Sélection de la langue

Gouvernement du Canada / Government of Canada

Recherche

Annexe C : Pratiques exemplaires pour les échanges en ligne

Exploiter les outils de communication et de collaboratio

Les membres de l’Équipe de la Défense doivent trouver de nouvelles façons de rester en contact avec leurs collègues et leurs équipes alors qu’ils travaillent à distance dans le contexte de la pandémie de COVID-19.

Pour favoriser une meilleure communication et une collaboration accrue lorsque des rencontres et des conversations en personne sont impossibles, l’utilisation de plateformes accessibles au public est envisagée pour demeurer en contact avec les équipes, qu’elles travaillent au bureau ou à domicile.

Les organisations de la Défense sont fortement encouragées à explorer l’étendue et la portée de MS Teams, une suite d’outils infonuagiques qui sera bientôt accessible à l’échelle du MDN avec le déploiement de Défense O365. Assurez-vous de vous familiariser avec Office 365 afin de développer vos compétences et d’acquérir de l’aisance dans l’utilisation de nouveaux moyens efficaces de rester en contact avec l’organisation.

Bien que MS Teams et Défense O365 constituent les plateformes privilégiées et les seules accessibles et approuvées par le Ministère, certains membres du personnel n’ont pas encore fait la transition. D’autres options sont énumérées ci-dessous et peuvent être exploitées dans l’éventualité où les utilisateurs éprouveraient des difficultés ou des défis techniques avec Défense O365 et qu’un échange ou une rencontre devait absolument avoir lieu. La pratique exemplaire consiste à ne communiquer que de l’information non classifiée sur ces applications, même si Zoom et Webex ont des contrôles de sécurité intégrés.

Applications Web populaires :

  • MS Teams (fait partie de Défense O365) (vous quittez le site Web du Gouvernement du Canada)
  • Google Hangouts (vous quittez le site Web du Gouvernement du Canada)
  • Slack (vous quittez le site Web du Gouvernement du Canada)
  • WhatsApp (vous quittez le site Web du Gouvernement du Canada)
  • FaceTime (vous quittez le site Web du Gouvernement du Canada)

Choisir la bonne application

Considération en matière d’accessibilité

  • Demandez-vous qui sont les participants et à quoi ils auront accès
  • Gardez à l’esprit que certains membres du personnel pourraient avoir une connectivité ou un accès limité à Internet, ainsi qu’une expérience minimale dans l’utilisation de ces outils.
  • Pensez à la protection de la vie privée du personnel. Certains membres pourraient avoir des inquiétudes concernant l’utilisation d’appareils personnels ou de services publics, ou quant à la communication de coordonnées personnelles. 
  • Envisagez d’essayer quelques outils pour découvrir ce qui fonctionne le mieux pour toute l’équipe, et assurez-vous que tout le monde peut participer et apprendre.
  • Déterminez quelles sont les exigences en matière d’accessibilité.

Microsoft Teams

  • Considérations – tout le personnel devra être intégré pour pouvoir utiliser Office O365. Pour plus d’information à ce sujet, consultez la page O365 de la Défense.
  • L’outil est accessible au moyen d’un ordinateur portable ou de bureau, ou encore d’un téléphone intelligent.
  • Capacités : appels audio et vidéo, messagerie instantanée, partage de bureaux et partage de fichiers et de calendriers. Des options sont envisagées pour le sous‑titrage

Familiarisez-vous avec les fonctions suivantes pour chaque application de réunion Web :

  • Début/fin de la réunion
  • Inviter et supprimer des participants
  • Partager votre caméra vidéo
  • Activer et désactiver votre microphone et les microphones des participants
  • Partager des dossiers
  • Partager votre bureau/écran
  • Partager les privilèges de présentateur avec d’autres présentateurs
  • Enregistrer la réunion
  • Envoyer et lire des messages de clavardage

Exigences et équipement techniques

Testez toujours les exigences et l’équipement techniques à l’avance pour éviter tout problème le jour de la réunion.

Exigences techniques

  • Connexion Internet stable et fiable
  • Audio (haut-parleurs d’ordinateur, microphone, téléphone, etc.)
  • Caméra Web

Considérations techniques

  • Selon l’application de réunion Web choisie, vous pourriez devoir télécharger un logiciel ou vous procurer un compte d’entreprise pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires.
  • Ayez une option de connexion Internet filaire comme solution de rechange.
  • Les présentateurs peuvent envisager d’utiliser un microphone pour mieux se faire entendre (casque, clip, microphone de bureau).
  • Incluez le numéro à composer pour les participants qui ne peuvent se connecter avec l’audio au moyen d’Internet.
  • Décidez comment les médias seront affichés (et faites un test à l’avance) – partagez votre écran/bureau, ou importez la présentation directement dans l’application de réunion Web.

