Directive du SMA(RH-CIV) sur la gestion d’un effectif civil moderne, flexible et varié

(Juin 2021)

Références

  1. Directive du SMA(RH-CIV) aux gestionnaires sur la gestion d’un effectif civil flexible et varié – Juillet 2020
  2. Directive du CEMD et de la SM sur la stratégie de réouverture du MDN et des FAC (posture de l’été 2021)
  3. Directive commune du CEMD et de la SM sur la reprise des activités
  4. Directive du CEMD et de la SM 1243‑1 – Mesures de santé publique et de protection individuelle du MDN/des FAC contre la COVID‑19
  5. Défense nationale et Forces armées canadiennes – COVID-19
  6. Gouvernement du Canada : Maladie à coronavirus (COVID-19)
  7. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – Directive sur le télétravail
  8. Conventions collectives de la fonction publique

Mise en situation

  1. (U) Application

    La présente directive vise tous les employés du ministère de la Défense nationale (MDN) et les gestionnaires d’employés du MDN, y compris les membres des Forces armées canadiennes (FAC) qui agissent en qualité de gestionnaire d’employés du MDN.

    Cette directive remplace et annule la référence A. Elle constitue une mise à jour pour tenir compte des mesures de déploiement du vaccin contre la COVID-19 et de l’évolution de la pandémie. Plus précisément, la présente directive offre de l’orientation aux gestionnaires concernant la gestion d’un effectif moderne, flexible et varié pendant et après la pandémie de COVID-19.

  2. (U) Généralités. La pandémie de COVID-19 a accéléré la transformation des méthodes de travail, des activités professionnelles et du lieu de travail des employés de l’Équipe de la Défense. L’adoption généralisée de régimes de travail flexible – pour tenir compte des directives et des restrictions en matière de santé publique – a permis aux membres de l’organisation de poursuivre leurs activités, de se répartir des tâches significatives et de se conformer aux nouveaux règlements, lois et mesures de santé publique.
  3. Pour demeurer flexible dans le contexte changeant de la situation en matière de santé publique, l’organisation a mis en place trois types de régimes de travail à l’intention des employés civils : le travail sur place, le travail virtuelNote de bas de page 1  et une combinaison hybride de travail sur place et de travail virtuel. Bien que les modalités relatives aux modèles de travail virtuel et hybride soient devenues une exigence opérationnelle de facto pour de nombreux employés, l’Équipe de la Défense cherche maintenant à officialiser ces mesures d’assouplissement dans le cadre de sa planification pour le futur environnement post pandémique.
  4. La pandémie de COVID-19 continuera d’être la source d’importants changements institutionnels. Les leçons retenues dans le cadre de celle-ci serviront à réinventer nos méthodes et nos lieux de travail au fur et à mesure que l’Équipe de la Défense effectuera la transition vers un environnement post-pandémique. Le MDN et les FAC devront trouver un équilibre entre le droit de la direction de gérer ses employés et la nécessité de satisfaire aux exigences opérationnelles tout en tenant compte des réalités et de la flexibilité de chaque employé. La main-d’œuvre et les modalités de travail futures seront plus flexibles qu’auparavant; les employés pourront travailler sur place ou assumer leurs fonctions selon des modèles hybrides qui combinent le travail sur place et le travail virtuel.
  5. (U) Définition du problème. L’Équipe de la Défense, à mesure qu’elle s’adapte à l’évolution de la lutte contre la COVID-19, doit s’assurer qu’une partie de l’effectif demeure flexible, varié et mobile, mais pas nécessairement à temps plein. Les gestionnaires de l’Équipe de la Défense doivent déterminer l’équilibre optimal entre le nombre d’employés qui travaillent sur place, de façon virtuelle et selon un modèle hybride pour satisfaire aux exigences opérationnelles. Ils doivent également déterminer l’admissibilité des employés civils et les exigences auxquelles ceux-ci doivent satisfaire pour continuer à travailler selon des modalités de travail flexible au fur et à mesure de l’évolution de la pandémie de COVID‑19 et de la transition de l’organisation vers un environnement post-pandémique.
  6. La pandémie a eu différentes répercussions sur les employés, et ceux-ci ne se rétabliront pas tous au même rythme. Dans le cadre de leurs préparatifs liés à la reprise des activités de manière asymétrique à l’échelle de l’organisation et au futur environnement post‑pandémique, les gestionnaires doivent trouver un équilibre entre la situation et les exigences individuelles des employés – y compris les aspects liés à la santé globale, à la diversité et à l’inclusion – et les exigences opérationnelles, comme le type de tâches accomplies par l’équipe et la description de travail des employés.
  7. (U) Contraintes
    1. Les employés du MDN et les gestionnaires des employés civils des FAC doivent respecter toutes les politiques pertinentes du Conseil du Trésor ainsi que la partie II du Code canadien du travail.
    2. Les employés du MDN et les membres des FAC doivent suivre toutes les directives pertinentes du Conseil national mixte.
    3. Les employés du MDN et les gestionnaires d’employés civils des FAC doivent respecter toutes les conventions collectives pertinentes.
    4. Les modalités de travail flexible sont soumises aux exigences opérationnelles déterminées par la direction. Elles ne peuvent pas être envisagées dans toutes les circonstances.

