Le guide du demandeur Innovation pour la défense, l’excellence et la sécurité (IDEeS)

1 Renseignements généraux

1.1 Contexte

Dans le cadre Protection, Sécurité, Engagement : la politique de défense du Canada, le ministère de la Défense nationale (MDN) a lancé le programme Innovation pour la défense, l’excellence et la sécurité (IDEeS). Le programme IDEeS vise à soutenir, améliorer et maintenir la capacité du milieu des sciences et de la technologie à l’extérieur du MDN qui peut générer de nouvelles idées et formuler des solutions aux défis d’innovation actuels et futurs de la défense et de la sécurité du Canada. Ces solutions novatrices sont essentielles pour le Canada et ses alliés afin d’atténuer les nouvelles menaces et de conserver un avantage sur leurs adversaires, et ce, tout en générant des connaissances et des retombées économiques pour le Canada. Les innovateurs désirant mettre au point des solutions aux problèmes émergents selon leur propre perspective sont invités à participer au programme IDEeS.

Le programme IDEeS vise à encourager et à faire progresser des solutions innovatrices le long de l’échelle du niveau de maturité des solutions (NMS), comme décrit dans son site Web (/content/canadasite/fr/ministere-defense-nationale/programmes/idees-defense/niveau-maturite-solution.html).

Le présent appel de propositions est une invitation aux innovateurs à présenter des propositions novatrices en sciences et technologie, à l’appui de la défense et de la sécurité publique du Canada. Le MDN est à la recherche d’idées nouvelles et de solutions novatrices pour relever des défis scientifiques et technologiques dans le domaine suivant :

Pour le milieu de la sécurité publique, ces défis s’inscrivent dans le cadre du Programme canadien pour la sûreté et la sécurité (PCSS). Ce programme a pour mission de renforcer la capacité du Canada à prévoir les catastrophes naturelles, les accidents graves, les crimes et les actes de terrorisme, à les prévenir, à les atténuer, à s’y préparer, à y réagir et à mettre en œuvre des mesures de rétablissement par la convergence des sciences et de la technologie avec les politiques, les opérations et le renseignement.

1.2 Terminologie

Ce tableau présente la terminologie employée dans l’ensemble de l’appel de propositions. Les demandeurs qui souhaitent obtenir des précisions sur le programme IDEeS peuvent consulter son site Web.

Terme, sigle ou acronyme Définition

S et T

Sciences et technologie

NMS

Niveau de maturité de la solution

PI

Propriété intellectuelle

MDN

Ministère de la défense nationale

RDDC

Recherche et développement pour la défense Canada

IDEeS

Innovation pour la défense, l’excellence et la sécurité

R et D

Recherche et développement

FAC

Forces armées canadiennes

Bénéficiaire

Candidat dont le projet a été retenu pour le financement

Entente de contribution

Entente juridiquement contraignante entre le MDN et le bénéficiaire incarnant les modalités gouvernant le programme de contributions.

Contribution

Financement offert par le Canada dans le cadre de l’entente de contribution

Contribution en nature

Biens ou services fournis par une organisation représentant une dépense supplémentaire dont le bénéficiaire devrait s’acquitter si de tels biens ou services n’étaient pas offerts sous cette forme.

Fonctionnaire autorisé

Fonctionnaire désigné (p. ex., un directeur général, un vice-président, un dirigeant principal des finances, un partenaire général, un président de conseil d’administration, un directeur ou un propriétaire direct) à qui le bénéficiaire initial a accordé l’autorisation légale de créer des obligations financières en son nom.

1.3 Portée du document

Le présent Guide du demandeur se veut une source d’information sur l’octroi de contributions à des projets compétitifs, y compris les objectifs du programme, les critères d’admissibilité, ainsi que le processus de demande et de sélection. Les projets compétitifs auxquels sont octroyés des contributions sont divisés en deux phases : la première où est accordé jusqu’à 200 000 $ pour une période de six mois et la deuxième où est accordé jusqu’à 1 000 000 $ pour une période d’un an. Le présent Guide du demandeur ne porte que sur la première phase. Un guide sur la deuxième phase sera mis à la disposition des demandeurs qui ont mené à bien leur projet à la première phase et qui sont invités à soumettre une proposition pour la deuxième phase.

1.4 Projets compétitifs – Aperçu des contributions

Les projets compétitifs sont des projets financés visant à relever des défis scientifiques et technologiques par le biais d’appels de propositions réguliers. Le programme IDEeS offrira du soutien financier sous forme d’entente de contributions non remboursables, assorties de phases de développement qui permettront une mise en œuvre rapide du projet et un progrès continu.

À titre d'information, les contributions non remboursables sont des paiements en argent qui n’ont pas pour résultat l’acquisition de biens, de services ou d’actifs par le gouvernement du Canada. Ce type d’entente diffère des précédents appels d’offres lancés pour les projets compétitifs, où le Ministère avait opté pour un marché public. Ainsi, certaines des exigences énoncées dans le présent Guide peuvent différer de celles que les demandeurs ont pu voir par le passé.

Même si les projets qui sont retenus pour cet appel de propositions seront financés par des contributions non remboursables, le MDN et les FAC pourraient acquérir ultérieurement certaines des solutions en sciences et technologie mises au point dans le cadre de cet appel de propositions en recourant à un processus d’approvisionnement distinct.

Première phase – Attribution jusqu’à 200 000 $

Cette première phase a pour but d’établir le mérite, le caractère novateur et l’impact scientifique et technologique d’une solution pour relever un défi précis en sciences et technologie. Les demandeurs proposent une solution de NMS de 1 à 6 (inclusivement). Les propositions sont évaluées et les solutions répondant aux critères d’évaluation et à toutes les autres exigences peuvent être recommandées aux fins de financement. S’ils sont sélectionnés, les demandeurs peuvent recevoir jusqu’à 200 000 $ par entente pour mettre au point la solution qu’ils proposent en une période d’exécution maximale de six mois.

