Embaucher un travailleur sans EIMT : Inspections chez l’employeur

Inspections

Si vous avez embauché un travailleur étranger temporaire par l’intermédiaire du Programme de mobilité internationale, vous pourriez faire l’objet d’une inspection.

Les inspections ont pour but de s’assurer que vous connaissez, et assumez, vos responsabilités à titre d’employeur. Ces inspections permettent de :

• protéger les travailleurs temporaires;
• s’assurer que les employeurs utilisent le Programme de mobilité internationale à bon escient.

Nous pouvons choisir d’inspecter votre entreprise parce que :

• vous avez été choisi au hasard;
• nous avons des raisons de croire que vous ne respectez pas les conditions du programme;
• nous avons découvert que vous n’avez pas respecté les conditions par le passé;
• nous savons que vous avez embauché un travailleur étranger qui était visé par un décret ou règlement pris en vertu de la Loi sur la mise en quarantaine ou de la Loi sur les mesures d’urgence;
• nous avons été avisés d’une éclosion d’une maladie transmissible sur les lieux de travail des travailleurs étrangers.

Nous, ou Service Canada, communiquerons avec vous si nous décidons d’inspecter votre entreprise.

S’il y a plus d’un employeur

Si plus d’un employeur a participé à l’embauche du travailleur étranger temporaire, c’est l’employeur qui a présenté l’offre d’emploi qui :

• sera contacté;
• devra remettre à l’agent tous les documents demandés, y compris les documents des autres employeurs ayant participé à l’embauche;
• sera tenu responsable de toute non-conformité.

L’agent détermine :

• qui assume chacune des responsabilités;
• l’entreprise qu’il inspectera.

Tous les employeurs :

• doivent s’acquitter de leurs responsabilités;
• peuvent faire l’objet d’une inspection.

Ces conditions s’appliquent même si un représentant autorisé a présenté des offres d’emploi en votre nom.

Si vous souhaitez avoir recours à un représentant autorisé après avoir reçu un avis d’inspection, vous devez remettre à l’inspecteur :

• une lettre ou un courriel autorisant le représentant à agir en votre nom;
• tous les autres documents demandés.

Se préparer en vue de l’inspection

Si votre entreprise est choisie pour une inspection, vous devez :

• fournir les documents demandés dans la lettre que vous avez reçue
• vous présenter, sur demande, à l’heure et au lieu précisés afin de répondre à des questions
• participer aux inspections sur place, sur demande

Les documents que vous devez présenter à l’agent sont énumérés dans l’avis d’inspection qui vous a été adressé. Ils peuvent être différents pour chaque inspection. Nous pouvons demander ce qui suit :

• une description de tâches
• le contrat de travail
• les feuilles de présence et livres de paie
• le formulaire T4 – Sommaire de la rémunération payée au travailleur temporaire
• votre permis ou la licence d’exploitation de votre entreprise
• toute convention de location commerciale
• votre formulaire T2 – Renseignements de l’état des résultats, Renseignements du bilan ou autre document similaire
• les chèques annulés, les mandats ou les relevés bancaires
• les documents ou renseignements suivants sur votre entreprise :
  • politiques de lutte contre la violence ou le harcèlement
  • codes de conduite des employés
• la preuve que vous avez contracté une assurance médicale privée pour le travailleur temporaire
• la preuve que vous avez souscrit à une assurance contre les accidents du travail, ou votre lettre d’autorisation relative à l’indemnisation des accidents du travail
• votre certificat d’enregistrement et votre permis provincial ou territorial d’employeur et de recruteur
• les itinéraires de voyage et les factures
• les renseignements sur l’hébergement
• tout autre document jugé nécessaire par l’agent

Déroulement de l’inspection

Au cours d’une inspection sur place, un agent peut :

• s’entretenir avec vous et avec toute personne que vous employez ou avez employée à propos de tout sujet pertinent pour l’inspection
• demander de consulter tout document trouvé sur place et d’en faire des copies, y compris des fichiers électroniques dans un ordinateur ou tout autre appareil
• prendre des photos et tourner des vidéos ou réaliser d’autres enregistrements audio
• inspecter tout objet trouvé sur place
• demander le concours d’une personne de son choix pour le seconder ou l’accompagner

Tout renseignement que nous recueillons durant une inspection est assujetti aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Si vous pensez avoir été non conforme d’une manière quelconque, vous aurez la possibilité d’expliquer ce qui s’est produit.

Ce qui se produit si nous vous jugeons non conforme

Après la fin de l’inspection, vous recevrez une lettre (avis de décision provisoire) qui explique l’infraction et les sanctions qui peuvent vous être imposées.

Vous disposerez de 30 jours à compter de la date de réception de la lettre pour répondre au sujet de l’infraction ou des sanctions avant que nous prenions une décision finale. Vous aurez ainsi l’occasion :

• d’expliquer les raisons de la non-conformité
• de nous transmettre les renseignements que vous jugez importants

Expliquer votre non-conformité

Dans certains cas, vous pouvez expliquer les raisons de votre non-conformité en vous fondant sur les paramètres établis dans le Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés. Par exemple, vous pouvez être en mesure de justifier une infraction lorsqu’elle découle :

• d’une modification :
  • apportée à des lois fédérales ou provinciales
  • apportée à une convention collective
  • de la situation économique qui a directement touché votre entreprise
• d’une erreur administrative, comptable ou d’une autre nature, si :
  • l’erreur a été corrigée
  • le travailleur étranger temporaire lésé a reçu tout montant de rémunération impayé
• d’un événement exceptionnel ou imprévu, comme une catastrophe naturelle
• d’autres situations similaires

Avant que nous prenions une décision finale, vous devez envoyer à l’agent tout renseignement et toute preuve dont vous disposez pour expliquer et peut-être justifier la raison de votre non-conformité. Si l’agent accepte votre justification, vous pourriez être reconnu conforme ou conforme avec justification au lieu de non conforme.

Si vous avez besoin de plus de temps, vous pouvez demander par écrit une prolongation du délai de 30 jours à l’organisme chargé de l’inspection. Nous vous indiquerons si votre demande à ce sujet est approuvée ou rejetée.

Décision finale

Après la période de 30 jours accordée pour les soumissions, le dossier sera transmis à un décideur d’un échelon supérieur, qui examinera tout le dossier et prendra une décision finale en matière de conformité.

Si vous êtes reconnu non conforme, vous recevrez un avis final. Cet avis vous indiquera :

• les conditions que vous avez enfreintes
• la manière dont vous avez commis l’infraction
• les raisons pour lesquelles vous êtes reconnu non conforme
• la gravité des infractions
• les sanctions imposées
• les mesures à prendre