FAQ : Travailler à distance
Remarque : La présente page a été archivée et n’est plus utilisée. Pour consulter la FAQ à jour relative à la COVID-19, consultez la nouvelle page Web FAQ concernant la COVID-19 de l’Équipe de la Défense.
A-t-on pensé à ceux qui préfèrent travailler à distance, de la maison, de façon permanente?
Cette période sans précédent a certainement permis de démontrer que beaucoup d’entre nous peuvent à la fois travailler à distance et être productifs. De nouvelles façons de travailler ont été établies pendant la crise, et la prise de mesures permettant d’offrir la meilleure expérience aux employés devrait être encouragée par les gestionnaires. Maintenant que les activités reprennent, tous les gestionnaires devront discuter avec leurs employés de leurs préférences en matière de travail à distance ou de retour sur le lieu de travail. Ils devront ensuite évaluer la possibilité de tenir compte de ces préférences en fonction des exigences opérationnelles ainsi que de la faisabilité du point de vue de l’infrastructure et de la santé et de la sécurité. Lorsque les gestionnaires autorisent le travail à distance, le Programme de flexibilité en milieu de travail permet aux employés et aux gestionnaires de bien comprendre leurs responsabilités et les différentes options offertes – ainsi que leurs répercussions et points à prendre en considération – maintenant et à l’avenir.
Les ententes de travail flexibles servent à offrir une certaine souplesse au personnel tout en assurant le maintien de l’état de préparation opérationnelle. Cela dit, elles ne doivent pas être utilisées pour pallier des difficultés professionnelles ou personnelles ni pour régler d’autres problèmes.
Puisque bon nombre de membres de l’Équipe de la Défense continuent de travailler à domicile, quelles options s’offrent à eux pour compenser les coûts liés à l’aménagement d’un bureau à domicile?
Les membres de l’Équipe de la Défense devraient discuter avec leur gestionnaire de la configuration actuelle de leur poste de travail à distance ainsi que de leurs besoins. Les gestionnaires doivent s’assurer que les membres de l’Équipe de la Défense travaillent de façon sécuritaire et efficace.
- Si les membres de l’Équipe de la Défense ont besoin d’équipement de TI, celui-ci doit provenir du stock actuel du MDN ou doit être procuré pour eux par les moyens habituels.
- Si les membres de l’Équipe de la Défense ont besoin d’équipement ou de fournitures ergonomiques ou de soutien, ils devraient avoir accès au lieu de travail afin de récupérer leur propre équipement dans leur bureau, si possible.
- Selon les directives du BDPRH, si un membre de l’Équipe de la Défense a besoin d’équipement supplémentaire, celui-ci peut être acheté dans le cadre d’offres à commandes établies et se faire livrer au lieu de travail à distance du membre. Cet équipement demeurera un bien du MDN.
Les gestionnaires de CR ont le pouvoir discrétionnaire de déterminer ce qui devrait être remboursé aux membres de l’Équipe de la Défense ayant des reçus pour des dépenses personnelles dont la valeur s’élève jusqu’à 300 $ et qui ont été effectuées entre le 1er avril et le 30 septembre 2021. Le remboursement de dépenses pouvant atteindre 500 $ peut être approuvé dans des circonstances atténuantes, avec l’approbation du N1 et l’obligation de rendre des comptes à la sous-ministre ou au chef d’état-major de la Défense.
Le remboursement additionnel offert pour les dépenses effectuées entre le 1er avril et le 30 septembre 2021 a pour objet de continuer d’appuyer les personnes travaillant à distance pendant cette période en raison de la pandémie. Le remboursement ne vise pas à couvrir des dépenses auparavant remboursées par le Ministère ni des dépenses liées à l’équipement existant ou à l’équipement de TI qui peut, et doit, être obtenu par l’intermédiaire du Ministère.
De plus, les employés pourraient avoir droit de réclamer certains frais de bureau à domicile (par exemple : dépenses liées à l’espace de travail à domicile, fournitures de bureau et certains frais téléphoniques) sous forme de déduction dans leur déclaration d’impôt sur le revenu des particuliers. Pour en savoir plus, consultez le site de l’Agence du revenu du Canada.
J'ai des problèmes de connectivité. J’assiste régulièrement à des réunions en ligne (une à cinq par jour). Actuellement, si je travaille du bureau, je suis coupé du monde. Serait-il possible d’avoir des points d’accès Wi-Fi mobiles, des stations Wi-Fi par câble, d’augmenter le nombre de stations GPNet ou d’augmenter la bande passante sur l’IRPVD pour les réunions d’équipe?
Les utilisateurs peuvent profiter des services Wi-Fi du GC présents à certaines bases et escadres ou au complexe Carling du QGDN à Ottawa pour accéder à l’IRPVD ou aux fonctions complètes de Défense 365 sur leurs appareils personnels. Si vous éprouvez des difficultés pour vous connecter à ce réseau, veuillez communiquer avec votre bureau de service.
Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du Wi-Fi du GC, veuillez consulter :
http://intranet.mil.ca/assets/DefenceTeam/docs/en/adm-pa/carling-campus/2019/ndhq-carling-gc-wifi-poster.pdf (accessible uniquement sur le RED).
Deux formulaires sont-ils nécessaires pour une entente de travail flexible pour les jours comprimés ET le télétravail?
Non, il existe un formulaire (Entente de travail flexible pour employés civils) utilisé par les employés civils et leurs supérieurs pour documenter et approuver toutes les options de travail flexible. Cela signifie qu’un employé peut demander plus d’une option de travail flexible, comme le télétravail et l’horaire comprimé, qui est ensuite formalisée/documentée dans le cadre d’une entente de travail flexible. Veuillez consulter le document d’orientation et les instructions pour obtenir de l’aide afin de remplir une entente travail flexible pour les employés civils (lien).
Il convient également de noter que l’horaire de travail d’un employé doit respecter les conditions des conventions collectives et que les horaires de travail comprimés doivent être inscrits dans le système de rémunération Phénix.
Les gestionnaires qui ne peuvent pas inscrire l’horaire peuvent contacter HR Connect RH pour obtenir l’aide d’un responsable de la tenue du temps.
Je suis un membre des FAC qui travaille à distance à temps plein. Puis-je travailler à partir d’un autre endroit que mon domicile tout en adhérant aux politiques des FAC et aux politiques provinciales liées à la COVID-19?
Nous vous recommandons de vous informer directement auprès de votre chaîne de commandement, car elle connaît les détails de vos fonctions, les exigences opérationnelles, les restrictions régionales de voyage et les politiques en matière d’isolement qui pourraient avoir une incidence sur votre retour. Pour en savoir plus, veuillez consulter le CANFORGEN 038/22 publié récemment (accessible uniquement sur le RED).
Envisage-t-on de permettre aux employés de la fonction publique de s’établir dans une autre province et d’y travailler à distance?
Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) publie des directives concernant le télétravail et le soutien du travail à distance. Ces directives fournissent généralement une orientation de haut niveau, tout en permettant à chaque ministère et à ses gestionnaires subdélégués de décider quand et où le travail à distance est possible. La possibilité de travailler à distance dépend de nombreuses variables, notamment du type de travail effectué, de la nécessité de participer à des fonctions essentielles sur le lieu de travail et du type de modèle de prestation de services (régional ou national).
Les employés doivent consulter leur gestionnaire pour établir la faisabilité du travail à distance à temps plein et conclure une entente de travail flexible faisant état du lieu de travail convenu. Il faut noter que la pertinence du travail à distance pour un poste donné peut changer et que les ententes de travail flexibles doivent être revues chaque trimestre et mises à jour en conséquence, conformément à la Directive du SMA(RH-CIV) sur la gestion d’un effectif civil moderne, flexible et varié.
Existe-t-il un logiciel qui permettrait aux utilisateurs du MDN de parcourir le contenu des courriels envoyés ou reçus, garantissant ainsi que les courriels soient « sécuritaires »?
Tous les courriels reçus et envoyés par l’intermédiaire des réseaux d’entreprise du MDN font l’objet d’une analyse aux fins de détection de programmes malveillants à l’aide de plusieurs technologies liées à la sécurité. Chaque jour, des milliers de courriels malveillants, de courriels hameçons, de pourriels, de publicités malveillantes et d’autres messages de nuisance sont interceptés grâce à nos couches de sécurité des courriels.
Le système de courriel du MDN tire également parti d’autres mesures de protection, entre autres, retirer le contenu actif et les liens intégrés, de sorte à limiter davantage toute compromission possible par hameçonnage.
Le système de courriel, système d’information essentiel, est protégé par les praticiens de sécurité des systèmes d’information du MDN, en partenariat avec le Centre d’opérations des réseaux de la Défense, Services partagés Canada et le Centre canadien pour la cybersécurité du Centre de la sécurité des télécommunications. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques exemplaires et les mesures que vous pouvez prendre pour protéger l’Équipe de la Défense, visitez le site Directive de sécurité du MDN et des FAC concernant le télétravail pendant la réponse à la COVID-19 dans Canada.ca.
Qui est admissible au remboursement pour le travail à distance?
Selon le CANFORGEN 029/22 publié récemment (accessible uniquement sur le RED), les membres de l’Équipe de la Défense qui accomplissent leurs fonctions normales assignées à temps plein à partir de leur domicile en raison de la pandémie sont admissibles au remboursement. Les entrepreneurs et les réservistes de classe A des FAC ne sont pas admissibles à réclamer des dépenses.
Pour en savoir plus sur les critères d’admissibilité, veuillez consulter votre chaîne de commandement ou le CANFORGEN 029/22 publié récemment (accessible uniquement sur le RED).
Puisque bon nombre de membres de l’Équipe de la Défense continuent de travailler à domicile, quelles options s’offrent à eux pour compenser les coûts liés à l’aménagement d’un bureau à domicile?
Les membres de l’Équipe de la Défense devraient discuter avec leur gestionnaire de la configuration actuelle de leur poste de travail à distance ainsi que de leurs besoins. Les gestionnaires doivent s’assurer que les membres de l’Équipe de la Défense travaillent de façon sécuritaire et efficace.
- Si les membres de l’Équipe de la Défense ont besoin d’équipement de TI, celui-ci doit provenir du stock actuel du MDN ou doit être procuré pour eux par les moyens habituels.
- Si les membres de l’Équipe de la Défense ont besoin d’équipement ou de fournitures ergonomiques ou de soutien, ils devraient avoir accès au lieu de travail afin de récupérer leur propre équipement dans leur bureau, si possible.
- Selon les directives du BDPRH, si un membre de l’Équipe de la Défense a besoin d’équipement supplémentaire, celui-ci peut être acheté dans le cadre d’offres à commandes établies et se faire livrer au lieu de travail à distance du membre. Cet équipement demeurera un bien du MDN.
Pour en savoir plus sur les remboursements et les demandes connexes, les membres de l’Équipe de la Défense peuvent consulter le CANFORGEN 029/22 publié récemment (accessible uniquement sur le RED).
La dernière mise à jour de la directive sur le remboursement de dépenses associées au travail à distance remonte au 3 août 2021. Quand sera-t-elle mise à jour de nouveau? Avant maintenant, je n’avais pas eu de dépenses à réclamer au cours du présent exercice, mais ma demande a été refusée.
Une nouvelle directive sur le remboursement des dépenses associées au travail à distance a été publiée en mars 2022 : CANFORGEN 029/22 (accessible uniquement sur le RED).
Nous vous conseillons de :
- vous reporter au plus récent CANFORGEN 029/22 (accessible uniquement sur le RED) pour déterminer si votre demande satisfait aux critères d’admissibilité;
- consulter votre chaîne de commandement pour connaître les étapes actualisées à suivre pour présenter une demande, puisque le processus de remboursement varie d’une organisation de N1 à l’autre.
Remboursera-t-on les frais divers des membres des FAC et des employés de la fonction publique en raison de la COVID-19 pour l’exercice 2022-2023 (CANFORGEN 029/22 ADM FIN 001/22 011800Z MAR 22)? Sinon, est-il possible de faire rembourser les dépenses relatives à l’achat de fournitures, d’un bureau ou d’une chaise?
Des dépenses diverses engagées entre le 13 mars 2020 et le 31 mars 2022 par le personnel des FAC et le personnel civil ayant l’autorisation de travailler à domicile en raison de la pandémie de COVID-19 seront remboursées. Cependant, le MDN ne remboursera aucune dépense engagée après 2022.
De plus, un crédit d’impôt temporaire a été établi pour les dépenses de travail engagées entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022. Les membres des FAC et le personnel civil ayant travaillé plus de la moitié du temps à domicile pendant au moins quatre semaines consécutives en une année en raison de la pandémie de COVID-19 pourront déduire le montant maximum suivant :
- 400 $ par personne en 2020;
- 500 $ par personne en 2021 et en 2022.
La méthode à taux fixe vise à simplifier les réclamations en matière de dépenses de bureau à domicile relatives au poste de travail, aux frais de bureau à domicile, aux fournitures de bureau et au téléphone. Pour obtenir des précisions, rendez-vous sur la page Dépenses de travail à domicile pour les employés de l’Agence du revenu du Canada.
Je travaille au bureau et un collègue travaillant à distance m’envoie un message texte puisqu’il a des problèmes de connexion. Aurai-je droit à une indemnisation pour avoir utilisé mon appareil personnel au travail?
À l’heure actuelle, il n’existe aucune politique à l’échelle de la Défense visant la gestion de ces situations.
Par conséquent, les décisions relatives au remboursement des coûts liés à l’utilisation d’appareils personnels (p. ex., les téléphones cellulaires) reviendront à la chaîne de commandement de chaque membre de l’Équipe de la Défense.
Tout remboursement proviendrait des budgets individuels et serait approuvé en consultation avec la chaîne de commandement responsable de la gestion des budgets.
De plus, selon les circonstances, les dépenses liées à l’utilisation d’un téléphone cellulaire personnel engagées en 2020, en 2021 et en 2022 pourraient être réclamées par moyen du crédit d’impôt personnel. Pour obtenir des précisions, rendez-vous sur la page Dépenses de travail à domicile pour les employés de l’Agence du revenu du Canada.
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