Les demandeurs sont également priés d’indiquer leur intérêt et leur intention de participer à la deuxième phase et de présenter leur solution dans une proposition.

Deuxième phase – Attribution jusqu’à 1 000 000 $

La deuxième phase vise la poursuite des efforts déployés en sciences et technologie à la première phase dans le but de faire progresser les solutions prometteuses vers un NMS plus élevé. Les demandeurs ayant proposé des solutions retenues à la première phase peuvent recevoir une invitation du MDN à progresser davantage dans le continuum de NMS et être invités à soumettre une proposition (formulaire fourni par le MDN le moment venu). Les propositions seront évaluées et, si elles sont retenues, les demandeurs pourront recevoir jusqu’à 1 000 000 $ par entente pour mettre au point la solution proposée en une période d’exécution maximale d’un an.

La participation à la deuxième phase n’est ni garantie ni obligatoire. L’exercice de la deuxième phase est à la seule discrétion du Canada.

En vertu du présent appel de propositions, les demandeurs sont invités à présenter leurs propositions pour la première phase des projets compétitifs seulement.

1.5 Survol du processus de demande et d’évaluation

Les candidats peuvent modifier la proposition jusqu'à la date limite du 30 juillet 2020 à 14h00 EDT.

Le présent appel de propositions invite à soumettre des propositions portant uniquement sur la première phase et comporte un processus de financement en trois étapes. Voici un résumé des mesures de chaque étape pour bien illustrer le processus global. Les demandeurs doivent se reporter aux parties 2 et 3 du présent document pour obtenir les instructions.

Étape 1 Étape 2 Étape 3

Présentation de la proposition

Évaluation et sélection des propositions

Conclusion de l’entente de contribution

Le demandeur doit remplir et soumettre un formulaire de proposition.

Le MDN évaluera les propositions soumises et fera la sélection.

Les demandeurs retenus concluront une entente de contribution.

Étape 1 : Soumission des propositions

Le demandeur doit :

  1. Lire le Guide du demandeur et déterminer son admissibilité.
  2. Examiner les défis scientifiques et technologiques figurant à l’annexe A et déterminer s’il peut les relever en proposant une innovation.
  3. Remplir le formulaire de proposition et le soumettre au plus tard à la date de clôture de l’appel de propositions.

Partie 2 : Évaluation et sélection des propositions

  1. Le MDN convoquera un comité d’évaluation pour évaluer, noter et classer chaque proposition en fonction des critères d’évaluation.
  2. La ou les propositions qui satisfont aux critères d’évaluation et aux autres exigences de l’appel de propositions seront considérées comme conformes et seront placées dans un bassin de propositions pré-qualifiées aux fins d’examen.
  3. Toutes les propositions pré-qualifiées seront classées et d’autres facteurs pourront être pris en compte avant la recommandation de financement, comme :
    • les initiatives scientifiques et technologiques similaires, financées par les partenaires du MDN;
    • les avantages pour le Canada sur les plans industriel et social;
    • l’harmonisation avec les priorités du gouvernement du Canada

Le MDN peut décider de retenir une proposition, plusieurs propositions ou aucune proposition à financer par défi scientifique et technologique.

Étape 3 : Conclusion de l’entente de contribution

  1. Les demandeurs ayant présenté les propositions retenues seront invités à conclure une entente de contribution avec le MDN (une version provisoire de l’entente de contribution peut être fournie sur demande).
  2. Le classement et la sélection des propositions pour le financement ne constituent pas une garantie de la part du Canada qu’une entente de contribution sera conclue.

1.6 Bénéficiaires admissibles

Cet appel de propositions est ouvert aux particuliers, aux universitaires, aux organisations sans but lucratif, aux organisations à but lucratif et aux gouvernements provinciaux/territoriaux/municipaux.

Les clauses suivantes feront partie de l’entente de contribution des demandeurs qui présentent une demande en tant que coentreprise. Ces renseignements sont fournis à titre indicatif, au cas où le demandeur serait retenu pour l’appel de propositions.

  1. En ce qui a trait aux rapports entre les membres de la coentreprise bénéficiaire, chacun d’eux adopte les conventions, fait les déclarations et offre les garanties suivantes (le cas échéant) :
    1. ____________ est désigné comme « représentant » de cette coentreprise et est autorisé à agir à titre de mandataire pour chacun des membres de la coentreprise en ce qui a trait à toutes les questions se rapportant à l’entente (voir le Formulaire de proposition, partie 1, section 1.8 – Contexte, point g);
    2. Pour les propositions de coentreprises : tous les membres de la coentreprise ont discuté de la propriété intellectuelle issue du travail financé par le programme IDEeS, ont convenu d’un plan à cet égard et ont lu et compris toutes les autres modalités énumérées dans le Guide du demandeur (voir le Formulaire de proposition, partie 3, point c);
    3. en informant le représentant, le Canada sera réputé avoir informé tous les membres de cette coentreprise;
    4. toutes les sommes versées par le Canada au représentant en vertu du contrat seront réputées l’avoir été à tous les membres de la coentreprise.
  2. Tous les membres de la coentreprise acceptent que le Canada puisse, à sa discrétion, résilier l’entente en cas de différend entre les membres lorsque, de l’avis du Canada, ce différend influe de quelque façon que ce soit sur l’exécution des travaux.
  3. Tous les membres de la coentreprise sont conjointement et individuellement, ou solidairement, responsables de l’exécution de l’entente.
  4. Le bénéficiaire reconnaît que toute modification dans la composition des membres de la coentreprise (c’est-à-dire une modification du nombre de membres ou la substitution d’un membre par une autre personne morale) constitue une affectation et est assujettie aux dispositions sur les affectations prévues dans les conditions générales.
  5. Le bénéficiaire reconnaît que toutes les exigences relatives à la sécurité et aux biens contrôlés de l’entente, le cas échéant, s’appliquent à chaque membre de la coentreprise.

