Protocole d'entente (PE) Guide de rédaction

Date de publication : 1997-06-24

Autorité approbatrice : Ces directives sont émises sous l'autorité du coordonnateur des protocoles d'entente de la Défense nationale (CPEDN), 992-3817.

Vue d'ensemble

Ce document contient les directives étape par étape sur la façon de rédiger un PE, de l'établissement d'une exigence pour un PE jusqu'à la signature finale. Bien que certaines sections se trouvent déjà dans les DOAD 7014-1, ce document vous fournit une vue d'ensemble du processus intégral des PE.

Contenu du document

Ce document contient les sujets suivants :

Phase initiale

Rédaction des PE

Sections obligatoires

Sections optionnelles

Phase finale

Phase initiale

Processus

Le tableau suivant décrit les trois étapes successives de la phase initiale d'un PE. Il faut compléter toutes les étapes avant d'entreprendre la rédaction d'un PE.

Rédaction des PE

Structure du document

Les PE sont structurés selon une forme établie. Il faut se conformer à cette structure au moment de la rédaction d'un PE. Tous les PE doivent contenir les sections désignées comme obligatoires. Une section facultative ne sera incluse que si elle est nécessaire. Le tableau suivant indique l'ordre des sections dans un PE ainsi que les critères à respecter pour inclure chacune des sections.

Entrée de renseignements

N'inclure que les renseignements essentiels afin de s'assurer que l'exécution et l'administration du projet sont bien faites. Utilisez le tableau suivant pour entrer les renseignements dans les zones appropriées du PE.

Divulgation de renseignements

Il existe, aux quatre coins du monde, une variété de lois différentes concernant la divulgation de renseignements qui pourraient obliger les gouvernements à divulguer des renseignements qu'ils ont en leur possession (y compris les renseignements contenus dans un PE). La terminologie que l'on retrouve dans le tableau suivant s'applique dans la plupart des pays.

Numérotage

Numéroter toutes les pages, sections, paragraphes et sous-paragraphes. Le tableau suivant donne quelques exemples à titre de guide. On peut utiliser n'importe quel système de numérotage logique.

Aperçu de la terminologie

La terminologie utilisée dans un PE doit refléter le fait qu'un PE n'a aucune force exécutoire selon la loi et qu'il n'est pas un document juridique ou contractuel. Une terminologie spécifique est réservée pour les contrats et les traités et ne doit pas, par conséquent, être utilisée dans un PE. Même s'il est possible d'employer d'autres termes, cet usage n'est pas recommandé. Le tableau suivant fournit des exemples et des alternatives pour les deux cas.

À éviter

Le tableau suivant indique les mots et les phrases qu'il faut éviter dans un PE, et ce, dans toutes les circonstances. Utiliser les alternatives suggérées.

Non recommandé

Le tableau suivant illustre les mots et les phrases que l'on peut utiliser dans un PE, mais dont l'usage n'est pas recommandé. Afin d'éviter des implications juridiques, utiliser les alternatives suggérées.

Sections obligatoires

La section - Introduction

La section - Introduction du PE doit :

• très bien identifier tous les participants et, le cas échéant, leurs représentants;
• énoncer brièvement le contexte et la justification de l'entente.

Objectifs et portée

La section - Objectifs et portée doit :

• décrire le travail à accomplir;
• établir l'étendue des activités de recherche, de conception, d'élaboration, de production et de soutien sur place;
• déterminer s'il y aura des tests et des évaluations formels;
• faire ressortir l'horaire des programmes;
• énoncer si l'engagement s'applique au programme intégral ou au programme étape par étape;
• établir des ententes pour faciliter la transition à la prochaine phase, selon le cas.

Dispositions financières

Lorsqu'il n'y a pas de répercussions financières, cette section doit se lire : « Ce PE n'impose aucune responsabilité financière aux participants qui sont en appui au PE, sauf que chaque participant est responsable des frais de financement engagés dans son propre intérêt. »

La section - Dispositions financières doit :

• établir le plafond des coûts pour l'entente et pour chaque participant;
• déterminer qui peut changer le plafond des coûts et dans quelles circonstances;
• fixer la méthode de partage des frais pour ce qui est de l'effort collectif parmi les participants;
• identifier les frais communs qui doivent être partagés par les participants et les frais pour les exigences non communes qui doivent être payés par les participants qui engagent ces frais;
• établir les dispositions visant à évaluer les changements aux coûts du programme tels que l'inflation, les fluctuations monétaires et les changements techniques. C'est ce qui fournit les raisons de faire des ajustements aux contributions financières;
• établir et évaluer toutes les contributions non financières d'un participant qui ne ressortent pas dans le partage des dépenses de ce participant.

