Annexe D : Conseils pour communiquer avec le personnel

Plusieurs militaires ne sont pas à l’aise avec les changements majeurs qui affectent leur manière de travailler et ils ont déjà eu à composer avec des situations potentiellement stressantes en raison de la COVID-19. D’ailleurs, le sentiment d’anxiété augmente considérablement lorsque des changements surviennent et les membres du personnel pourraient ressentir du stress à divers niveaux. Voici des conseils pour vous aider à parler des changements avec les membres de votre équipe.

1. Les réactions varieront. Le personnel sera soit optimiste et positif à l’égard des changements, soit pessimiste et sceptique, ou un peu des deux. Soyez prêts à faire face et à réagir à des réactions diverses, et permettez aux membres du personnel de composer avec la situation à leur propre rythme et à leur propre manière. Votre travail consiste à communiquer les faits, à répondre aux questions et à fournir des renseignements de manière transparente et honnête. Tenez compte des circonstances particulières et des perspectives uniques à chaque membre du personnel.
2. Faites preuve de rigueur dans vos communications. Expliquer à votre équipe pourquoi le changement est nécessaire, pourquoi il faut aller de l’avant et quels sont les résultats attendus. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, engagez-vous à la trouver et à la communiquer aux membres du personnel rapidement.
3. Soyez honnête au sujet de l’ampleur du changement. Ne tentez pas de dissimuler ce qui pourrait être perçu comme une mauvaise nouvelle. Indiquez à votre équipe à quels obstacles ils se heurteront et donnez-leur l’assurance que vous les aiderez à les surmonter. Soyez à l’écoute des membres de votre personnel et des circonstances particulières de chacun.
4. Annoncez le changement en temps opportun et communiquez souvent. N’attendez pas que le personnel apprenne la nouvelle « à travers les branches ». Gardez les membres votre personnel au courant et impliqués. Si une nouvelle entraîne des conséquences importantes au sein de votre équipe, vous voudrez peut-être organiser des réunions quotidiennes ou hebdomadaires. Même s’il n’y a pas de nouvelle information, faites savoir aux membres du personnel qu’il n’y a rien de nouveau à signaler. Ce faisant, ils sauront que vous n’avez pas oublié de les tenir au courant.
5. Soyez toujours prêts à organiser des rencontres « en personne » numériques pour répondre aux questions et apaiser les préoccupations. Soyez attentifs aux préoccupations des membres du personnel et discutez avec eux des manières de résoudre les problèmes. Certaines personnes auront simplement besoin d’exprimer leurs frustrations, en particulier si leurs préoccupations sont liées à la santé et à la sécurité. Donnez-leur l’occasion de s’exprimer de manière constructive et respectueuse.
6. Parlez de ce qui ne changera pas. C’est tout aussi important que de parler aux membres du personnel de ce qui changera. Communiquer ce qui ne changera pas aidera à rassurer ceux qui sont nerveux et conférera un sentiment de stabilité. De plus, faites-leur savoir qu’ils peuvent obtenir du soutien et qu’ils peuvent en tirer parti. En effet, il existe de nombreuses ressources dont le personnel peut profiter.