Vérification du programme d’immigration de la mission canadienne à Port-au-Prince

1.0 Introduction

Le plan de vérification axé sur le risque de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour 2009-2012 prévoit la tenue de vérifications dans les bureaux à l’étranger. Le programme d’immigration au haut-commissariat du Canada à Port-au-Prince (Haïti) a été choisi en consultation avec la Direction générale de la région internationale (RI) à l’administration centrale (AC) de CIC. Le travail sur place a été effectué du 9 au 13 novembre 2009.

1.1 Contexte

1.1.1 Opérations

CIC est responsable du recrutement, de la sélection et du traitement des demandes des étrangers qui souhaitent séjourner temporairement au Canada ou s’y établir en permanence et qui viendront stimuler la croissance économique ainsi qu’enrichir et renforcer le tissu social et culturel du Canada. Cette fonction relève du Secteur des opérations et englobe les activités au pays et à l’étranger. La Région internationale (RI) est l’organisation responsable des activités extérieures, par l’intermédiaire de son réseau de bureaux des visas (ou missions) à l’étranger.

Il existe trois catégories de bureaux des visas ou missions à l’étranger : les centres régionaux de programmes (CRP), les centres offrant tous les services (COTS) ainsi que les bureaux satellites et les bureaux spécialisés. Les CRP et les COTS sont responsables de la prestation de la gamme complète des services d’immigration dans les pays qui relèvent d’eux, et les CRP assurent la supervision des bureaux satellites. Les bureaux satellites et les bureaux à programmes spécialisés n’offrent pas la gamme complète des services d’immigration.

La mission de Port-au-Prince est un centre offrant tous les services (COTS). Selon les données de la RI, la mission compte 20 équivalents temps plein (ETP), soit :

  • 4 agents canadiens à l’étranger (ACE), dont un agent d’intégrité des mouvements migratoires (AIMM);
  • 3 agents de programme recrutés sur place (APRP);
  • 13 employés recrutés sur place (ERP).

L’annexe A présente l’organigramme de la mission. 

En tant que COTS, la mission de Port-au-Prince traite tous les types de demandes d’immigration présentées par les résidents de la République dominicaine, de la Guyane française, de la Guadeloupe, d’Haïti, de la Martinique, de Saba, de Saint-Eustache, de Saint-Maarten et de Saint-Martin.

Les statistiques de la mission pour 2009, 2008 et 2007 sont résumées dans le tableau présenté à l’annexe B.

1.1.2 Contexte environnemental

Selon la direction, les facteurs suivants nuisent au contexte opérationnel de la mission :

  • Instabilité politique – L’agitation politique qui sévit depuis longtemps en Haïti persiste à ce jour.
  • Division économique – Haïti est l’un des pays les plus pauvres de l’hémisphère occidental, et la misère pousse de nombreux Haïtiens à quitter le pays.
  • Niveau élevé de corruption – La gravité de ce problème en Haïti est reconnue par la communauté internationale.
  • Sécurité personnelle – Cet aspect demeure une préoccupation à l’échelle locale, ce qui oblige à resserrer la sécurité des activités de la mission.
  • Taux élevé de fraude – Le programme d’immigration est la cible d’un grand nombre de fraudes, qui concernent surtout la présentation de fausses pièces d’identité.
  • Contraintes d’espace – Le volume de demandes à traiter a une incidence sur l’espace de travail disponible.
  • Catastrophes naturelles – Pendant la rédaction du rapport faisant suite à l’examen sur place, Haïti a été touché par un tremblement de terre qui a eu des répercussions catastrophiques pour le pays tout entier et la mission canadienne.

1.1.3 Contexte opérationnel à Haïti après la vérification

Le 12 janvier 2010, un tremblement de terre de magnitude 7 a frappé Haïti. L’épicentre séismique a été localisé près de Léogâne, ville située à 25 kilomètres au sud-ouest de la capitale de Port-au-Prince. La catastrophe a ravagé toute la partie sud d’Haïti, en particulier Léogâne, Jacmel, Port-au-Prince et les régions avoisinantes. Le bilan des blessures graves et des décès est élevé.

Beaucoup de maisons, d’édifices gouvernementaux, d’écoles, d’églises, de banques, de supermarchés et d’hôtels ont été lourdement endommagés, de même que les installations de la Mission des Nations Unies pour la stabilisation en Haïti et de l’ambassade du Canada à Port-au-Prince. Une grande partie du complexe est inutilisable depuis. Des employés de l’ambassade ont dû être relocalisés à l’intérieur du complexe, ce qui a causé des difficultés, surtout parce que l’ambassade a dû héberger temporairement un grand nombre de Canadiens en attendant qu’ils soient évacués du pays. À ce jour, certaines parties de la chancellerie demeurent inaccessibles, ce qui réduit l’espace de travail disponible. Par ailleurs, beaucoup de ministères, dont CIC, ont augmenté le nombre d’employés travaillant à l’ambassade depuis le séisme. Le travail doit donc encore être effectué dans des conditions moins qu’optimales.

Depuis la catastrophe, le personnel travaille sans relâche à répondre aux besoins essentiels des collègues et des Canadiens qui doivent être évacués en raison de la crise. Le Canada a adopté des mesures d’immigration spéciales à l’intention des personnes qui se disent directement et gravement touchées par le tremblement de terre, l’accent étant mis sur la réunification des familles et les adoptions. L’urgence de réunir les Canadiens avec les parents proches en Haïti qu’ils ont parrainés crée un stress considérable pour le personnel de la mission.

