DOAD 6001-1, Tenue de documents


1. Introduction

Date de publication : 2013-03-14

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : DOAD 6421-0, Gestion des documents

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) (SMA[GI])

Demandes de renseignements : Directeur – Politiques et normes (Gestion de l'information) (DPNGI)

2. Définitions

autorisations de disposer (disposition authorities)

L'autorisation de disposer est l'instrument qui permet aux institutions fédérales de disposer de documents qui n'ont plus aucune utilité opérationnelle, en autorisant leur destruction (à la discrétion des institutions), en demandant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada, ou en convenant de l'aliénation du contrôle que le gouvernement du Canada exerce sur eux. (Directive sur la tenue de documents, Conseil du Trésor)

document (record)

Les documents ont trait à de l'information, quel qu'en soit le support ou le format, qui a été créée, reçue et qui est maintenue par une organisation ou une personne, pour des raisons opérationnelles, conformément aux obligations juridiques, ou pour s'acquitter de ces deux dernières responsabilités. (Directive sur la tenue de documents, Conseil du Trésor)

document éphémère (transitory record)

Documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. (Autorisation de détruire des documents éphémères, Bibliothèque et Archives Canada)

plan de classement des dossiers (file plan)

Outil permettant de classifier et de rassembler les renseignements ayant des caractéristiques communes et d'assigner des conditions de conservation et de disposition à ces groupes de renseignements.

Nota Un plan de classement des dossiers permet d'organiser les renseignements par sujets, lesquels découlent des fonctions et activités opérationnelles d'une organisation. (Banque de terminologie de la Défense, fiche numéro 46831)

ressources documentaires (information resources)

Production documentaire sous forme publiée ou non, quelle que soit la source de communication, le format, le mode de production ou le support d'enregistrement. Les ressources documentaires comprennent les documents textuels (notes de service, rapports, factures, marchés, etc.), les documents électroniques (courriels, banques de données, données Intranet ou Internet, etc.), les nouveaux médias (messages instantanés, wikis, blogues, balados, etc.), les publications (rapports, livres, revues), les films, les enregistrements sonores, les photographies, l'art documentaire, les graphiques, les cartes et les artéfacts. (Directive sur la tenue de documents, Conseil du Trésor)

ressources documentaires à valeur opérationnelle (information resources of business value)

Documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation. (Directive sur la tenue de documents, Conseil du Trésor)

ressources documentaires à valeur durable (information resources of enduring value)

Documents publiés ou non, quels qu'en soient la forme ou le support, qui ont de l'importance à long terme pour la société.

Nota La valeur durable est déterminée principalement par l'application de deux principes directeurs, soit l'importance et la valeur pour la société. (Banque de terminologie de la Défense, fiche numéro 46823)

3. Aperçu

Contexte

3.1 La tenue de documents est une fonction de gestion des ressources grâce à laquelle les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) sont créées, acquises, saisies et gérées dans des dépôts, et utilisées pour appuyer la prise de décisions efficace.

3.2 La tenue efficace de documents permet au MDN et aux FAC de mener des opérations, d'exécuter des programmes, de fournir des services et de se doter de capacités névralgiques liées à la responsabilisation, à la gérance, à l'évaluation, à la vérification, à l'accès à l'information, à la protection des renseignements personnels, à la sécurité, de même qu'au respect des politiques.

3.3 Le SMA(GI) agit à titre de cadre supérieur chargé de la gestion de l'information (GI) pour le MDN et les FAC. Aux termes de la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor, il lui incombe de veiller à ce que :

  1. les RDVO soient repérées et protégées;
  2. les mécanismes, méthodes et outils appuyant la tenue de documents soient disponibles pendant tout le cycle de vie de l'information;
  3. les processus de tenue de documents soient adéquatement documentés;
  4. les employés du MDN et les militaires soient conscients de leurs responsabilités en matière de tenue de documents et des risques associés aux mauvaises pratiques dans ce domaine.

3.4 La présente DOAD fait partie du Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FC et devrait être lue conjointement avec les autres politiques, instructions, directives, normes et conseils pertinents du SMA(GI).

