COVID-19 Reprise des activités – Outils de communications pour les superviseurs
Table des matières
- À propos de la trousse d’outils
- Résultats de la recherche et recommandations
- Lancement des communications organisationnelles
- Listes de vérification
- Messages clés / Sujets de conversation
- Ressources
- Annexes
- Annexe A: Modèles de communication (destinés aux superviseurs pour le personnel au niveau de l’équipe)
- Annexe B: Points d’allocution (destinés aux superviseurs)
- Annexe C: Pratiques exemplaires pour des projets de mobilisation en ligne
- Annexe D: Conseils pour communiquer avec le personnel
- Annexe E: Établir une crédibilité
- Annexe F: Conseils pour animer les réunions
- Annexe G: Outils pour le personnel de soutien
- Annexe H: Instruction et cours sur la COVID-19
À propos de la trousse d’outils
Cette trousse d’outils sur les communications vise à aider les N1/commandements dans leurs efforts pour informer les membres de l’Équipe de la Défense (militaires et civils) sur la reprise progressive des activités à la suite du dérangement causé par la COVID-19. Elle a été mise à jour pour refléter les orientations définies dans la directive du CEMD et de la SM pour la reprise des activités continues dans le contexte de la COVID-19 (posture pour l’automne 2020) signée par la SM et le CEMD en octobre 2020.
Cette trousse d’outils a pour but de fournir des ressources et les messages clés qui peuvent être adaptés de manière à informer l’état-major des N1/commandements jusqu’au niveau de l’unité. Comme l’indique la directive du CEMD et de la SM pour la reprise des activités continues dans le contexte de la COVID-19 (posture pour l’automne 2020) (page 16, point 24), il incombe à chaque N1 d’utiliser et de promouvoir les outils et les ressources du SMA(AP) par le biais des N1 et des chaînes de commandement pour assurer la cohérence tout en évitant les dédoublements. Les équipes de communication responsables devraient tirer parti du contenu accessible et intégrer des messages et des formulations clés dans leurs plans et produits respectifs afin d’assurer la cohérence avec l’orientation provenant du N0, de concert avec le gouvernement du Canada dans son ensemble, et des autorités de santé publique.
Les produits de communication doivent être ciblés ou modifiés afin de soutenir les membres de l’Équipe de la Défense qui doivent faire face à des réalités différentes (obligations d’aidant naturel, considérations et directives régionales, les responsabilités liées à leur tâche, etc.) et qui retournent au travail ou reprennent des activités selon différentes phases ou étapes (conformément aux principes directeurs décrits dans la Directive). La méthode de communication la plus efficace tout au long de toute cette transition revient à la chaîne de commandement. La stratégie de communications internes du N0 et les trousses d’outils respectives ne visent qu’à fournir des recommandations et des ressources et ne sont pas censées remplacer l’intervention directe des superviseurs auprès du personnel. Les conversations à ce niveau sont essentielles pour veiller à ce que les militaires soient bien préparés et informés.
Afin de mieux combler les lacunes dans les efforts de communication, l’équipe de communications ministérielles internes (CMI) a pris en compte[BO1] les résultats et les commentaires tirés des divers sondages pour informer les secteurs clés nécessitant des renseignements supplémentaires, comme l’ont souligné les membres de l’Équipe de la Défense.
Les principaux résultats du sondage de l’Équipe de la Défense COVID-19 (avril-mai 2020) indiquent que la plupart des membres de l’Équipe de la Défense estiment que leur principale source d’information est leur supérieur hiérarchique immédiat ou leur chaîne de commandement, qu’ils reçoivent la quantité adéquate de renseignements et qu’il est nécessaire de simplifier l’accès à l’information (c’est-à-dire une source unique). Par conséquent, il est recommandé que les superviseurs et la chaîne de commandement soient la principale source d’information, et que le personnel soit systématiquement dirigé vers ces principales sources : Canada.ca (FAQ, COVID-19, Retour au travail, Formulaire Demandez n’importe quoi : COVID-19) et les trousses d’outils pour les communications et les superviseurs).
En outre, les sondages des RH-Civ (août, octobre 2020) soulignent la nécessité de davantage de communication de la part des dirigeants, de davantage de renseignements sur le code 699, et d’un meilleur accès aux outils permettant la conciliation travail-vie personnelle, entre autres. Cette trousse d’outils vise à combler ces lacunes de façon continue afin d’équiper et de renseigner le mieux possible les membres de l’Équipe de la Défense.
Les CMI continueront de tenir compte des résultats et d’adapter les outils et les ressources, le cas échéant.
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