1.7 Financement disponible

La contribution maximale par entente est indiquée à la section 1.4. Tous les montants figurant dans les propositions doivent être exprimés en dollars canadiens. Le ministère prévoit accorder un montant total initial estimé à 15 M$ pour la première et la deuxième phase des défis scientifiques et technologiques (annexe A) visés par cet appel de propositions (le montant pourra être modifie si besoin).

Le MDN se réserve le droit de n’accepter aucune proposition ou de réduire le montant des contributions, et ce, à son entière discrétion.

1.8 Dispositions relatives au cumul de l’aide et aux autres formes d’aide gouvernementale

Le montant maximum recevable dans le cadre du programme sera de 100 % du total des coûts admissibles des projets, jusqu’à un maximum de 200 000 $ pour à la première phase et 1 000 000 $ à la deuxième phase par projet. L’ensemble de l’aide gouvernementale (fournie par les gouvernements fédéral, provinciaux, territoriaux et municipaux) ne peut pas dépasser le coût total (100 %) du projet.

Si la proposition est retenue, il incombe au demandeur d’indiquer dans sa proposition toutes ses sources de financement et de confirmer cette information dans une entente de contribution. Pendant la réalisation du projet financé et à l’achèvement de celui-ci, le bénéficiaire devra également divulguer toutes ses sources de financement.

1.9 Coûts admissibles

Par coûts admissibles, on entend les dépenses directes associées à la livraison de la proposition approuvée et qu’il est nécessaire d’engager pour obtenir les résultats escomptés. En règle générale, le remboursement des coûts admissibles peut uniquement être envisagé si ceux-ci sont encourus après la signature d’une entente de contribution.

Seules les catégories de dépenses suivantes seront admissibles :

Salaires et avantages sociaux

Les salaires et les avantages sociaux sont admissibles tant qu’ils sont liés directement aux activités de projet, ainsi qu’à la gestion de projet, et qu’ils correspondent aux coûts exacts associés aux employés.

Les avantages sociaux sont définis comme des coûts liés aux emplois payés par l’employeur. En voici des exemples :

  1. Partie du RPC/RRQ payée par l’employeur
  2. Partie de l’assurance-emploi payée par l’employeur
  3. Partie de l’assurance-groupe payée par l’employeur
  4. Cotisations de l’employeur à un régime de retraite

Dépenses en immobilisations

Les dépenses d’immobilisation (d’au plus 5 000 $ par acquisition) comme l’achat, l’installation et la mise à l’essai de l’équipement, des matériaux et des produits admissibles, y compris les outils et les instruments de diagnostic et d’essai.

L’équipement désigne tout article (ou tout ensemble interrelié d’articles constituant un système) qui est utilisé en tout ou en partie aux fins du projet proposé et satisfait aux trois conditions suivantes :

  1. Bien matériel non consommable;
  2. Cycle de vie utile de plus d’un an;
  3. Coût d’au moins 2 000 $.

Le bénéficiaire devra obtenir la juste valeur du matériel au moment de son acquisition.

Matériel et fournitures

Le matériel et les fournitures comprennent les articles qui satisfont à au moins une des conditions suivantes :

  1. Bien matériel consommable;
  2. Durée de vie utile d’au plus un an;
  3. Coût inférieur à 2 000 $.

Par exemple, un ordinateur portable coûtant moins de 2 000 $ serait considéré comme un article consommable même s’il s’agissait d’un article tangible durable ayant une durée de vie utile de plus d’un an.

Pour ce qui est des articles consommables communément utilisés par la plupart des laboratoires, un taux général par ETP sera accepté, pourvu que le taux soit dûment justifié dans la documentation à l’appui.

La catégorie des consommables comprend également des éléments comme les contrats d’entretien de l’équipement et d’entretien général de l’infrastructure de recherche.

Services professionnels, scientifiques, techniques et contractuels

Services professionnels ou spécialisés nécessaires à la réalisation des activités admissibles du projet et pour lesquels un marché a été conclu. Il ne faut pas utiliser ou reproduire l’entente de contribution pour la préparation d’un contrat avec d’autres parties. Le contrat propre au bénéficiaire devrait préciser les étapes à atteindre dans le cadre du contrat, les coûts et les produits livrables.

Il appartient au bénéficiaire de s’assurer que tous les coûts engagés par des fournisseurs de services prévus dans le contrat représentent des coûts de projet admissibles.

Renforcement des capacités et formation

Le renforcement des capacités et la formation sont des outils et des activités utilisés pour acquérir, améliorer et garder les compétences, les connaissances, les outils, l’équipement et les autres ressources nécessaires à la réalisation du projet ou au soutien du projet.

Frais de déplacement

Les frais de déplacement doivent être engagés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Frais généraux administratifs

Les frais généraux administratifs sont des dépenses indirectes engagées par les bénéficiaires qui sont nécessaires à la réalisation du projet, mais qui ne peuvent pas être définies comme des dépenses particulières au projet. Ces coûts sont liés aux ressources de l’organisme et en voici quelques exemples :

Les frais généraux administratifs ne peuvent pas dépasser 15 % du total des dépenses admissibles (avant les frais généraux).

1.10 Coûts non admissibles

Les coûts non admissibles (coûts qui ne seront pas remboursés ou considérés comme faisant partie du coût total du projet) comprennent, sans s’y limiter :

1.11 Base de paiement et calendrier

L’exercice du gouvernement du Canada commence le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars de l’année suivante. Chaque entente de contribution contiendra des renseignements sur les documents requis au moment de la demande de remboursement. En outre, l’entente de contribution comportera la date de début et la date de fin liées aux coûts admissibles de chacun des projets.

