Annexe E - Pratiques exemplaires pour les engagements en ligne

Tirer parti des outils de communication et de collaboration

Les membres de l’Équipe de la Défense doivent trouver de nouvelles façons de rester en contact avec leurs collègues et leurs équipes tout en travaillant à distance en raison de la pandémie de COVID-19.

Afin de mieux communiquer et d’accroître la collaboration lorsqu’il n’est pas possible de tenir des conversations en personne, on examine l’utilisation de plateformes accessibles au public afin de demeurer en contact avec les équipes, peu importe si les membres travaillent dans le bureau ou à partir de leur domicile.

On encourage fortement les organisations de la Défense à explorer la profondeur et l’ampleur de MS Teams et Office 365 – suite d’outils Microsoft fondée sur l’infonuagique – qui sera bientôt accessible à l’échelle du ministère de la Défense nationale (MDN) à la suite du déploiement de Défense O365. Assurez-vous de vous familiariser avec Office 365 pour acquérir des compétences et vous familiariser avec de nouvelles façons efficaces de demeurer en contact à l’échelle de l’organisation.

Bien que MS Teams et Défense O365 soient les seules plateformes approuvées privilégiées et accessibles au Ministère, ce ne sont pas tous les membres du personnel qui ont fait la transition. D’autres options énumérées peuvent être utilisées si Défense O365 connaît des problèmes techniques, et que l’engagement ou la réunion doit se dérouler. Il est recommandé de ne diffuser que des renseignements non classifiés sur ces applications, même si Zoom et WebEx offrent des mesures de sécurité.

Applications Web prisées :

• MS Teams (élément de Défense O365)
• Les lieux de rencontre Google Hangouts,
• Slack
• WhatsApp
• FaceTime

Choisir la bonne application

Considérations relatives à l’accessibilité universelle

• Tenir compte des participants et des renseignements auxquels ils auront accès.
• Tenir compte du fait que certains membres du personnel peuvent avoir un accès ou une connectivité Internet limité, ainsi qu’une expérience minimale liée à l’utilisation de ces outils.
• Tenir compte de la protection des renseignements personnels des membres du personnel, car certains peuvent avoir des préoccupations au sujet de l’utilisation de dispositifs personnels ou de services publics, ou de la diffusion de renseignements personnels.
• Envisager d’essayer quelques outils pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour tous les membres de l’équipe, et s’assurer que tout le monde peut participer et apprendre.
• Déterminer les exigences en matière d’accessibilité requises

Microsoft Teams

• Facteurs à prendre en considération – tous les membres du personnel devront être intégrés pour utiliser Office 365. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la page Web de Défense O365
• Accessible à l’aide d’un ordinateur portatif, d’un ordinateur de bureau et d’un téléphone intelligent
• Capacités : Appels audio et vidéo, messagerie instantanée, partage du bureau, partage de fichiers et partage de calendriers disponibles. Il est très probable que le sous-titrage codé soit également disponible.

Pour toutes les applications de réunion Web, veuillez vous familiariser avec les commandes suivantes :

• Lancer/mettre fin à la réunion
• Inviter/supprimer des participants
• Partager la vidéo de la caméra
• Activer/désactiver le son du micro et du micro des participants
• Partager des fichiers
• Partager le bureau/l’écran
• Partager les privilèges de présentation avec d’autres présentateurs
• Enregistrer la réunion
• Envoyer et lire des messages de clavardage

Exigences techniques et matériel

Vous devez toujours vérifier à l’avance toutes les exigences techniques et le matériel afin d’éviter les problèmes le jour de la réunion.

Exigences techniques

• Connexion Internet stable et fiable
• Audio (haut-parleurs d’ordinateur, microphone, téléphone, etc.)
• Caméra Web

Considérations d’ordre technique

• En fonction de l’application de réunion Web, vous devrez peut-être télécharger des logiciels ou acheter un compte ministériel pour accéder à d’autres fonctions.
• Ayez une connexion Internet filaire comme solution de rechange.
• Les présentateurs peuvent envisager d’utiliser un microphone pour une qualité sonore supérieure (casque, microphone à crochet, microphone de bureau).
• Fournissez le numéro de téléphone aux participants qui n’ont pas accès à l’audio par l’intermédiaire d’Internet.
• Établissez le mode d’affichage des médias (et faire un essai à l’avance) – partagez l’écran ou le bureau ou importez la présentation directement dans l’application de réunion Web.

Tenez les participants informés

Transmettez tous les renseignements et tous les documents requis aux participants à l’avance afin qu’ils puissent se préparer.  

Demandez aux participants de mettre la technologie à l’essai à l’avance.

• Envoyez les renseignements de connexion quelques jours à l’avance afin que les participants puissent faire un essai (codes d’accès, URL, numéros de téléphone).
• Certaines applications de réunion Web peuvent exiger le téléchargement d’une application.
• Demandez aux participants de se connecter au moins 15 minutes avant le début de la réunion pour tester la connectivité.

