Instructions pour remplir l'Accord de travail flexible civil

L’entente de travail flexible (ETF) pour le personnel civil est obligatoire pour tous les employés civils travaillant selon un régime de travail flexible (heures de travail flexibles, semaine de travail comprimée, travail à distance ou mobile).

Comme il s’agit d’un formulaire externe, vous devrez avoir installé Adobe Acrobat Reader sur votre ordinateur. Cliquez ici pour savoir comment installer Adobe Acrobat Reader. Veuillez noter que vous devez vous assurer d'activer Java Script. Certaines régions utilisent désormais Foxit Phantom PDF. Si vous utilisez Foxit, assurez-vous qu'il est bien installé sur votre ordinateur.

Comment remplir le formulaire :

L’EMPLOYÉ entreprend le processus :

Étape 1 : Saisissez vos renseignements personnels.

• Saisissez votre adresse électronique « forces.gc.ca » dans le champ « Adresse électronique de l’employé ». Si vous n’avez pas accès au RED, saisissez une deuxième adresse électronique dans le champ « Autre adresse électronique de l’employé ».
• Classification – Saisissez le groupe et le niveau dans ce champ.
• Saisissez l’adresse électronique « forces.gc.ca » de votre gestionnaire dans le champ « Adresse électronique du gestionnaire délégué » et saisissez une deuxième adresse électronique dans le champ « Autre adresse électronique du gestionnaire » s’il n’a pas accès au RED.

Étape 2 : Saisissez les renseignements de votre organisation dans les champs N1, N2 et N3.

• Les N1 et N2 sont sélectionnés à partir du menu déroulant. Lorsque vous sélectionnez votre N1, les options N2 disponibles apparaîtront dans le menu. Si aucun N2 n’apparaît, vérifiez si vous avez activé Java Script.
• Indiquez votre N3 dans ce champ. Si vous n’avez pas de N3, laissez ce champ vide.

Étape 3 : Saisissez votre horaire de travail flexible.

• Entrez le nombre d’heures que vous travaillez par jour (c.-à-d. 7,5; 8; 8,33) et si votre horaire comprend une journée de repos, inscrivez « 0 » pour la valeur de cette journée.
• Inscrivez votre emplacement de travail pour chaque journée à laquelle vous avez indiqué vos heures travaillées.
• Si vous saisissez un horaire de travail comprimé de plus de deux semaines, saisissez les deux dernières semaines de votre horaire qui devraient comprendre votre journée de repos.
• Indiquez si votre régime de travail flexible est en lien avec la COVID-19/le plan de reprise des activités (PRA).
• Tout employé travaillant selon un régime flexible doit remplir un formulaire, même si ce régime n’est qu’occasionnel. S’il se rapporte à un changement ponctuel/occasionnel de l’emplacement de travail ou à un horaire modifié, il n’est pas nécessaire de remplir l’horaire. Cochez la ou les cases correspondantes. Le gestionnaire doit donner son approbation préalable pour les cas ponctuels.
• Si un employé a un horaire, mais que le gestionnaire est également d’accord pour qu’il y ait des changements ponctuels, cochez les cases correspondantes et recevez une approbation préalable de votre gestionnaire pour ces situations.

Étape 4 : Veuillez indiquer si vous avez ou non de l’équipement du ministère de la Défense nationale (MDN) à la maison pour le travail à distance. Veuillez prendre note que les autres formulaires applicables de retrait de l’équipement doivent être remplis en plus de cette ETF.

• Indiquez chaque type d’équipement que vous avez retiré du milieu de travail.
• Indiquez si l’équipement sert à répondre à des besoins en matière d’adaptation ergonomique ou si vous en avez besoin pour des raisons opérationnelles (facilité de travail).
• Indiquez le fabricant et le numéro d’inventaire s’il y en a un.

Étape 5 : Confirmations.

• Lisez l’entente employé/gestionnaire et confirmez les énoncés en cochant les cases.

Qui peut autoriser un contrat de travail flexible ?

La Directive conjointe du CDS/SM sur la reprise des activités et le message de la SM du 22 mai 2020 ont imposé un ordonnance limitant l'accès aux lieux de travail du MDN, avec des directives aux N1 sur le processus et les procédures de mise en œuvre des plans de reprise des activités, y compris le retour progressif au travail. Sauf à l’indication contraire de la chaîne de commandement d'un employé, la sous-ministre a donnée des directives et une autorisation pour que les employés civils puissent travailler à distance. Le pouvoir d'approuver des modalités de travail flexibles ou à distance a été subdélégué par la SM, et est reflété dans l' Instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines (PDF,  797 Ko). Pendant que la direction et l'autorisation de la SM est en vigueur et jusqu'à ce qu'elle soit retirée, les N1 peuvent déterminer quel niveau de gestionnaire peut approuver une entente de travail flexible convenue et reconnaître le formulaire d'entente obligatoire pour leur propre organisation. Selon l'instrument de délégation, il peut s'agir d'un gestionnaire de niveau 4 ou 5 ou utiliser son pouvoir discrétionnaire pour déléguer davantage à un gestionnaire de niveau 6 ou 7, à condition que ce dernier ait suivi la formation destinée aux gestionnaires délégués et que son N1 l'ait autorisé à le faire.

Envoi du formulaire :

Lorsque vous avez rempli le formulaire, sélectionnez « Envoyer au gestionnaire délégué ». Si vous éprouvez des problèmes techniques à ce stade, vous pouvez sauvegarder le formulaire et l’envoyer à votre gestionnaire par courriel.

Gestionnaires : Lorsque vous avez lu et accepté l’ETF, sélectionnez « Envoyer aux ressources humaines ». Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez sauvegarder le formulaire et l’envoyer par courriel à la boîte aux lettres générique du Programme de travail flexible.

Comment télécharger Adobe Acrobat Reader

Étape 1 : Allez au https://get.adobe.com/fr/reader/

Étape 2 : Sélectionnez Télécharger Acrobat Reader

Étape 3 : Sauvegardez le programme sur votre bureau, ou là où vous pourrez le trouver facilement (Téléchargements ou Mes Documents).

Étape 4 : Une fois le programme sauvegardé, faites un double-clic sur l’icône et suivez les instructions d’installation.

Remarque : Il se peut que vous deviez redémarrer votre ordinateur pour que l’installation/la mise à jour prenne effet.

Veuillez noter que vous devez vous assurer d'activer Java Script. Certaines régions utilisent désormais Foxit Phantom PDF. Si vous utilisez Foxit, assurez-vous qu'il est bien installé sur votre ordinateur.