Ententes de financement

La section - Ententes de financement doit :

• établir une procédure de financement, avec un plan financier, ou un plan pour le développement et l'approbation ultérieurs d'une telle procédure de financement;
• déterminer s'il sera nécessaire d'utiliser des comptes de banque spéciaux;
• établir l'autorité et les procédures pour l'affectation des fonds;
• préciser la monnaie nationale qui sera utilisée pour les contributions et, si cela est nécessaire pour déterminer le partage des dépenses du projet, préciser une monnaie de référence pour le projet

Recouvrement des coûts

La sous-section du recouvrement des coûts doit établir les principes qui régissent le recouvrement des coûts. Le chapitre 7 du B-GS-055-000/AG-001, Création de services pour les organismes hors de la Défense, fournit des renseignements sur les principes de recouvrement des coûts. Avant de rédiger cette section, discuter des questions de recouvrement des coûts avec le D Op Fin.

Vérification

La sous-section - Vérification doit :

• déterminer qui doit effectuer la vérification;
• préciser la composition du comité lorsqu'il s'agit d'un PE international où un comité mixte international semble être approprié. Certains pays sont liés par les lois, règlements ou pratiques générales lorsque vient le temps de choisir des types précis de représentants. Par conséquent, il pourrait être approprié pour certains participants d'être représentés par plusieurs vérificateurs.
• préciser la nature, la fréquence et la portée de la vérification à effectuer, en n'oubliant pas qu'il faut éviter toute perturbation au programme.
• s'assurer que l'on tient dûment compte de tous les intérêts légitimes des organismes nationaux de vérification qui ne font pas partie de l'organisation de défense des participants, lorsque ceux-ci ne sont pas représentés par le comité consultatif international des vérificateurs.
• préciser la nature du rapport de vérification (c.-à-d. un rapport personnel indépendant, des rapports nationaux ou, préférablement, un rapport conjoint unique). Déterminer le temps alloué au comité pour établir son rapport ainsi que la publicité qu'on attribuera au rapport.

Règlement des différends

La section - Règlement des différends doit traiter des moyens visant à résoudre les différends entre les participants.

Exemple : « Tout différend concernant l'interprétation ou la mise en application de ce PE ne sera résolu que par la consultation entre les participants et ne sera pas renvoyé à un tribunal national ou international ou à une tierce partie pour règlement. »

Modification

La section - Modification doit établir la procédure visant à modifier le PE et / ou ses suppléments.

Exemple : « Ce PE peut être modifié avec le consentement écrit des participants. »

Durée, retrait et résiliation

La section - Durée, retrait et résiliation doit :

• préciser la durée du PE. Lorsque le PE est prévu pour une durée fixe et inclure le paragraphe suivant : « Ce PE demeurera en vigueur pour une période de ( ) ans à partir de la date d'entrée en vigueur. »
• autoriser la résiliation des participants du PE avec le consentement unanime concernant les conditions qu'il faut établir à ce moment-là. Inclure le paragraphe suivant : « Ce PE peut être résilié en tout temps avec le consentement écrit et mutuel des participants. »
• prévoir les conditions selon lesquelles le participant peut se retirer. Inclure le paragraphe suivant : « Un participant peut se retirer, en tout temps, sur présentation d'un avis écrit de ( ) jours (mois). »
• préciser les dispositions de retrait qui doivent être adoptées à chaque phase du projet. Dans la mesure du possible, la date d'entrée en vigueur du retrait doit coïncider avec la date d'achèvement d'une phase.
• préciser si un participant qui se retire doit respecter ses propres engagements jusqu'à la date d'entrée en vigueur du retrait. Les dispositions de retrait doivent avoir pour but un compromis. Cependant, lorsqu'un participant juge qu'il est nécessaire de se retirer du programme, en entier ou en partie, il faut prévoir des dispositions pour la consultation entre les participants sur les conséquences d'un tel retrait.
• examiner si le PE doit inclure des dispositions pour :
  • que le secteur d'activité poursuive le travail alloué au participant qui se retire;
  • continuer les contrats du programme attribués par le participant qui se retire;
  • transférer le travail du secteur d'activité du participant qui se retire aux secteurs d'activité des participants qui demeurent.
• déterminer jusqu'à quel point le participant qui se retire doit essayer de minimiser la perturbation du programme et tous les coûts découlant de son retrait en :
  • donnant un avis raisonnable;
    • continuant d'assumer ses responsabilité concernant le transfert de l'information reliée à sa participation dans le programme;
    • supportant tous les coûts inévitables résultant du retrait, tel que déterminé par les participants (exemple : administration, résiliation du contrat ou coûts des modifications au programme entraînés par le retrait). Les négociations reliées à un PE doivent examiner si un participant qui se retire doit être responsable de tous les coûts qui dépassent son engagement original selon le PE.
• énoncer les sections du PE qui demeurent en vigueur lorsqu'un participant se retire ou lors de la résiliation / expiration du PE

