Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Système de notification d’IRCC (ERMS Advantage)

À propos du programme

Guidée par la Politique sur la sécurité du gouvernement du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la Direction de la sécurité ministérielle d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est chargée de protéger et, par conséquent, d’assurer la sécurité des renseignements, des biens et des personnes (employés d’IRCC). Définie par le SCT comme la « gestion de la sécurité », cette responsabilité comprend également la gestion des événements de sécurité et des urgences, ce qui oblige la Direction de la sécurité ministérielle d’IRCC à évaluer continuellement les risques ainsi que la mise en œuvre, la surveillance et le maintien de contrôles de gestion internes appropriés dans quatre domaines distincts de la gestion des urgences : prévention (atténuation), détection, intervention et reprise.

Par conséquent, afin de satisfaire aux exigences susmentionnées, IRCC met en place un système Web de notification de masse en cas d’urgence, entièrement hébergé, appelé ERMS Advantage (que le Ministère appelle le Système de notification d’IRCC). Appartenant au fournisseur canadien RMS Software Incorporated (Inc.) et exploité par ce dernier, le Système de notification de masse est un système bidirectionnel qui permet d’envoyer des alertes immédiates aux employés par le biais de divers modes de communication en même temps. Bref, la capacité de communiquer efficacement est essentielle pour sauver des vies et protéger les infrastructures essentielles. Le Système de notification d’IRCC permet au Ministère de communiquer rapidement avec les employés d’IRCC lors de divers événements liés à la sécurité (p. ex. incidents de sécurité, situations d’urgence, crises) au moyen de listes prédéfinies de distribution aux employés inscrits et ce, de diverses façons (p. ex. courriel, message texte, téléphone, téléimprimeur). Les employés peuvent donc recevoir les alertes, qu’ils soient au travail ou non. C’est sur ce logiciel et programme que porte l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Portée de l’EFVO

Plus précisément, l’EFVP porte sur tous les modules associés au Système de notification d’IRCC/à la solution logicielle ERMS Advantage (p. ex. Messagerie, Ligne d’urgence, Appel des présences, Gestion de crise et Carto), de même que les deux applications mobiles (ERMS Messagerie et ERMS Mobile) fournies et offertes avec le système. Enfin, la présente EFVP porte également sur l’actuel modèle d’auto-inscription mis en œuvre pour le programme afin que les employés d’IRCC puissent s’inscrire et fournir leurs renseignements personnels en vue d’obtenir des notifications concernant les lieux de travail privilégiés.

Sommaire des enjeux liés à la protection de la vie privée et des stratégies d’atténuation

L’EFVP a relevé six risques potentiels d’atteinte à la vie privée, classés de faibles à moyens et liés à la conservation, à l’utilisation et à la sécurité des renseignements recueillis, pour lesquels des stratégies d’atténuation ont été établies, dont les suivantes :

• mettre en œuvre et établir une directive qui décrit l’objet et l’utilisation du Système de notification de masse, et indiquer les exigences s’appliquant aux renseignements personnels recueillis, stockés, consultés et conservés;
• inclure le Système de notification d’IRCC dans le formulaire de fin d’emploi, et obtenir des rapports de la Division de la technologie de l’information, afin de veiller à ce que les comptes des employés qui ne sont plus requis soient supprimés du système et des serveurs;
• fournir des droits d’accès administratifs à seulement quelques personnes qui en ont besoin pour gérer le Système.