DOAD 3012-1, Prestation et vente de services d'alimentation


1. Introduction

Date de publication : 2002-06-18

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC) ci-après nommés « militaires », et une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Documents annulés :

  • OAFC 65-2, Organisation et normes des salles à manger militaires
  • OAFC 65-7, Comptabilité des revenus et des dépenses des services d'alimentation
  • OAFC 65-9, Comptabilité des denrées alimentaires
  • Directive « Prestation et ventes de services d'alimentation », en date du 12 février 1998

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA[Mat]).

Demandes de renseignements : Directeur - Gestion des activités (Logistique)/Services d'alimentation (DALG/S Alim)

2. Définitions

services d'alimentation des FC (CF food services)

Les services d'alimentation des FC sont l'organisation du personnel et des ressources des unités et autres éléments qui fournissent des services d'alimentation aux militaires et autres.

jour-repas (meal-day)

Un jour-repas ou une ration est la quantité totale de nourriture nécessaire pour fournir trois repas équilibrés à une personne à l'intérieur d'une période de vingt-quatre heures.

services d'alimentation publics (public food services)

Les services d'alimentation publics sont les services d'alimentation financés par le MDN et fournis par les Services d'alimentation des FC ou un entrepreneur.

3. Aperçu

Généralités

3.1 Pour assurer le soutien de la mission du MDN et des FAC, du personnel et des installations ont été attribués pour fournir des services d'alimentation publics aux consommateurs financés par le MDN. Le budget de fonctionnement de chaque organisme des FAC qui fournit des services d'alimentation publics est fondé sur le coût des services d'alimentation qui doivent être fournis aux frais de l'État. Les taux d'allocation standard prévus pour les repas et les suppléments fournis aux frais de l'État sont publiés chaque année et représentent le coût standard d'un jour-repas conformément aux normes établies.

Services d'alimentation - militaires et employés du MDN en visite

3.2 En plus des services d'alimentation publics fournis aux militaires qui sont au nombre des rationnaires de l'unité, des repas peuvent être fournis aux militaires et aux employés du MDN en visite qui sont autorisés à recevoir des repas publics selon l'OAFC 36-14, Admissibilité aux repas et au vivre et qui figurent à l'effectif d'un autre organisme. L'organisme qui fournit les services d'alimentation publics aux militaires et aux employés du MDN en visite peut subir des frais qui ne sont pas prévus dans son budget de fonctionnement. Toute insuffisance budgétaire doit être réglée conformément à la directive sur le recouvrement des coûts énoncée dans la présente DOAD.

Utilisation de la capacité excédentaire

3.3 Si les ressources pour les services d'alimentation publics ne sont pas entièrement requises aux fins militaires, on peut utiliser la capacité excédentaire pour soutenir les politiques ministérielles et compenser les frais fixes des services d'alimentation en fournissant des repas remboursables aux organismes ou au personnel hors du MDN selon la publication B-GS-055-000/AG001, Prestation de services aux organismes hors du MDN. L'organisme qui fournit des services d'alimentation publics en utilisant la capacité excédentaire doit déterminer le montant recouvrable approprié suivant la présente DOAD et exiger le paiement. Selon le Manuel d'administration financière 1018-1, Gestion des revenus publics, l'organisme peut conserver les recettes locales.

4. Principes de fonctionnement

Consommateurs financés par le MDN et non financés par le MDN

4.1 Les deux catégories de consommateurs des Services d'alimentation des FC sont :

  1. les consommateurs financés par le MDN, dont les repas sont fournis aux frais de l'État en vertu de l'OAFC 36-14;
  2. les consommateurs non financés par le MDN, dont les repas ne sont pas payés par le MDN et dont le coût est sujet à recouvrement.

Nota - Les sous-catégories additionnelles de consommateurs sont décrites au chapitre 3 de l'A-85-269-001/FP-001, Manuel des directives et lignes de conduite des Services d'alimentation.

4.2 L'obligation principale des Services d'alimentation des FC est envers les consommateurs financés par le MDN. Des services peuvent être fournis aux consommateurs non financés par le MDN dans la mesure où cela ne nuit pas au service aux consommateurs financés par le MDN.

4.3 Les militaires et autres qui consomment des repas sont les consommateurs des services d'alimentation publics et les unités et autres éléments qui paient pour les services d'alimentation sont les clients.

Norme commune des services d'alimentation

4.4 Les consommateurs financés par le MDN doivent avoir accès à des services d'alimentation similaires dans toute installation de services d'alimentation publics, compte tenu de conditions opérationnelles ou environnementales comparables.

