Renseignements à l’intention des nouveaux étudiants

En tant que nouvel étudiant travaillant au ministère de la Défense nationale (MDN), votre accueil commence par le processus d'intégration.

Qui nous sommes

Renseignez-vous sur le MDN en prenant connaissance de notre mandat et des priorités de notre organisation, de notre structure organisationnelle et de la politique de défense du Canada : Protection, Sécurité, Engagement. Vous voudrez également apprendre certains des acronymes et des sigles que vous verrez et entendrez partout. Téléchargez l'application HR GO RH offerte sur iOS et Android pour obtenir les renseignements les plus récents.

Passeport du nouvel étudiant

Ce guide exhaustif vous présente étape par étape un certain nombre de missions que vous devrez accomplir. Pour mener à bien ces missions, vous aurez l'aide de votre gestionnaire, de votre coéquipier ou de vos collègues.

Équipement

Les employés des services critiques recevront un ordinateur portable ou une tablette de travail. Les employés des services non critiques pourront effectuer leur travail à l'aide de leurs appareils personnels. Renseignez-vous auprès de votre gestionnaire sur la catégorie d'employés à laquelle vous appartenez. Pour plus de précisions, consultez la page « Travailler à distance pour l'Équipe de la Défense en période de COVID-19 ».

Conventions collectives

Les postes des étudiants ne sont pas couverts par une convention collective. On suit tout de même pour ces postes la convention collective du groupe de classification dont les fonctions seront exercées par l'étudiant pendant la période d'emploi indiquée dans la lettre d'offre. En outre, les étudiants ne paient aucune cotisation syndicale.

Demandez à votre gestionnaire quelle convention collective vous devez suivre et lisez la Directive sur les conditions d'emploi pour les étudiants (A.2.2) pour obtenir de plus amples renseignements.

Horaire de travail et durée d'une affectation

Dans le cadre du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant, vous pouvez travailler autant d'heures que votre horaire le permet. Vous négocierez avec votre gestionnaire le nombre d'heures de travail que vous effectuerez et les journées où vous travaillerez. Si vous êtes étudiant à temps plein ou à temps partiel, vous serez automatiquement payé pour vos heures de travail prévues, en fonction de l'horaire que votre gestionnaire aura inscrit dans le système Phénix. Si vous êtes un étudiant embauché « selon les besoins », vous devrez indiquer vos heures de travail dans le Libre-service de Phénix après chaque période de paye.

L'établissement d'enseignement détermine la durée de l'affectation de l'étudiant. Les gestionnaires peuvent proposer aux étudiants des stages de travail consécutifs sous réserve de l'approbation de l'établissement d'enseignement. Pour en savoir plus, renseignez-vous auprès de votre gestionnaire.

Les heures supplémentaires préalablement approuvées ne sont payées que conformément à la convention collective applicable. Si vous travaillez plus que le nombre d'heures prévu dans votre horaire d'étudiant, mais sans dépasser le nombre d'heures prévu pour une semaine de travail, vous serez payé pour ces heures supplémentaires à un taux de base. Les étudiants n'ont pas droit à des congés compensatoires.

Si vous devez modifier votre horaire de travail à tout moment au cours de votre stage, parlez-en à votre gestionnaire.

Lisez la Directive sur les conditions d'emploi pour les étudiants (A.2.5) pour obtenir plus de renseignements.

Paye

Les étudiants ont droit à une rémunération bihebdomadaire sur un cycle de paye en arriérés.

Les étudiants peuvent accéder aux renseignements relatifs à leur rémunération, y compris les talons de paye et les T4, dans le Libre-service de Phénix. Si vous n'avez pas accès au réseau du MDN, appelez le Centre de contact client de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au 1-855-686-4729 du lundi au vendredi entre 7 h et 19 h (HNE). Un agent vous expliquera les détails de votre talon de paye au téléphone. Vous pouvez également appeler HR Connect RH au 1-833-747-6363 entre 8 h et 16 h (HNE) pour demander vos talons de paye par la poste électronique de Postes Canada. Apprenez-en davantage sur la façon d'interpréter votre talon de paye en consultant l'hyperlien suivant : https://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/remuneration-compensation/services-paye-pay-services/paye-information-pay/lire-paye-talon-read-pay-stub-fra.html.

Si vous recevez une rémunération inexacte, informez-en votre gestionnaire le plus tôt possible. Les étudiants doivent signaler leur problème de paye en remplissant un formulaire de rétroaction Phénix par l'intermédiaire des Services et soutien en ressources humaines (SSRH). Vous ne pouvez accéder au lien qu'à partir du réseau du MDN. Si vous n'avez pas accès au réseau, appelez HR Connect RH pour signaler votre problème de paye.

Pour que les étudiants à temps plein puissent recevoir leur salaire complet pour un jour férié, ils ne doivent pas s'absenter sans salaire pendant toute la journée de travail précédant ou suivant le jour férié. Les étudiants à temps partiel n'ont pas droit aux jours fériés payés. Le système Phénix créera automatiquement un congé non payé (CNP) correspondant aux heures prévues pour le jour férié. À la place, les étudiants à temps partiel recevront 4,25 % de leur salaire normal sur chaque chèque de paye.