Les paiements seront effectués en fonction de la réception et de l’approbation des rapports financiers signés par le chef des services financiers du bénéficiaire (ou l’agent dûment autorisé) présentant les coûts réels admissibles engagés pour le projet. Les versements seront effectués d’après les activités mesurables et prédéfinies des projets, ainsi qu’à la réception des documents indiqués dans les ententes de contribution.

Le recours à des paiements anticipés ou à une combinaison de paiements anticipés et de paiements progressifs peut être autorisé sur demande du bénéficiaire et sur la base d’une évaluation de ses besoins, des niveaux de risque et des besoins de trésorerie.

Toutes les activités de projet convenues doivent avoir été menées par un bénéficiaire et jugées acceptables par le MDN avant que ne soit versé le paiement final. Afin d’assurer une supervision de projet adéquate, une somme raisonnable pourra être retenue des montants finaux payables, puis débloquée une fois toutes les conditions de l’entente de contribution satisfaites.

1.12 Contenu canadien

De manière générale, les coûts admissibles doivent être engagés au Canada. Toutefois, le programme IDEeS peut soutenir les activités admissibles (et les coûts connexes) menées à l’extérieur du Canada lorsqu’elles sont nécessaires pour assurer la réussite du projet. En aucun cas les dépenses engagées à l’extérieur du Canada ne peuvent représenter plus de 50 % des coûts admissibles.

1.13 Conflit d’intérêts

Un demandeur retenu (bénéficiaire), ses sous-traitants ou tout agent de ces derniers participants directement ou indirectement à l’exécution des travaux ou à la production des produits livrables visés par l’entente pourront présenter une proposition ou une soumission pour tout possible appel de propositions futur concernant la production ou l’exploitation de tout concept ou prototype élaboré ou livré.

1.14 Énoncé de confidentialité

Le MDN respectera la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne les propositions reçues. En soumettant des renseignements personnels, le demandeur consent à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation conformément à l’énoncé de confidentialité qui suit et qui explique comment les renseignements sur le demandeur seront traités.

Les mesures nécessaires ont été prises pour protéger la confidentialité des renseignements fournis par les demandeurs. Ces renseignements sont recueillis en vertu des modalités du MDN relatives au Programme de paiements de transfert d’IDEeS.

Les renseignements personnels figurant dans l’ensemble des propositions ainsi que les résultats des propositions seront conservés en tant que ressources documentaires à valeur opérationnelle. Ces renseignements sont protégés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, les données liées à une personne et incluses dans la proposition en cours d’évaluation peuvent être consultées par la personne spécifiquement concernée, laquelle a des droits par rapport à ces renseignements. Cette personne peut, sur demande, 1) avoir accès à ses données en déposant une demande de renseignements personnels auprès du MDN, à l’attention du Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP) et 2) corriger des renseignements erronés ou faire ajouter une note.

La Loi sur l’accès à l’information régit la confidentialité et la divulgation des renseignements, confidentiels ou non, soumis à une institution fédérale.

Selon l’alinéa 20(1)b) de cette loi :
une institution fédérale [comme le MDN] est tenue de refuser la communication de documents contenant des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.

L’alinéa 20(1)b) précise deux critères obligatoires en vue d’empêcher la divulgation des renseignements confidentiels du demandeur fournis au MDN. Premièrement, les documents du demandeur fournis au MDN doivent comprendre des renseignements d’ordre financier, commercial, scientifique ou technique. Deuxièmement, le demandeur doit toujours traiter ces renseignements de manière confidentielle. En d’autres termes, le MDN protégera les renseignements confidentiels du demandeur qui sont en sa possession, pourvu que le demandeur les protège dans ses propres installations.

Toute demande de renseignements personnels ou d’accès à l’information présentée en vertu de leur loi respective et exécutée sera conservée par le DAIPRP pendant une période de deux (2) ans après la date de réponse à la demande. Après la période de rétention de deux (2) ans, le dossier de demande de renseignements personnels ou d’accès à l’information sera détruit.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les questions touchant la confidentialité avant l’envoi d’une proposition, communiquer avec :

Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)
Ministère de la Défense nationale (MDN)
Au téléphone, la ligne directe : 613-992-0996 ou le numéro sans frais : 1-888-272-8207
Courriel : ATIP-AIPRP@forces.gc.ca

Les demandeurs doivent prendre note que les principaux renseignements concernant les ententes de contribution (montants, nom du bénéficiaire et emplacement du projet) seront accessibles au public dans le site Web du MDN.

1.15 Demandes de renseignements au sujet de l’appel de propositions

Toutes les demandes de renseignements doivent être envoyées par courriel à la boîte générique du programme IDEeS (DND.IDEaS-IDEeS.MDN@forces.gc.ca) au plus tard cinq (5) jours civils avant la date de clôture de l’appel de propositions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’on ne puisse pas y répondre.

Les demandeurs doivent indiquer aussi fidèlement que possible l’article numéroté du présent appel de propositions auquel se rapporte leur demande de renseignements. Ils doivent prendre soin d’expliquer chaque question en donnant suffisamment de détails pour permettre au Canada de fournir une réponse exacte. Les demandes de renseignements techniques qui ont un caractère exclusif doivent porter clairement la mention « exclusif » vis-à-vis de chaque élément pertinent. Les éléments portant la mention « exclusif » feront l’objet d’une discrétion absolue, sauf dans les cas où le MDN considère que la demande de renseignements n’a pas un caractère exclusif. Dans ce cas, le MDN peut réviser les questions ou peut demander au demandeur de le faire, afin d’en éliminer le caractère exclusif, et de permettre la transmission des réponses à tous les demandeurs. Le MDN pourrait ne pas répondre aux demandes de renseignements dont la formulation ne permettrait pas de les diffuser à tous les demandeurs.