Date d'entrée en vigueur et signature

La section - Date d'entrée en vigueur et signature doit :

• établir la date à laquelle le PE entrera en vigueur pour chacun des participants.
• préciser si le PE entrera en vigueur seulement après que tous les participants auront signé ou dès qu'un nombre spécifié de participants auront signé.
• spécifier les titres des personnes qui sont autorisées à signer le PE.

Exemple : « Ce PE entrera en vigueur à la date de la dernière signature. »

Sections optionnelles

Avis de non-responsabilité juridique

La section - Non-responsabilité juridique doit être utilisée seulement lorsque l'on signe un PE avec le secteur privé. Préciser que le PE n'est pas une entente ayant force obligatoire.

Exemple : « Ce PE n'a pas force obligatoire et il n'impose aucune obligation juridique aux participants. »

Définitions

La section - Définitions doit clairement définir tous les mots, phrases, abréviations et acronymes d'importance qui sont utilisés tout au long du document.

Organisation et gestion

La section - Organisation et gestion doit :

• répartir l'autorité et les responsabilités de la gestion au sein de la structure organisationnelle.
• établir la structure de gestion de l'entente

Ententes contractuelles

La section - Entente contractuelle doit identifier comment, et par qui, les fonctions contractuelles (appel d'offres et évaluation, choix des entrepreneurs, adjudication des contrats et administration) seront exercées.

Partage du travail

La section - Partage du travail doit identifier toutes les ententes qui déterminent le travail (en réponse à une exigence commune des participants) à accomplir par les sources de main-d'œuvre des participants.

Taxes, droits de douane et frais similaires

La section - Taxes, droits de douane et frais similaires doit définir comment les taxes, droits de douane et frais similaires seront traités.

Divulgation et utilisation d'information technique

La section - Divulgation et utilisation d'informations techniques doit :

• clarifier comment l'information technique sera utilisée et divulguée.
• clarifier comment d'autres types d'informations seront utilisées et divulguées (exemple: d'ordre commercial, financier, commercial et personnel). Lorsque d'autres types d'informations doivent être utilisées et divulguées, une définition claire du terme « Information » peut être requise.
• examiner les articles suivants :
  • propriété des renseignements originaux;
  • divulgation d'informations techniques (originales / de base);
  • utilisation et protection d'informations techniques (originales / de base);
  • droits des participants;
  • droits des entrepreneurs;
  • indemnisation;
  • utilisation de renseignements exclusifs de base d'une tierce partie,
  • améliorations.

L'AC/313 - Lignes directrices et exemples de dispositions de l'OTAN pour l'élaboration des protocoles d'entente contient des renseignements supplémentaires sur ce sujet. À cause de la complexité de ce sujet, il convient de demander de l'aide à la direction de la propriété intellectuelle (DPI) et à la direction concernée au JAG.

Responsabilité

La section - Responsabilité doit prévoir la résolution des réclamations pour les dommages à la propriété et les blessures personnelles résultant du PE ou qui sont reliées à ce dernier. Les participants ne doivent habituellement pas garantir les entrepreneurs contre des réclamations concernant la responsabilité d'une tierce partie. Cependant, dans certaines circonstances, les participants peuvent vouloir garantir les entrepreneurs contre des types spécifiques de réclamations concernant la responsabilité d'une tierce partie. De plus, dans un programme national décentralisé d'ententes reliées à la passation des marchés et au financement, différentes dispositions peuvent être appropriées.

Le MDN et les FC sont d'avis que le personnel qui participe à des programmes concertés avec d'autres pays faisant partie de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) relève de l'Accord sur le statut des forces (SOFA) de l'OTAN. Par conséquent, le coefficient de résolution des réclamations contenu dans l'Article VIII du SOFA de l'OTAN s'applique. Certains pays sont d'un autre avis. Il est donc nécessaire d'obtenir un avis juridique sur ce point.

