Liste de vérification pour le départ du MDN à l’intention des étudiants et de leurs gestionnaires

Qu’est-ce que le départ?

Le départ est le processus de séparation qui a lieu entre un étudiant et son organisation. Que votre stage se termine ou que vous ayez accepté un nouveau poste dans une autre organisation fédérale, vous devez remplir cette liste de vérification pour le départ. Cette liste de vérification décrit les tâches que vous et votre gestionnaire devez remplir dans un délai de deux semaines. Les listes de vérification ont été séparées selon les formats suivants :

Pour les étudiants

Pour les gestionnaires

Veuillez partager ce document avec votre gestionnaire pour assurer un départ en douceur de l’Équipe de la Défense.

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de cette liste de vérification, ou toute autre question concernant le processus de départ, veuillez communiquer avec l’Équipe nationale d’accueil et d’intégration des civils (ENAIC).

Tâches du processus de départ pour l’étudiant

Deux semaines avant votre départ...

Veuillez vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ deux semaines avant votre départ du MDN* :

Objectif Renseignements Terminé
Envoyer un courriel à votre gestionnaire
  • Envoyez un courriel à votre gestionnaire ou à votre superviseur direct pour confirmer votre dernier jour de travail en indiquant toute mise à jour sur les dossiers, documents ou projets restants sur lesquels vous avez travaillé. Demandez à votre gestionnaire à qui les tâches non terminées devraient être confiées.
 
Fixer les réunions
  • Fixez une réunion avec la personne à qui votre travail a été confié afin de lui transmettre l’information nécessaire, les mises à jour et l’accès à tous les dossiers, documents ou projets sur lesquels vous avez travaillé.
  • Fixez une réunion pour discuter avec votre gestionnaire de votre expérience de travail au MDN et de l’intérêt que vous pourriez avoir à revenir pour un autre stage ou pour une possible carrière après vos études.
  • Fixez une réunion avec votre gestionnaire pendant votre dernier jour de travail pour obtenir une mise à jour finale sur les dossiers, documents ou projets restants auxquels vous avez travaillé.
 
Remplir le formulaire de départ de votre organisation
(Ce formulaire indique ce qui doit être restitué avant votre départ du MDN, comme le laissez-passer d’immeuble du MDN, la carte d’identité du MDN, les ordinateurs portatifs, les téléphones cellulaires, etc.)
  • Demandez à votre gestionnaire si votre organisation exige que vous remplissiez un formulaire de départ. Le cas échéant, assurez-vous de le remplir (avec l’aide de votre gestionnaire ou de votre superviseur direct) et de le retourner au surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) de votre organisation.
    • Pour les étudiants qui doivent remettre un ordinateur portatif, une tablette, un BlackBerry ou un téléphone cellulaire : ces articles doivent être retournés au moyen d’un billet Assyst. Vous pouvez vous préparer en sélectionnant la « date demandée » et en entrant la date de votre dernier jour de travail au MDN.
    • Pour les étudiants qui doivent remettre une clé USB émise par le MDN : Vous devez communiquer avec votre groupe de sécurité des TI de N1 pour fixer une date de retour et une méthode pour retourner la clé USB.
 
Remplir le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information de votre organisation
(Ces formulaires détaillent ce qui doit être fait avec tout fichier numérique sauvegardé [courriel, GCDocs, etc.] et tout document papier avant de quitter le MDN)
  • Communiquez avec l’agent de gestion de l’information de votre organisation pour l’informer de votre départ du MDN et demander le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information de votre organisation (chaque N1 peut avoir un nom différent pour le formulaire). À tout le moins, vous devrez :
    • transférer vos renseignements de tous les répertoires, appareils, systèmes et courriel vers un répertoire géré;
    • vous assurer que votre gestionnaire a accès ou la permission d’accéder à vos renseignements;
    • remettre tout renseignement sur support papier (p. ex. bloc-notes, photos, etc.);
    • remettre toute information éphémère qui est requise pour la poursuite des activités; et
    • supprimer les informations transitoires se trouvant sur tous les appareils.
 
Élaborer une IPO pour votre emploi
  • Demandez à votre gestionnaire s’il serait utile d’élaborer des instructions permanentes d’opération (IPO) que votre remplaçant ou votre équipe pourrait utiliser après votre départ.
 

Remplir le Sondage de fin d’emploi étudiant du SCT
(stagiaires d’été seulement)

  • Remplissez le Sondage de fin d’emploi étudiant du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L’Équipe nationale d’accueil et d’intégration des civils (ENAIC) vous l’enverra par courriel le lien vers le sondage à la mi-août. Si vous ne recevez pas le lien avant votre départ, veuillez communiquer par l’ENAIC.
 
* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

Tâches du processus de départ pour l’étudiant

Une semaine avant votre départ...

Veuillez vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ une semaine avant votre départ du MDN* :

Objectif Renseignements Terminé
Envoyer un courriel à votre gestionnaire
  • Faites le point sur :
    • tout dossier, document ou projet restant auxquels vous avez travaillé;
    • vos progrès concernant le formulaire de départ ainsi que le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information; et
    • l’élaboration de vos IPO.
 
Fixer les réunions
  • Fixez une réunion avec votre SSU de N1 et votre agent de gestion de l’information de N1 (remarque : chaque N1 pourrait avoir un nom différent pour ce poste) afin de remettre tous les articles énumérés dans le formulaire de départ et le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information.
 
S’assurer que son solde de congés est à jour
  • Assurez-vous que toutes vos demandes de congé/congé non payé ont été présentées au gestionnaire à des fins d’approbation ou par l’intermédiaire d’une DIP aux SSRH aux fins de traitement par le Centre des services de paye.
 
Mettre à jour son curriculum vitæ
  • Mettez à jour votre curriculum vitæ en y ajoutant les réalisations accomplies et les formations suivies lors de votre passage au MDN. Demandez à un collègue de le réviser et de vous donner de la rétroaction.
 
S’inscrire aux occasions d’emploi du MDN
  • Inscrivez-vous comme étudiant dans la section Carrières MDN de l’application HR GO RH. Vous pouvez télécharger cette application à partir d’App Store et de Google Play. Une fois dans l’application, appuyez sur Carrières MDN et créez un profil d’étudiant. Répondez à quelques questions rapides et faciles sous les onglets « Mon profil » et « Mes qualifications». Si vous correspondez à une opportunité pour étudiant(e), un gestionnaire d'embauche du MDN communiquera avec vous.
  • Inscrivez-vous au répertoire d’autodéclaration du MDN pour de futures possibilités d’intégration des étudiants en envoyant votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ à l’Équipe des programmes nationaux de dotation.
 
S’inscrire pour des occasions d’emploi dans la fonction publique
  • Visitez le site Emplois GC pour rechercher parmi toutes les occasions d’emploi au gouvernement ouvertes à tous. La création d’un compte vous permettra de recevoir des alertes et des avis d’emplois par courriel.
  • Mettez à jour votre profil GCcollab si vous souhaitez être réembauché en tant qu’étudiant ou entamer une carrière au gouvernement fédéral. Le Répertoire pour l’intégration des étudiants du Carrefour de carrière sur GCcollab est un outil de recherche de professionnels et de réseautage qui appuie les étudiants à la recherche de possibilités d’emploi dans la fonction publique. Où que vous soyez, vous pouvez accéder à GCcollab. Vous pouvez également télécharger l’application GCcollab à partir d’App Store et de Google Play.
 
* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

Tâches du processus de départ pour l’étudiant

Votre dernier jour de travail au MDN...

Pendant votre dernier jour de travail au MDN, veuillez vous assurer de remplir les tâches de départ suivantes* :

Objectif Renseignements Terminé

Rencontrer son gestionnaire

  • Informez une dernière fois votre gestionnaire de l’état des dossiers, des documents et des projets sur lesquels vous avez travaillé. Nous vous recommandons fortement de tenir cette rencontre par vidéoconférence.
  • Partagez vos IPO avec votre gestionnaire, la personne qui vous remplace ou votre équipe.
  • Discutez des points ci-dessous et confirmez que tout est terminé.
 
Confirmer que vous avez terminé et retourné tout ce qui se trouve sur le formulaire de départ et le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information.
  • Assurez-vous de retourner ce qui suit :
  • Laissez-passer d’immeuble du MDN;
  • Carte d’identité du MDN;
  • Carte d’infrastructure à clé publique (IPC);
  • Ordinateur portatif et/ou tablette;
  • BlackBerry ou téléphone intelligent;
  • Carte de crédit;
  • Permis de stationnement; et
  • Matériel et équipement du poste de travail du MDN (clés USB, verrous, clés) à votre gestionnaire, votre superviseur direct ou à la personne indiquée dans le formulaire de départ de votre organisation.
 
S’assurer que son solde de congés est à jour
  • Assurez-vous que vos demandes de congé/congé non payé ont été approuvées. Une fois dans le système, assurez-vous d’imprimer un rapport Mes congés à partir du Libre-service pour vous assurer d’avoir une copie de vos soldes de congés.
 