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2 Processus de présentation

Les propositions doivent être envoyées à l’aide du service Connexion postel offert par la Société canadienne des postes (Postes Canada).

2.1 Étapes de présentation d’une demande

À la première étape du processus d’appel de propositions, les demandeurs doivent s’inscrire et soumettre leur proposition en utilisant le service Connexion postel offert par Postes Canada. Le demandeur doit détenir un compte auprès de Postes Canada et suivre les étapes de présentation d’une demande afin de soumettre sa proposition.

Étape 1 : Créer un compte pour le service Connexion postel

Si le demandeur a déjà un compte pour le service Connexion postel auprès de Postes Canada, il peut passer à l’étape 2.

Pour ouvrir un compte, joindre le service Connexion postel de Postes Canada. Le demandeur doit avoir une adresse postale canadienne pour utiliser le service Connexion postel. S’il n’en a pas, il peut utiliser l’adresse du ministère de la Défense nationale qui suit pour s’inscrire au service.

Ministère de la Défense nationale
60, promenade Moodie
Ottawa (Ontario)
K1A 0K2

Étape 2 : Demander une conversation du service Connexion postel

  1. Les demandeurs doivent envoyer un courriel demandant une conversation du service Connexion postel au DND.IDEaS-IDEeS.MDN@forces.gc.ca au moins cinq jours ouvrables avant la date et l’heure de clôture de l’appel de propositions. Le programme IDEeS lancera alors une conversation du service Connexion postel.
  2. À la création de cette conversation du service Connexion postel, Postes Canada enverra un courriel invitant le répondant à accéder au message dans la conversation et à le traiter. Le demandeur sera ainsi en mesure de transmettre sa proposition à tout moment avant la date et l’heure de clôture de l’appel de propositions.
  3. Les demandeurs peuvent soumettre plus d’une proposition par appel ou défi. Cependant, chaque proposition doit avoir un numéro de dossier distinct. Dans sa demande d’une conversation du service Connexion postel, le demandeur doit indiquer le nombre de propositions qu’il soumet afin de permettre la numérotation de chaque dossier distinct.
Le demandeur doit envoyer courriel deunmandant d’ouvrir une conversation du service Connexion postel le plus tôt possible et, dans tous les cas, au moins cinq jours ouvrables avant la date et l’heure de clôture de l’appel de propositions. Les demandes d’ouverture d’une conversation du service Connexion postel reçues après ce délai risquent de ne pas recevoir de réponse ou de causer la présentation en retard de la proposition.

Étape 3 : Soumettre le Formulaire de proposition en utilisant le service Connexion postel

  1. Les demandeurs peuvent transmettre leur proposition en téléversant le Formulaire de proposition dans la conversation du Connexion postel à tout moment avant la date et l’heure de clôture de l’appel de propositions.
  2. Une fois la proposition reçue, le demandeur recevra un message de confirmation et un numéro de dossier pour référence ultérieure. Le demandeur doit s’assurer que la proposition contient les coordonnées complètes des demandeurs.
  3. Les candidats peuvent modifier la proposition jusqu'à la date de clôture de l'appel à propositions.

Pour cet appel de propositions, les propositions doivent être reçues au plus tard le 30 juillet 2020 à 14 h (HAE).

Les propositions seront examinées afin d’en déterminer l’admissibilité. Les demandes reçues en retard ne seront pas étudiées.

Toutes les conversations du service Connexion postel doivent rester accessibles au moins 30 jours ouvrables après la date et l’heure de clôture de l’appel de propositions.

Le numéro de dossier attribué par le programme IDEeS doit être mentionné dans toutes les communications électroniques.

Problèmes de transmission ou soumissions en retard

Pour les propositions transmises par le service Connexion postel, le MDN ne sera responsable d’aucune défaillance attribuable à l’utilisation de ce mode de transmission ou de réception de la proposition. Entre autres, il n’assumera aucune responsabilité pour ce qui suit :

  1. réception d’une proposition brouillée, corrompue ou incomplète;
  2. indisponibilité ou mauvais état du service Connexion postel;
  3. incompatibilité entre l’équipement utilisé pour l’envoi et celui utilisé pour la réception;
  4. retard dans la transmission ou la réception de la proposition;
  5. illisibilité de la proposition;
  6. sécurité des données incluses dans la proposition;
  7. incapacité à créer une conversation électronique à l’aide du service Connexion postel.

Si un demandeur envoie une proposition en retard :

2.2 Formulaire de proposition

Les propositions doivent être soumises uniquement au moyen du Formulaire de proposition. Les demandeurs sont et demeureront seuls responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité de leur proposition. Les demandeurs devraient lire le Guide du demandeur et les énoncés des défis dans leur intégralité avant de présenter une proposition.

Les demandeurs peuvent soumettre plus d’une proposition par appel ou défi. Les propositions doivent être distinctes et ne pas être interdépendantes. Si les propositions sont jugées dépendantes, elles seront déclarées irrecevables et ne feront pas l’objet d’un examen plus approfondi. Chaque proposition sera évaluée séparément en fonction des qualités qui lui sont propres.

Aucune proposition classifiée ne sera acceptée dans le cadre du présent appel de propositions.

2.3 Préparation de la proposition

Les demandeurs doivent remplir le Formulaire de proposition ici.