Statut du personnel

La section - Statut du personnel doit :

• définir le statut (en déterminant les droits et les obligations en fonction, notamment, de la douane, de la taxation, des armes, de la compétence, des réclamations, de l'immigration, des soins de santé) du personnel relié au projet pendant son exécution.
• déterminer si une entente existante peut s'appliquer. S'il n'en existe pas, il faut prendre des mesures spécifiques.
• définir les personnes ont un statut unique et celles qui n'en ont pas.

Ventes et transferts à des tierces parties

La section - Ventes et transferts à des tierces parties doit énoncer les conditions de vente, de divulgation ou de transfert des informations techniques à de tierces parties.

L'AC/313 - Lignes directrices et exemples de dispositions de l'OTAN pour l'élaboration des protocoles d'entente contient des renseignements supplémentaires sur ce sujet. À cause de la complexité de ce sujet, il convient de demander de l'aide à la direction de la propriété intellectuelle (DPI) et à la direction concernée au JAG.

Assurance de la qualité

La section - Assurance de la qualité doit :

• établir les mesures appropriées pour assurer l'assurance de la qualité et la conformité aux exigences.
• déterminer qui exercera les fonctions d'assurance de la qualité et qui supportera les frais.

Équipement du projet

La section - Équipement du projet doit préciser les procédures concernant la gestion de l'équipement du projet.

Répondre aux questions suivantes dans cette section du PE :

• est-ce qu'un participant fournit de l'équipement pour le projet?
• est-ce que les participants financent conjointement l'équipement pour le projet?
• qui assumera les risques de pertes ou de dommages?
• qui prendra la décision concernant l'aliénation et comment les produits (s'il y en a) seront-ils traités?

Soutien logistique

La section - Soutien logistique doit établir les principes régissant le soutien logistique.

Sécurité

La section - Sécurité doit :

• établir entièrement les obligations des participants pour ce qui est de contrôler, sauvegarder et protéger des renseignements et des biens de nature délicate (classifiés / désignés).
• décrire les dispositions pour la classification / désignation et l'utilisation de l'information, l'utilisation des modes de communications d'un gouvernement à l'autre ainsi que les procédures en cas de divulgation des renseignements et des biens de nature délicate (classifiés / désignés).
• décrire les mesures de sauvegarde requises lorsqu'il y a participation d'un entrepreneur et réception de renseignements de nature délicate en vertu des dispositions du PE. Les renseignements de nature délicate ne doivent être divulgués à aucun non-participant sauf en cas d'autorisation formelle à cet égard dans le PE.

Accès aux installations

La section - Accès aux installations doit établir les conditions et les règlements qui s'appliquent à l'accès aux installations ainsi que les obligations du personnel invité et les procédures visant à demander une autorisation de visite.

Lorsqu'il s'agit d'un PE international, déterminer l'application des règlements de sécurité pertinents du participant hôte et du document de l'OTAN « Security with the North Atlantic Treaty Organization » CM(55)15(Final), en date du 1er octobre 1990, ainsi que des modifications ultérieures.

Inclusion de participants supplémentaires

La section - Inclusion de participants supplémentaires doit :

• établir les règles selon lesquelles des non participants peuvent devenir des participants ou des observateurs.
• déterminer à qui les non participants qui désirent joindre l'effort corporatif doivent adresser leur demande.
• déterminer si l'on doit obtenir l'accord de chaque participant avant d'entrer dans des discussions avec de nouveaux participants possibles.
• établir si l'on doit exiger que les participants établissent des règles de base pour les discussions avant que ces discussions aient lieu.
• établir, au début de l'effort de coopération, s'il existe des conditions préexistantes à l'accès au statut de participant ou d'observateur.
• établir la procédure selon laquelle les participants élaboreront les conditions régissant l'accès au statut de participant ou d'observateur.

Langues

La section - Langues doit préciser la langue ou les langues utilisées dans le PE.

Exemple : « Ce PE est écrit en français et en ( ) et chaque texte fait également foi. »

Phase finale

Aperçu

Le processus d'élaboration des protocoles d'entente se termine par la phase d'achèvement. Cette phase comprend les trois étapes suivantes :

• révision
• signature
• distribution.

Révision

Le tableau suivant présente les détails quant au rôle des différentes organisations et personnes pendant la révision d'un PE.

Signature

Une fois la révision terminée, le PE est présenté (au moins en double, selon le nombre de langues utilisées) aux autorités responsables du MDN ou des FC pour signature, avant transmission aux autres participants. Voici la liste du personnel qui a le pouvoir de signer un PE au nom du MDN ou des FC.

Transmission

Le BPR doit transmettre :

• le PE original et une copie électronique au CPEDN;
• une copie papier du PE signé par tous les participants à chacun des bureaux consultatifs (BC).