Liste de vérification pour le départ du MDN à l’intention des gestionnaires d’employés civils

• Envoyer un courriel à votre employé et demander une mise à jour sur son travail. S’il reste du travail, déterminer à qui le transférer.

• Prévoir une réunion avec votre employé pour fournir la gestion du rendement du personnel (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale). Pendant la même réunion, prendre du temps pour lui demander s’il a de la rétroaction au sujet de son expérience de travail (c.-à-d. l’équipe, la charge de travail, les leçons retenues et les connaissances tirées de son expérience de travail, etc.).
• Prévoir une réunion avec votre employé pendant son dernier jour de travail pour obtenir une mise à jour finale sur les dossiers, documents ou projets restants auxquels il travaille.

• Remettre à votre employé le formulaire de départ de votre organisation. S’assurer qu’il est rempli (avec votre aide) et retourné au surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) de votre organisation.
• Pour les employés qui doivent remettre un ordinateur portable, une tablette, un BlackBerry ou un téléphone cellulaire : ces articles doivent être retournés au moyen d’un billet Assyst. Vous pouvez aider votre employé à organiser cette étape à l’avance en sélectionnant la « date demandée » et en entrant la date du dernier jour de travail de l’employé au MDN.
• Pour les employés qui doivent remettre une carte de crédit : vous ou votre employé devez communiquer avec votre contrôleur pour déterminer la date de la remise ainsi que la méthode pour remettre la carte de crédit.
• Pour les employés qui doivent remettre une clé USB émise par le MDN : vous ou votre employé devez communiquer avec votre groupe de sécurité des TI de N1 pour fixer une date de retour et une méthode pour retourner la clé USB.

S’assurer que votre employé a demandé une copie du formulaire de départ du répertoire de votre organisation
(Ces formulaires détaillent ce qui doit être fait avec tout fichier numérique sauvegardé [courriel, GCDocs, etc.] et tout document papier avant de quitter le MDN)

• S’assurer que votre employé a rempli toutes les tâches de gestion de l’information (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) qui ont été décrites pour les employés qui partent et qu’il a communiqué avec l’administrateur de l’information (AI) de votre organisation pour demander une copie du formulaire de départ du répertoire de votre organisation.
• Malheureusement, le personnel peut partir de façon inattendue. Dans ce cas, vous devez, à titre de gestionnaire, suivre les étapes décrites dans la Liste de contrôle pour les gestionnaires lors du départ d’un membre du personnel (Imprévu) (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale). Cela permettra de s’assurer que son fonds de renseignements est conservé correctement.

• S’assurer que toutes les demandes de congé/congé non rémunéré ont été approuvées ou présentées par l’intermédiaire d’une DIP aux SSRH aux fins de traitement par le Centre des services de paye.
• Pour les employés qui partent à la retraite, qui démissionnent ou qui sont mutés : s’assurer qu’une DIP est présentée par l’intermédiaire des SSRH pour la cessation de l’emploi. Un formulaire d’Avis de démission/retraite est exigé pour les employés qui partent à la retraite ou démissionnent et la lettre d’offre est exigée pour les employés qui sont mutés.

• S’assurer que votre employé a prévu une réunion et établi des Instructions permanentes d’opération (IPO) et de la formation pour aider à vous transférer son travail et ses dossiers ou à son remplaçant.

• Vérifiez si votre employé a droit à un prix de reconnaissance.
• Pour les employés qui prennent leur retraite : commandez leur certificat de retraite.

• Demander des mises à jour sur :
  • tout dossier, document ou projet restant auxquels il travaille;
  • ses progrès concernant le formulaire de départ ainsi que le formulaire de départ du répertoire de votre organisation; et
  • ses progrès concernant l’élaboration de ses IPO.

• Encourager votre employé à mettre à jour son curriculum vitae avec les réalisations et toute formation qu’il a effectuées pendant son emploi au MDN.

Rencontrer votre employé

• Prévoir une dernière réunion avec votre employé afin d’obtenir les mises à jour finales sur tout dossier, document ou projet restant auxquels il travaille. Nous vous recommandons fortement de tenir cette réunion finale par vidéoconférence si une rencontre en personne n’est pas possible.
• Discuter des points ci-dessous et confirmer que tout est terminé.

• Confirmer que votre employé a retourné ce qui suit :
  • Laissez-passer d’immeuble du MDN;
  • Carte d’identité du MDN;
  • Carte d’infrastructure à clé publique (IPC);
  • Ordinateur portatif et/ou tablette;
  • BlackBerry ou téléphone intelligent;
  • Carte de crédit;
  • Permis de stationnement; et
  • Matériel et équipement du poste de travail du MDN (clés USB, verrous, clés, combinaisons) à vous ou à la personne indiquée dans le formulaire de départ de votre organisation.
• Confirmer qu’il a activé un message d’absence du bureau avec les coordonnées de son remplaçant.

• S’assurer que vous avez approuvé toutes les demandes de congé/congé non payé de votre employé.

• Entrer la rétroaction sur son rendement et la publier dans l’application GRFP (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).

S’assurer que les effets personnels de votre employé ont été retirés de son espace de travail

• S’assurer que tous les effets personnels de votre employé ont été retirés de son espace de travail personnel.

• Confirmer que les comptes suivants de votre employé ont été désactivés (au moyen d’un billet Assyst) :
  • Compte(s) de courriel/accès au RED
  • Accès au SGRH
  • Accès au RND
  • Accès aux disques partagés, à SharePoint, à GCdocs, etc.

• Si votre employé a toujours des questions liées aux RH, veuillez l’aiguiller vers les agents de HR Connect RH (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).

• Si vous avez des commentaires au sujet de votre expérience avec le processus de départ à titre de gestionnaire, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.

* Veuillez noter que certaines de ces tâches de départ peuvent ne pas s’appliquer à vous selon votre emploi et/ou votre lieu de travail.