Annexe B – Coûts admissibles et non admissibles

Annexe B – Coûts admissibles et non admissibles

Seules les catégories de dépenses suivantes sont admissibles :

Catégorie de coûts Plafond
1. Allocations, salaires et avantages sociaux des étudiants et boursiers de recherches postdoctorales, assistants de recherche et personnel technique Avantages sociaux : 20 % des salaires
2. Acquisitions ou location d’équipement 20 % des coûts admissibles (5 000 $ par acquisition)
3. Services d’experts-conseils (fournis par des tiers non affiliés au micro-réseau) S. O.
4. Services d’analyse en laboratoire (fournis par des tiers non affiliés au micro-réseau) S. O.
5. Matériel et fournitures S. O.
6. Frais généraux (administratifs) 15 % des coûts admissibles
7. Coûts liés à la publication, aux activités publiques et aux communications S. O.
8. Les frais de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte 5 % des coûts admissibles

1. Allocations, salaires et avantages sociaux des étudiants et boursiers de recherches postdoctorales, assistants de recherche et personnel technique

Les salaires et les avantages sociaux sont admissibles tant qu’ils sont liés directement aux activités de projet, ainsi qu’à la gestion de projet, et qu’ils correspondent aux coûts exacts associés aux employés.

Les avantages sociaux sont définis comme des coûts liés aux emplois payés par l’employeur. En voici des exemples :

  • Partie du RPC/RRQ payée par l’employeur
  • Partie de l’assurance-emploi (AE) payée par l’employeur
  • Partie de l’assurance-groupe payée par l’employeur
  • Cotisations de l’employeur à un régime de pension

Les avantages sociaux n’excèdent habituellement pas 20 p. 100 du salaire d’un employé
Rémunération maximale

Les contributions versées au micro-réseau et qui seront affectées à la rémunération annuelle totale (fixe ou variable) de chaque membre du micro-réseau ne doivent pas dépasser 120 000 $ par équivalent temps plein (moins les avantages sociaux). Ce seuil s’applique à tous les postes (y compris aux contrats d’emploi) et doit être calculé au prorata en fonction de la proportion de temps travaillé relativement à l’équivalent temps plein.

2. Acquisitions ou location d’équipement

On entend par équipement tout article (ou une collection d’articles inter reliés comportant un système) utilisé en entier ou en partie aux fins de la recherche proposée et qui répond aux trois conditions suivantes : 1) biens tangibles et durables; 2) durée de vie utile de plus d’un an, 3) valeur de plus de 2 000 $.

L’équipement englobe aussi l’infrastructure de recherche comme les collections scientifiques et les bases de données utilisées en entier ou en partie aux fins de la recherche proposée.

Les achats d’équipement seront remboursés selon un taux équivalant au pourcentage de la durée du projet par rapport à la valeur estimée de l’équipement acheté. Par exemple, si, dans le cadre d’un projet d’une durée de trois ans, le bénéficiaire achète de l’équipement de laboratoire dont la durée utile prévue est de 5 ans, le MDN reconnaîtrait une dépense admissible correspondant à 3/5 multiplié par la juste valeur marchande ou par le coût réel de l’équipement de laboratoire. Le montant remboursable pourrait être versé sous forme de paiement unique ou de sommes égales pendant la durée du projet.

Le bénéficiaire devra obtenir la juste valeur marchande des immobilisations au moment de l’achat.

3. Services d’experts-conseils (fournis par des tiers non affiliés au micro-réseau)

Sur demande, le bénéficiaire doit envoyer au MDN une copie des contrats de service de recherche attribués dans le cadre du projet, avant de signer le contrat avec le fournisseur de services.

Il ne faut pas utiliser ou reproduire l’entente de contribution du micro-réseau pour la préparation d’un contrat avec d’autres parties. Le contrat propre au bénéficiaire devrait préciser les étapes à atteindre dans le cadre du contrat, les coûts et les livrables.

Il appartient au bénéficiaire initial de s’assurer que tous les coûts engagés par des fournisseurs de services prévus dans le contrat représentent des coûts de projet admissibles.

4. Services d’analyse en laboratoire (fournis par des tiers non affiliés au micro-réseau);

Cette catégorie englobe, notamment, les analyses des propriétés physiques, chimiques ou biologiques d’échantillons, les services de tests normalisés en laboratoire, et les services d’étalonnage rémunérés à l’acte.

5. Matériel et fournitures

Le matériel et les fournitures englobent les articles qui doivent répondre à au moins une des conditions suivantes : 1) biens non durables tangibles; ou, 2) durée de vie utile de moins d’un an; ou, 3) coût inférieur à 2 000 $. Par exemple, un ordinateur portable coûtant moins de 2 000 $ serait considéré comme un article consommable même s’il s’agissait d’un article tangible durable ayant une durée de vie utile de plus d’un an.