Étiquette des réunions virtuelles

• Informez les participants au sujet de la manière dont ils seront en mesure de formuler des commentaires ou de poser des questions pendant la réunion.
• Pour les réunions à grande échelle : demandez à tous les participants d’indiquer qu’ils souhaitent prendre la parole et d’attendre quelques secondes afin de tenir compte du délai, et de dire leur nom et le nom de leur organisation chaque fois qu’ils prennent la parole.
• Rappelez aux participants d’éteindre leur micro, d’éteindre ou d’allumer leur caméra (en fonction de la réunion), de limiter le bruit de fond, autant que possible.

Solution de rechange en cas de problèmes techniques éventuels

• Fournissez aux participants un moyen en ligne et hors ligne pour communiquer avec l’organisateur de l’événement, si des problèmes surviennent avant ou pendant la réunion.
• Fournissez un plan de rechange – numéro de téléphone pour les participants qui n’ont pas accès à l’audio par l’intermédiaire d’Internet, autre date/heure prévue si la réunion échoue. 

Désignez un animateur/responsable du soutien des TI

Désignez un animateur pour aider les présentateurs en surveillant les questions ou les commentaires de clavardage qui sont présentés, afin de ne pas perturber le déroulement de la présentation.

En ce qui concerne les réunions à grande échelle, assurez-vous qu’un responsable du soutien des TI soit disponible pour régler les problèmes techniques éventuels.

Il peut être avantageux de désigner un preneur de notes et de consigner le procès-verbal de la réunion afin que les renseignements puissent être diffusés à titre de suivi, par la suite.

Attirez l’attention de votre auditoire

Trouvez des façons de mobiliser les participants de manière virtuelle. Ajoutez des éléments visuels aux présentations, dans la mesure du possible.

Présentations

• Gardez les segments courts pour maintenir l’intérêt des participants.
• Ajoutez un volet visuel à toutes les présentations (adressez-vous à la caméra, présentation PowerPoint, etc.).
• Planifiez la façon de passer en douceur d’un présentateur à l’autre et exercez-vous.

Permettez à votre auditoire en ligne de s’exprimer

• Prévoyez un espace commun où les participants peuvent s’exprimer, comme une fonction de clavardage ou Slido (la plupart des applications de réunion Web comptent déjà une fonction de clavardage).
• Favorisez l’interaction de l’auditoire en posant des questions aux participants, en accueillant des questions de la part des participants, en effectuant un sondage en direct (Slido permet tout cela).
• Ajoutez des jeux et des activités interactifs à l’intention des participants.

Maintenez l’attention

• Même s’il s’agit d’une réunion virtuelle, accordez tout de même des pauses aux participants.
• Le rythme des vidéoconférences devrait être légèrement inférieur à celui des réunions en personne pour tenir compte du délai de deux à trois secondes lié à la communication entre les systèmes.
• Pour les présentateurs, assurez-vous qu’il y a suffisamment de pauses.

Après la réunion

Transmettez aux participants les notes de suivi, les présentations et le lien menant à l’enregistrement de la réunion.

Rétroaction

Sollicitez les commentaires des participants au sujet de leur expérience virtuelle afin d’en tirer des leçons pour le prochain engagement en ligne (envisagez d’utiliser un sondage pour les grands groupes). 

Liste de contrôle pour l’organisation des engagements en ligne

Préparation
	Choisir une application de réunion Web
	Préparer et vérifier tous les outils et les exigences techniques requis
	Établir la liste des présentateurs et la méthode de présentation
	Désigner un animateur, un preneur de notes et un responsable du soutien des TI
	Envoyer l’ordre du jour et tous les autres renseignements pertinents aux participants
	Organiser une réunion fictive afin de veiller à ce que toutes les présentations se déroulent comme prévu et que les transitions soient harmonieuses
Pendant la réunion
	Se connecter au moins 15 minutes à l’avance
	Enregistrer la réunion et prendre des notes
	Surveiller les séances de clavardage et Slido
Après la réunion
	Envoyer les documents de suivi et un lien menant à l’enregistrement
	Solliciter des commentaires

Ressources supplémentaires

Applications de réunion Web prisées

Il est recommandé d’utiliser MS Teams, mais il existe des applications de rechange.