Objectifs

3.5 Les objectifs de la présente DOAD sont :

  1. d'énoncer les pratiques de tenue de documents du MDN et des FAC;
  2. d'énoncer les rôles et les responsabilités des employés du MDN et des militaires nécessaires à la mise en œuvre de ces pratiques.

Résultats prévus

3.6 Les résultats prévus de la présente DOAD sont les suivants :

  1. l'amélioration de la collecte, de la création, de l'identification, du stockage, du partage et de l'organisation des RDVO grâce à l'utilisation de pratiques de tenue de documents;
  2. la disposition en temps opportun des RDVO et des documents éphémères;
  3. une réduction de la duplication des RDVO;
  4. un meilleur soutien pour répondre aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, ainsi que pour repérer, préserver et rassembler les documents relatifs à une action en justice.

4. Pratiques de tenue de documents

Introduction

4.1 Les pratiques de tenue de documents aident le MDN et les FAC à gérer adéquatement les RDVO tout au long de leur cycle de vie. La collecte, la création, le stockage, la protection, l'organisation, l'utilisation, le partage, la conservation et la disposition des RDVO doivent s'effectuer par l'application de processus contrôlés et normalisés.

4.2 Les RDVO ne comprennent pas les documents éphémères utilisés pour leur création. Ces derniers ne sont pas soumis aux exigences de tenue de documents et il faudrait en disposer lorsqu'ils ne sont plus utiles.

Stockage

4.3 Les employés du MDN et les militaires doivent veiller à ce que les RDVO soient stockées dans des endroits sûrs et fiables, et uniquement au moyen des systèmes de gestion de documents approuvés par le SMA(GI).

Protection

4.4 Afin de garantir la fiabilité, l'intégrité et l'authenticité des RDVO, les employés du MDN et les militaires doivent veiller à ce qu'elles soient protégées contre tout accès, divulgation ou destruction non autorisés.

Organisation

4.5 Les employés du MDN et les militaires doivent veiller à ce que les RDVO soient organisées de manière logique, cohérente et systématique selon les normes, les règles et les procédures du MDN et des FAC, afin que les employés du MDN et les militaires puissent facilement les trouver, les partager, les conserver ou en disposer selon les directives établies.

Utilisation et partage

4.6 Une fois les RDVO organisées, les employés du MDN et les militaires devraient être en mesure de les trouver rapidement et de les réutiliser pour soutenir les opérations, les programmes et les services, tout en respectant les restrictions juridiques et les restrictions liées à la protection des renseignements personnels et à la sécurité.

Conservation et disposition

4.7 Des renseignements de nature différente sont assortis d'exigences de conservation différentes. Alors que certains doivent être conservés à long terme pour répondre aux besoins opérationnels ou pour préserver l'information à valeur durable, d'autres peuvent faire l'objet d'une disposition sans délai au terme de leur durée de vie utile. Ainsi, les employés du MDN et les militaires doivent régulièrement :

  1. détruire, conformément aux procédures liées à la sécurité et à la GI, les documents éphémères lorsqu'ils ne sont plus utiles;
  2. collaborer avec les praticiens de la GI pour disposer adéquatement des RDVO et pour procéder au transfert des ressources documentaires à valeur durable conformément aux autorisations de disposer pertinentes.

5. Exigences

Autorisations de disposer

5.1 Le paragraphe 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada prévoit que l'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels est subordonnée à l'autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada.

5.2 Pour permettre aux ministères de procéder aux activités de disposition, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) accorde des autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents et des autorisations spécifiques de disposer de documents, qui délèguent les autorisations de disposer à des ministères particuliers du gouvernement du Canada (GC).

Système de classification par sujet, de conservation et d'élimination des documents de la Défense (SCSCEDD)

5.3 Le SCSCEDD a été approuvé par BAC à titre d'autorisation de disposer. Il fournit des instructions et des conseils au MDN et aux FAC afin de garantir la conservation et la disposition des RDVO conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

5.4 Le SCSCEDD doit être utilisé pour organiser les fonds de RDVO afin que ces fonds soient stockés, récupérés et utilisés, et qu'il en soit disposé, de manière systématique et efficiente.