Contrôle d'accès et cartes de repas

4.5 Tous les consommateurs, sauf ceux qui paient en espèces, doivent avoir une carte de repas valide qui autorise l'accès à une salle à manger permanente ou semi-permanente et donne droit à un repas complet selon le modèle de repas standard admissible énoncé dans l'A-85-269-001/FP-001, Manuel des directives et lignes de conduite des Services d'alimentation. Les consommateurs qui paient en espèces et ceux qui sont munis d'un billet de repas ont accès à la salle à manger. Ils peuvent acheter un repas complet, un repas léger ou des articles individuels selon les dispositions et conditions locales.

Dépenses et recettes publiques

4.6 Les Services d'alimentation des FC engagent des dépenses publiques et génèrent des recettes publiques dans la fourniture de services aux consommateurs financés par le MDN et aux consommateurs non-financés par le MDN.

Recouvrement des coûts

4.7 Les coûts doivent être recouvrés conformément à la présente DOAD et à d'autres directives pertinentes du Ministère. Le fournisseur des services d'alimentation publics doit recouvrer les coûts des autres organismes uniquement si les fonds nécessaires à leur soutien ne lui ont pas été attribués.

4.8 Les clients doivent payer un prix ou un coût comparable à ce qui est exigé pour des services d'alimentation d'une qualité similaire. Ils ne doivent pas payer des coûts non liés à la valeur ajoutée qui sont attribuables à des pratiques non efficientes sous contrôle local.

4.9 Les recettes locales provenant de la vente de services d'alimentation doivent être utilisées pour compenser le coût de fonctionnement des services d'alimentation.

5. Lignes directrices

Normes

5.1 Les normes suivantes s'appliquent à tous les services d'alimentation des FAC :

  1. Choix et quantité :
    1. modèle de repas standard admissible pour les repas réguliers et transportés,
    2. normes d'aliments disponibles au repas,
    3. portions standard;
  2. Nutrition :
    1. Guide alimentaire canadien pour manger sainement;
  3. Service et commodités :
    1. une salle à manger de style cafétéria comprenant des coins-repas distincts pour les officiers, les militaires du rang supérieurs et les militaires du rang subalternes,
    2. accès aux services d'alimentation tous les jours de l'année,
    3. heures d'ouverture qui conviennent aux consommateurs,
    4. service efficient et rapide;
  4. Hygiène et salubrité :
    1. principes et pratiques énoncés dans le Code d'hygiène de l'industrie des services alimentaires et adaptés au besoin en fonction des contraintes du contexte du service d'alimentation opérationnel;
  5. Coût :
    1. coût de base des vivres,
    2. allocation pour les suppléments,
    3. taux de recouvrement.

Services d'alimentation opérationnels

5.2 Les normes relatives au soutien des services d'alimentation opérationnels doivent être aussi similaires que possible à celles qui s'appliquent aux services d'alimentation permanents suivant la situation opérationnelle. Les normes des services d'alimentation opérationnels sont précisées dans les publications suivantes :

  1. A-85-269-001/FP-002, Manuel d'Alimentation à bord des navires;
  2. A-85-269-001/FP-003, Manuel d'Alimentation en campagne;
  3. A-85-269-001/FP-004, Manuel d'Alimentation en vol.

Services d'alimentation fournis par le secteur privé

5.3 Les services d'alimentation fournis par le secteur privé doivent être conformes aux normes des Services d'alimentation des FC. On trouvera les instructions, méthodes et considérations particulières concernant les services d'alimentation fournis par le secteur privé dans les publications suivantes :

  1. A-85-269-001/FP-006, Manuel des Contrats pour services d'alimentation;
  2. l'Énoncé de travail générique - Services d'alimentation (accessible dans le site Web du DALG/S Alim).

5.4 Ces ouvrages de référence constituent les documents de base des énoncés de travail relatifs aux services d'alimentation fournis par le secteur privé.

