la ZLA, mais que le nom complet apparaît dans la ZIV et dans la puce lisible par machine (PLM), le cas échéant, le nom complet sera enregistré comme étant le nom principal dans le système d’IRCC et sur les documents délivrés par IRCC. Le nom tronqué sera enregistré comme étant un pseudonyme ou un autre nom dans le système d’IRCC.

Cas où la section « Observations » a préséance sur la ZLA

Sur certains passeports ou titres de voyage, on retrouve une modification officielle dans la section « Observations » (par exemple, le nom de personne mariée), auquel cas la modification doit être prise en compte afin d’établir le nom principal dans le système d’IRCC. Le nom figurant dans la ZLA du passeport sera traité comme étant un pseudonyme ou un autre nom dans le système d’IRCC.

Conventions d’appellation des titres de voyage étrangers

• Champs de nom inhabituels de la ZIV
• Patronymes et matronymes
• Titres, préfixes, diplômes ou décorations
• Relation conjugale inscrite dans un nom
• Relation filiale inscrite dans un nom
• Noms où figurent un alias ou un autre nom dans la ZLA

Champs de nom inhabituels de la ZIV

Dans certains cas, la ZIV d’un titre de voyage peut contenir un champ à titre de nom de mission ou de communauté. Dans ces cas, les renseignements de la ZLA seront utilisés afin de déterminer si ce nom sera enregistré comme étant le nom principal dans le système d’IRCC. Si le nom qui figure dans un champ de nom inhabituel n’apparaît pas dans la ZLA, il sera enregistré comme étant un pseudonyme ou un autre nom dans le système d’IRCC.

Dans le cas du document ci-dessous, le nom de famille enregistré sera Lin puisqu’il figure dans le champ du nom de famille de la ZLA, tandis que Chien-sheng sera le prénom enregistré, avec un trait d’union, tel qu’il figure dans la ZIV du passeport. Le nom "Peterson Lin” sera enregistré comme étant un pseudonyme ou un autre nom dans le système d’IRCC.

Patronymes et matronymes

Un patronyme est un élément du nom d’une personne fondé sur le prénom du père, du grand-père ou même d’un ancêtre masculin antérieur. Un matronyme est un élément du nom fondé sur le prénom de la mère ou d’une ancêtre féminine.

Les patronymes et les matronymes sont représentés de différentes façons. En Russie par exemple, les patronymes proviennent du nom du père et s’appliquent aux enfants des deux sexes sans distinction, mais avec des terminaisons différentes :

• Le nom d’un homme russe dont le père est prénommé Ivan pourrait être Mikhail Ivanovich Karlov (prénom + patronyme + nom de famille).
• Le nom d’une femme russe dont le père est prénommé Ivan pourrait être Anastassia Ivanovna Karlova (prénom + patronyme + nom de famille).

Les patronymes et les matronymes seront saisis dans le système d’IRCC s’ils sont identifiés comme faisant partie du nom dans la ZLA du titre de voyage. Par exemple, si le nom de famille qui figure dans la ZLA comprend un patronyme, ce dernier doit être saisi dans le champ du nom de famille du système d’IRCC.

En l’absence d’une ZLA, on considérera que le patronyme ou le matronyme fait partie du nom seulement s’il est écrit dans l’alphabet latin sur le document utilisé afin d’établir le nom. Le patronyme et le matronyme ne doivent pas figurer dans le nom principal s’ils ne figurent pas dans le document principal utilisé pour établir le nom. Ils doivent cependant être entrés comme pseudonyme ou autre nom dans le système d’IRCC.

Titres, préfixes, diplômes et décorations

Les titres, préfixes, suffixes, titres professionnels, grades, décorations, distinctions honorifiques, prix et statuts héréditaires ne doivent pas être traités comme étant des éléments du nom, sauf s’ils figurent dans la ZLA du document, ce qui signifie que le pays de délivrance considère que l’élément donné fait partie intégrante du nom.

Dans l’exemple ci-dessous, le titre « mr. » apparaît dans le champ du prénom, mais il ne figure pas dans la ZLA. Ainsi, le titre « mr. » ne doit pas être enregistré dans le système d’IRCC.

Relation conjugale inscrite dans un nom

Si le pays de délivrance a inclus une relation conjugale dans la ZLA ou la ZIV d’un document, l’agent ne doit pas l’inscrire comme étant un élément du nom principal. L’autre nom sera enregistré comme étant un pseudonyme ou autre nom dans le système d’IRCC. Les relations conjugales apparaissent généralement comme suit :

• « épouse de »
• « epse »
• « ep. »
• « spouse of »
• « wife of »
• « husband of »

Par exemple, si le passeport du client affiche Nour ep. paul sajan dans le champ du nom de famille, le nom de famille saisi sera Nour. La version du nom qui inclut le nom de l’époux sera entrée en tant que pseudonyme ou autre nom dans le système d’IRCC.

Relation filiale inscrite dans un nom

Si le pays de délivrance a inclus l’élément « fils de » ou « fille de » et le nom du parent dans la ZLA ou la ZIV d’un document, l’agent ne doit pas l’inscrire dans le nom principal. Le nom qui contient l’élément « fils de » ou « fille de » sera enregistré comme pseudonyme ou autre nom dans le système d’IRCC.

Noms dans lesquels figure un alias ou un autre nom dans la ZLA

Les pays de délivrance incluent parfois un pseudonyme (aka) ou un autre nom (alias) dans un document. Si l’autre nom ne figure que dans la ZIV, l’agent doit enregistrer le nom principal tel qu’il apparaît dans la ZLA, et l’autre nom sera saisi comme étant un pseudonyme ou un autre nom dans le système d’IRCC.