  • Pour ce qui est des articles consommables communément utilisés par la plupart des laboratoires, un taux général par ETP sera accepté, pourvu que le taux soit dûment justifié dans la documentation à l’appui.
  • La catégorie des articles consommables comprend aussi, par exemple, les contrats d’entretien du matériel et l’entretien général de l’infrastructure, ainsi que les déplacements directement liés à la conduite du projet.

6. Frais généraux (administratifs)

Les frais généraux sont des dépenses indirectes engagées par les bénéficiaires initiaux et finaux qui sont nécessaires à la réalisation d’activités de recherche, mais ne peuvent être identifiées comme des dépenses directes au projet. Ces coûts sont liés aux ressources de l’organisme, et peuvent comprendre, sans s’y limiter :

  • Le soutien administratif (p. ex., comptabilité, administration de la paie, réunions)
  • Le soutien en TI (technologie de l’information)
  • Les frais d’Internet et de téléphonie, en excluant les frais d’interurbains
  • L’utilisation de photocopieurs, télécopieurs et autres appareils de bureau
  • L’utilisation de postes de travail existants, y compris les aménagements et équipements (p. ex., ordinateurs, numériseurs)
  • Les logiciels de bureau standard (excluant les logiciels requis dans le cadre du projet)
  • Les frais d’adhésion et d’abonnement
  • Le recrutement de personnel et formation
  • L’entretien régulier de l’équipement de laboratoire et de terrain (p. ex., changements d’huile)
  • Les frais d’usage et d’exploitation d’immeubles (p. ex., utilisation de l’espace)
  • L’entretien des installations

Les frais généraux ne peuvent pas dépasser 15 p. 100 des coûts totaux admissibles.

7. Coûts liés à la publication, aux activités publiques et aux communications;

Cette catégorie de coûts comprend l’assistance Web, les bulletins, les dépliants, les coûts de traduction, les coûts d’impression et d’envoi postal, les dépenses liées aux relations publiques, ainsi que les coûts de publication dans les revues en libre accès.

8. Frais de déplacement dictés par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte

Consultez le site Web pour de plus amples détails.

Coûts non admissibles

Les coûts non admissibles comprennent, sans s’y limiter :

  • La rémunération des chercheurs principaux, des co-chercheurs et des collaborateurs
  • Contributions en nature
  • Les reconnaissances et récompenses du personnel
  • La formation professionnelle ou le perfectionnement, comme les cours en informatique ou les cours d’apprentissage linguistique
  • L’achat de terres ou de bâtiments
  • Les frais de déménagement d’un laboratoire
  • L’achat ou la location de véhicules privés ou personnels
  • Les biens et les immobilisations qui ne sont pas expressément nécessaires à l’exécution d’un projet.
  • Les frais courants d’établissement d’une exploitation commerciale
  • Les coûts des activités réputées faire partie des pratiques commerciales normales d’un bénéficiaire, notamment :
    • Les missions d’examen et de vérification, sauf exigence de l’entente de contribution
    • Les réunions du conseil d’administration
    • Les assurances
  • L’amortissement
  • Les frais d’intérêts et de découvert
  • Les frais de carte de crédit
  • La partie remboursable de la TPS/TVH, des taxes sur la valeur ajoutée ou d’autres articles qui donnent droit à un remboursement ou à un dégrèvement
  • Les frais d’accueil
  • Les frais liés à l’alcool, aux divertissements, les rétributions, les cadeaux (p. ex., des cadeaux destinés à des conférenciers ou à des animateurs)
  • L’assurance de voyage (p. ex., assurance médicale, assurance contre les accidents corporels, assurance annulation)
  • Les options non essentielles relatives à des véhicules de location, par exemple, un GPS et l’assistance routière (l’assurance-collision sans franchise peut être admissible)
  • L’essence achetée pour des véhicules privés ou des véhicules d’entreprise (les frais de véhicule doivent être fondés sur le taux par kilomètre applicable du CNM) et les frais d’entretien de véhicules
  • Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément.
  • Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours
  • Les frais de « location » relatifs aux véhicules d’entreprise
  • Les frais de déplacement et d’hébergement des employés du gouvernement fédéral
  • Les frais d’Internet en dehors de l’administration centrale (p. ex., dans les hôtels, à bord de taxis), sauf exigence explicite relative au projet
  • Les cotisations, sauf exigence explicite relative au projet et si une personne ne cotise pas déjà.
  • Les avantages sociaux facultatifs (p. ex., un stationnement à l’établissement d’un employeur)
  • Les frais de réinstallation des employés embauchés dans le cadre d’un projet
  • Les taxes de brevets
  • Les coûts des activités destinées à influencer directement les gouvernements ou à faire pression sur eux
  • Les types d’activités de marketing direct, de promotion d’une entreprise ou de vulgarisation en personne
  • Les coûts liés à l’examen de mémoires de maîtrise ou de thèses de doctorat
  • Les prestations supplémentaires au titre de l’assurance emploi (AE) pour les congés de maternité ou parentaux

Les autres coûts qui ne sont pas expressément nécessaires à la réalisation du projet.

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