Mission

  1. Les organisations de N1 et les gestionnaires doivent déterminer la meilleure façon d’harmoniser leur effectif civil au fur et à mesure que la pandémie évolue et que le MDN et les FAC effectuent la transition vers un environnement post‑pandémique. Les gestionnaires d’employés civils de l’Équipe de la Défense communiqueront avec chacun de leurs employés civils pour déterminer leur admissibilité et leur aptitude à travailler sur place, virtuellement ou de façon hybride en vue de se préparer à l’environnement post‑pandémique.

Exécution

  1. (U) Intention du SMA(RH-Civ)
    1. L’intention du SMA(RH-Civ) est de soutenir la santé et la sécurité physiques et psychologiques des employés de la fonction publique tout en maintenant l’excellence opérationnelle de l’Équipe de la Défense en s’assurant que le personnel civil est stratégiquement harmonisé pour remplir le mandat de l’Équipe de la Défense dans un contexte de pandémie en constante évolution.
    2. Les organisations de N1 et les gestionnaires d’employés civils disposent des outils nécessaires pour gérer un effectif civil moderne, flexible et varié En déterminant la proportion adéquate de travail sur place, de travail virtuel et de travail hybride, les gestionnaires doivent tenir compte – dans la mesure du possible – du poste, de la description de travail, de la situation, des exigences opérationnelles et de la convention collective des employés, ainsi que des lois et des politiques pertinentes.
    3. Les employés sont traités avec équité, respect et empathie lorsqu’ils sollicitent ou tirent profit des mesures d’assouplissement de leurs conditions de travail.
  2. (U) Objectifs stratégiques
    1. La posture adoptée par l’Équipe de la Défense dans le cadre de la pandémie de COVID-19 a montré qu’un effectif flexible, varié et mobile peut continuer à remplir le mandat de la Défense. Elle a également prouvé que les régimes de travail flexible peuvent même être préférables aux régimes de travail traditionnels dans certains cas.
    2. En s’appuyant sur les leçons retenues tout au long de la pandémie, l’Équipe de la Défense est en mesure de déterminer et de gérer les compromis entre les coûts liés aux finances, à l’infrastructure, au capital humain et aux possibilités, en harmonisant stratégiquement son personnel en fonction de l’évolution de la pandémie de COVID-19 et de l’avenir du travail.
    3. La mise à jour du Programme civil de travail flexible et des processus opérationnels connexes permettra aux dirigeants de l’Équipe de la Défense de connaître les capacités et les modalités de travail des employés, tout en facilitant la prise de décisions fondées sur des données probantes.
    4. Le fait d’offrir une plus grande flexibilité peut aider l’Équipe de la Défense à se positionner comme un employeur de choix et lui permettre de respecter les diverses préférences des employés en matière de conciliation travail-vie personnelle. En outre, la flexibilité peut contribuer à promouvoir la santé et le bien-être total. Les employés devraient être encouragés à tirer profit des dispositions relatives aux congés annuels prévues par leurs conventions collectives.
  3. (U) Conduite des activités
    1. Les employés qui tirent profit du Programme civil de travail flexible doivent remplir un formulaire d’entente et le soumettre à leur gestionnaire pour approbation.
    2. Les gestionnaires doivent répondre aux demandes d’entente de travail flexible des employés au plus tard 30 jours civils après avoir reçu le formulaire.
    3. Les ententes de travail flexible sont en vigueur jusqu’à ce que des changements soient apportés aux exigences opérationnelles, aux modalités de travail de l’employé ou au Programme civil de travail flexible. Le cas échéant, l’employé doit soumettre un formulaire d’entente de travail flexible modifié à son gestionnaire pour approbation.
    4. Des ressources ont été élaborées et mises à jour pour satisfaire aux exigences :
      1. Trousse d’outils à l’intention des gestionnaires disponible dans l’application HR Go RH;
      2. Lignes directrices sur la posture actuelle de l’organisation et la transition vers l’environnement post-pandémique;
      3. Lignes directrices sur le Programme de travail flexible, qui décrivent les rôles, les responsabilités, les options et les ressources pertinentes;
      4. Formulaire obligatoire d’entente de travail flexible avec des instructions.
  4. (U) Tâches
    1. SMA(RH-Civ)
      1. En qualité d’autorité fonctionnelle du MDN et des FAC en matière de ressources humaines civiles, fournir des conseils et des ressources aux gestionnaires d’employés civils concernant les régimes de travail sur place, virtuel et hybride.
