Liste de vérification pour le départ du MDN à l’intention des gestionnaires d’employés civils

Qu’est-ce que le départ?

Le départ d’un employé est le processus de séparation qui a lieu entre un employé et son organisation. Qu’il s’agisse de la fin du contrat de votre employé, de son acceptation d’un nouveau poste au sein d’une autre organisation fédérale ou de sa décision de partir à la retraite, il doit remplir la liste de vérification pour le départ du MDN à l’intention des gestionnaires d’employés civils. Veuillez transmettre ce document à votre employé afin qu’il puisse effectuer toutes les tâches du processus de départ qui y sont indiquées.

À titre de gestionnaire, vous devez remplir la liste de vérification suivante pour vous assurer que le départ de votre employé de l’Équipe de la Défense se fait sans heurts. Parmi vos responsabilités, vous devez vous assurer que tous les biens du MDN lui sont retournés. Les listes de contrôle ci-dessous décrivent les tâches que vous et votre employé devez remplir dans un délai de deux semaines. Les listes de contrôle ont été séparées selon les formats suivants :

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de cette liste de vérification, ou pour toute autre question concernant le processus de départ, veuillez communiquer avec l’Équipe nationale d'accueil et d'intégration des civils (ENAIC).

Tâches du processus de départ pour le gestionnaire

Deux semaines avant le départ de votre employé…

Veuillez vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ deux semaines avant le départ de votre employé du MDN* :

Objectif Renseignements Terminé
Envoyer un courriel à votre employé
  • Envoyer un courriel à votre employé et demander une mise à jour sur son travail. S’il reste du travail, déterminer à qui le transférer.
 
Prévoir des réunions avec votre employé
  • Prévoir une réunion avec votre employé pour fournir la gestion du rendement du personnel (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale). Pendant la même réunion, prendre du temps pour lui demander s’il a de la rétroaction au sujet de son expérience de travail (c.-à-d. l’équipe, la charge de travail, les leçons retenues et les connaissances tirées de son expérience de travail, etc.).
  • Prévoir une réunion avec votre employé pendant son dernier jour de travail pour obtenir une mise à jour finale sur les dossiers, documents ou projets restants auxquels il travaille.
 
Remettre à votre employé le formulaire de départ de votre organisation
(Ce formulaire indique ce qui doit être restitué avant votre départ du MDN, comme le laissez-passer d’immeuble du MDN, la carte d’identité du MDN, les ordinateurs portatifs, les téléphones cellulaires, etc.)
  • Remettre à votre employé le formulaire de départ de votre organisation. S’assurer qu’il est rempli (avec votre aide) et retourné au surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) de votre organisation.
  • Pour les employés qui doivent remettre un ordinateur portable, une tablette, un BlackBerry ou un téléphone cellulaire : ces articles doivent être retournés au moyen d’un billet Assyst. Vous pouvez aider votre employé à organiser cette étape à l’avance en sélectionnant la « date demandée » et en entrant la date du dernier jour de travail de l’employé au MDN.
  • Pour les employés qui doivent remettre une carte de crédit : vous ou votre employé devez communiquer avec votre contrôleur pour déterminer la date de la remise ainsi que la méthode pour remettre la carte de crédit.
  • Pour les employés qui doivent remettre une clé USB émise par le MDN : vous ou votre employé devez communiquer avec votre groupe de sécurité des TI de N1 pour fixer une date de retour et une méthode pour retourner la clé USB.
 

S’assurer que votre employé a demandé une copie du formulaire de départ du répertoire de votre organisation
(Ces formulaires détaillent ce qui doit être fait avec tout fichier numérique sauvegardé [courriel, GCDocs, etc.] et tout document papier avant de quitter le MDN)

  • S’assurer que votre employé a rempli toutes les tâches de gestion de l’information (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) qui ont été décrites pour les employés qui partent et qu’il a communiqué avec l’administrateur de l’information (AI) de votre organisation pour demander une copie du formulaire de départ du répertoire de votre organisation.
  • Malheureusement, le personnel peut partir de façon inattendue. Dans ce cas, vous devez, à titre de gestionnaire, suivre les étapes décrites dans la Liste de contrôle pour les gestionnaires lors du départ d’un membre du personnel (Imprévu) (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale). Cela permettra de s’assurer que son fonds de renseignements est conservé correctement.
 
S’assurer que les congés de votre employé sont à jour
  • S’assurer que toutes les demandes de congé/congé non rémunéré ont été approuvées ou présentées par l’intermédiaire d’une DIP aux SSRH aux fins de traitement par le Centre des services de paye.
  • Pour les employés qui partent à la retraite, qui démissionnent ou qui sont mutés : s’assurer qu’une DIP est présentée par l’intermédiaire des SSRH pour la cessation de l’emploi. Un formulaire d’Avis de démission/retraite est exigé pour les employés qui partent à la retraite ou démissionnent et la lettre d’offre est exigée pour les employés qui sont mutés.
 
S’assurer que votre employé a élaboré des IPO
  • S’assurer que votre employé a prévu une réunion et établi des Instructions permanentes d’opération (IPO) et de la formation pour aider à vous transférer son travail et ses dossiers ou à son remplaçant.
 
Vérifiez si votre employé a droit à un prix  
* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

Tâches du processus de départ pour le gestionnaire

Une semaine avant le départ de votre employé…

Veuillez vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ une semaine avant le départ de votre employé du MDN* :

Objectif Renseignements Terminé
Envoyer un courriel à votre employé
  • Demander des mises à jour sur :
    • tout dossier, document ou projet restant auxquels il travaille;
    • ses progrès concernant le formulaire de départ ainsi que le formulaire de départ du répertoire de votre organisation; et
    • ses progrès concernant l’élaboration de ses IPO.
 
Encourager votre employé à mettre à jour son curriculum vitae
  • Encourager votre employé à mettre à jour son curriculum vitae avec les réalisations et toute formation qu’il a effectuées pendant son emploi au MDN.
 
* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

Tâches du processus de départ pour le gestionnaire

Pendant le dernier jour de travail de votre employé au MDN...

Pendant le dernier jour de travail de votre employé au MDN, veuillez vous assurer de remplir les tâches de départ suivantes* :

Objectif Renseignements Terminé

Rencontrer votre employé

  • Prévoir une dernière réunion avec votre employé afin d’obtenir les mises à jour finales sur tout dossier, document ou projet restant auxquels il travaille. Nous vous recommandons fortement de tenir cette réunion finale par vidéoconférence si une rencontre en personne n’est pas possible.
  • Discuter des points ci-dessous et confirmer que tout est terminé.
 
Confirmer que votre employé a terminé et retourné tout ce qui se trouve sur le formulaire de départ
  • Confirmer que votre employé a retourné ce qui suit :
    • Laissez-passer d’immeuble du MDN;
    • Carte d’identité du MDN;
    • Carte d’infrastructure à clé publique (IPC);
    • Ordinateur portatif et/ou tablette;
    • BlackBerry ou téléphone intelligent;
    • Carte de crédit;
    • Permis de stationnement; et
    • Matériel et équipement du poste de travail du MDN (clés USB, verrous, clés, combinaisons) à vous ou à la personne indiquée dans le formulaire de départ de votre organisation.
  • Confirmer qu’il a activé un message d’absence du bureau avec les coordonnées de son remplaçant.
 
S’assurer que les congés de votre employé sont à jour
  • S’assurer que vous avez approuvé toutes les demandes de congé/congé non payé de votre employé.
 
Entrer la rétroaction sur le rendement de votre employé dans l’application GRFP
  • Entrer la rétroaction sur son rendement et la publier dans l’application GRFP (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
 

S’assurer que les effets personnels de votre employé ont été retirés de son espace de travail

  • S’assurer que tous les effets personnels de votre employé ont été retirés de son espace de travail personnel.
 
Confirmer que les comptes de votre employé ont été désactivés
  • Confirmer que les comptes suivants de votre employé ont été désactivés (au moyen d’un billet Assyst) :
    • Compte(s) de courriel/accès au RED
    • Accès au SGRH
    • Accès au RND
    • Accès aux disques partagés, à SharePoint, à GCdocs, etc.
 
Aiguiller votre employé vers les agents de  Connect RH pour toute question ou tout problème lié aux RH
  • Si votre employé a toujours des questions liées aux RH, veuillez l’aiguiller vers les agents de HR Connect RH (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).
 
Rétroaction à l’intention de l'ENAIC
  • Si vous avez des commentaires au sujet de votre expérience avec le processus de départ à titre de gestionnaire, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.
 

* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.

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