Directive du SMA(RH-CIV) aux gestionnaires sur la gestion d’un effectif civil flexible et varié

Juillet 2020

Références :

  1. Directive commune du CEMD et de la SM sur la reprise des activités
  2. Directive conjointe du SM/CEMD 1243-1 : Mesures de santé publique et de protection individuelle du MDN/des FAC contre la COVID-19
  3. Défense nationale et Forces armées canadiennes – COVID-19
  4. Gouvernement du Canada : Maladie à coronavirus (COVID-19)
  5. Conventions collectives de la fonction publique

Situation

  1. (SC) Généralités. La COVID-19 a grandement transformé l’environnement de travail, et le personnel du MDN ainsi que les membres des FAC favorisent de nouvelles façons de travailler. Les gestionnaires doivent maintenant gérer un effectif varié à distance et sur place.
  2. Les mesures d’assouplissement des régimes de travail sont encouragées dans les cas où elles sont possibles selon les objectifs et exigences de travail, et conformément aux conventions collectives. Si possible, les gestionnaires peuvent adapter les horaires de travail de leurs employés en fonction des objectifs organisationnels et de la situation de chacun.
  3. (SC) Définition du problème. Vu l’approche progressive de reprise des activités, la façon de travailler actuelle doit changer continuellement dans un avenir prévisible. Une partie considérable de l’effectif restera flexible, varié et mobile. Il est difficile de connaître avec certitude la véritable portion de l’effectif disponible pour apporter sa contribution, et une meilleure connaissance de la capacité est nécessaire.
  4. (SC) Limites
    1. Toutes les politiques applicables du Conseil du Trésor et la Partie II du Code canadien du travail seront suivies par les employés du MDN et les gestionnaires d’employés civils des FAC;
    2. Toutes les Directives du Conseil national mixte applicables seront suivies par les employés du MDN et les membres des FAC;
    3. Toutes les conventions collectives applicables seront suivies par les employés du MDN et les gestionnaires d’employés civils des FAC.

Mission

  1. (SC) Les gestionnaires d’employés civils du MDN/des FAC discuteront avec chacun de leurs employés pour déterminer l’application de régimes de travail flexibles justes et équitables, au besoin. Les cas particuliers seront consignés et déclarés.

Exécution

  1. (SC) Intention du SMA(RH-Civ). Les gestionnaires sont outillés pour gérer efficacement un effectif flexible, varié et mobile afin de veiller à la santé et à la sécurité du personnel et à sa disponibilité opérationnelle dans un environnement de travail transformé afin d’appuyer la reprise des activités.
  2. (SC) Objectifs stratégiques. Pour s’adapter à l’environnement de travail changeant, les gestionnaires doivent favoriser une communication fréquente et mettre l’accent sur les résultats et la transparence, et il est attendu d’eux qu’ils saisissent cette occasion pour améliorer l’efficacité de notre mission.
  3. (SC) Conduite des opérations.
  4. Comprendre la position de l’organisation dans la situation actuelle nécessite un effort délibéré et ciblé à la grandeur des FAC/du MDN.
  5. Alors que les activités reprennent graduellement et que le travail à distance se poursuit, les employés ne pouvant pas encore retourner au lieu de travail doivent documenter les arrangements pris dans leur cas. Les employés bénéficiant d’assouplissements du régime de travail doivent remplir et soumettre le formulaire obligatoire d’entente à leur gestionnaire. Les gestionnaires doivent prendre en compte la faisabilité et la pertinence des modalités et, le cas échéant, approuver et soumettre le formulaire d’entente. L’entente doit être mise à jour dès que les circonstances changent. Des ressources ont été préparées pour ces exigences :
    1. Une Boîte à outils des gestionnaires est disponible sur l’application RH Go;
    2. Un document d’orientation concernant le Programme de travail flexible décrivant les rôles et responsabilités, les options et les ressources des gestionnaires;
    3. L’entente et ses instructions.
  6. (SC) Tâches :
    1. Communes à tous les employés civils
      1. Examiner les assouplissements du régime de travail qui sont possibles et, s’il y a lieu, entreprendre le processus d’entente obligatoire.
    2. Communes à tous :
      1. Veiller à la plus grande diffusion possible de cette directive et des produits d’information complémentaires dans votre organisation, que ce soit sur support papier ou électronique, dans les médias sociaux ou au moyen de tout autre mécanisme de communication en place;
      2. Exprimer les exigences à vos bases de soutien appropriées.
    3. SMA(RH-Civ) :
      1. À titre d’autorité fonctionnelle du MDN/des FAC, fournir des conseils et du soutien concernant les assouplissements du régime de travail et aider les gestionnaires dans la gestion de leurs employés;
      2. Surveiller l’utilisation des ententes de travail flexibles et en rendre compte trimestrielle;
      3. Analyser les données désagrégées sur le travail flexible pour éclairer les politiques de gestion des RH;
      4. Faire le point régulièrement sur la direction du travail flexible à mesure que l’orientation nationale évolue;
      5. Continuer à dialoguer avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) pour que les politiques du personnel civil de l’Équipe de la Défense (ED) soient communiquées et tiennent compte des considérations de la reprise des activités de la fonction publique fédérale.
    4. SMA(AP) :
      1. En coordination avec le SMA(RH-Civ), le SMA(AP) mettra en œuvre une stratégie de communication de grande portée pour cette directive pour que tous les membres de l’ED aient les connaissances et les outils pour travailler dans l’environnement actuel et anticipé.
  7. (SC) Instructions de coordination.
    1. Dates et échéances clés
      1. Le N1 rend compte des employés qui n’ont pas accès à des ordinateurs d’ici le 1er septembre 2020;
      2. Tous les employés touchés doivent avoir rempli un formulaire de travail flexible d’ici le 30 septembre 2020.
    2. Point de contact clé du SMA(RH Civ)
      1. Monica Kolstein, Directrice générale Développement de la main-d'œuvre

Le sous-ministre adjoint, ressources humaines civiles
Kin Choi

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