Énoncé des travaux

Dans la proposition, les demandeurs doivent montrer qu’ils comprennent les exigences énoncées dans l’appel de propositions et les avis de défi, et expliquer comment ils répondront à ces exigences. Les demandeurs devraient démontrer leur capacité et décrire l’approche qu’ils prendront de façon complète, concise et claire pour effectuer les travaux. Les réponses du demandeur dans le Formulaire de proposition formeront l’énoncé des travaux du projet (annexe A).

La proposition devrait traiter clairement et de manière suffisamment approfondie des points faisant l’objet des critères d’évaluation en fonction desquels la proposition sera évaluée. Se référer à la section 3.2 de ce document et à l’annexe B pour voir les critères d’évaluation en détail.

Les évaluateurs doivent préserver l’intégrité de l’évaluation en tenant seulement compte des renseignements présentés dans la proposition. Aucun renseignement ne sera supposé, et les connaissances ou croyances personnelles n’auront aucune incidence dans l’évaluation. Les demandeurs devraient expliquer clairement et de façon suffisamment détaillée en quoi ils satisfont à tous les critères. Les évaluateurs tiendront compte de l’ensemble de la proposition pour chaque critère. Si les renseignements qui correspondent à un critère se trouvent ailleurs dans la proposition, les évaluateurs en tiendront compte.

Budget

Tous les coûts indiqués dans la proposition doivent être exprimés en dollars canadiens.

2.4 Propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle découlant de ce programme appartiennent au bénéficiaire. La Couronne peut, à son entière discrétion, prévoir une disposition dans l’entente de contribution obligeant le bénéficiaire à accorder à la Couronne, à perpétuité, une licence non exclusive, irrévocable, mondiale et libre de redevances permettant d’utiliser ou d’avoir utilisé la propriété intellectuelle à des fins gouvernementales. Cette licence permettrait à la Couronne de faire tout ce qu’elle pourrait faire avec le matériel si elle en détenait les droits de propriété intellectuelle, sauf l’exploiter commercialement et en transférer ou en céder la propriété.

2.5 Intérêt pour la deuxième phase

Les demandeurs qui soumettent des propositions pour la première phase peuvent souhaiter participer à la deuxième phase, comme indiqué à la partie 1.3 du présent appel de propositions. Si c’est le cas, les demandeurs doivent remplir la section 5.4 Financement futur – Phase 2 du Formulaire de proposition.

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3. Procédure d’évaluation et méthode de sélection

3.1 Procédure d’évaluation

Le MDN s’engage à adopter un processus de sélection de projets cohérent, équitable et transparent afin de cerner et sélectionner les projets de sorte à allouer des fonds à ceux qui correspondent le mieux aux objectifs du programme.

Les propositions seront évaluées par rapport à l’ensemble des exigences décrites dans le présent appel de propositions, y compris les critères d’évaluation. Se référer à l’annexe B pour les critères d’évaluation en détail.

Une équipe d’évaluation constituée de représentants du Canada évaluera les propositions.

3.2 Critères d’évaluation

  1. Critères obligatoires (CO)
    Pour être admissibles à un financement, les projets proposés doivent satisfaire à tous les critères obligatoires. Il incombe au demandeur de démontrer, dans le Formulaire de proposition, que le projet proposé satisfait clairement à chaque critère obligatoire. À défaut d’une démonstration claire que le projet satisfait à chaque critère obligatoire, la demande de financement peut être refusée pour ce projet.
    1. Défi scientifique et technologique de la solution proposée
    2. Solution distincte
    3. Harmonisation de la solution proposée au défi scientifique et technologique
    4. Niveau de maturité de la solution proposée
    5. Budget
    6. Innovation
    7. Avancée technologique
  2. Critères cotés par points (CC)
    Les projets proposés qui satisfont clairement à tous les critères obligatoires seront évalués et notés conformément aux critères cotés par points présentés dans les critères d’évaluation.
    1. Portée
    2. Risques liés au projet
    3. Plan du projet
    4. Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) de la solution proposée

3.3 Propositions préqualifiées

Les projets les mieux classés qui répondent à tous les critères obligatoires et cotés par points seront placés dans le bassin de propositions préqualifiées du programme, où d’autres facteurs peuvent être pris en compte avant la recommandation de financement, comme :

3.4 Sélection des propositions

Pour chaque défi scientifique et technologique défini à l’annexe A, le programme peut décider d’allouer du financement à une proposition, à plusieurs propositions ou à aucune proposition. À ce stade, tous les demandeurs seront informés des développements concernant leur proposition.

Tous les demandeurs ayant soumis des propositions retenues pourraient être invités à fournir des renseignements supplémentaires afin de faciliter la prise de décision définitive de sélection pour le financement. Une autre analyse du projet pourrait être nécessaire, y compris une évaluation des risques financiers et une évaluation technique. Le défaut de soumettre l’information pour faciliter l’analyse rapide des projets peut entraîner l’élimination du processus.

Les responsables du programme collaboreront ensuite avec les bénéficiaires sélectionnés pour mettre au point des ententes de contribution en fonction des projets proposés. Les bénéficiaires doivent noter que, tant qu’une entente de contribution écrite n’est pas signée par les deux parties, il n’existe aucun engagement ni obligation de la part du MDN d’apporter une contribution financière à quelque projet que ce soit, y compris tout coût engagé ou payé avant la date de signature d’une telle entente de contribution.

3.5 Principes éthiques concernant les recherches menées sur des animaux ou des êtres humains

Toute proposition comprenant l’utilisation de sujets ou de tissus humains, d’animaux de laboratoire ou de tissus animaux ne peut être réalisée sans l’autorisation préalable du Comité d’éthique de la recherche sur des sujets humains de l’équipe du projet ou du Comité institutionnel des soins aux animaux, et elle doit être réalisée sans violer les conditions d’approbation de l’un ou l’autre de ces comités.

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4 Autres renseignements

La présente section contient des renseignements pertinents seulement pour les demandeurs dont les projets sont sélectionnés en prévision d’un financement par le programme IDEeS par le MDN.