Avantages sociaux
Les étudiants embauchés pour un stage de plus de six mois ont droit à des avantages sociaux dès la date d'embauche. Les étudiants embauchés pour un stage de moins de six mois ont droit à des avantages sociaux lorsqu'ils ont effectué six mois de service continu.

Les avantages sociaux auxquels vous avez droit sont la pension, la prestation supplémentaire de décès (PSD), le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) et le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP). Pour le RSDFP, vous devrez respecter la période d'attente habituelle de trois mois.

Lisez le Guide sur l'administration des régimes d'assurances et le Guide sur l'administration des pensions de retraite pour obtenir de plus amples renseignements.

Congé

Vacances

À la place de vacances, les étudiants ont droit à une indemnité de vacances égale à 4 % de leur rémunération normale et de leurs heures supplémentaires, laquelle vous sera versée sur chaque chèque de paye.

Absence imprévue : Congé non payé

Si vous prenez un jour de vacances ou un jour de maladie, celui-ci sera considéré comme un congé non payé (CNP).

CNP de cinq jours consécutifs ou moins : Si votre gestionnaire est un civil, présentez votre demande de congé par l'intermédiaire du Libre-service de Phénix. Si votre gestionnaire est un militaire, présentez un formulaire GC178 du Répertoire des formulaires de la Défense (RFD) approuvé par l'intermédiaire de SSRH en tant que demande d'intervention de paye (DIP). Une fois la demande traitée, on prélèvera le montant correspondant à votre congé sur votre chèque de paye.

CNP de plus de cinq jours consécutifs : Remplissez le formulaire GC178 du RFD et, une fois que celui-ci est approuvé, présentez une DIP par l'intermédiaire de SSRH. Le Centre de paye cessera les versements si le formulaire est transmis dans les délais prescrits ou créera un trop payé.

Si vous devez signaler une absence imprévue, parlez-en à votre gestionnaire. Si votre gestionnaire est un militaire, vous devez présenter une autorisation de congé sur papier par l'intermédiaire du SSRH. Si votre gestionnaire est un civil, vous demanderez un congé en indiquant les heures non travaillées dans le Libre-service de Phénix – Feuilles de temps.

Deuil

Lorsqu'un membre de votre famille immédiate décède, vous avez droit à un congé de décès qui peut aller jusqu'à trois jours civils consécutifs, ce qui comprend le jour des funérailles (la convention collective applicable définit ce que l'on entend par « famille immédiate »). Ce congé est non rémunéré pendant les trois premiers mois d'emploi continu et rémunéré par la suite.

Lisez la Directive sur les conditions d'emploi pour les étudiants (A.2.10, A.2.12 et A.2.13) pour obtenir plus de renseignements sur les congés.

Formation

Vous pourrez suivre de la formation en ligne par l'intermédiaire du Réseau d'apprentissage de la Défense (RAD) et de la plateforme de l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). Consultez la formation recommandée et le parcours d'apprentissage pour les étudiants de l'EFPC pour trouver les cours recommandés pour votre rôle. Demandez à votre gestionnaire quel est le meilleur moment pour effectuer votre formation.

En raison de l'environnement virtuel actuel que nous impose la pandémie de la COVID-19, vous pouvez vous inscrire vous-même en utilisant votre adresse électronique personnelle. En cas de problème avec l'une ou l'autre des plateformes, communiquez avec l'Équipe nationale d'accueil et d'intégration des civils (ENAIC).

Réembauche

Nous vous invitons à discuter avec votre gestionnaire de la possibilité d'un emploi à durée indéterminée lorsque vous entamez votre dernière année d'études. N'oubliez pas de rester en contact avec vos anciens employeurs tout au long de vos études et de votre emploi. Pour que votre candidature soit prise en considération pour une réembauche, vous devrez créer un profil pour vous inscrire au Répertoire de l'intégration des étudiants dans GCcollab.

Les étudiants ne sont pas considérés comme des employés officiels de la fonction publique, ce qui signifie que vous ne pouvez postuler qu'aux offres d'emploi externes du gouvernement à l'adresse suivante : https://www.canada.ca/fr/services/emplois/opportunites/gouvernement.html.

Votre emploi étudiant peut s'ajouter à vos années de service si vous êtes réembauché. Si vous souhaitez racheter votre temps de service à titre d'étudiant, contactez le Centre des pensions.

Pour obtenir de plus amples renseignements, lisez la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Contact

Pour toute question relative aux ressources humaines, vous pouvez contacter HR Connect RH au 1-833-747-6363 ou télécharger l'application HR GO RH offerte gratuitement pour iOS et Android sur votre appareil mobile.

Ressources supplémentaires

Pour de plus amples ressources et renseignements sur l'intégration virtuelle, consultez la page « Travailler à distance » sur le site Web de l'Équipe de la Défense en période de COVID-19.

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