Lancement des communications organisationnelles

Protocole de communication pour les hauts dirigeants

Les superviseurs devront communiquer avec les membres de l’Équipe de la Défense au cours des prochaines étapes de la reprise des activités et de la réintégration. La chaîne de commandement demeurera la forme la plus efficace de communication au cours du processus. Dans la mesure du possible, il faudra communiquer avec tous les membres de l’équipe au même moment en utilisant le matériel de communications établi.

On s’attendra à ce que les dirigeants principaux mobilisent les syndicats pour élaborer des messages propres au groupe et à l’unité pour assurer la compréhension des plans de retour au travail à tous les niveaux. Pour aider la direction dans les communications à l’interne, un modèle de courriel s’adressant au personnel et de points d’allocution est joint pour que vous puissiez les adapter et les utiliser selon les situations particulières.

Il sera tout aussi important que l’ensemble du personnel reçoive la même information selon les échéanciers prévus afin de réduire l’anxiété et d’éviter les rumeurs et les renseignements inexacts. Il importe que chacun comprenne les décisions qui ont été prises, ce qui les a justifiées, ainsi que les plans de mise en œuvre et leurs incidences. Une communication claire, honnête et fréquente est la solution à une transition sans heurts.

Tout au long de ce processus, il faut communiquer les faits honnêtement et avec compassion. Il est tout aussi important d’écouter les préoccupations du personnel, de connaître leur situation et de répondre à leurs questions. Si vous ne connaissez pas la réponse à leurs questions, engagez-vous à l’obtenir et à y revenir. Dans bon nombre de cas, le personnel aura simplement besoin d’exprimer son opinion et ses pensées.

À tout le moins, les messages envoyés à vos équipes devraient aussi être envoyés 24 heures à l’avance aux représentants de la section locale du syndicat pour faire en sorte qu’ils soient au courant et qu’ils puissent aider à répondre aux questions de leurs membres/votre personnel.

Avis au personnel– Renseignements généraux

Que ce soit pour un retour au travail ou la poursuite du télétravail, les membres du personnel seront informés de leur situation dans le cadre d’une réunion avec vous, en tant que leur superviseur(e). Une réunion qui sera suivie d’une confirmation écrite des prochaines étapes.

Soutien au personnel de la part des superviseurs

Comme vous êtes superviseur(e) ou haut(e) dirigeant(e), et par le fait même une source d’information fiable, le personnel sera prié de communiquer avec vous pour obtenir des conseils et des directives. Étant donné que la mise en œuvre du processus se fera au cas pas cas, les communications reçues par la chaîne de commandement seront très importantes. N’oubliez pas de le rappeler aux membres de votre personnel au cours de votre entretien individuel. En outre, si vous vivez des doutes ou avez besoin de directives ou d’information, consultez votre propre superviseur(e)/chaîne de commandement ou les équipes des Affaires publiques ou des communications pour avoir des conseils.

Veuillez tirer parti des ressources mentionnées plus bas pour vous appuyer au cours des conversations et dans la gestion des transitions en ces temps de changement.