4.1 Loi sur le ministère du Conseil exécutif (M-30) pour les demandeurs du Québec

La Loi sur le ministère du Conseil exécutif (M-30) peut s’appliquer à un demandeur qui est un organisme municipal, un organisme scolaire ou une agence situés dans la province de Québec. Dans le cadre de la proposition, les demandeurs concernés seront tenus de remplir un Formulaire de renseignements complémentaires et, s’ils sont assujettis aux prescriptions de la Loi, ils devront obtenir l’autorisation et l’approbation écrite du gouvernement du Québec avant la signature de toute entente de financement de contribution.

4.2 Exigences relatives à la production de rapports

Les exigences précises en matière de rapport seront définies dans l’entente de contribution, mais devraient inclure les renseignements présentés ci-dessous. Des communications régulières entre le MDN et les bénéficiaires seront effectuées pour suivre les progrès accomplis.

Les exigences trimestrielles en matière de rapport pour les bénéficiaires comprennent :

  1. un document financier signé par l’agent financier principal ou l’agent dûment autorisé de l’organisation faisant état des coûts admissibles engagés par activité;
  2. une description des progrès réalisés au cours de chaque période de rapport pour chaque activité, indiquant clairement pour chaque activité si le bénéficiaire est en voie d’atteindre les résultats escomptés décrits dans le document de l’entente de contribution;
  3. les progrès globaux accomplis dans la réalisation des objectifs fixés pour le projet;
  4. une mise à jour trimestrielle de l’état des flux de trésorerie prévu et du budget du projet;
  5. le nombre d’effectifs hautement qualifiés soutenus par le projet;
  6. les diverses statistiques sur la participation liée à l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+).

À la fin du projet, les bénéficiaires fourniront :

  1. un rapport financier qui montre comment la contribution du MDN a été utilisée, ainsi qu’une déclaration du montant total des contributions ou des paiements reçus d’autres sources dans le cadre du projet;
  2. un compte rendu définitif décrivant de quelle façon les activités du projet ont contribué à la réalisation des objectifs et des avantages découlant du projet ainsi qu’aux indicateurs de rendement clés décrits dans l’entente de contribution, notamment des résultats du projet par rapport aux extrants et au plan de travail initiaux.

4.3 Solution retenue

Après l’achèvement du projet et la réception et l’acceptation du rapport final par le MDN, la solution sera évaluée dans le but d’établir l’admissibilité initiale de la participation à la deuxième phase.

À la discrétion du MDN, le bénéficiaire pourra être invité à soumettre une proposition dans le but de faire progresser le NMS de la solution par le biais de la phase 2. Le formulaire de proposition sera fourni par le MDN en temps voulu.

4.4 Droits de vérification

Le demandeur doit :

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Annexe A – Défis scientifiques et technologiques

Défis COVID-19

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Annexe B – Critères d’évaluation

Critères obligatoires (CO)

Les propositions doivent satisfaire à tous les critères obligatoires indiqués.

CO-1 : Défi scientifique et technologique de la solution proposée

Description

Dans la proposition, le demandeur doit indiquer le défi scientifique et technologique auquel s’applique la solution proposée.

Le demandeur doit indiquer le défi scientifique et technologique (de l’annexe A dans le Guide du demandeur) qui s’applique à la solution qu’il propose.

CO-2 : Une solution distincte

Description

La solution proposée est distincte des solutions précédentes proposées par le demandeur ou d’autres personnes.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit démontrer, en 2 000 caractères au maximum, que la solution qu’il propose est distincte de ses solutions précédentes ou de celles d’autres personnes, ou qu’elle comporte des modifications importantes par rapport à celles-ci. Pour être considérée comme suffisamment différente, la proposition doit :

• Être une solution distincte qui découle d’une démarche de recherche et de développement complètement différente ou ayant divergé tôt pendant le développement.

• Apporter des modifications substantielles à l’application d’une solution antérieure en vue de l’utiliser dans des conditions ou un contexte autrement hors de la portée de la solution précédemment financée; ou

• Améliorer considérablement la fonctionnalité, le coût ou le rendement d’une solution précédemment financée.

CO-3 : Harmonisation de la solution proposée au défi scientifique et technologique

Description

L’objectif de la solution proposée doit s’harmoniser et répondre au défi scientifique et technologique indiqué.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit décrire, en 2 000 caractères au maximum, la solution proposée et expliquer comment celle-ci s’harmonise et répond au défi scientifique et technologique indiqué (de l’annexe A du Guide du demandeur). Le demandeur doit indiquer l’objectif du projet et démontrer le fondement scientifique et technologique de la manière dont la solution permet d’obtenir un ou plusieurs des résultats essentiels du défi.

Le demandeur doit clairement articuler la manière dont la solution s’aligne sur le défi relevé dans le CO-1.

CO-4 : Niveau de maturité de la solution (NMS) de la solution proposée

Description

Le NMS de la solution proposée, avant que des travaux ne soient entrepris pour faire progresser la solution, n’est pas supérieur à 6.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit indiquer, en 1 500 caractères au maximum, le NMS, qui doit être de 1 à 6 (inclusivement). Le demandeur doit décrire les activités de recherche et développement qui ont été réalisées pour amener la solution proposée au niveau de maturité indiqué.

CO-5 : Budget

Description

Le montant du financement demandé au programme IDEeS ne dépasse pas le maximum de 200 000 $.

Le demandeur doit fournir les renseignements requis à la partie 2 du Formulaire de proposition.