Tenir les participants informés

Communiquez à l’avance toute l’information et les documents dont les participants ont besoin pour pouvoir se préparer.

Demandez aux participants d’essayer l’application à l’avance

  • Envoyez l’information de connexion quelques jours à l’avance pour que les participants puissent faire des tests (codes d’accès, adresses URL, numéros de téléphone) et fournir du soutien, au besoin.
  • Certaines applications de réunion Web peuvent devoir être téléchargées.
  • Demandez aux participants de se connecter au moins 15 minutes avant le début de la réunion pour tester la connectivité.

Étiquette lors des réunions virtuelles

  • Expliquez aux participants comment ils pourront faire des commentaires et poser des questions durant la réunion.
  • Pour les réunions de plus grande envergure : demandez aux participants de signaler leur intention de prendre la parole et d’attendre quelques secondes avant de parler pour tenir compte du décalage. Les participants doivent donner leur nom et celui de leur organisation chaque fois qu’ils prennent la parole.
  • Rappelez aux participants de mettre leur microphone en sourdine, d’activer ou de désactiver leur caméra Web (selon ce qui a été décidé pour la réunion) et de limiter autant que possible les bruits de fond.

Plan de contingence en cas de problèmes techniques

  • Expliquez aux participants comment ils peuvent joindre les organisateurs de l’activité en ligne ou hors ligne au cas où des problèmes se présenteraient avant ou pendant la réunion.
  • Donnez un plan de rechange – le numéro à composer pour les personnes qui ne peuvent se connecter avec l’audio au moyen d’Internet, une autre date et heure en cas d’échec de la réunion

Haut de page

Désigner un facilitateur/responsable du soutien TI

Désignez un facilitateur pour aider le(s) présentateur(s) en surveillant toute question ou tout commentaire envoyé par clavardage pour assurer le bon déroulement de la réunion.

Pour les réunions de grande envergure, assurez-vous de disposer d’un responsable du soutien TI qui pourra vous offrir son aide advenant tout problème technique.

Il pourrait également s’avérer utile de désigner un preneur ou une preneuse de notes pour rédiger le compte rendu de la réunion de sorte que l’information puisse être communiquée à titre de suivi après la réunion.

Captez l’attention de votre auditoire

Trouvez des façons de capter l’attention des participants de façon virtuelle. Incluez des éléments visuels dans vos présentations, si possible

Présentations

  • Gardez les segments courts pour maintenir l’intérêt des participants.
  • Ajoutez un aspect visuel dans toutes les présentations (en parlant à la caméra ou en utilisant un document PowerPoint, etc.).
  • Planifiez la façon d’effectuer une transition harmonieuse entre les présentateurs et pratiquez-vous.

Donnez la parole à votre auditoire en lignee

  • Prévoyez un espace partagé pour que les gens puissent s’exprimer, comme un espace de clavardage ou Slido (la plupart des applications de réunion Web disposent déjà d’une fonction de clavardage).
  • Accueillez favorablement les interactions avec les participants en leur posant des questions et en les invitant à en poser, ainsi qu’en tenant des votes en direct (tout peut se faire avec Slido).
  • Incluez des activités ou jeux interactifs pour les participants.

Retenez l’intérêt et l’attention des participants

  • Même si les réunions sont virtuelles, accordez aux gens une pause toutes les 60 ou 90 minutes.
  • Les réunions par téléconférence devraient se dérouler plus lentement que les réunions ordinaires pour tenir compte des deux à trois secondes de retard dans la communication.
  • Les présentateurs doivent s’assurer d’accorder suffisamment de pauses.

Après la réunion

Envoyez aux participants toute note de suivi et présentation, ainsi que le lien vers le compte rendu de la réunion.

Commentaires

Sollicitez les commentaires des participants sur leur expérience virtuelle afin de tirer des enseignements avant la prochaine réunion en ligne (envisagez d’utiliser un sondage pour les grands groupes).

Liste de vérification pour l’organisation des réunions en ligne

Préparation

  • Choisir l’application de réunion Web.
  • Préparer et tester les outils et les exigences techniques.
  • Établir les présentateurs et le mode de présentation.
  • Désigner un facilitateur, un preneur de notes ou une preneuse de notes, ainsi qu’un responsable du soutien TI.
  • Envoyer l’ordre du jour et toute information pertinente aux participants.
  • Tenir une réunion fictive pour s’assurer que toutes les présentations se déroulent comme prévu et que les transitions sont harmonieuses.

Pendant la réunion

  • Se connecter au moins 15 minutes à l’avance.
  • Enregistrer la réunion et prendre des notes.
  • Surveiller les espaces de clavardage/Slido.

Après la réunion

  • Envoyer les documents de suivi et le lien vers le compte rendu de la réunion.
  • Solliciter les commentaires des participants.