5.5 Toute modification ou dérogation aux autorisations de disposer en vigueur doit être approuvée par BAC.

Protection de l'information

5.6 Les employés du MDN et les militaires doivent protéger adéquatement toute RDVO, qu'elle soit sous format physique ou électronique. Pour de plus amples renseignements sur les exigences concernant la protection, l'étiquetage, la manipulation ou le stockage des RDVO contenant des renseignements sensibles ou classifiés, les employés du MDN et les militaires devraient consulter la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil de Trésor et les Instructions de sécurité de la Défense nationale.

5.7 Dans le cadre de leurs pratiques de tenue de documents, les employés du MDN et les militaires doivent tenir compte des exigences relatives à l'accès à l'information, à la protection de l'information et à la protection des renseignements personnels, conformément à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection de l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, selon le cas.

6. Conséquences

Conséquences de non-conformité

6.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu'institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu'individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée fera l'objet d'une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d'une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci.

Nota En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

7. Responsabilités

Tableau des responsabilités

7.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les... est chargé ou sont chargés de ou d'...

directeur général – Service des applications de l`entreprise (DGSAE), à titre de spécialiste fonctionnel principal en GI pour le MDN et les FAC (Mod. 8/13 – 2013-09-03)

  • donner des conseils aux agents principaux en GI et aux praticiens en GI quant à la tenue de documents;
  • élaborer les instructions, les normes et les lignes directrices de tenue de documents, notamment :
    • les normes des installations d'entreposage des documents inactifs et semi-inactifs;
    • les processus et procédures de disposition des RDVO;
  • examiner les plans de classement des dossiers pour veiller à ce qu'ils soient harmonisés et conformes au SCSCEDD;
  • surveiller les installations d'entreposage des documents inactifs et semi-inactifs pour veiller à leur conformité aux normes;
  • élaborer les documents de formation et de sensibilisation à la tenue de documents;
  • négocier avec BAC les modifications et les dérogations aux autorisations de disposer;
  • aviser SMA(GI) de tout cas de non-conformité à la présente DOAD.

agents principaux en GI dans les organisations de conseillers de niveau un

  • conseiller le DGSAE sur les questions liées à la tenue de documents; (Mod. 8/13 – 2013-09-03)
  • informer le DGSAE des activités de disposition de documents de leur organisation; (Mod. 8/13 – 2013-09-03)
  • élaborer des processus et des procédures pour mettre en œuvre la tenue de documents dans leur secteur de responsabilité.

praticiens de la GI

  • donner des conseils aux employés du MDN et aux militaires quant à la tenue de documents;
  • gérer les dépôts de dossiers destinés au stockage des RDVO, et de veiller à ce que ces dépôts soient conformes aux normes pertinentes;
  • fournir les documents de formation et de sensibilisation à la tenue de documents aux employés du MDN et aux militaires en fonction de leur secteur de responsabilité;
  • élaborer les plans de classement des dossiers;
  • tenir un dépôt destiné à consigner la disposition des RDVO;
  • rédiger la documentation relative à la disposition et au stockage hors site de documents, en vue d'obtenir l'approbation des gestionnaires autorisés et des commandants;
  • exécuter et de consigner régulièrement les activités de disposition conformément aux directives de BAC.

employés du MDN et les militaires

  • créer des RDVO qui consignent leurs décisions et leurs processus décisionnels;
  • veiller à la gérance de l'information et à la gestion des RDVO qu'ils ont créées ou dont ils ont obtenu la responsabilité, notamment :
    • veiller à ce que les RDVO soient partagées dans toute la mesure du possible, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels;
    • classer les RDVO selon les plans de classement des dossiers approuvés;
    • classer et protéger les documents conformément aux politiques, aux instructions et aux normes pertinentes;
  • disposer des documents éphémères lorsqu'ils ne sont plus utiles;
  • se conformer aux politiques, instructions, directives et normes du GC, du MDN et des FAC en matière de tenue de documents.

8. Références

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