CO-6 : Innovation

Description

Démontrer que la solution proposée correspond à l’une ou à plusieurs des définitions de l’innovation.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit démontrer, en 2 000 caractères au maximum, comment la solution proposée correspond à l’une ou à plusieurs des définitions de l’innovation ci-dessous :

  • Une invention*, une technologie ou un procédé nouveau non offert encore sur le marché.
  • Des modifications importantes apportées à l’application de technologies, de composantes ou de procédés existants utilisés dans des conditions ou un contexte où les applications actuelles ne sont pas applicables ou possibles.
  • Une amélioration de la fonctionnalité, du coût ou de la performance d’un processus ou d’une technologie existants considérés comme d’avant-garde ou comme la meilleure pratique courante de l’industrie.

* Pour les besoins de cette proposition, une « invention » est définie comme étant « un procédé, une amélioration ou un produit novateur et utile qui constitue une nouveauté, c’est-à-dire qui n’est pas généralement connu ou qui ne découle pas de toute évidence d’une façon actuelle de faire les choses ».

CO-7 : Avancée technologique de pointe

Description

La proposition présente des avantages concurrentiels par rapport aux technologies existantes.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit décrire en détail les avantages concurrentiels et le niveau d’avancée que l’innovation proposée présente par rapport aux technologies existantes. S’il y a lieu, nommez les technologies existantes ainsi que les concurrents et les substituts potentiels.

Pour faire la preuve de ces éléments, le demandeur doit fournir les renseignements suivants :

  • Améliorations (mineures ou majeures) par rapport aux technologies ou substituts existants. Utiliser des comparaisons directes.
  • Comment l’innovation proposée créera des avantages concurrentiels dans les créneaux et segments de marché actuels.

Critères cotés par points (CC)

CC-1 : Champ d’application

Description

Le fondement scientifique et technologique de la manière dont la solution proposée permet d’obtenir les résultats souhaités pour le défi scientifique et technologique.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit démontrer, en 2 000 caractères au maximum, le fondement scientifique et technologique de la manière dont la solution proposée permet d’obtenir les résultats souhaités pour le défi scientifique et technologique.


CC-2 : Risques liés au projet

Description

Les risques potentiels du projet sont cernés, y compris leur probabilité et leur incidence, et la manière dont ils seront atténués.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit décrire, en 2 000 caractères au maximum, les risques potentiels du projet cernés, y compris leur probabilité et leur incidence, ainsi que la manière dont ils seront atténués.

Les demandeurs doivent aborder les risques suivants, s’il y a lieu :

  • Scientifiques ou techniques
  • Ressources humaines
  • Finances
  • Gestion de projet
  • Propriété intellectuelle
  • Autres risques liés au projet

CC-3 : Plan du projet

Description

La faisabilité et l’approche de la solution proposée visant à répondre au défi scientifique et technologique.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit décrire, en 2 000 caractères au maximum, comment l’approche et la solution proposées sont réalisables pour relever le défi scientifique et technologique. Le demandeur doit fournir suffisamment de renseignements clairs pour traiter les points suivants :

  1. Décrire en quoi la solution proposée s’applique au domaine du défi, et décrire comment la solution pourrait être exécutée en pratique dans le domaine du défi. L’équipe d’évaluation a l’entière discrétion pour en juger.
  2. Décrire en quoi l’approche est bien élaborée, raisonnée et appropriée.
  3. Démontrer un plan de travail réalisable en remplissant le Tableau 1 – Activités du projet et budget du Formulaire de proposition.

CC-4 : Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) de la solution proposée

Description

La proposition répond à l’un des quatre scénarios suivants :

1. Une ACS+ a été réalisée et les considérations liées à l’ACS+ ont été déterminées et intégrées à la solution proposée.

2. Une ACS+ a été réalisée, mais aucune considération liée à cette analyse n’a été jugée pertinente pour l’instant.

3. Aucune ACS+ n’a été effectuée et il n’est pas prévu d’en mener une.

4. Aucune ACS+ n’a été effectuée; toutefois, une telle analyse est prévue dans le cadre de l’élaboration continue de la solution.

Dans la partie 2 du Formulaire de proposition, le demandeur doit justifier, en 1 500 caractères au maximum, le cas échéant, l’analyse ACS+ qui a été effectuée et les résultats associés pour démontrer les considérations liées à l’ACS+, ainsi que l’analyse prévue pour démontrer les considérations liées à l’ACS+ futures. Le demandeur doit fournir suffisamment de renseignements clairs permettant une analyse concrète du fait que la proposition porte sur l’un des quatre scénarios.

Des considérations liées à l’ACS+*ont été déterminées

Intégration de l’ACS+ :
La proposition démontre clairement et pleinement comment l’ACS+ est intégrée à l’analyse générale. Lorsque cela est pertinent, ses conclusions sont mentionnées tout au long du document.

  • Intersectionnalité et répercussions :
    Plusieurs facteurs intersectionnels pertinents et leur importance composée ont été clairement pris en compte dans l’évaluation de l’incidence potentielle de cette initiative (la proposition) sur divers groupes de Canadiens.
  • Données :
    Les données présentées sont complètes et appuient clairement la conclusion.
  • Réponse :
    La réponse proposée aborde clairement toutes les questions découlant de l’ACS+.
  • Surveillance :
    Les indicateurs découlent clairement de l’intégration de l’ACS+ à l’analyse globale et proposent des cibles intersectionnelles, le cas échéant. Les données recueillies appuient les indicateurs.

Aucune considération liée à l’ACS+ n’a été déterminée

  • Il n’y a pas suffisamment de données ou de renseignements disponibles pour exclure la possibilité de considérations liées à l’ACS+. À cet égard, la proposition a établi un plan pour sécuriser les renseignements ou les données qui seraient nécessaires à l’ACS+.
  • La proposition montre que l’ACS+ a été entreprise et soutient la conclusion selon laquelle aucune considération liée à l’ACS+ n’est pertinente.

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