Ressources supplémentaires

Applications utilisées pour tenir des réunions virtuelles

MS Teams est l’application recommandée. Toutefois, d’autres applications sont disponibles.

Zoom

  • Remarques – Votre organisation pourrait restreindre l’accès à Zoom; il est possible que vous ayez à utiliser vos appareils personnels; il faut obtenir un compte professionnel pour bénéficier de certaines fonctions comme un plus grand nombre de participants et une durée illimitée des réunions (gratuit)

Webex

  • Remarques – Semblable à Zoom; voir la comparaison entre Zoom et Webex ci-dessous

Google Hangouts

  • Accessible sur ordinateur portatif, ordinateur de bureau ou téléphone intelligent
  • Capacités : téléphonie et vidéoconférences, messagerie instantanée, partage d’écran et de fichiers

Slack

  • Accessible sur ordinateur portatif, ordinateur de bureau ou téléphone intelligent
  • Capacités : téléphonie et vidéoconférences, messagerie instantanée, partage d’écran et de fichiers 

What’s App

  • Accessible sur ordinateur portatif, ordinateur de bureau ou téléphone intelligent
  • Capacités : téléphonie et vidéoconférences et messagerie instantanée

Facetime

  • Accessible sur les produits Apple seulement
  • Capacités : téléphonie et vidéoconférences

Quelle que soit l’application pour vos réunions virtuelles, apprenez comment utiliser les commandes suivantes :

  • Lancer/arrêter la réunion
  • Inviter/supprimer des participants
  • Partager l’image de votre caméra
  • Activer/désactiver votre microphone ainsi que celui des participants
  • Partager des fichiers
  • Afficher votre bureau/écran
  • Accorder le droit de faire une présentation à d’autres
  • Enregistrer la réunion
  • Envoyer et lire les messages du clavardoir

Astuces :

Haut de page

Gestion d’événement et de conférences

- Défense O365 (MS Teams) WEBEX Webcast Vidéoconférence Téléconférence Zoom
Nbre de participants 10 000 200 sur le compte normal, jusqu’à 1 000 sur le compte d’entreprise de GEC Illimité 25 dans une salle de réunion virtuelle (SRV), jusqu’à 50 avec passerelle de vidéoconférence 250 100 sur le compte normal, jusqu’à 1 000 sur le compte d’entreprise de GEC
Audio Oui voix par protocole Internet et téléconférence Unidirectionnel (les participants écoutent seulement) Oui Oui Oui
Vidéo Oui Jusqu’à définition standard (480p) Jusqu’à haute définition intégrale (1080p) Jusqu’à haute définition intégrale (1080p) Non Jusqu’à haute définition (720p)
Interprétation simultanée Restreint aux événements en direct Oui Oui Oui Oui Oui
Langue des signes Non Oui Oui Oui Non Oui
CART Non Oui Oui Oui Non Oui
Partage d’écran Oui Oui Oui Oui Non Oui
Partage de documents Oui Oui Oui Non Non Oui
Accès mobile Oui Android et IOS Android et IOS Android et IOS Android et IOS Android et IOS
Accès avec ordinateur portatif du gouvernement Pas de vidéo Oui Oui Oui Non Oui
Activer/désactiver le micro Oui Oui Pas d’interaction Oui Oui Oui
Clavardoir Oui Oui Boîte courriel Non Non Oui
Navigateur Oui Tous Tous Accès par SRV ou Jabber Non Tous
Sécurité Pratique exemplaire : il convient de diffuser des renseignements non classifiés dans ces applications

Gestion d’événement et de conférences

Avant la réunion

  • S’assurer que les présentations conviennent aux vidéoconférences : caractères foncés sur fond clair, grosses lettres. Au plus six points par diapositive.
  • Tenue : Éviter le blanc, les petits motifs et les rayures fines ainsi que les bijoux brillants
  • Régler la caméra pour que tout le monde apparaisse dans le cadre : il est important de se voir.
  • Préparez la salle : fermez les stores, allumer les lumières, s’assurer que les participants sont assis à proximité les uns des autres pour réduire le mouvement de la caméra.

Pendant la réunion

  • Souvenez-vous que les microphones sont sensibles : prêtez attention à votre milieu. Réduisez les bruits de fond (papiers, mouvement). 
  • Parlez à un volume normal, clairement et dans la direction de l’écran. Assurez-vous que rien ne couvre le microphone. Les casques-micro sont recommandés.
  • Gardez vos dispositifs électroniques à distance des microphones et ne mettez pas la conférence en attente.
  • Assurez-vous de pouvoir voir et entendre tous les participants. Confirmez qu’ils peuvent entendre la discussion clairement et encouragez les gens à rester devant leur caméra.

Haut de page

Détails de la page

Date de modification :