Listes de vérification

Les listes de vérification suivantes ont été élaborées pour vous aider à vous préparer vous-même et votre équipe pour les transitions à venir.

Liste de vérification de l’état de préparation

  • J’ai consulté [insérer les programmes ou intervenants clés].
  • J’ai lu les points d’allocutions généraux et je les comprends.
  • J’ai consulté les ressources accessibles sur la manière de travailler à distance pour l’Équipe de la Défense [hyperlien vers la vidéo « Optimiser les réunions virtuelles » lorsqu’élaborée » et accessible]
  • J’ai prévu les questions que poseront les membres de mon équipe et j’ai préparé des réponses propres à chaque groupe concernant les répercussions.
  • J’ai dit aux membres de mon équipe que j’étais là pour eux et que je les soutiendrais tout au long des changements.
  • J’ai fourni des ressources/outils à mon équipe/personnel en appui à leurs circonstances individuelles.
  • J’ai consulté mon personnel des communications afin de discuter des communications internes.
  • J’ai consulté les Questions et réponses.
  • J’ai procédé à une analyse comparative entre les sexes plus des plans de retour au travail.
  • J’ai testé l’exactitude des hypothèses auprès des hauts dirigeants avant de diffuser les plans de reprise au personnel.
  •  

Liste de vérification de la reprise des activités

  • Déterminer quelles activités doivent être reprises sur place;
  • Élaborer des mesures de santé publique (MSP) et d’utilisation de l’équipement de protection individuel (EPI) pour assurer la sécurité et la tenue des activités sur les lieux de travail et assurer l’observance des règles;
  • Avoir un dialogue ouvert avec les membres du personnel à propos de leur situation et de leurs défis uniques;
    • Dans le cas du télétravail, discuter des sujets comme :
      • disponibilité;
      • congé 699;
      • santé mentale;
      • TI et besoins en équipement;
      • modalités de travail flexibles et besoins en matière d’ergonomie;
      • assurance d’une compréhension des attentes et des résultats souhaités.
    • Demander aux membres du personnel s’ils ont des préoccupations ou des peurs par rapport à leur situation particulière;
    • Demander aux membres du personnel s’ils souhaitent faire des commentaires sur le processus de reprise des activités et ce qu’ils aimeraient voir;
    • Discuter des besoins en TI et autre matériel;
    • Établir un horaire régulier de réunions bilatérales;
    • S’assurer que les membres du personnel :
      • respectent les exigences de Defence O365 et que les membres de l’équipe y adhèrent;
      • ont tous suivi le cours obligatoire de sensibilisation à la COVID-19 (voir l’annexe H);
  • Se familiariser avec les ressources utiles, y compris les Questions et réponses, la page Retour au travail, entre autres, et y diriger le personnel.
  • S’assurer de l’accessibilité des MSP et de l’EPI, au besoin;
  • Informer le personnel qui revient au travail et le reste de l’équipe sur la manière dont le groupe va de l’avant;
  • S’assurer que les exigences de Defence O365 sont respectées et que les membres de l’équipe y adhèrent.

Attentes concernant la liste de contrôle pour la reprise du travail

La SM et le CEMD ont défini un certain nombre de priorités et d'attentes générales pour revenir à un rythme opérationnel tout en protégeant la santé et la sécurité de l'Équipe de la Défense. Assurez-vous de suivre les directives ci-après.

Les directives du retour au travail du personnel du MDN proviennent de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes. Les décisions sont guidées par les actions du gouvernement du Canada. Étant donné la nature vaste et complexe du MDN en tant qu’organisation, les superviseurs (ainsi que le MDN et les FAC dans leur ensemble) doivent tenir compte de nombreux facteurs uniques.

  • En tant que superviseur(e), assurez-vous de ne pas présumer ou communiquer à votre personnel des dates de retour ou des processus basés sur d’autres ministères fédéraux (sauf si vous avez reçu cette instruction du MDN).

Compte tenu des différences des situations d’un individu à l’autre, la méthode de communication la plus efficace est celle qui s’établit entre le personnel et les dirigeants. Accédez aux ressources ci-après pour appuyer ce processus (Annexes A et B) et/ou consultez le guide sur les réunions (Annexe F).

Notez que les communications avec le personnel doivent avoir lieu pendant les heures de travail normales.

  • En tant que superviseur(e), assurez-vous de parler à l’ensemble de votre personnel avant de finaliser le plan de retour au travail afin de connaître la situation particulière de chaque membre du personnel.
    • Fournir une copie de la liste de contrôle pour des lieux de travail sûrs et efficaces. (à venir).
  • Il vous incombe d’avoir des conversations avec chaque membre de votre équipe, afin de vous assurer qu’aucun membre du personnel n’est oublié.
  • Voici certains des principaux sujets à aborder :
    • Si les circonstances entourant la COVID-19 ont un impact sur leur capacité à retourner au travail.
    • Si le personnel se sent à l’aise à exprimer ses préoccupations et à poser ses questions (ceci est essentiel).

En tant que superviseur(e), c’est votre responsabilité d’élaborer des plans locaux de retour au travail. Les plans doivent être élaborés avec la participation du Comité de santé et de sécurité et des représentants de la sécurité. Leurs coordonnées se trouvent ci-dessus.

  • Communiquez avec le comité et les représentants de la sécurité, et consultez-les.

Certains groupes de personnes sont touchés de manière disproportionnée par les conditions de la pandémie, en particulier les parents ou les soignants ayant des enfants jeunes ou d’âge scolaire, ou ceux et celles qui s’occupent de parents malades ou âgés. Toute personne ne sachant pas comment procéder peut contacter l’équipe de l’ACS+ du Secrétariat ministériel.

Il est essentiel d’éviter les situations qui entraînent la communication de détails incorrects concernant les dates et les processus :

  • Les superviseurs doivent vérifier l’exactitude de leurs suppositions auprès de leurs hauts responsables avant de transmettre leurs plans au personnel.
  • En tant que superviseur(e), informez-vous sur vos plans avant de les mettre en œuvre, tant auprès de votre chaîne de commandement qu’auprès de la personne qui est l’autorité ultime du site sur lequel travaille votre personnel (c’est-à-dire les commandants de base et d’escadre).

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