Pratiques exemplaires pour les gestionnaires d'embauche durant la COVID-19

En réponse à la pandémie de la COVID-19, la grande majorité du MDN a fait la transition vers le télétravail. Si une nouvelle recrue se joint à votre équipe pendant cette période d’isolement, il est fort probable que son accueil et son intégration se fassent de manière virtuelle. Bien que la plupart des principes fondamentaux de l’accueil restent les mêmes, vous devrez adapter votre approche en conséquence.

Voici quelques points clés à retenir :

Communication! Communication! Communication!

Dans ce contexte, des efforts supplémentaires doivent être fournis pour communiquer avec les nouveaux employés. Entrez en contact avec eux au moins une semaine avant leur premier jour de travail afin de trouver le meilleur moyen de communiquer au jour le jour et en cas d’urgence (p. ex. messages textos, appels téléphoniques, appels vidéo ou courriels). Vous pouvez recommander et proposer différents outils de communication en fonction du plan de communication actuel de votre équipe.

Si vous êtes superviseur ou agent des communications au sein de l’Équipe de la Défense, les trousses d’outils suivantes peuvent vous aider à communiquer des renseignements sur le retour au travail et à guider votre équipe dans ces conditions difficiles.

Socialisation dans un cadre de travail virtuel

N’oubliez pas de demander si le nouvel employé souhaite participer aux activités d’éloignement physique de l’équipe, aux comités sociaux, aux discussions de groupe ou aux groupes Facebook qui favorisent un milieu amical et d’encourager l’établissement de liens personnels avec l’équipe.

Activité bourdonnante

Il sera important de prévoir un calendrier serré pour éviter que l’employé ne se demande ce qu’il doit faire ensuite. Fournissez des instructions claires et précises! Veillez à séparer la formation et l’accueil en étapes ou par module. Vous pouvez préparer une liste de tâches à accomplir avec des délais et des instructions claires, ou un programme quotidien avec des objectifs quotidiens.

Il est important de fixer des attentes claires quant au rôle et aux responsabilités du nouvel employé afin d’éviter toute confusion et de s’assurer qu’il comprend bien ce qu’on lui demande. En introduisant progressivement des responsabilités, il apprend plus efficacement et plus rapidement. Cela montrera également qu’un investissement important est réalisé en sa faveur. Montrer sans équivoque que vous vous êtes préparé à son arrivée inspire confiance. Vous pourriez être tenté de précipiter la période d’accueil afin qu’il puisse commencer à produire plus tôt; cependant, cela est en fait préjudiciable au perfectionnement et à la rétention professionnels à long terme.

Au cours de la première semaine, prévoyez du temps pour discuter des points suivants :

• Votre rôle en tant que gestionnaire;
• Le rôle, les priorités, la culture et l’organigramme de l’équipe;
• L’impact de la COVID-19 et des ressources du programme d’aide aux employés;
• Plateformes de collaboration virtuelle utilisées par l’équipe temporairement;
• Les modèles de communication standard de l’équipe;
• L’importance des communications et des rapports de situation à l’échelle du ministère dans La Feuille d’érable, les Nouvelles de l’Équipe de la Défense, Questions de RH, les CANFORGENS, et les messages du SM et du CEMD. Veillez envoyer régulièrement ces bulletins d’information aux nouveaux employés, car il se peut qu’ils n’aient pas accès à leur courrier électronique professionnel pendant une période indéterminée;
• Réunions d’équipe virtuelles;
• Activités virtuelles de consolidation d’équipe (par exemple puzzles, jeux-questionnaires par appel vidéo, deux vérités et un mensonge, librairies folles et club de lecture virtuel, etc.)

Si vous avez embauché un étudiant, veuillez vous référer à la liste de contrô le du gestionnaire pour l’intégration des nouveaux étudiants afin de vous assurer qu’il a une expérience d’engagement positive.

Il faut un village!

N’oubliez pas que pour réussir l’intégration virtuelle d’un nouvel employé, vous devrez impliquer votre équipe autant que possible pour aider à inculquer une certaine culture. Le jumelage d’un nouvel employé avec un partenaire homologue qui l’encadrera permettra d’établir des lignes de communication solides. Faites-lui savoir qu’il peut s’exprimer et poser des questions chaque fois qu’il en ressent le besoin.

Rester flexible et s’adapter

Prenez régulièrement contact avec le nouvel employé et demandez-lui son avis sur la formation et l’intégration. Demandez-lui comment il s’est adapté à son nouveau rôle et quel impact celui-ci a eu sur son équilibre travail-vie privée. Adaptez vos horaires en fonction de ses besoins.

Ressources

Application HR GO RH (disponible gratuitement sur iOS et Android)

HR Connect RH à 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363)

Équipe nationale pour l’accueil et l’intégration des employés civils

Équipe de la Défense – COVID-19

Travailler à distance pour l’Équipe de la Défense en période de COVID-19

Parcours d’apprentissage pour les gestionnaires et les superviseurs d’étudiants

Retour au travail