      2. Assurer le suivi de l’utilisation du Programme civil de travail flexible et produire des rapports à ce sujet.
      3. Analyser les données pour orienter les changements apportés au Programme civil de travail flexible et aux politiques, aux programmes et aux pratiques de ressources humaines qui permettent de soutenir le travail flexible.
      4. Fournir de l’orientation sur la gestion des membres du personnel civil qui, en raison de leur situation personnelle, risquent d’avoir du mal à retourner au travail ou d’être incapables de le faire.
      5. Assurer la liaison avec les organisations centrales pour veiller à ce que les politiques à l’intention des civils de l’Équipe de la Défense reflètent les considérations relatives à la reprise des activités au sein de la fonction publique fédérale.
      6. Diffuser régulièrement des mises à jour sur l’orientation et les lignes directrices en matière de travail flexible au fur et à mesure que les directives nationales évoluent.
    2. Tâches communes à toutes les organisations de N1
      1. Déterminer la meilleure façon d’harmoniser l’effectif civil.
      2. Formuler les besoins aux bases de soutien respectives.
      3. Transmettre la présente directive et les renseignements à l’appui à leurs organisations respectives.
    3. Tâches communes à tous les employés civils
      1. Examiner les options disponibles en matière de travail flexible et, au besoin, remplir ou modifier le formulaire d’entente de travail flexible.
      2. Tous les employés qui travaillent selon un régime de travail virtuel ou hybride doivent disposer d’une entente de travail flexible. Si le régime de travail d’un employé change, celui-ci doit soumettre un formulaire d’entente de travail flexible modifié à son gestionnaire pour approbation.
      3. Comprendre et respecter leur convention collective, leurs conditions d’emploi ainsi que leurs responsabilités en matière de sécurité, de santé, de sûreté et de gestion de l’information, quel que soit leur régime de travail.
    4. Tâches communes à tous les gestionnaires d’employés civils
      1. Définir les exigences et les attentes de l’unité de travail concernant les employés qui peuvent travailler sur place, à distance ou selon un modèle hybride.
      2. Approuver ou refuser en temps opportun les demandes des employés concernant les régimes de travail virtuel, hybride ou flexible.
      3. Communiquer les attentes en matière de rendement aux employés, ainsi que remplir les ententes connexes dans l’application GRFP.
      4. Examiner les ententes de travail flexible des employés au moins dans le cadre des évaluations de rendement de mi-année et de fin d’année.
      5. Faire preuve de flexibilité dans le cadre de l’approbation des demandes de congé. Encourager les employés à prendre des congés annuels, sous réserve des exigences opérationnelles.
    5. VCEMD
      1. En qualité d’autorité fonctionnelle du MDN et des FAC en matière de SST, fournir à l’Équipe de la Défense des mises à jour relatives aux directives liées à la COVID-19 qui portent sur les mesures de santé publique, l’équipement de protection individuel, le couvre-visage et les tests rapides de détection d’antigènes.
    6. SMA(IE)
      1. Fournir du soutien et des conseils sur la modernisation des biens immobiliers pour appuyer la transition vers un effectif hybride dans l’environnement post-pandémique.
    7. SMA(AP)
      1. En collaboration avec le SMA(RH-Civ), mettre en œuvre une vaste stratégie de communication en vue de diffuser cette directive et, ainsi, de s’assurer que tous les membres de l’Équipe de la Défense possèdent les connaissances et les outils nécessaires pour mener à bien leurs fonctions dans l’environnement actuel et prévu.
  5. (U) Directives de coordination
    1. Dates clés
      1. Tous les employés civils qui ne disposent pas d’une entente de travail flexible et qui ont adopté au moins l’un des régimes de travail suivants doivent soumettre une entente de travail flexible à leur gestionnaire pour approbation au plus tard le 31 août 2021 :
        • Semaine de travail comprimée;
        • Heures de travail réduites;
        • Horaire de travail flexible;
        • Lieu de travail flexible (y compris les régimes de travail virtuel et hybride).
      2. Les membres du personnel civil qui disposent d’une entente de travail flexible doivent soumettre un formulaire d’entente de travail flexible modifié à leur gestionnaire dès que leurs modalités de travail changent.
    2. Point de contact clé du SMA(RH-Civ)
      1. Monica Kolstein, Directrice générale – Développement de la main-d’œuvre

Sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils)
Kin Choi

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