Compte tenu de ces pressions et des conditions de travail inhabituelles, le programme d’immigration n’est pas en mesure de corriger rapidement les problèmes qui ne touchent pas le traitement immédiat des cas, y compris ceux soulevés durant la vérification. La direction a néanmoins précisé que, avant la catastrophe naturelle du 12 janvier, certaines mesures avaient déjà été mises en œuvre en réponse à certaines observations de l’équipe de vérification et qu’elle s’efforcera de donner suite aux recommandations restantes à mesure que les activités de la mission reviendront à la normale.

1.2 Objectifs de la vérification

La vérification avait pour objectif d’évaluer :

  • la pertinence du cadre de gouvernance en place pour gérer le programme d’immigration;
  • l’efficacité des pratiques et des procédures de gestion des risques qui appuient l’atteinte des objectifs du programme;
  • le cadre de contrôle interne qui régit les activités opérationnelles, administratives et financières de la mission.

1.3 Évaluation des risques liés à la vérification

À la lumière des examens et analyses effectués à l’étape de la planification, et eu égard aux éléments applicables du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor et du cadre des contrôles de gestion fondamentaux (CGF) de CIC, les principaux risques suivants ont été cernés :

  • Cadre de gouvernance – Il est possible que les procédures et les structures de gouvernance n’aient pas été définies clairement, et que l’information sur les résultats et le rendement ne soit pas communiquée de façon appropriée.
  • Pratiques et procédures de gestion des risques – Les événements critiques qui pourraient nuire à la prestation du programme d’immigration n’ont pas été déterminés ni adéquatement évalués et atténués.
  • Cadre de contrôle interne – Il est possible qu’une diligence raisonnable ne soit pas exercée dans les contrôles opérationnels et administratifs s’appliquant à la prestation du programme d’immigration.

1.4 Critères de vérification

Les critères de vérification sont fondés sur la législation, les politiques et les directives applicables du Conseil du Trésor et de CIC. Les critères détaillés sont présentés à l’annexe C.

1.5 Portée de la vérification

La vérification portait seulement sur les activités de la mission canadienne à Port-au-Prince et visait tous les éléments importants des activités de CIC à ce bureau, notamment la gamme complète des activités liées aux programmes pour les immigrants et les non-immigrants, ainsi que les éléments financiers et administratifs connexes que l’on retrouve généralement dans les centres qui offrent tous les services. L’équipe de vérification a examiné les activités de la mission du 1er juillet 2008 jusqu’à la fin de la période d’examen sur place, soit le 13 novembre 2009.

1.6 Méthode de vérification

La vérification comporte trois volets :

  • le cadre de gouvernance;
  • les pratiques et les procédures de gestion des risques;
  • le cadre de contrôle interne.

Au cours de notre examen du cadre de gouvernance ainsi que des pratiques et des procédures de gestion des risques, nous avons tenu des entrevues avec des agents du programme d’immigration et avec d’autres employés de la mission dont les fonctions sont liées aux activités en matière d’immigration. Nous avons également examiné des documents, observé des processus, pris des notes sur les mécanismes de contrôle, vérifié des renseignements et examiné des échantillons de dossiers de gestion afin d’en vérifier la conformité.

Dans le cadre de notre examen du cadre de contrôle interne, nous avons étudié les mécanismes de contrôle visant le traitement des demandes, le STIDI, les documents contrôlés, le recouvrement des coûts ainsi que les frais de déplacement et d’accueil.

Aux fins de l’examen du traitement des demandes, nous avons examiné toutes les décisions définitives relatives aux titres de voyage pour résident permanent, aux cas de résidents temporaires et permanents ainsi qu’aux demandes de permis de séjour temporaire qui ont été prises entre le 1er juillet 2008 et le 30 juin 2009, pour en vérifier la conformité aux pouvoirs décisionnels délégués. Nous avons en outre réalisé des entrevues avec des agents du programme d’immigration et d’autres employés de la mission dont le travail est lié aux activités en matière d’immigration, examiné des documents, observé des processus et pris des notes sur les mécanismes de contrôle. De plus, nous avons examiné un échantillon discrétionnaire de cinq titres de voyage pour résident permanent, 20 cas de résidence temporaire et 20 cas de résidence permanente réglés au cours de la période du 1er juillet 2008 au 30 juin 2009, afin d’évaluer leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires et aux exigences des politiques s’appliquant à chaque cas. La taille de l’échantillon a été établie en fonction du volume de demandes traitées à la mission. Des échantillons de cas individuels ont été choisis au hasard et examinés dans le but de valider les conclusions découlant des entrevues, de l’étude de la documentation et de l’observation des procédures en place.

Pour les autres aspects du cadre de contrôle interne, nous avons tenu des entrevues avec des agents du programme d’immigration ainsi qu’avec d’autres employés de la mission dont les tâches sont en lien avec les activités en matière d’immigration. Nous avons également examiné des documents, observé des processus et pris des notes sur les mécanismes de contrôle. Plus précisément, nous avons examiné les profils des utilisateurs du STIDI et testé les mécanismes de contrôle d’inventaire du STIDI, des échantillons d’opérations d’inventaire de documents contrôlés et les mécanismes de contrôle applicables aux recettes découlant du recouvrement des coûts. Enfin, nous avons examiné un échantillon de demandes de remboursement de frais de déplacement et d’accueil pour évaluer l’efficacité des mécanismes de contrôle en place.

Pendant notre examen sur place, nous en avons profité pour présenter des observations préliminaires au chef de mission.

La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada ainsi qu’aux normes de pratique professionnelle de l’Institute of Internal Auditors.

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez cocher toutes les réponses pertinentes :

Déclaration de confidentialité

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :