FAQ : Travailler à distance

Remarque : La présente page a été archivée et n’est plus utilisée. Pour consulter la FAQ à jour relative à la COVID-19, consultez la nouvelle page Web FAQ concernant la COVID-19 de l’Équipe de la Défense.

Le SM et le CEMD ont publié une nouvelle directive relative à la COVID-19.

Comme on l’a annoncé le 25 février 2022, le SM et le CEMD ont publié la Directive du CEMD/SM sur le fonctionnement et la reconstitution du MDN/des FAC dans un environnement COVID-19 persistant. Celle-ci, qui remplace et annule la directive relative à la posture pour l’été 2021, reconnaît le fait que nous sommes dans un environnement où la COVID-19 persiste dans nos collectivités et qu’il est nécessaire de rétablir des processus d’avant la situation de pandémie afin de continuer à réaliser nos mandats.

Par conséquent, le contenu de la présente page Web sera mis à jour en fonction de la nouvelle posture.

A-t-on pensé à ceux qui préfèrent travailler à distance, de la maison, de façon permanente?

Cette période sans précédent a certainement permis de démontrer que beaucoup d’entre nous peuvent à la fois travailler à distance et être productifs. De nouvelles façons de travailler ont été établies pendant la crise, et la prise de mesures permettant d’offrir la meilleure expérience aux employés devrait être encouragée par les gestionnaires. Maintenant que les activités reprennent, tous les gestionnaires devront discuter avec leurs employés de leurs préférences en matière de travail à distance ou de retour sur le lieu de travail. Ils devront ensuite évaluer la possibilité de tenir compte de ces préférences en fonction des exigences opérationnelles ainsi que de la faisabilité du point de vue de l’infrastructure et de la santé et de la sécurité. Lorsque les gestionnaires autorisent le travail à distance, le Programme de flexibilité en milieu de travail permet aux employés et aux gestionnaires de bien comprendre leurs responsabilités et les différentes options offertes – ainsi que leurs répercussions et points à prendre en considération – maintenant et à l’avenir.

Les ententes de travail flexibles servent à offrir une certaine souplesse au personnel tout en assurant le maintien de l’état de préparation opérationnelle. Cela dit, elles ne doivent pas être utilisées pour pallier des difficultés professionnelles ou personnelles ni pour régler d’autres problèmes.

Puisque bon nombre de membres de l’Équipe de la Défense continuent de travailler à domicile, quelles options s’offrent à eux pour compenser les coûts liés à l’aménagement d’un bureau à domicile?

Les membres de l’Équipe de la Défense devraient discuter avec leur gestionnaire de la configuration actuelle de leur poste de travail à distance ainsi que de leurs besoins. Les gestionnaires doivent s’assurer que les membres de l’Équipe de la Défense travaillent de façon sécuritaire et efficace.

  • Si les membres de l’Équipe de la Défense ont besoin d’équipement de TI, celui-ci doit provenir du stock actuel du MDN ou doit être procuré pour eux par les moyens habituels.
  • Si les membres de l’Équipe de la Défense ont besoin d’équipement ou de fournitures ergonomiques ou de soutien, ils devraient avoir accès au lieu de travail afin de récupérer leur propre équipement dans leur bureau, si possible.
  • Selon les directives du BDPRH, si un membre de l’Équipe de la Défense a besoin d’équipement supplémentaire, celui-ci peut être acheté dans le cadre d’offres à commandes établies et se faire livrer au lieu de travail à distance du membre. Cet équipement demeurera un bien du MDN.

Les gestionnaires de CR ont le pouvoir discrétionnaire de déterminer ce qui devrait être remboursé aux membres de l’Équipe de la Défense ayant des reçus pour des dépenses personnelles dont la valeur s’élève jusqu’à 300 $ et qui ont été effectuées entre le 1er avril et le 30 septembre 2021. Le remboursement de dépenses pouvant atteindre 500 $ peut être approuvé dans des circonstances atténuantes, avec l’approbation du N1 et l’obligation de rendre des comptes à la sous-ministre ou au chef d’état-major de la Défense.

Le remboursement additionnel offert pour les dépenses effectuées entre le 1er avril et le 30 septembre 2021 a pour objet de continuer d’appuyer les personnes travaillant à distance pendant cette période en raison de la pandémie. Le remboursement ne vise pas à couvrir des dépenses auparavant remboursées par le Ministère ni des dépenses liées à l’équipement existant ou à l’équipement de TI qui peut, et doit, être obtenu par l’intermédiaire du Ministère.

De plus, les employés pourraient avoir droit de réclamer certains frais de bureau à domicile (par exemple : dépenses liées à l’espace de travail à domicile, fournitures de bureau et certains frais téléphoniques) sous forme de déduction dans leur déclaration d’impôt sur le revenu des particuliers. Pour en savoir plus, consultez le site de l’Agence du revenu du Canada.

Recevrons-nous des directives claires précisant combien de temps nous devrons effectuer notre travail à distance? Dans combien de temps pourrai-je retourner au travail?

Nous comprenons que tous attendent avec impatience de savoir combien de temps il faudra pour que les activités reprennent comme à l’accoutumée. Malheureusement, nous ne pouvons pas établir un échéancier fixe, car le processus de retour au travail ne sera pas uniforme à l’échelle des divisions de l’Équipe de la Défense. Nous devons tenir compte de nombreux facteurs, notamment les conditions de santé publique dans votre région. Chaque ministère établira son propre plan de reprise des activités, lequel tient compte de tous ces facteurs et est conforme avec les lignes directrices de l’Agence de la santé publique du Canada.

Veuillez consulter votre chaîne de commandement locale ou votre gestionnaire pour mieux comprendre le plan propre à votre équipe.

J’ai laissé certaines pièces d’équipement informatique/ergonomique au bureau et j’aimerais les récupérer être en mesure de travailler plus confortablement de la maison. Est-ce possible?

Les employés doivent obtenir une autorisation signée pour retirer tout ordinateur ou équipement ergonomique des locaux du ministère de la Défense nationale (MDN). Veuillez consulter votre gestionnaire pour connaître les options qui s’offrent à vous.

Puis-je être tenu de travailler à distance si je veux travailler sur place?

Tout au long des phases de la reprise des activités, tous les gestionnaires devront discuter avec leurs employés de leurs préférences entre le travail à distance et le retour sur le lieu de travail, dresser la liste des employés disponibles par rapport aux exigences opérationnelles et déterminer la faisabilité du point de vue de l’infrastructure et de la santé et de la sécurité. Les organisations de N1 préparent des plans de reprise des activités qui seront communiqués au personnel à mesure qu’ils seront prêts. Les activités seront classées par ordre de priorité et réintroduites par étapes. Veuillez attendre de recevoir le feu vert de la direction avant de vous présenter sur le lieu de travail, afin de garantir votre sécurité et celle des autres. Des directives seront fournies.

L’IRPVD a été conçue comme un outil à court terme permettant de fournir des capacités «?selon les besoins?». A-t-on réfléchi à des solutions plus stables à long terme pour les personnes en télétravail dans un avenir prévisible?? Le MDN investira-t-il dans une meilleure infrastructure de connexion afin de mieux tenir compte du volume dans le cadre du retour au travail??

L’IRPVD est la solution de connectivité à distance du Ministère qui permet d’accéder au réseau étendu de la Défense (RED). Au cours des derniers mois, nous avons considérablement augmenté le nombre d’utilisateurs qui peuvent se connecter de manière sûre et fiable au RED depuis n’importe quel endroit. Combiné à d’autres technologies comme Microsoft Office 365 (365), nous créons les conditions nécessaires pour que vous puissiez travailler en collaboration depuis votre bureau, votre domicile ou le monde entier.

À l’heure actuelle, nous nous affairons toujours à trouver une solution à long terme au travail à distance. On encourage tous les employés à discuter de leurs besoins en matière de réseautage à leur gestionnaire, afin que l’on puisse continuer de respecter les priorités opérationnelles au fur et à mesure que l’accroissement de la capacité se poursuit.

Les gouvernements fédéraux et provinciaux ont annoncé des allocations ou des déductions d'impôt pour les gens qui ont été forcés de faire du télétravail. Est-ce que le MDN va émettre ces formulaires ?

L'’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec examinent les implications des exonérations d’’impôts dans le contexte de la réponse à la pandémie'intervention en cas de pandémie et le fait d’équipernt les membres de l'’Équipe de la Défense travaillant à distance. Une fois que l'’ARC aura finalisé ses directives sur l'’utilisation du formulaire  T2200, Déclaration des conditions de travail, le SCT fournira des directives sur la réclamation d'’autres dépenses engagées par les membres de l'’Équipe de la Défense lorsqu'’ils travaillent à distance, ce qui peut inclure les coûts des services publics.

Il n’y a pas eu de décisions propres au ministère de la Défense nationale concernant les allègements ou les déductions en raison de la situation actuelle de télétravail. Les membres de l’’Équipe de la Défense recevront des mises à jour au moyen du site Web externe du SMA(AP), ainsi que par l’intermédiaire de l’’application HR GO GO RH et des Nouvelles de l’’Équipe de la Défense, dès qu’’elles seront disponibles. Pour obtenir de plus amples renseignements, vous pouvez également consulter la page Renseignements à l’’intention des employés du gouvernement du Canada Canada : maladie à coronavirus (COVID-19), à l’’adresse  https://www.canada.ca/fr/gouvernement/fonctionpublique/covid-19.html.

Pour connaître les dépenses que vous pouvez déduire dans votre déclaration de revenus, veuillez consulter la page d’’information de l’’Agence du revenu du Canada, Dépenses d’emploi admissibles pour les employés, à l’adresse https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/retenues-paie/avantages-allocations/automobile/allocations-frais-automobile-vehicule-a-moteur/depenses-emploi-admissibles-employes.html Dépenses d’emploi admissibles pour les employés.

J’ai des problèmes de connectivité. J’assiste régulièrement à des réunions en ligne (une à cinq par jour). Actuellement, si je travaille du bureau, je suis coupé du monde. Serait-il possible d’avoir des points d’accès Wi-Fi mobiles, des stations Wi-Fi par câble, d’augmenter le nombre de stations GPNet ou d’augmenter la bande passante sur l’IRPVD pour les réunions d’équipe?

Les utilisateurs peuvent profiter des services Wi-Fi du GC présents à certaines bases et escadres ou au complexe Carling du QGDN à Ottawa pour accéder à l’IRPVD ou aux fonctions complètes de Défense 365 sur leurs appareils personnels. Si vous éprouvez des difficultés pour vous connecter à ce réseau, veuillez communiquer avec votre bureau de service.

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du Wi-Fi du GC, veuillez consulter :

http://intranet.mil.ca/assets/DefenceTeam/docs/en/adm-pa/carling-campus/2019/ndhq-carling-gc-wifi-poster.pdf.

Deux formulaires sont-ils nécessaires pour une entente de travail flexible pour les jours comprimés ET le télétravail??

Non, il existe un formulaire (Entente de travail flexible pour employés civils) utilisé par les employés civils et leurs supérieurs pour documenter et approuver toutes les options de travail flexible. Cela signifie qu’un employé peut demander plus d’une option de travail flexible, comme le télétravail et l’horaire comprimé, qui est ensuite formalisée/documentée dans le cadre d’une entente de travail flexible. Veuillez consulter le document d’orientation et les instructions pour obtenir de l’aide afin de remplir une entente travail flexible pour les employés civils (lien).

Il convient également de noter que l’horaire de travail d’un employé doit respecter les conditions des conventions collectives et que les horaires de travail comprimés doivent être inscrits dans le système de rémunération Phénix.

Les gestionnaires qui ne peuvent pas inscrire l’horaire peuvent contacter HR Connect RH pour obtenir l’aide d’un responsable de la tenue du temps.

Mon unité fait la rotation entre le travail sur place et le télétravail. J’ai été appelé à temps plein, bien qu’étant un employé à risque, pour remplir une tâche essentielle. J’ai le sentiment que cette tâche pourrait être accomplie par quelqu’un d’autre, mais notre superviseur estime qu’il n’a pas d’autre choix. Veuillez fournir des précisions.

Nous comprenons qu’il y a beaucoup de questions sur la façon dont les chaînes de commandement décident qui retourne au travail et qu’il n’y a pas de réponse unique. Jusqu’à ce que nous revenions à des opérations normales, les unités ne feront revenir leurs militaires au travail que s’il y a un impératif opérationnel ou de formation. Toutefois, les conditions connexes qui détermineront cet impératif de retour au travail seront régies par votre chaîne de commandement, de manière juste et impartiale, selon nos attentes. Nous vous demandons, si vous avez des problèmes ou des préoccupations concernant l’ordre ou le calendrier des opérations, de vous adresser à votre chaîne de commandement.

Je suis un membre des FAC qui travaille à distance à temps plein. Puis-je travailler à partir d’un autre endroit que mon domicile tout en adhérant aux politiques des FAC et aux politiques provinciales liées à la COVID-19?

Nous vous recommandons de vous informer directement auprès de votre chaîne de commandement, car elle connaît les détails de vos fonctions, les exigences opérationnelles, les restrictions régionales de voyage et les politiques en matière d’isolement qui pourraient avoir une incidence sur votre retour.

Envisage-t-on de permettre aux employés de s’établir dans une autre province et d’y travailler à distance?

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) publie des directives concernant le télétravail et le soutien du travail à distance. Ces directives fournissent généralement une orientation de haut niveau, tout en permettant à chaque ministère et à ses gestionnaires subdélégués de décider quand et où le travail à distance est possible. La possibilité de travailler à distance dépend de nombreuses variables, notamment du type de travail effectué, de la nécessité de participer à des fonctions essentielles sur le lieu de travail et du type de modèle de prestation de services (régional ou national).

Les employés doivent consulter leur gestionnaire pour établir la faisabilité du travail à distance à temps plein et conclure une entente de travail flexible faisant état du lieu de travail convenu. Il est à noter que la pertinence du travail à distance pour un poste donné peut changer et que les ententes de travail flexibles doivent être revues chaque trimestre et mises à jour en conséquence, conformément à la Directive du SMA(RH-Civ) aux gestionnaires sur la gestion d’un effectif civil flexible et varié.

Le Ministère a-t-il envisagé de désigner une « journée sans réunion » chaque mois ou semaine, applicable à toute l’Équipe de la Défense (à l’exception des personnes qui appuient directement les opérations des FAC), afin de permettre aux employés de se concentrer sur l’avancement du travail individuel et d’éviter « l’épuisement professionnel lié aux réunions »?

Comme vous pouvez le constater, le MDN et les FAC forment une Équipe de la Défense très vaste et complexe. Étant donné la nature de notre organisation, nous n’envisageons pas de désigner une « journée sans réunion » au niveau ministériel. Nous vous encourageons à explorer cette idée avec votre gestionnaire ou votre équipe au niveau local pour favoriser le bien-être des employés. Nous vous encourageons également à explorer toutes les ressources sur la santé mentale et le bien-être qui sont à votre disposition, y compris le Programme d’aide aux employés (PAE), ainsi que les nombreux articles, outils et vidéos accessibles sur l’application GO RH.

Existe-t-il un logiciel qui permettrait aux utilisateurs du MDN de parcourir le contenu des courriels envoyés ou reçus, garantissant ainsi que les courriels soient « sécuritaires »?

Tous les courriels reçus et envoyés par l’intermédiaire des réseaux d’entreprise du MDN font l’objet d’une analyse aux fins de détection de programmes malveillants à l’aide de plusieurs technologies liées à la sécurité. Chaque jour, des milliers de courriels malveillants, de courriels hameçons, de pourriels, de publicités malveillantes et d’autres messages de nuisance sont interceptés grâce à nos couches de sécurité des courriels.

Le système de courriel du MDN tire également parti d’autres mesures de protection, entre autres, retirer le contenu actif et les liens intégrés, de sorte à limiter davantage toute compromission possible par hameçonnage.

Le système de courriel, système d’information essentiel, est protégé par les praticiens de sécurité des systèmes d’information du MDN, en partenariat avec le Centre d’opérations des réseaux de la Défense, Services partagés Canada et le Centre canadien pour la cybersécurité du Centre de la sécurité des télécommunications. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques exemplaires et les mesures que vous pouvez prendre pour protéger l’Équipe de la Défense, visitez le site Directive de sécurité du MDN et des FAC concernant le télétravail pendant la réponse à la COVID-19 dans Canada.ca.

Au MDN, qui est l’autorité responsable ou déléguée devant remplir le formulaire T2200 pour les employés actuels et passés qui ont travaillé à domicile en 2020? Est-ce le gestionnaire immédiat chargé du CR?

L’Agence du revenu du Canada a autorisé une méthode à taux fixe temporaire pour calculer les dépenses liées au travail à domicile en raison de la pandémie de COVID-19. Si vous utilisez cette méthode, votre employeur n’est pas tenu de remplir le formulaire T2200. Cependant, si vous cherchez à faire rembourser des dépenses de plus de 400 $, vous devrez remplir un T2200. Ce formulaire doit être rempli par l’employé et signé par l’employeur, c’est-à-dire son gestionnaire délégué en vertu de l’article 34. Veuillez consulter le site de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour savoir si vous êtes admissible à un remboursement, obtenir des renseignements sur le processus et télécharger le formulaire – Dépenses d’emploi 2020. Remarque : Le gestionnaire doit être informé des modalités de travail de l’employé et être en mesure de répondre à toute question que l’ARC pourrait lui poser. Vous ne pouvez pas demander le remboursement de dépenses qui ont été déduites de votre revenu d’emploi, lesquelles ont été ou seront remboursées distinctement par votre employeur.

Mon patron insiste pour que nous gardions toujours notre caméra allumée pendant les réunions. Est-ce permis? La ligne de démarcation entre notre vie professionnelle et notre vie personnelle est devenue si floue que parfois, nous avons l’impression que la caméra constitue une intrusion.

Il est primordial de nous souvenir que, même si nous travaillons à distance, nous sommes tous membres d’une organisation du gouvernement fédéral dans un milieu professionnel. Dans bien des cas, les gestionnaires s’attendraient à ce que les employés assistent aux réunions en personne, le cas échéant. Et il en va de même dans un milieu de travail virtuel, et parfois, les discussions tirent parti d’une interaction « face à face ». Si vous ne vous sentez pas à l’aise d’utiliser les fonctions vidéo d’un outil de réunion virtuelle, vous devez tout d’abord soulever vos préoccupations auprès de votre gestionnaire, de sorte à trouver un compromis pour les deux parties. Selon la plateforme utilisée pour la tenue des réunions, certains outils de réunion virtuelle vous permettent de modifier ou de flouter votre arrière-plan si vous vous préoccupez de votre vie privée. Le travail à distance a changé la façon dont les fonctionnaires créent et gèrent l’information, de même que la manière dont ils collaborent les uns avec les autres. Les changements ont donné lieu à de nouveaux défis en ce qui concerne l’établissement de processus de travail, les pratiques de gestion de l’information, la prestation de services et la collaboration interne, activités qui sont généralement protégées dans la structure sécuritaire des installations et des réseaux du gouvernement du Canada.

Si l’on demande à une personne qui travaille à domicile à temps plein de se rendre au lieu de travail au cours d’une journée normale de travail afin d’assister à une réunion ou de remplir une autre obligation relative au travail, peut-elle demander un remboursement du taux kilométrique puisque son domicile est désormais considéré comme étant son lieu de travail habituel?

Conformément au chapitre 5 – Déplacement à l’intérieur du lieu de service de la Directive des Forces canadiennes sur les voyages en service temporaire (DFCVST), un militaire n’a droit à aucun remboursement des frais de déplacement vers son lieu de travail permanent ou à partir de celui-ci.

Puisque nous avons vu qu’il est possible de remplir à distance bon nombre de rôles selon des normes élevées, songe-t-on à réduire le nombre de déménagements?

Alors que l’on procède à la reprise des activités, on tiendra des discussions ouvertes pour connaître les préférences des individus en ce qui concerne le travail à distance ou le retour au lieu de travail. Les discussions tiendront compte des exigences opérationnelles et de la faisabilité de la poursuite du travail à distance du point de vue de l’infrastructure et de la santé et sécurité. Les militaires doivent engager une conversation avec leur chaîne de commandement locale pour aborder leur intérêt à poursuivre leur travail à distance, l’aménagement d’un bureau à domicile et leurs besoins, afin de déterminer la meilleure façon de procéder.

Restreint-on toujours l’accès à l’IRPVD ?

Les connexions à l’IRPVD ont été attribuées pour garantir que les fonctions ministérielles les plus essentielles puissent être réalisées, malgré certaines limitations technologiques. Au fur et à mesure que les mises à niveau du système ont été réalisées, les attributions à l’IRPVD ont augmenté de manière similaire.

Si vous n’avez pas obtenu initialement un accès à l’IRPVD, veuillez en discuter avec votre gestionnaire pour savoir si c’est maintenant une possibilité compte tenu de la capacité accrue du réseau.

Qui est admissible au remboursement pour le travail à distance ?

Tous les employés civils nommés pour une période indéterminée ou déterminée ainsi que les employés civils occasionnels sont admissibles au remboursement pour le travail à distance en ce qui concerne les achats d’une valeur maximale de 300 $ (ou d’une valeur maximale de 500 $ dans des circonstances exceptionnelles et avec l’approbation de l’organisation de N1) effectués entre le 1er avril et le 30 septembre 2021, qu’ils travaillent à distance à temps plein ou à temps partiel.

Tous les membres de l’Équipe de la Défense doivent discuter de leurs besoins en matière d’équipement avec leur gestionnaire, car il pourrait être possible de récupérer l’équipement requis de votre lieu de travail avec la permission de votre gestionnaire. Toutes les questions concernant l’admissibilité des dépenses diverses pouvant faire l’objet d’une demande doivent être adressées à vos gestionnaires délégués et à la chaîne de commandement.

Pour les réservistes, le CANFORGEN 111/21 indique que pour être admissible à un remboursement, le travail effectué doit correspondre aux tâches normales à temps plein qui leur sont affectées. Les entrepreneurs et les réservistes de classe A des FAC ne peuvent pas demander le remboursement de leurs dépenses.

Par conséquent, selon le CANFORGEN 111/21, les réservistes de classe A, à temps partiel par définition, sont exclus du remboursement lié au travail à distance. Si vous êtes un réserviste de classe B ou de classe C, on vous invite à discuter des critères d’admissibilité avec votre superviseur ou votre chaîne de commandement militaire.

Les membres de l’Équipe de la Défense qui ont engagé des dépenses liées à l’espace de travail à domicile avant le 1er avril 2021 sont-ils autorisés à présenter une demande de remboursement ?

Si les dépenses des membres de l’Équipe de la Défense ont été engagées entre le 13 mars 2020 et le 31 mars 2021, ces membres doivent consulter le CANFORGEN 147/20 (directives mises à jour ayant préséance sur le CANFORGEN 115/20) pour obtenir des précisions. En résumé, les critères d’admissibilité, le processus et les limites demeurent les mêmes que ceux établis dans le CANFORGEN 111/21, mais le CANFORGEN 147/20 couvre une période différente.

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