Si l’autre nom figure également dans la ZLA et que le client ne fait part d’aucune préférence quant au nom dans sa demande, la première instance figurant sur la ZLA doit être enregistrée comme étant le nom principal, et toutes les autres combinaisons seront saisies comme étant des pseudonymes ou d’autres noms dans le système d’IRCC.

Par exemple, la ZLA d’un passeport indien affiche ce qui suit comme nom unique : indnour<<Manpreet<alias<Chanpreet. Le client a inscrit son nom exactement tel qu’il figure dans son passeport dans la section du nom du formulaire de demande. Par conséquent, le premier nom sera enregistré comme étant son nom principal, et toutes les autres combinaisons seront saisies dans le SMGC comme étant des pseudonymes ou d’autres noms :

• Nom principal : Nour, Manpreet
• Pseudonymes ou autres : Nour, Manpreet alias Chanpreet
• Pseudonymes ou autres : Nour, Chanpreet

Translittérations

Le pays de délivrance est responsable de la translittération vers l’alphabet latin des identificateurs figurant sur leurs titres de voyage. Les lettres de cet alphabet sont, à l’exception des accents français, utilisées afin d’établir l’enregistrement du nom dans le système d’IRCC et d’imprimer l’information sur les documents délivrés par IRCC. Cette règle s’applique aussi en l’absence de norme de translittération dans un pays donné.

Exceptions relatives aux accents français

Si la ZIV d’un document utilisé pour établir un nom contient des accents français, la même orthographe peut être utilisée pour enregistrer ce dernier dans le système d’IRCC. Le SMGC accepte les accents français suivants : Â - À - É - Ê - Ë - È - Ï - Î - Ô - Ü - Ù - Û - Ç.

Caractères d’un alphabet étranger

Si, sur un document utilisé pour établir un nom, figure un nom ou une partie d’un nom dans un alphabet étranger, l’information contenue dans la ZLA aura préséance sur celle qui figure dans la ZIV pour établir le nom et son orthographe.

Par exemple, le nom « Pöllä » peut figurer dans la ZIV d’un passeport suédois, tandis que la translittération qui apparaît dans la ZLA est « Poellae ». Dans un tel cas, l’orthographe du nom qui figure dans la ZLA aura préséance sur toute autre orthographe.

Différentes translittérations dans la ZLA

Il arrive parfois que la ZIV et la ZLA d’un titre de voyage délivré dans une langue étrangère contiennent des translittérations différentes. Si le client ne précise pas laquelle des orthographes est privilégiée dans son formulaire de demande et qu’il ne fournit pas de pièce justificative afin de l’indiquer, la première orthographe figurant dans la ZLA aura préséance. Toutes les autres combinaisons seront enregistrées comme étant des pseudonymes ou d’autres noms dans le système d’IRCC.

Par exemple :

• La ZLA d’un passeport grec affiche le nom de famille « Souti or Shuti » et le prénom comme étant « Maria or Mary ». La cliente a inscrit son nom exactement tel qu’il figure dans son passeport dans la section du nom du formulaire de demande. Par conséquent, la première orthographe sera enregistrée comme étant le nom principal, et toutes les autres combinaisons seront saisies dans le SMGC comme étant des pseudonymes ou d’autres noms :
  • Nom principal : Souti, Maria
  • Pseudonymes ou autres : Souti or Shuti, Maria or Mary  
  • Pseudonymes ou autres : Shuti, Maria
  • Pseudonymes ou autres : Shuti, Mary
  • Pseudonymes ou autres : Souti, Mary

Noms ou parties de nom non translittérés

En présence d’un document acceptable sur lequel figurent le nom translittéré dans l’alphabet latin ainsi que le nom écrit dans la langue d’origine, c’est le nom translittéré qui sera utilisé à des fins officielles. Cette règle s’applique également lorsque le nom écrit dans l’alphabet latin n’est pas aussi complet que le nom dans la langue d’origine. Il convient d’utiliser, à titre de référence, les lignes directrices de l’OACI en matière de translittération, lesquelles sont énoncées à l’Appendice 9 du document 9303 de l’OACI à l’adresse www.icao.int/Pages/default.aspx.

Si l’information du document n’est pas translittérée en alphabet latin, le demandeur doit fournir une traduction officielle.

Les demandes portant sur des différences de translittération qui ne peuvent pas être soutenues par des documents délivrés par un gouvernement doivent être traitées comme étant des demandes de changement de nom.

Éléments à prendre en considération au moment de l’enregistrement du nom dans le SMGC

Nombre maximal de caractères et troncation dans le SMGC

Le SMGC accepte 50 caractères pour le ou les noms de famille et 50 caractères pour le ou les prénoms. Par conséquent, le nom complet du client, tel qu’il figure sur le document utilisé pour établir le nom, sera saisi dans le SMGC exactement dans le même ordre que sur le document.

Tous les noms omis en raison de la contrainte d’espace seront saisis comme étant des pseudonymes ou d’autres noms, et une note explicative doit être versée au dossier du client.

Transition des noms du SSOBL au SMGC

Au moment de procéder à la transition du dossier de client du SSOBL au SMGC, assurez-vous que le nom du client est le bon et que le nom qui figure dans le SMGC est exact et non tronqué. Toute erreur doit être corrigée immédiatement. Le nom saisi dans le SMGC doit être le même que celui qui figure sur le document principal.