Éléments de coûts

5.5 Le manuel B-GS-055-000/AG-001, Prestation de services aux organismes hors du MDN fournit des directives sur le calcul des coûts marginaux, des coûts totaux et des coûts recouvrables dans le cas de chaque genre de service. Le Manuel des coûts standard fournit les coûts standard annuels ou les facteurs coûts des principales catégories de ressources. En ce qui concerne les frais relatifs aux services d'alimentation publics, on doit utiliser les éléments de coût suivants :

  1. coût des vivres - le coût des aliments;
  2. coût de la main-d'œuvre - le coût des employés fournis par la fonction publique, le secteur privé dans le cadre de marchés de services et les Programmes de soutien du personnel (PSP) ou par plusieurs de ces moyens. Pour savoir dans quelles circonstances la main-d'œuvre militaire est considérée comme un coût, consulter la publication intitulée Prestation de services aux organismes hors du MDN;
  3. coûts d'exploitation variables - le coût des produits non alimentaires utilisés dans la fourniture des services d'alimentation, y compris les articles en papier et les articles jetables, les ustensiles et la vaisselle, et les produits d'entretien;
  4. coûts d'exploitation de l'installation - les coûts directs subis pour l'utilisation d'une installation, y compris les services de nettoyage et d'entretien, l'électricité, le chauffage et les services de Génie construction;
  5. les frais administratifs - les frais administratifs généraux encourus par le MDN et les FAC pour fournir le service, y compris les frais administratifs et comptables liés à la gestion des services de soutien, la vérification, les communications et le personnel de bureau;
  6. les coûts fixes - les coûts qui ne varient pas en dépit du changement du niveau d'activité, y compris le coût du personnel de gestion et du personnel de soutien de la base et l'amortissement pour la dépréciation des biens d'équipement. Les coûts fixes sont normalement déterminés localement.

Recouvrement des coûts

5.6 Chaque fois que des services d'alimentation sont fournis, une entente intervient entre l'organisme qui fournit les services et le client qui acquitte le coût de l'achat. On informe les clients des taux et conditions qui s'appliquent et on prend la mesure de recouvrement des coûts appropriée. Les ententes doivent être mises par écrit chaque fois que c'est possible.

5.7 Les frais s'appliquant aux services d'alimentation doivent être fondés sur ce qui suit :

  1. le type de consommateur, ce qui dicte les éléments de coût dont il faut tenir compte;
  2. le taux de recouvrement standard, déterminé par le DALG/S Alim, pour chaque unité fournissant des services;
  3. le genre de service fourni;
  4. le genre et le nombre des repas et des suppléments confirmés;
  5. toute exigence particulière.

5.8 Les taux de recouvrement courants selon le genre de consommateur et selon l'endroit sont publiés annuellement par le DALG/S Alim. Les taux reflètent les coûts recouvrables dans le cas des consommateurs financés par le MDN et des consommateurs non financés par le MDN.

6. Système de mesure du rendement et d'information comptable

Mesure du rendement

6.1 La mesure du rendement est le moyen permettant au MDN et aux FAC de déterminer dans quelle mesure les Services d'alimentation des FC fournissent des services d'alimentation efficients et efficaces qui soutiennent la mission du MDN et des FAC et qui répondent aux attentes du client en termes de qualité, choix, valeur, nutrition et service.

6.2 Les résultats obtenus par le système de mesure du rendement et de rapport donnent aux gestionnaires une base commune pour :

  1. évaluer le rendement de leur opération;
  2. déterminer les secteurs exigeant plus d'attention;
  3. prendre des mesures correctrices.

6.3 Les normes et mesures du rendement servent à motiver les organismes à améliorer leur rendement.

6.4 Une mesure des coûts permet de déterminer si un organisme respecte les exigences qualitatives et quantitatives ainsi que les normes de service. Les indicateurs de coût clés des Services d'alimentation sont :

  1. le coût des aliments par jour-repas;
  2. le coût variable par jour-repas.

6.5 Ces indicateurs de coût peuvent être comparés avec les coûts standard pour indiquer le rendement par rapport aux normes nationales et à d'autres opérations des Services d'alimentation des FC.

6.6 La satisfaction des consommateurs se mesure au pourcentage de consommateurs satisfaits.

6.7 Les trois normes de choix et de quantité mentionnées dans le bloc portant sur les Normes du module d'information intitulé Lignes directrices constituent la norme des repas aux fins de la fourniture des services d'alimentation publics et doit être ce que les consommateurs s'attendent à retrouver dans les salles à manger des services d'alimentation publics. Il doit aussi y avoir des mécanismes en place pour vérifier la satisfaction des consommateurs afin d'assurer une approche équilibrée entre le coût, les normes et les attentes des consommateurs.