Enregistrer un message d’absence sur sa boîte vocale et sa boîte aux lettres
  • Enregistrez un message d’absence sur votre courriel ou votre boîte vocale (vous pouvez aussi déconnecter la boîte vocale de votre téléphone) pour informer tout le monde de votre départ du MDN et de la personne avec qui communiquer en votre absence.
 

Nettoyer son poste de travail

  • Assurez-vous que tous vos effets personnels ont été retirés de votre poste de travail.
 
Envoyer un courriel à son équipe et à son gestionnaire
  • Au cours de votre dernière journée de travail, envoyez un message à votre équipe et à votre gestionnaire pour les remercier de votre expérience de travail au MDN et leur fournir vos coordonnées pour de futures occasions d’emploi. Pour ce faire, veuillez utiliser le Modèle de lettre de remerciement (Annexe A) et le Modèle de lettre d’adieu (Annexe B).
 
Communiquer avec les agents de HR Connect RH pour toute question ou tout problème lié aux RH
  • Si vous avez des questions sur les RH à formuler, veuillez communiquer avec les agents de HR Connect RH (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).
 
Rétroaction à l’intention de l’ENAIC
  • Si vous avez des commentaires au sujet de votre expérience avec le processus de départ, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.
 

* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

Tâches du processus de départ pour le gestionnaire

Deux semaines avant le départ de l’étudiant...

Veuillez vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ deux semaines avant le départ de votre étudiant du MDN* :

Objectif Renseignements Terminé
Envoyer un courriel à l’étudiant
  • Envoyez un courriel à votre étudiant et demandez une mise à jour sur son travail. Déterminez à qui les tâches non terminées devraient être confiées.
 
Prévoir des réunions avec l’étudiant
  • Prévoyez une rencontre avec votre étudiant pour discuter de son expérience de travail et de son rendement global. Prenez le temps de lui demander s’il souhaite formuler des commentaires sur son expérience de travail (notamment sur l’équipe, la charge de travail, les leçons retenues et les connaissances acquises au cours de son mandat).
  • Prévoyez une réunion avec votre étudiant pendant son dernier jour de travail pour obtenir une mise à jour finale sur les dossiers, documents ou projets restants auxquels il travaille.
 
Remettre à l’étudiant le formulaire de départ de votre organisation
(Ce formulaire indique ce qu’il doit restituer au MDN avant son départ, comme le laissez-passer d’immeuble du MDN, la carte d’identité du MDN, les ordinateurs portatifs, les téléphones cellulaires, etc.)
  • Fournissez le formulaire de départ de votre organisation à votre étudiant et assurez-vous qu’il le remplisse (avec votre aide) et le retourne au surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) de votre organisation. 
    • Pour les étudiants qui doivent remettre un ordinateur portatif, une tablette, un BlackBerry ou un téléphone cellulaire : ces articles doivent être retournés au moyen d’un billet Assyst. Votre étudiant peut se préparer en sélectionnant la « date demandée » et en entrant la date de son dernier jour de travail au MDN.
    • Pour les étudiants qui doivent remettre une ou plusieurs clés USB émises par le MDN : votre étudiant doit communiquer avec votre groupe de sécurité des TI de N1 pour fixer une date de retour et une méthode pour retourner la ou les clés USB.
 

S’assurer que l’étudiant a demandé une copie du formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information de votre organisation
(Ces formulaires détaillent ce qui doit être fait avec tout fichier numérique sauvegardé [courriel, GCDocs, etc.] et tout document papier avant de quitter le MDN)

  • Assurez-vous que votre étudiant a communiqué avec l’agent de gestion de l’information de votre organisation pour demander une copie du formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information de votre organisation (chaque N1 peut avoir un nom différent pour le formulaire).
  • Malheureusement, le personnel peut partir de façon inattendue. Dans ce cas, vous devez, à titre de gestionnaire, suivre les étapes décrites dans la Liste de vérification pour les gestionnaires lors du départ d’un membre du personnel (Imprévu) (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale). Cela permettra de s’assurer que son fonds de renseignements est conservé correctement.
 
Encourager l’étudiant à élaborer les IPO pour son emploi
  • Assurez-vous que votre étudiant a prévu une réunion et établi des instructions permanentes d’opération (IPO) et de la formation pour aider à vous transférer son travail et ses dossiers ou à son remplaçant.
 

Vérifier que l’étudiant a rempli le Sondage de fin d’emploi étudiant du SCT.
(stagiaires d’été seulement)

  • Encouragez votre étudiant à remplir le Sondage de fin d’emploi étudiant du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L’Équipe nationale d’accueil et d’intégration des civils (ENAIC) vous enverra le lien vers le sondage par courriel à la mi-août. Si votre étudiant ne reçoit pas le lien avant son départ, veuillez communiquer par courriel avec l’ENAIC.
 
* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail..

Tâches du processus de départ pour le gestionnaire

Une semaine avant le départ de l’étudiant...

Veuillez vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ au moins une semaine avant le départ de votre étudiant du MDN* :

Objectif Renseignements Terminé
Envoyer un courriel à l’étudiant
  • Demandez des mises à jour sur :
    • tout dossier, document ou projet restant auxquels il travaille;
    • les réunions prévues avec son SSU de N1 et son agent de gestion de l’information de N1 afin de remettre tous les articles énumérés dans le formulaire de départ et le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information;
    • ses progrès concernant le formulaire de départ et le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information de votre organisation; et
    • ses progrès concernant l’élaboration de ses IPO.
 

S’assurer que les soldes des congés de l’étudiant sont à jour

  • Assurez-vous que toutes les demandes de congé/congé non payé ont été approuvées ou présentées par l’intermédiaire d’une DIP aux SSRH aux fins de traitement par le Centre des services de paye.
 
Encourager l’étudiant à mettre à jour son curriculum vitae
  • Encouragez votre étudiant à mettre à jour son curriculum vitæ en y ajoutant les réalisations accomplies et les formations suivies lors de son passage au MDN.
 

Encourager l’étudiant à poser sa candidature sur divers sites d’emploi du gouvernement du Canada

  • Si votre étudiant souhaite être réembauché en tant qu’étudiant ou entamer une carrière au MDN ou dans une autre organisation fédérale, vérifiez qu’il :
    • a un profil GCCollab à jour;
    • est inscrit comme étudiant dans la section Carrières MDN de l’application HR GO RH;
    • est inscrit au répertoire d’autodéclaration du MDN pour de futures possibilités d’intégration des étudiants en envoyant votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ à l’Équipe des programmes nationaux de dotation; et
    • visite le site Emplois GC pour rechercher parmi toutes les occasions d’emploi au gouvernement ouvertes à tous.
 

* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

Tâches du processus de départ pour le gestionnaire

Le dernier jour de travail de votre étudiant au MDN...

Assurez-vous d’accomplir les tâches suivantes avant le départ de l’étudiant :

Objectif Renseignements Terminé

Rencontrer l’étudiant

  • Fixez une dernière réunion avec votre étudiant afin d’obtenir les mises à jour finales sur tout dossier, document ou projet restant auxquels il travaille. Nous vous recommandons fortement de tenir cette réunion finale par vidéoconférence si une rencontre en personne n’est pas possible.
  • Discutez des points ci-dessous et confirmez que tout est terminé.
 
Confirmer que l’étudiant a terminé et retourné tout ce qui se trouve sur le formulaire de départ et le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information.
  • Confirmez que votre étudiant a retourné ce qui suit :
    • Laissez-passer d’immeuble du MDN;
    • Carte d’identité du MDN;
    • Carte d’infrastructure à clé publique (IPC);
    • Ordinateur portatif et/ou tablette;
    • BlackBerry ou téléphone intelligent;
    • Carte de crédit;
    • Permis de stationnement; et
    • Matériel et équipement du poste de travail du MDN (clés USB, verrous, clés, combinaisons) à vous ou à la personne indiquée dans le formulaire de départ de votre organisation.
  • Confirmez qu’il a activé un message ou un courriel d’absence du bureau avec les coordonnées de son remplaçant.
 

S’assurer que les soldes des congés de l’étudiant sont à jour

  • Assurez-vous d’avoir approuvé toutes les demandes de congé/congé non payé de votre étudiant.
 

S’assurer que les effets personnels de l’étudiant ont été retirés de son espace de travail

  • Assurez-vous que tous les effets personnels de votre étudiant ont été retirés de son espace de travail personnel.
 
Confirmer que les comptes de l’étudiant ont été désactivés
  • Il est de la responsabilité du gestionnaire de confirmer que les comptes suivants de votre étudiant ont été désactivés (au moyen d’un billet Assyst) :
    • Compte(s) de courriel/accès au RED;
    • Accès au SGRH;
    • Accès au Registre national de la dotation (RND; et
    • Accès aux disques partagés, à SharePoint, à GCdocs, etc.
 

Aiguiller l’étudiant vers les agents de HR Connect RH pour toute question ou tout problème lié aux RH

  • Si votre étudiant a toujours des questions liées aux RH, veuillez l’aiguiller vers les agents de HR Connect RH (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).
 
Rétroaction à l’intention de l’ENAIC
  • Si vous avez des commentaires au sujet de votre expérience avec le processus de départ à titre de gestionnaire, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.
 

* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

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