Zoom

• Facteurs à prendre en considération – l’accès peut être limité par votre organisation et peut exiger l’utilisation de dispositifs personnels; un compte ministériel est requis pour permettre l’utilisation de fonctions supplémentaires, comme la présence d’un plus grand nombre de participants, l’absence de limite de la durée de la réunion, etc. (inscription gratuite)

Séance WebEx

• Facteurs à prendre en considération – semblable à Zoom, consultez la comparaison entre Zoom et WebEx ci-après

Google Hangouts

• Accessible à l’aide d’un ordinateur portatif, d’un ordinateur de bureau et d’un téléphone intelligent
• Capacités : Appels audio et vidéo, messagerie instantanée, partage du bureau et partage de fichiers

Slack

• Accessible à l’aide d’un ordinateur portatif, d’un ordinateur de bureau et d’un téléphone intelligent
• Capacités : Appels audio et vidéo, messagerie instantanée, partage du bureau et partage de fichiers

What’s App

• Accessible à l’aide d’un ordinateur portatif, d’un ordinateur de bureau et d’un téléphone intelligent
• Capacités : Appels audio et vidéo et messagerie instantanée

FaceTime

• Accessible à l’aide des produits Apple seulement
• Capacités : Appels audio et vidéo

Pour toutes les applications de réunion Web, veuillez vous familiariser avec les commandes suivantes :

• Lancer/mettre fin à la réunion
• Inviter/supprimer des participants
• Partager la vidéo de la caméra
• Activer/désactiver le son du micro et du micro des participants
• Partager des fichiers
• Partager le bureau/l’écran
• Partager les privilèges de présentation avec d’autres présentateurs
• Enregistrer la réunion
• Envoyer et lire des messages de clavardage

Conseil :

Blogue de l’École de la fonction publique du Canada	My Best Advice on Virtual Facilitation (en anglais seulement)
Slido	How to use Slido for remote meetings (en anglais seulement)
Ten Tips for Hosting a Web Meeting	https://www.facultyfocus.com/articles/teaching-with-technology-articles/ten-tips-for-hosting-a-web-meeting/ (en anglais seulement)
Five Tips for Conducting a Virtual Meeting	https://www.inc.com/guides/2010/12/5-tips-for-conducting-a-virtual-meeting.html (en anglais seulement)
20 Interactive Conference Ideas and Formats	https://www.eventbrite.co.uk/blog/formats-to-refresh-your-conference-ds00/ (en anglais seulement)
Virtual Icebreaker Ideas	https://www.conferencecalling.com/blog/conference-call-icebreakers (en anglais seulement)
16 Secrets of Engaging Remote Meetings	https://miro.com/blog/engaging-remote-meetings/ (en anglais seulement)
Formation d’équipes virtuelles	https://museumhack.com/virtual-team-building-for-remote-teams/ (en anglais seulement)
How to Make Video Calls More Fun	https://www.owllabs.com/blog/video-call-tips (en anglais seulement)
Plateformes de réunion virtuelle – Recherche et conclusions – Communauté des régulateurs fédéraux	Platform Options - Research and Findings (en anglais seulement)
Comparaison entre Zoom et WebEx	Comprendre la différence entre Zoom et WebEx Zoom et Webex - Zoom vs. Webex: the Best Videoconferencing Apps Face Off on Features (en anglais seulement)

Gestion des événements et des conférences
Gestion d’événement et de conférences

	Défense O365 (Teams)	WebEx	Web-émission	Vidéo-conférence	Télé-conférence	Zoom
Nombre de participants	10 000	200 standard, jusqu’à 1 000 avec compte ministériel d’ECM	Illimitée	25 par l’inter-médiaire d’une salle de réunion virtuelle (VMR), jusqu’à 50 par l’inter-médiaire d’une passerelle de vidéo-conférence	250	100 standard, jusqu’à 1 000 avec un compte ministériel d’ECM
Son	Oui.	VIOP et télé-conférence	Uni-directionnel (participants en écoute seulement)	Oui.	Oui.	Oui.
Vidéo	Oui.	Jusqu’à la définition standard (480 p)	Jusqu’à la pleine définition (1080 p)	Jusqu’à la pleine définition (1080 p)	Non	Jusqu’à la haute définition (720 p)
Interprétation simultanée	Limitée aux événements en direct	Oui.	Oui.	Oui.	Oui.	Oui.
Langage des signes	Non	Oui.	Oui.	Oui.	Non	Oui.
CAF	Non	Oui.	Oui.	Oui.	Non	Oui.
Partage de pages-écrans	Oui.	Oui.	Oui.	Oui.	Non	Oui.
Partage de documents	Oui.	Oui.	Oui.	Non	Non	Oui.
Accès mobile	Oui.	Android et IOS	Android et IOS	Android et IOS	Android et IOS	Android et IOS
Accès aux ordinateurs portatifs du gouvernement	Aucun accès vidéo par le navigateur Possibilité d'y accéder par l'application, ou de regarder la réunion (fonction de clavardage vidéo non prise en charge)	Oui.	Oui.	Oui.	Non	Oui.
Désactivation/ activation du microphone	Oui.	Oui.	Non interactif	Oui.	Oui.	Oui.
Clavardage	Oui.	Oui.	Boîte de courriel	Non	Non	Oui.
Navigateur	Oui.	Tous	Tous	Accès par l’intermédiaire de VMR ou Jabber	Non	Tous
Sécurité	Il est recommandé de ne diffuser que des renseignements non classifiés sur ces applications.

Gestion des événements et des conférences
Gestion d’événement et de conférences