Unitrak - Système de gestion et d'information comptable

6.8 Unitrak est le système national de gestion des services d'alimentation qui permet la comptabilisation et la gestion du rendement normalisées de toutes les opérations des Services d'alimentation des FC. Unitrak est aussi un système essentiel à la mission qui est utilisé dans les installations permanentes et opérationnelles aux fins suivantes :

  1. à l'échelon de la cuisine :
    1. prévoir les besoins en aliments et en services d'alimentation,
    2. effectuer l'achat des aliments,
    3. planifier et établir le coût des menus, y compris les recettes,
    4. planifier et contrôler la production,
    5. suivre le niveau d'activité,
    6. gérer les services de traiteur;
  2. à l'échelon de la gestion des services d'alimentation :
    1. contrôler les coûts d'exploitation,
    2. gérer les ressources, y compris les recettes, le recouvrement des coûts et le budget attribué,
    3. mesurer le rendement, y compris les mesures de la qualité, de la quantité et de la valeur pour l'Indice de service dans les bases (utilisé pour fournir des normes nationales communes pour les principaux services de la base),
    4. planifier les besoins en ressources;
  3. à l'échelon de la gestion locale :
    1. faire rapport sur la gestion du budget de fonctionnement,
    2. mesurer le rendement, y compris les coûts d'exploitation contrôlables des services d'alimentation et les normes qualitatives et quantitatives;
  4. à l'échelon du commandement des armées :
    1. mesurer le rendement,
    2. faire des comparaisons entre les emplacements,
    3. établir les causes des problèmes,
    4. obtenir l'ensemble du niveau d'activité;
  5. à l'échelon du QGDN :
    1. mesurer le rendement,
    2. valider les normes nationales,
    3. évaluer l'efficacité de la politique,
    4. établir les indicateurs clés des Services d'alimentation des FC
    5. rendre compte à la haute direction.

7. Responsabilités

Tableau des responsabilités

7.1 Le tableau ci-dessous décrit les responsabilités relatives à la présente instruction.

Le ou les... doit/doivent...

J4 Mat/DG Log

s'assurer que la politique des services d'alimentation soutient les objectifs généraux et la mission du MDN et des FAC.

DALG

s'assurer que les systèmes et normes soutiennent la politique des services d'alimentation.

DALG/S Alim

  • établir la politique et les exigences relatives aux services d'alimentation;
  • élaborer, définir, publier et valider les normes et les mesures du rendement pour aider à s'assurer que des services d'alimentation de qualité sont fournis de façon constante dans l'ensemble des FAC;
  • concevoir et diriger la mise en œuvre des méthodes et des systèmes soutenant la politique des services d'alimentation.

chefs d'état-major des armées et chefs de groupes

s'assurer que les politiques et méthodes nationales concernant les services d'alimentation sont appliquées de façon uniforme.

commandants des formations, des bases, des escadres et des unités

  • distribuer les ressources pour que les Services d'alimentation des FC puissent servir les consommateurs autorisés à l'intérieur des normes de rendement prescrites;
  • évaluer et contrôler le rendement en fonction des indicateurs et des normes de rendement;
  • satisfaire aux normes de mesure du rendement;
  • appliquer les taux de recouvrement des coûts appropriés

officiers et gestionnaires des services d'alimentation

fournir des services d'alimentation efficients et efficaces qui sont conformes aux normes du MDN et des FAC.

clients

s'assurer que les décisions relatives aux dépenses publiques soient prises en fonction des règles d'admissibilité fixées par l'État et de façon à réduire au minimum le coût pour le public.

consommateurs dont les repas sont subventionnés par le MDN

faire un usage approprié des repas autorisés aux frais de l'État.

8. Références

Lois règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

  • Guide alimentaire canadien pour manger sainement
  • Manuel d'administration financière 1018-1, Gestion des revenus publics
  • Directive d'administration financière 51, Accords de paiement par l'usager
  • OAFC 36-14, Admissibilité aux repas et au vivre
  • B-GS-055-000/AG-001, Prestation de services aux organismes hors du MDN
  • Code de pratique de la sécurité alimentaire pour le secteur canadien des services alimentaires
  • Manuel des coûts standard

Autres références

  • A-85-269-001/FP-001, Manuel des directives et lignes de conduite des services d'alimentation
  • Chapitre 2, Annexe A, Modèle de repas standard admissible
  • Chapitre 3, Section 2, Catégories et types de consommateurs
  • A-85-269-001/FP-002, Manuel d'alimentation à bord des navires
  • A-85-269-001/FP-003, Manuel d'alimentation en campagne
  • A-85-269-001/FP-004, Manuel d'alimentation en vol
  • A-85-269-001/FP-006, Manuel des contrats des services d'alimentation
  • Taux de recouvrement (accessible dans le site Web du DALG/S Alim)
  • Énoncé de travail générique - Services d'alimentation (accessible dans le site Web du DALG/S Alim)
  • Promulgation des normes de services communes des FC - Directive du VCEMD, le 8 mai 2000
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